6 herramientas para pequeñas administradoras de condominios

Una plataforma para la administración diaria de propiedades, cinco herramientas especializadas para ayudar a que su negocio crezca.

Dirigir una pequeña empresa de administración de propiedades significa manejar las responsabilidades de una organización mucho más grande con un equipo más pequeño. Los residentes necesitan respuestas, las solicitudes de mantenimiento necesitan atención, las facturas deben entregarse, los contratistas necesitan coordinación y es necesario incorporar nuevos edificios a la cartera.

La tecnología adecuada puede hacer que esto sea manejable sin tener que contratar a un empleado independiente para cada tarea.

Unitify reúne las operaciones de edificios residenciales en una sola plataforma, desde la comunicación y el mantenimiento de los residentes hasta la facturación, los pagos y los servicios compartidos. Cinco herramientas complementarias ayudan con tareas fuera de la administración diaria de propiedades: Jupid para contabilidad e impuestos comerciales de EE. UU., Invental Partners para generación de leads, Feely Studio para diseño de sitios web, Albato para integraciones externas y Devstark para desarrollo de software personalizado.

La idea es simple: mantener las operaciones de construcción en un solo lugar y agregar servicios especializados solo donde aporten valor.

Conclusiones clave

• Unitify proporciona un espacio de trabajo para la comunicación, el mantenimiento, la facturación, los pagos, el acceso al edificio y los servicios compartidos de los residentes.
• Los pequeños equipos de administración de propiedades pueden coordinar varios edificios sin mantener sistemas separados para cada tarea operativa.
• Jupid ayuda a los propietarios de empresas y LLC elegibles de EE. UU. a administrar la contabilidad, los gastos y los impuestos.
• Invental Partners y Feely Studio ayudan a las empresas de gestión a atraer clientes potenciales y presentar sus servicios de forma profesional.
• Albato y Devstark pueden soportar requisitos adicionales de integración y desarrollo cuando las capacidades de la plataforma existente no son suficientes.

¿Qué herramientas necesita realmente una pequeña empresa de gestión inmobiliaria?

• Administración de edificios y residentes: Unitify: aplicación para residentes, mantenimiento, facturación, pagos, acceso al edificio y servicios
• Impuestos y contabilidad empresarial: Jupid — Categorización de gastos de IA, deducciones fiscales y preparación de impuestos
• Búsqueda de nuevos contratos de gestión: Invental Partners: generación de leads B2B, investigación de prospectos y campañas salientes.
• Sitio web y marca de la empresa: Feely Studio — Diseño, desarrollo e identidad visual del sitio web
• Integraciones de aplicaciones externas: Albato: conexión de aplicaciones compatibles y automatización de flujos de trabajo
• Desarrollo de software personalizado: Devstark — Software personalizado y soluciones técnicas especializadas

Estas herramientas tienen diferentes propósitos. Unitify proporciona la base operativa para la gestión de edificios residenciales. Los otros cinco abordan necesidades comerciales específicas y no necesariamente son requeridos por todas las empresas.

1. Unitify: una plataforma para la gestión diaria de propiedades

Unitify es una plataforma todo en uno para administrar edificios residenciales, condominios y asociaciones de propietarios.

En una pequeña empresa de gestión, una persona puede ser responsable de comunicarse con los residentes, coordinar las reparaciones, controlar las facturas y preparar informes. Cuando estas tareas se distribuyen entre hojas de cálculo, aplicaciones de mensajería y bases de datos independientes, incluso el trabajo rutinario se vuelve innecesariamente complicado.

Unitify conecta estos procesos en un entorno operativo. La plataforma incluye una aplicación residente, un panel de gestión y una aplicación dedicada para los equipos de mantenimiento.

¿Cómo puede un equipo pequeño gestionar las solicitudes y el mantenimiento de los residentes?

Los residentes envían solicitudes a través de la aplicación Unitify o canales de comunicación compatibles. Cada solicitud se convierte en un ticket que se puede clasificar, asignar y rastrear.

Los gerentes ven los problemas pendientes en un panel, mientras que los técnicos reciben las tareas a través de su propia aplicación. Los registros de los equipos y el historial de mantenimiento ayudan a los equipos a comprender los problemas recurrentes y planificar el trabajo futuro.

