6 ferramentas para pequenas administradoras de condomínios

Uma plataforma para gerenciamento diário de propriedades, cinco ferramentas especializadas para ajudar seu negócio a crescer.

Administrar uma pequena empresa de administração de propriedades significa lidar com as responsabilidades de uma organização muito maior com uma equipe menor. Os residentes precisam de respostas, os pedidos de manutenção precisam de atenção, as contas devem ser entregues, os empreiteiros precisam de coordenação e os novos edifícios precisam de ser incluídos na carteira.

A tecnologia certa pode tornar isso administrável sem contratar um funcionário separado para cada tarefa.

Unitify reúne operações de edifícios residenciais em uma plataforma, desde comunicação e manutenção com residentes até faturamento, pagamentos e comodidades compartilhadas. Cinco ferramentas complementares ajudam em tarefas fora do gerenciamento diário de propriedades: Jupid para contabilidade empresarial e impostos nos EUA, Invental Partners para geração de leads, Feely Studio para design de sites, Albato para integrações externas e Devstark para desenvolvimento de software personalizado.

A ideia é simples: manter as operações em um só lugar e agregar serviços especializados apenas onde eles agregarem valor.

Principais conclusões

• Unitify fornece um espaço de trabalho para comunicação, manutenção, faturamento, pagamentos, acesso ao edifício e comodidades compartilhadas dos residentes.
• Pequenas equipes de gestão de propriedades podem coordenar vários edifícios sem manter sistemas separados para cada tarefa operacional.
• Jupid ajuda proprietários de empresas e LLCs qualificados nos EUA a gerenciar contabilidade, despesas e impostos.
• Invental Partners e Feely Studio ajudam as sociedades gestoras a atrair potenciais clientes e a apresentar os seus serviços de forma profissional.
• Albato e Devstark podem suportar requisitos adicionais de integração e desenvolvimento quando as capacidades da plataforma existente não forem suficientes.

De quais ferramentas uma pequena empresa de administração de propriedades realmente precisa?

• Gerenciamento de edifícios e residentes: Unitify — Aplicativo para residentes, manutenção, faturamento, pagamentos, acesso ao edifício e comodidades
• Contabilidade empresarial e impostos: Jupid — Categorização de despesas com IA, deduções fiscais e preparação de impostos
• Encontrar novos contratos de gestão: Invental Partners — geração de leads B2B, pesquisa de prospectos e campanhas externas
• Site e branding da empresa: Feely Studio — Design, desenvolvimento e identidade visual do site
• Integrações de aplicativos externos: Albato — Conectando aplicativos suportados e automatizando fluxos de trabalho
• Desenvolvimento de software personalizado: Devstark — Software personalizado e soluções técnicas especializadas

Essas ferramentas servem a propósitos diferentes. Unitify fornece a base operacional para o gerenciamento de edifícios residenciais. Os outros cinco atendem a necessidades comerciais específicas e não são necessariamente exigidos por todas as empresas.

1. Unitify: uma plataforma para gerenciamento diário de propriedades

Unitify é uma plataforma completa para gerenciamento de edifícios residenciais, condomínios e associações de proprietários.

Numa pequena empresa de gestão, uma pessoa pode ser responsável pela comunicação com os residentes, coordenar as reparações, monitorizar as faturas e preparar relatórios. Quando essas tarefas são distribuídas em planilhas, aplicativos de mensagens e bancos de dados separados, até mesmo o trabalho rotineiro se torna desnecessariamente complicado.

Unitify conecta esses processos em um ambiente operacional. A plataforma inclui uma aplicação residente, um dashboard de gestão e uma aplicação dedicada às equipas de manutenção.

Como uma equipe pequena pode gerenciar solicitações e manutenção de residentes?

Os residentes enviam solicitações por meio do aplicativo Unitify ou dos canais de comunicação suportados. Cada solicitação se torna um ticket que pode ser classificado, atribuído e rastreado.

Os gerentes veem os problemas pendentes em um painel, enquanto os técnicos recebem as tarefas por meio de seu próprio aplicativo. Os registros dos equipamentos e o histórico de manutenção ajudam as equipes a compreender problemas recorrentes e planejar trabalhos futuros.

