6 Tools für kleine Hausverwaltungen

Eine Plattform für die tägliche Immobilienverwaltung, fünf spezielle Tools, die Ihrem Unternehmen beim Wachstum helfen.

Die Führung einer kleinen Immobilienverwaltungsfirma bedeutet, die Aufgaben einer viel größeren Organisation mit einem kleineren Team zu bewältigen. Bewohner brauchen Antworten, Wartungsanfragen müssen bearbeitet werden, Rechnungen müssen ausgestellt werden, Auftragnehmer müssen koordiniert werden und neue Gebäude müssen in den Bestand aufgenommen werden.

Mit der richtigen Technologie kann dies bewältigt werden, ohne dass für jede Aufgabe ein eigener Mitarbeiter eingestellt werden muss.

Unitify vereint den Betrieb von Wohngebäuden auf einer Plattform, von der Kommunikation und Wartung der Bewohner bis hin zu Abrechnung, Zahlungen und gemeinsam genutzten Annehmlichkeiten. Fünf ergänzende Tools helfen bei Aufgaben außerhalb der täglichen Immobilienverwaltung: Jupid für US-Geschäftsbuchhaltung und Steuern, Invental Partners für die Lead-Generierung, Feely Studio für Website-Design, Albato für externe Integrationen und Devstark für die Entwicklung individueller Software.

Die Idee ist einfach: Den Baubetrieb an einem Ort belassen und spezialisierte Dienstleistungen nur dort hinzufügen, wo sie einen Mehrwert bringen.

Wichtige Erkenntnisse

• Unitify bietet einen Arbeitsbereich für Bewohnerkommunikation, Wartung, Abrechnung, Zahlungen, Gebäudezugang und gemeinsame Annehmlichkeiten.
• Kleine Immobilienverwaltungsteams können mehrere Gebäude koordinieren, ohne für jede Betriebsaufgabe separate Systeme unterhalten zu müssen.
• Jupid hilft berechtigten US-amerikanischen Geschäftsinhabern und LLCs bei der Verwaltung von Buchhaltung, Ausgaben und Steuern.
• Invental Partners und Feely Studio helfen Verwaltungsunternehmen dabei, potenzielle Kunden zu gewinnen und ihre Dienstleistungen professionell zu präsentieren.
• Albato und Devstark können zusätzliche Integrations- und Entwicklungsanforderungen unterstützen, wenn die vorhandenen Plattformfunktionen nicht ausreichen.

Welche Tools braucht eine kleine Hausverwaltung eigentlich?

• Gebäude- und Bewohnerverwaltung: Unitify – Bewohner-App, Wartung, Abrechnung, Zahlungen, Gebäudezugang und Annehmlichkeiten
• Unternehmensbuchhaltung und Steuern: Jupid – KI-Ausgabenkategorisierung, Steuerabzüge und Steuervorbereitung
• Suche nach neuen Managementverträgen: Invental Partners – B2B-Lead-Generierung, Interessentenrecherche und Outbound-Kampagnen
• Unternehmenswebsite und Branding: Feely Studio – Website-Design, Entwicklung und visuelle Identität
• Externe Anwendungsintegrationen: Albato – Unterstützte Anwendungen verbinden und Arbeitsabläufe automatisieren
• Entwicklung kundenspezifischer Software: Devstark – kundenspezifische Software und spezielle technische Lösungen

Diese Tools dienen unterschiedlichen Zwecken. Unitify bietet die operative Grundlage für die Verwaltung von Wohngebäuden. Die anderen fünf richten sich an spezifische Geschäftsanforderungen und werden nicht unbedingt von jedem Unternehmen benötigt.

1. Unitify: Eine Plattform für die tägliche Immobilienverwaltung

Unitify ist eine All-in-One-Plattform für die Verwaltung von Wohngebäuden, Eigentumswohnungen und Hauseigentümergemeinschaften.

In einer kleinen Verwaltungsgesellschaft ist möglicherweise eine Person für die Kommunikation mit den Bewohnern, die Koordinierung von Reparaturen, die Überwachung von Rechnungen und die Erstellung von Berichten verantwortlich. Wenn diese Aufgaben auf Tabellenkalkulationen, Messaging-Apps und separate Datenbanken verteilt sind, werden selbst Routinearbeiten unnötig kompliziert.