Las herramientas de inteligencia artificial de Unitify ayudan con la clasificación, priorización y comunicación de rutina de las solicitudes, lo que reduce la cantidad de trabajo manual involucrado en el procesamiento de las solicitudes entrantes.

Para un equipo pequeño que gestiona varios edificios, esto significa menos mensajes que reenviar, menos hojas de cálculo que mantener y una imagen más clara de lo que necesita atención.

¿Pueden la facturación y los pagos funcionar en el mismo sistema?

Las herramientas de facturación de Unitify ayudan a las empresas de gestión a calcular los cargos, generar facturas y entregarlas a los residentes.

Los residentes pueden ver sus facturas en la aplicación y realizar pagos donde estén disponibles las integraciones de pago compatibles. Los equipos de gestión pueden realizar un seguimiento de la información de facturación junto con otras operaciones del edificio.

Esto mantiene las interacciones financieras con los residentes conectadas a los registros operativos del edificio.

¿Qué más pueden hacer los residentes en una sola aplicación?

La aplicación para residentes Unitify brinda acceso a los servicios cotidianos del edificio, que incluyen:

• Anuncios y notificaciones de construcción.
• Solicitudes de mantenimiento y actualizaciones de estado.
• Facturas, pagos y lecturas de contadores.
• Pases de invitados y vehículos.
• Reservas de espacios compartidos
• Votación y encuestas de residentes.
• Sistemas de intercomunicación y control de acceso compatibles.

Un residente puede informar un problema, reservar una instalación compartida o recibir un anuncio importante sin cambiar entre diferentes aplicaciones.

Los equipos de gestión pueden configurar los servicios según las necesidades de cada edificio.

¿Puede Unitify conectarse con sistemas existentes?

Sí. Unitify proporciona una API abierta y admite integraciones con software empresarial externo, proveedores de pagos y equipos de construcción.

Dependiendo del proyecto, una empresa de gestión puede necesitar conectar un ERP o un sistema de contabilidad existente, una solución de control de acceso, contadores inteligentes u otra aplicación especializada.

Unitify admite integraciones a través de interfaces disponibles, mientras que las conexiones específicas dependen de la compatibilidad técnica y los requisitos de implementación. La información contable también se puede intercambiar a través de formatos de archivo compatibles.

El objetivo es mantener un espacio de trabajo operativo central y al mismo tiempo permitir que la empresa retenga sistemas externos especializados cuando sea necesario.

Mejor para: Empresas pequeñas y en crecimiento que administran edificios residenciales, condominios y asociaciones de propietarios que desean centralizar las operaciones y reducir el trabajo administrativo.

Qué considerar: Los métodos de pago disponibles y las integraciones de equipos de construcción dependen del mercado local y la configuración técnica.

Precios: Unitify ofrece un plan gratuito y planes pagos según la cantidad de apartamentos. Consulte precios actuales.

2. Jupid: contabilidad e impuestos con IA para el negocio de gestión

Jupid se encarga de una parte diferente de la gestión de una empresa de administración de propiedades: las finanzas y los impuestos de la propia empresa.

Una empresa que gestiona edificios residenciales también tiene sus propios gastos, incluidas suscripciones de software, equipos de oficina, marketing, servicios profesionales y pagos a contratistas.

Jupid es una plataforma de contabilidad impulsada por inteligencia artificial diseñada para autónomos, propietarios de empresas independientes y LLC de EE. UU.

Se conecta a cuentas bancarias, clasifica automáticamente las transacciones, identifica posibles deducciones fiscales y prepara informes financieros. Sus características incluyen estimaciones de impuestos trimestrales, preparación del Anexo C para contribuyentes elegibles, servicios de presentación de impuestos federales y estatales y revisión de CPA.

Los dueños de negocios también pueden interactuar con Jupid a través de WhatsApp e iMessage.

Por ejemplo, un administrador de propiedades independiente que dirige una LLC podría usar Unitify para administrar edificios y servicios para residentes mientras confía en Jupid para organizar los gastos propios de la empresa y preparar la información fiscal.

Mejor para: administradores de propiedades independientes, propietarios únicos y propietarios de LLC de EE. UU. que buscan automatizar la contabilidad comercial y la preparación de impuestos.