As ferramentas de IA da Unitify auxiliam na classificação de solicitações, priorização e comunicação de rotina, reduzindo a quantidade de trabalho manual envolvido no processamento de solicitações recebidas.

Para uma equipe pequena que gerencia vários edifícios, isso significa menos mensagens para encaminhar, menos planilhas para manter e uma imagem mais clara do que precisa de atenção.

O faturamento e os pagamentos podem funcionar no mesmo sistema?

As ferramentas de cobrança do Unitify ajudam as empresas de gestão a calcular cobranças, gerar faturas e entregá-las aos residentes.

Os residentes podem visualizar suas contas no aplicativo e efetuar pagamentos onde as integrações de pagamento suportadas estiverem disponíveis. As equipes de gerenciamento podem rastrear informações de faturamento junto com outras operações do edifício.

Isso mantém as interações financeiras com os moradores conectadas aos registros operacionais do edifício.

O que mais os residentes podem fazer em um aplicativo?

O aplicativo residente Unitify fornece acesso a serviços diários de construção, incluindo:

• Construindo anúncios e notificações
• Solicitações de manutenção e atualizações de status
• Contas, pagamentos e leituras de medidores
• Passes de hóspedes e veículos
• Reservas de espaço compartilhado
• Votação e pesquisas de residentes
• Sistemas de intercomunicação e controle de acesso suportados

Um residente pode relatar um problema, reservar uma instalação compartilhada ou receber um anúncio importante sem alternar entre diferentes aplicativos.

As equipas de gestão podem configurar os serviços de acordo com as necessidades de cada edifício.

O Unitify pode se conectar com sistemas existentes?

Sim. Unitify fornece uma API aberta e oferece suporte a integrações com software comercial externo, provedores de pagamento e equipamentos de construção.

Dependendo do projeto, uma empresa de gestão pode precisar conectar um ERP ou sistema de contabilidade existente, uma solução de controle de acesso, medidores inteligentes ou outra aplicação especializada.

Unitify oferece suporte a integrações por meio de interfaces disponíveis, enquanto conexões específicas dependem de compatibilidade técnica e requisitos de implementação. As informações contábeis também podem ser trocadas por meio de formatos de arquivo suportados.

O objetivo é manter um espaço de trabalho operacional central e, ao mesmo tempo, permitir que a empresa mantenha sistemas externos especializados quando necessário.

Ideal para: Empresas pequenas e em crescimento que gerenciam edifícios residenciais, condomínios e HOAs que desejam centralizar as operações e reduzir o trabalho administrativo.

O que considerar: Os métodos de pagamento disponíveis e as integrações de equipamentos de construção dependem do mercado local e da configuração técnica.

Preços: Unitify oferece um plano gratuito e planos pagos com base no número de apartamentos. Consulte preços atuais.

2. Jupid: contabilidade com IA e impostos da administradora

Jupid cuida de uma parte diferente da administração de uma empresa de administração de propriedades: as finanças e os impostos do próprio negócio.

Uma empresa que administra edifícios residenciais também tem suas próprias despesas, incluindo assinaturas de software, equipamentos de escritório, marketing, serviços profissionais e pagamentos de empreiteiros.

Jupid é uma plataforma de contabilidade baseada em IA projetada para freelancers, proprietários de empresas independentes e LLCs dos EUA.

Ele se conecta a contas bancárias, categoriza automaticamente as transações, identifica possíveis deduções fiscais e prepara relatórios financeiros. Seus recursos incluem estimativas fiscais trimestrais, preparação do Cronograma C para contribuintes qualificados, serviços de declaração de impostos federais e estaduais e revisão de CPA.

Os proprietários de empresas também podem interagir com o Jupid por meio do WhatsApp e do iMessage.

Por exemplo, um gestor de propriedade independente que administre uma LLC poderia usar o Unitify para gerenciar edifícios e serviços para residentes, enquanto confia no Jupid para organizar as próprias despesas da empresa e preparar informações fiscais.

Ideal para: Administradores de propriedades independentes dos EUA, proprietários individuais e proprietários de LLC que desejam automatizar a contabilidade comercial e a preparação de impostos.

O que considerar: Jupid não substitui a contabilidade HOA especializada, a contabilidade fiduciária do cliente ou o faturamento em nível de propriedade. O Anexo C não se aplica a todas as classificações fiscais de LLC.