Unitify verbindet diese Prozesse in einer Betriebsumgebung. Die Plattform umfasst eine Resident-App, ein Management-Dashboard und eine spezielle Anwendung für Wartungsteams.

Wie kann ein kleines Team die Anfragen und Wartungsarbeiten der Bewohner verwalten?

Bewohner reichen Anfragen über die Unitify-App oder unterstützte Kommunikationskanäle ein. Jede Anfrage wird zu einem Ticket, das klassifiziert, zugeordnet und nachverfolgt werden kann.

Manager sehen offene Probleme in einem Dashboard, während Techniker Aufgaben über ihre eigene Anwendung erhalten. Geräteaufzeichnungen und Wartungshistorien helfen den Teams, wiederkehrende Probleme zu verstehen und weitere Arbeiten zu planen.

Die KI-Tools von Unitify unterstützen bei der Klassifizierung, Priorisierung und Routinekommunikation von Anfragen und reduzieren so den manuellen Aufwand bei der Bearbeitung eingehender Anfragen.

Für ein kleines Team, das mehrere Gebäude verwaltet, bedeutet dies, dass weniger Nachrichten weitergeleitet, weniger Tabellenkalkulationen gepflegt werden müssen und ein klareres Bild davon erhalten wird, was Aufmerksamkeit erfordert.

Können Abrechnung und Zahlungen im selben System funktionieren?

Die Abrechnungstools von Unitify unterstützen Verwaltungsunternehmen bei der Berechnung von Gebühren, der Erstellung von Rechnungen und deren Übermittlung an die Bewohner.

Bewohner können ihre Rechnungen in der App einsehen und Zahlungen tätigen, sofern unterstützte Zahlungsintegrationen verfügbar sind. Managementteams können neben anderen Gebäudevorgängen auch Rechnungsinformationen verfolgen.

Dadurch bleiben die finanziellen Interaktionen mit den Bewohnern mit den Betriebsunterlagen des Gebäudes verknüpft.

Was können Bewohner sonst noch in einer App tun?

Die Unitify-Bewohner-App bietet Zugriff auf alltägliche Gebäudedienstleistungen, darunter:

• Bauankündigungen und Benachrichtigungen
• Wartungsanfragen und Statusaktualisierungen
• Rechnungen, Zahlungen und Zählerstände
• Gäste- und Fahrzeugausweise
• Reservierung von Gemeinschaftsräumen
• Einwohnerabstimmungen und Umfragen
• Unterstützte Gegensprech- und Zugangskontrollsysteme

Ein Bewohner kann ein Problem melden, eine Gemeinschaftseinrichtung buchen oder eine wichtige Ankündigung erhalten, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Managementteams können Dienste entsprechend den Anforderungen jedes Gebäudes konfigurieren.

Kann Unitify mit bestehenden Systemen verbunden werden?

Ja. Unitify bietet eine offene API und unterstützt Integrationen mit externer Unternehmenssoftware, Zahlungsanbietern und Gebäudeausrüstung.

Je nach Projekt muss eine Verwaltungsgesellschaft möglicherweise ein vorhandenes ERP- oder Buchhaltungssystem, eine Zutrittskontrolllösung, intelligente Zähler oder eine andere spezialisierte Anwendung anbinden.

Unitify unterstützt Integrationen über verfügbare Schnittstellen, während spezifische Verbindungen von der technischen Kompatibilität und den Implementierungsanforderungen abhängen. Buchhaltungsinformationen können auch über unterstützte Dateiformate ausgetauscht werden.

Das Ziel besteht darin, einen zentralen operativen Arbeitsbereich aufrechtzuerhalten und gleichzeitig dem Unternehmen die Möglichkeit zu geben, bei Bedarf spezialisierte externe Systeme beizubehalten.

Am besten geeignet für: Kleine und wachsende Unternehmen, die Wohngebäude, Eigentumswohnungen und HOAs verwalten und den Betrieb zentralisieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren möchten.

Was zu beachten ist: Verfügbare Zahlungsmethoden und Gebäudeausrüstungsintegrationen hängen vom lokalen Markt und der technischen Konfiguration ab.

Preise: Unitify bietet einen kostenlosen Plan und kostenpflichtige Pläne basierend auf der Anzahl der Apartments an. Siehe aktuelle Preise.