Qué considerar: Jupid no reemplaza la contabilidad especializada de HOA, la contabilidad de confianza del cliente o la facturación a nivel de propiedad. El Anexo C no se aplica a todas las clasificaciones fiscales de LLC.

Precio: Jupid Solo cuesta $50 por mes o $390 al año. El plan Team cuesta $200 mensuales o $1,560 anuales. Consulte precios de Jupid.

3. Invental Partners: encontrar nuevos edificios para gestionar

Obtener nuevos contratos de administración de propiedades requiere un conjunto de habilidades diferente al de operar edificios existentes.

Una empresa puede ofrecer excelentes servicios de mantenimiento y para residentes, pero todavía tiene dificultades para llegar a desarrolladores, propietarios o juntas de propietarios que buscan un nuevo proveedor de gestión.

Invental Partners se especializa en generación de leads B2B, investigación de prospectos y campañas salientes.

Sus servicios incluyen identificar clientes potenciales, investigar a quienes toman decisiones, crear listas de contactos específicos y realizar actividades de divulgación personalizadas a través del correo electrónico y LinkedIn.

Para una empresa de gestión inmobiliaria, una aplicación potencial sería el desarrollo de una campaña dirigida a promotores residenciales, propietarios u organizaciones que estén considerando cambiar de proveedor de gestión.

Invental Partners es un especialista general en extensión B2B en lugar de una plataforma de generación de leads dedicada a la administración de propiedades. Por tanto, las campañas deben adaptarse al mercado y al público objetivo de la empresa.

Unitify puede respaldar la siguiente etapa del proceso de ventas brindando a la empresa administradora un modelo operativo digital claro para demostrarlo a los clientes potenciales.

En lugar de describir cómo funcionarán las solicitudes de mantenimiento o la comunicación con los residentes, la empresa puede mostrar la plataforma que pretende utilizar.

Mejor para: Empresas de administración de propiedades que buscan ampliar su cartera y desarrollar un alcance B2B sistemático.

4. Feely Studio: Un sitio web profesional y presencia digital

El sitio web de una empresa de administración de propiedades suele ser el primer lugar donde un cliente potencial encuentra el negocio.

Los promotores, propietarios y juntas directivas de HOA quieren conocer la experiencia, los servicios y el enfoque de la empresa antes de concertar una reunión.

Feely Studio proporciona servicios de identidad de marca, diseño de sitios web y desarrollo, incluidos proyectos creados con Framer y Webflow.

Una empresa de gestión podría trabajar con un estudio para crear un sitio web que explique sus servicios, presente los proyectos completados, presente a su equipo y facilite el contacto con los clientes potenciales.

Un sitio web corporativo público tiene un propósito diferente al de una plataforma de administración de propiedades.

El sitio web ayuda a la empresa a atraer clientes y comunicar su valor. Unitify apoya la operación diaria de los edificios una vez que están bajo administración.

Estas son funciones complementarias y no es necesario mantener la misma información en múltiples bases de datos operativas.

Mejor para: Empresas de gestión que establecen su presencia en el mercado, actualizan un sitio web obsoleto o se preparan para acercarse a clientes más grandes.

5. Albato: Conexión de aplicaciones empresariales adicionales

Mantener las operaciones del edificio en una plataforma no significa que una empresa deba abandonar todos los sistemas que ya utiliza.

Una empresa de administración de propiedades establecida puede tener aplicaciones externas para ventas, contabilidad, marketing u otros procesos especializados.

Albato es una plataforma de integración y automatización que conecta aplicaciones en la nube compatibles a través de conectores prediseñados y flujos de trabajo configurables. También ofrece capacidades de integración basadas en API.

Por ejemplo, una empresa de gestión podría querer que la información de un formulario de consulta de un sitio web llegue automáticamente a un CRM de ventas externo, o que ciertos eventos comerciales activen notificaciones en otra aplicación.

Unitify ya proporciona una API abierta y admite proyectos de integración. Se puede considerar Albato cuando se necesiten flujos de trabajo de aplicaciones externas adicionales.

La viabilidad de una conexión específica depende de las API y las operaciones admitidas por cada sistema. No se debe dar por sentado una integración nativa ya preparada entre Albato y Unitify.

Antes de agregar otra herramienta de automatización, una empresa debe verificar si el proceso requerido ya se puede manejar dentro de Unitify.