Preço: Jupid Solo custa US$ 50 por mês ou US$ 390 anualmente. O plano Team custa US$ 200 mensais ou US$ 1.560 anuais. Consulte preços Jupid.

3. Invental Partners: Encontrando novos edifícios para gerenciar

Ganhar novos contratos de gestão de propriedades requer um conjunto de habilidades diferente da operação de edifícios existentes.

Uma empresa pode fornecer excelentes serviços de manutenção e residentes, mas ainda assim tem dificuldade para alcançar incorporadores, proprietários ou conselhos HOA em busca de um novo provedor de gerenciamento.

Invental Partners é especializada em geração de leads B2B, pesquisa de clientes potenciais e campanhas externas.

Seus serviços incluem a identificação de clientes potenciais, a pesquisa de tomadores de decisão, a construção de listas de contatos direcionadas e a realização de divulgação personalizada por e-mail e LinkedIn.

Para uma empresa de gestão imobiliária, uma aplicação potencial seria o desenvolvimento de uma campanha destinada a promotores residenciais, proprietários de imóveis ou organizações que considerem uma mudança de fornecedor de gestão.

A Invental Partners é um especialista geral em alcance B2B, em vez de uma plataforma dedicada de geração de leads de gerenciamento de propriedades. As campanhas, portanto, precisam ser adaptadas ao mercado e ao público-alvo da empresa.

A Unitify pode apoiar a próxima etapa do processo de vendas, fornecendo à empresa gestora um modelo operacional digital claro para demonstrar aos clientes em potencial.

Em vez de descrever como funcionarão as solicitações de manutenção ou a comunicação com os moradores, a empresa pode mostrar a plataforma que pretende utilizar.

Ideal para: Empresas de administração de propriedades que buscam expandir seu portfólio e desenvolver alcance B2B sistemático.

4. Feely Studio: um site profissional e presença digital

O site de uma empresa de administração de propriedades costuma ser o primeiro lugar onde um cliente em potencial encontra a empresa.

Desenvolvedores, proprietários e conselhos HOA desejam entender a experiência, os serviços e a abordagem da empresa antes de marcar uma reunião.

Feely Studio fornece identidade de marca, design de sites e serviços de desenvolvimento, incluindo projetos criados com Framer e Webflow.

Uma gestora pode trabalhar com um estúdio para criar um site que explique seus serviços, apresente projetos concluídos, apresente sua equipe e facilite o contato de potenciais clientes.

Um site corporativo público tem um propósito diferente de uma plataforma de gerenciamento de propriedades.

O site ajuda a empresa a atrair clientes e comunicar seu valor. Unitify apoia o funcionamento diário dos edifícios, uma vez que estão sob gestão.

Estas são funções complementares e as mesmas informações não precisam ser mantidas em vários bancos de dados operacionais.

Ideal para: Empresas de gestão que estabelecem sua presença no mercado, atualizam um site desatualizado ou se preparam para abordar clientes maiores.

5. Albato: Conectando aplicativos de negócios adicionais

Manter as operações de construção em uma plataforma não significa que uma empresa deva abandonar todos os sistemas que já utiliza.

Uma empresa de gestão de propriedades estabelecida pode ter aplicações externas para vendas, contabilidade, marketing ou outros processos especializados.

Albato é uma plataforma de integração e automação que conecta aplicativos em nuvem suportados por meio de conectores pré-construídos e fluxos de trabalho configuráveis. Ele também oferece recursos de integração baseados em API.

Por exemplo, uma empresa de gestão pode querer que as informações de um formulário de consulta de um site cheguem automaticamente a um CRM de vendas externo ou que determinados eventos de negócios acionem notificações em outro aplicativo.

Unitify já fornece uma API aberta e oferece suporte a projetos de integração. Albato pode ser considerado quando fluxos de trabalho adicionais de aplicativos externos forem necessários.

A viabilidade de uma conexão específica depende das APIs e das operações suportadas por cada sistema. Não deve ser assumida uma integração nativa pronta entre Albato e Unitify.

Antes de adicionar outra ferramenta de automação, a empresa deve verificar se o processo necessário já pode ser tratado dentro do Unitify.