2. Jupid: KI-Buchhaltung und Steuern für das Verwaltungsunternehmen

Jupid kümmert sich um einen anderen Teil der Führung einer Immobilienverwaltungsgesellschaft: die Finanzen und Steuern des Unternehmens selbst.

Ein Unternehmen, das Wohngebäude verwaltet, hat auch eigene Ausgaben, darunter Software-Abonnements, Büroausstattung, Marketing, professionelle Dienstleistungen und Zahlungen an Auftragnehmer.

Jupid ist eine KI-gestützte Buchhaltungsplattform, die für US-Freiberufler, unabhängige Geschäftsinhaber und LLCs entwickelt wurde.

Es stellt eine Verbindung zu Bankkonten her, kategorisiert Transaktionen automatisch, identifiziert potenzielle Steuerabzüge und erstellt Finanzberichte. Zu seinen Funktionen gehören vierteljährliche Steuerschätzungen, Anhang-C-Vorbereitung für berechtigte Steuerzahler, Steuererklärungsdienste auf Bundes- und Landesebene sowie CPA-Überprüfung.

Geschäftsinhaber können auch über WhatsApp und iMessage mit Jupid interagieren.

Beispielsweise könnte ein unabhängiger Immobilienverwalter, der eine LLC betreibt, Unitify für die Verwaltung von Gebäuden und Bewohnerdienstleistungen nutzen und sich dabei auf Jupid verlassen, um die eigenen Ausgaben des Unternehmens zu organisieren und Steuerinformationen vorzubereiten.

Am besten geeignet für: Unabhängige US-Immobilienverwalter, Einzelunternehmer und LLC-Inhaber, die ihre Geschäftsbuchhaltung und Steuervorbereitung automatisieren möchten.

Was Sie beachten sollten: Jupid ist kein Ersatz für eine spezialisierte HOA-Buchhaltung, Kundentreuhandbuchhaltung oder Abrechnung auf Objektebene. Anhang C gilt nicht für jede LLC-Steuerklassifizierung.

Preise: Jupid Solo kostet 50 $ pro Monat oder 390 $ jährlich. Der Teamplan kostet 200 $ monatlich oder 1.560 $ jährlich. Siehe Jupid-Preise.

3. Invental Partners: Suche nach neuen Gebäuden zur Verwaltung

Der Gewinn neuer Immobilienverwaltungsverträge erfordert andere Fähigkeiten als der Betrieb bestehender Gebäude.

Ein Unternehmen bietet möglicherweise hervorragende Wartungs- und Bewohnerdienstleistungen an, hat aber dennoch Schwierigkeiten, Bauträger, Grundstückseigentümer oder Wohnungseigentümergemeinschaften zu erreichen, die auf der Suche nach einem neuen Verwaltungsanbieter sind.

Invental Partners ist auf B2B-Lead-Generierung, Interessentenforschung und Outbound-Kampagnen spezialisiert.

Zu seinen Dienstleistungen gehören die Identifizierung potenzieller Kunden, die Recherche nach Entscheidungsträgern, der Aufbau gezielter Kontaktlisten und die Durchführung personalisierter Kontaktaufnahmen per E-Mail und LinkedIn.

Eine mögliche Anwendung für ein Immobilienverwaltungsunternehmen wäre die Entwicklung einer Kampagne, die sich an Wohnentwickler, Immobilieneigentümer oder Organisationen richtet, die einen Wechsel des Verwaltungsanbieters in Betracht ziehen.

Invental Partners ist ein allgemeiner B2B-Outreach-Spezialist und keine spezielle Lead-Generierungsplattform für die Immobilienverwaltung. Kampagnen müssen daher an den Markt und die Zielgruppe des Unternehmens angepasst werden.

Unitify kann die nächste Phase des Verkaufsprozesses unterstützen, indem es der Verwaltungsgesellschaft ein klares digitales Betriebsmodell zur Verfügung stellt, das sie potenziellen Kunden demonstrieren kann.

Anstatt zu beschreiben, wie Wartungsanfragen oder Bewohnerkommunikation funktionieren, kann das Unternehmen die Plattform zeigen, die es nutzen möchte.

Am besten geeignet für: Immobilienverwaltungsunternehmen, die ihr Portfolio erweitern und eine systematische B2B-Reichweite entwickeln möchten.