Mejor para: Empresas que utilizan aplicaciones de nube externas y necesitan automatización adicional entre los sistemas compatibles.

6. Devstark: Software personalizado para requisitos especializados

La mayoría de las tareas cotidianas de administración de propiedades no deberían requerir el desarrollo de software personalizado.

Sin embargo, algunas empresas gestionan edificios con infraestructura técnica inusual, sistemas heredados o requisitos comerciales especializados.

Devstark desarrolla software personalizado y soluciones empresariales basadas en IA.

Un socio de desarrollo puede resultar útil cuando una empresa de administración de propiedades necesita una interfaz especializada, una conexión a software propietario o una funcionalidad que no se puede implementar mediante la configuración estándar.

Por ejemplo, es posible que un promotor residencial ya opere un sistema ERP propietario y necesite una solución técnica para intercambiar información seleccionada con su plataforma de administración de propiedades.

La API y las capacidades de integración de Unitify proporcionan un punto de partida para evaluar dichos requisitos. Un socio de desarrollo puede evaluar si se necesita software adicional y cómo se podría implementar la conexión.

El objetivo no es crear otra plataforma de gestión de propiedades desde cero. Su objetivo es abordar requisitos técnicos excepcionales manteniendo centralizadas las operaciones centrales del edificio.

Mejor para: Empresas de gestión y desarrolladores con requisitos de TI especializados que no se pueden cumplir mediante la configuración de software existente.

¿Cómo puede una pequeña empresa de gestión inmobiliaria gestionar varios edificios con menos herramientas?

Consideremos una empresa que gestiona cinco edificios residenciales con un pequeño equipo de oficina y varios contratistas de mantenimiento.

A lo largo del día, los residentes informan problemas, reciben facturas, envían lecturas de medidores, solicitan acceso de invitados y reservan instalaciones compartidas. Los técnicos completan las reparaciones, mientras que los gerentes supervisan el trabajo pendiente y preparan informes.

Sin un sistema centralizado, estas actividades pueden implicar hojas de cálculo, aplicaciones de mensajería, software de facturación y registros en papel separados.

Con Unitify, los flujos de trabajo relacionados con la construcción pueden operar dentro de una plataforma. Los residentes interactúan a través de su aplicación, los técnicos reciben asignaciones y los gerentes monitorean las operaciones desde un panel central.

Las demás actividades comerciales de la sociedad gestora pueden permanecer separadas.

Jupid puede ayudar al propietario a organizar la contabilidad comercial y las declaraciones de impuestos estadounidenses elegibles. Invental Partners puede apoyar la búsqueda de nuevos clientes, mientras que Feely Studio puede ayudar a presentar los servicios de la empresa en línea.

Si un sistema externo necesita intercambiar información con la plataforma operativa, se pueden evaluar las capacidades de integración de Unitify. Se pueden considerar herramientas adicionales o desarrollo personalizado cuando sea necesario.

Esto crea tres áreas claras de responsabilidad:

1. Edificios en funcionamiento: Unitify gestiona las operaciones residenciales diarias, los residentes, el mantenimiento, la facturación y los servicios.
2. Dirección y crecimiento del negocio: Proveedores especializados apoyan la contabilidad, el marketing y el desarrollo empresarial.
3. Conectar sistemas existentes: Las integraciones admitidas y el desarrollo personalizado manejan los requisitos fuera de la plataforma principal.

El resultado es un entorno de software más simple con responsabilidades claras y menos duplicación.

Una plataforma para edificios, herramientas especializadas para el crecimiento empresarial

Las pequeñas empresas de administración de propiedades necesitan muchas de las mismas capacidades que las organizaciones más grandes. No necesariamente necesitan la misma cantidad de empleados, departamentos o sistemas de software.

El enfoque más práctico es mantener juntas las operaciones cotidianas del edificio y utilizar servicios complementarios para tareas que realmente requieren experiencia diferente.

Unitify conecta a residentes, administradores, técnicos, servicios de construcción e infraestructura en una sola plataforma. Las herramientas especializadas pueden respaldar la contabilidad, la adquisición de clientes, el marketing y los requisitos técnicos excepcionales.

Mantener las operaciones del edificio en un solo lugar. Conecte sistemas externos cuando sea necesario. Dedique menos tiempo a administrar software y más tiempo a administrar propiedades.

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