Ideal para: empresas que usam aplicativos de nuvem externos e precisam de automação adicional entre sistemas compatíveis.

6. Devstark: Software personalizado para requisitos especializados

A maioria das tarefas diárias de gerenciamento de propriedades não deve exigir o desenvolvimento de software personalizado.

No entanto, algumas empresas gerem edifícios com infraestruturas técnicas incomuns, sistemas legados ou requisitos comerciais especializados.

Devstark desenvolve software personalizado e soluções de negócios baseadas em IA.

Um parceiro de desenvolvimento pode ser útil quando uma empresa de administração de propriedades precisa de uma interface especializada, uma conexão com software proprietário ou funcionalidade que não pode ser implementada por meio de configuração padrão.

Por exemplo, um promotor residencial pode já operar um sistema ERP proprietário e necessitar de uma solução técnica para a troca de informações selecionadas com a sua plataforma de gestão imobiliária.

A API e os recursos de integração do Unitify fornecem um ponto de partida para avaliar tais requisitos. Um parceiro de desenvolvimento pode avaliar se é necessário software adicional e como uma conexão pode ser implementada.

O objetivo não é criar outra plataforma de gestão imobiliária do zero. O objetivo é atender a requisitos técnicos excepcionais, mantendo centralizadas as operações principais do edifício.

Ideal para: Empresas de gerenciamento e desenvolvedores com requisitos de TI especializados que não podem ser atendidos por meio da configuração de software existente.

Como uma pequena empresa de administração de propriedades pode administrar vários edifícios com menos ferramentas?

Considere uma empresa que gerencia cinco edifícios residenciais com uma pequena equipe de escritórios e vários prestadores de serviços de manutenção.

Ao longo do dia, os moradores relatam problemas, recebem faturas, enviam leituras de medidores, solicitam acesso de convidados e reservam instalações compartilhadas. Os técnicos realizam os reparos, enquanto os gerentes monitoram o trabalho pendente e preparam relatórios.

Sem um sistema centralizado, estas atividades podem envolver planilhas separadas, aplicativos de mensagens, software de cobrança e registros em papel.

Com o Unitify, os fluxos de trabalho relacionados à construção podem operar em uma plataforma. Os residentes interagem através do seu aplicativo, os técnicos recebem tarefas e os gerentes monitoram as operações a partir de um painel central.

As outras atividades comerciais da sociedade gestora podem permanecer separadas.

Jupid pode ajudar o proprietário a organizar a contabilidade comercial e as declarações fiscais elegíveis nos EUA. A Invental Partners pode apoiar na busca de novos clientes, enquanto a Feely Studio pode ajudar a apresentar os serviços da empresa online.

Se um sistema externo precisar trocar informações com a plataforma operacional, as capacidades de integração do Unitify poderão ser avaliadas. Ferramentas adicionais ou desenvolvimento personalizado podem ser considerados quando necessário.

Isso cria três áreas claras de responsabilidade:

1. Edifícios em funcionamento: O Unitify gerencia operações residenciais diárias, residentes, manutenção, faturamento e serviços.
2. Administrar e expandir o negócio: Fornecedores especializados apoiam contabilidade, marketing e desenvolvimento de negócios.
3. Conectando sistemas existentes: Integrações suportadas e desenvolvimento personalizado lidam com requisitos fora da plataforma principal.

O resultado é um ambiente de software mais simples, com responsabilidades claras e menos duplicação.

Uma plataforma para edifícios, ferramentas especializadas para o crescimento dos negócios

As pequenas empresas de gestão de propriedades precisam de muitos dos mesmos recursos que as organizações maiores. Eles não precisam necessariamente do mesmo número de funcionários, departamentos ou sistemas de software.

A abordagem mais prática é manter as operações diárias do edifício unidas e utilizar serviços complementares para tarefas que realmente exigem conhecimentos diferentes.

Unitify conecta moradores, gestores, técnicos, serviços prediais e infraestrutura em uma plataforma. Ferramentas especializadas podem oferecer suporte a contabilidade, aquisição de clientes, marketing e requisitos técnicos excepcionais.

Mantenha as operações de construção em um só lugar. Conecte sistemas externos quando necessário. Gaste menos tempo gerenciando software e mais tempo gerenciando propriedades.

Explorar Unitify