4. Feely Studio: Eine professionelle Website und digitale Präsenz

Die Website eines Immobilienverwaltungsunternehmens ist oft der erste Ort, an dem ein potenzieller Kunde mit dem Unternehmen in Berührung kommt.

Entwickler, Grundstückseigentümer und HOA-Vorstände möchten vor der Vereinbarung eines Treffens die Erfahrung, Dienstleistungen und Herangehensweise des Unternehmens verstehen.

Feely Studio bietet Markenidentität, Website-Design und Entwicklungsdienste, einschließlich Projekten, die mit Framer und Webflow erstellt wurden.

Eine Verwaltungsgesellschaft könnte mit einem Studio zusammenarbeiten, um eine Website zu erstellen, die ihre Dienstleistungen erklärt, abgeschlossene Projekte präsentiert, ihr Team vorstellt und es potenziellen Kunden erleichtert, Kontakt aufzunehmen.

Eine öffentliche Unternehmenswebsite dient einem anderen Zweck als eine Immobilienverwaltungsplattform.

Die Website hilft dem Unternehmen, Kunden zu gewinnen und seinen Wert zu kommunizieren. Unitify unterstützt den täglichen Betrieb der Gebäude, sobald diese verwaltet werden.

Dabei handelt es sich um komplementäre Funktionen, und die gleichen Informationen müssen nicht in mehreren Betriebsdatenbanken gepflegt werden.

Am besten geeignet für: Verwaltungsgesellschaften, die ihre Marktpräsenz aufbauen, eine veraltete Website aktualisieren oder sich darauf vorbereiten, größere Kunden anzusprechen.

5. Albato: Anbindung zusätzlicher Geschäftsanwendungen

Die Beibehaltung des Gebäudebetriebs auf einer Plattform bedeutet nicht, dass ein Unternehmen jedes bereits verwendete System aufgeben muss.

Ein etabliertes Immobilienverwaltungsunternehmen verfügt möglicherweise über externe Anwendungen für Vertrieb, Buchhaltung, Marketing oder andere spezielle Prozesse.

Albato ist eine Integrations- und Automatisierungsplattform, die unterstützte Cloud-Anwendungen über vorgefertigte Konnektoren und konfigurierbare Workflows verbindet. Es bietet auch API-basierte Integrationsfunktionen.

Beispielsweise möchte eine Verwaltungsgesellschaft möglicherweise, dass Informationen aus einem Website-Anfrageformular automatisch an ein externes Vertriebs-CRM gelangen oder dass bestimmte Geschäftsereignisse Benachrichtigungen in einer anderen Anwendung auslösen.

Unitify bietet bereits eine offene API und unterstützt Integrationsprojekte. Albato kann in Betracht gezogen werden, wenn zusätzliche externe Anwendungsworkflows erforderlich sind.

Die Machbarkeit einer bestimmten Verbindung hängt von den APIs und Vorgängen ab, die von jedem System unterstützt werden. Von einer vorgefertigten nativen Integration zwischen Albato und Unitify sollte nicht ausgegangen werden.

Bevor ein Unternehmen ein weiteres Automatisierungstool hinzufügt, sollte es prüfen, ob der erforderliche Prozess bereits in Unitify abgewickelt werden kann.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die externe Cloud-Anwendungen verwenden und zusätzliche Automatisierung zwischen unterstützten Systemen benötigen.

6. Devstark: Maßgeschneiderte Software für spezielle Anforderungen

Für die meisten alltäglichen Immobilienverwaltungsaufgaben sollte keine individuelle Softwareentwicklung erforderlich sein.

Einige Unternehmen verwalten jedoch Gebäude mit ungewöhnlicher technischer Infrastruktur, veralteten Systemen oder speziellen Geschäftsanforderungen.

Devstark entwickelt maßgeschneiderte Software und KI-basierte Geschäftslösungen.

Ein Entwicklungspartner kann nützlich sein, wenn ein Immobilienverwaltungsunternehmen eine spezielle Schnittstelle, eine Verbindung zu proprietärer Software oder Funktionen benötigt, die nicht durch Standardkonfiguration implementiert werden können.

Beispielsweise betreibt ein Wohnbauentwickler möglicherweise bereits ein proprietäres ERP-System und benötigt eine technische Lösung für den Austausch ausgewählter Informationen mit seiner Immobilienverwaltungsplattform.

Die API- und Integrationsfähigkeiten von Unitify bieten einen Ausgangspunkt für die Bewertung solcher Anforderungen. Ein Entwicklungspartner kann beurteilen, ob zusätzliche Software notwendig ist und wie eine Anbindung umgesetzt werden könnte.

Das Ziel besteht nicht darin, eine völlig neue Immobilienverwaltungsplattform zu schaffen. Es geht darum, außergewöhnliche technische Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die zentralen Gebäudeabläufe zentral zu halten.

Am besten geeignet für: Verwaltungsunternehmen und Entwickler mit speziellen IT-Anforderungen, die durch die vorhandene Softwarekonfiguration nicht erfüllt werden können.

Wie kann ein kleines Immobilienverwaltungsunternehmen mehrere Gebäude mit weniger Softwaretools verwalten?

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das fünf Wohngebäude mit einem kleinen Büroteam und mehreren Wartungsunternehmen verwaltet.

Den ganzen Tag über melden Bewohner Probleme, erhalten Rechnungen, übermitteln Zählerstände, beantragen Gastzugang und buchen Gemeinschaftseinrichtungen. Techniker führen Reparaturen durch, während Manager ausstehende Arbeiten überwachen und Berichte erstellen.

Ohne ein zentralisiertes System können diese Aktivitäten separate Tabellenkalkulationen, Messaging-Anwendungen, Abrechnungssoftware und Papieraufzeichnungen umfassen.

Mit Unitify können die gebäudebezogenen Arbeitsabläufe innerhalb einer Plattform ablaufen. Bewohner interagieren über ihre App, Techniker erhalten Aufträge und Manager überwachen den Betrieb über ein zentrales Dashboard.

Die übrigen Geschäftstätigkeiten der Verwaltungsgesellschaft können getrennt bleiben.

Jupid kann dem Eigentümer bei der Organisation der Geschäftsbuchhaltung und berechtigten US-Steuererklärungen helfen. Invental Partners kann bei der Suche nach neuen Kunden unterstützen, während Feely Studio dabei helfen kann, die Dienstleistungen des Unternehmens online zu präsentieren.

Wenn ein externes System Informationen mit der Betriebsplattform austauschen muss, können die Integrationsfähigkeiten von Unitify evaluiert werden. Bei Bedarf können zusätzliche Tools oder kundenspezifische Entwicklungen in Betracht gezogen werden.

Dadurch ergeben sich drei klare Verantwortungsbereiche:

1. Verwaltung von Gebäuden: Unitify verwaltet den alltäglichen Wohnbetrieb, die Bewohner, die Wartung, die Abrechnung und die Dienstleistungen.
2. Führung und Wachstum des Unternehmens: Spezialisierte Anbieter unterstützen Buchhaltung, Marketing und Geschäftsentwicklung.
3. Anbindung vorhandener Systeme: Unterstützte Integrationen und kundenspezifische Entwicklungen bewältigen Anforderungen außerhalb der Kernplattform.

Das Ergebnis ist eine einfachere Softwareumgebung mit klaren Verantwortlichkeiten und weniger Duplikaten.

Eine Plattform für Gebäude, spezielle Tools für das Geschäftswachstum

Kleine Immobilienverwaltungsunternehmen benötigen viele der gleichen Fähigkeiten wie größere Organisationen. Sie benötigen nicht unbedingt die gleiche Anzahl an Mitarbeitern, Abteilungen oder Softwaresystemen.

Der praktischste Ansatz besteht darin, den alltäglichen Baubetrieb zusammenzuhalten und ergänzende Dienstleistungen für Aufgaben zu nutzen, die tatsächlich unterschiedliche Fachkenntnisse erfordern.

Unitify verbindet Bewohner, Manager, Techniker, Gebäudetechnik und Infrastruktur auf einer Plattform. Spezialisierte Tools können Buchhaltung, Kundenakquise, Marketing und außergewöhnliche technische Anforderungen unterstützen.

Behalten Sie den Baubetrieb an einem Ort bei. Schließen Sie bei Bedarf externe Systeme an. Verbringen Sie weniger Zeit mit der Verwaltung von Software und mehr Zeit mit der Verwaltung von Immobilien.

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