6 công cụ cho công ty quản lý chung cư nhỏ

Một nền tảng để quản lý chung cư hàng ngày, năm công cụ chuyên biệt giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.

Điều hành một công ty quản lý chung cư nhỏ có nghĩa là phải xử lý các trách nhiệm của một tổ chức lớn hơn nhiều với một nhóm nhỏ hơn. Cư dân cần câu trả lời, yêu cầu bảo trì cần được quan tâm, hóa đơn phải được giao, nhà thầu cần phối hợp và các tòa nhà mới cần được đưa vào danh mục đầu tư.

Công nghệ phù hợp có thể giúp quản lý việc này mà không cần thuê một nhân viên riêng cho mọi nhiệm vụ.

Unitify tập hợp các hoạt động vận hành tòa nhà khu dân cư trong một nền tảng, từ liên lạc và bảo trì cho cư dân đến thanh toán, thanh toán và tiện ích chung. Năm công cụ bổ sung giúp thực hiện các công việc ngoài quản lý chung cư hàng ngày: Jupid dành cho kế toán và thuế doanh nghiệp Hoa Kỳ, Invental Partners để tạo khách hàng tiềm năng, Feely Studio dành cho thiết kế trang web, Albato dành cho tích hợp bên ngoài và Devstark dành cho phát triển phần mềm tùy chỉnh.

Ý tưởng rất đơn giản: duy trì hoạt động vận hành tòa nhà ở một nơi và chỉ thêm các dịch vụ chuyên biệt ở nơi chúng mang lại giá trị.

Những điểm chính

• Unitify cung cấp một không gian làm việc để liên lạc với cư dân, bảo trì, thanh toán, thanh toán, tiếp cận tòa nhà và các tiện ích chung.
• Các nhóm quản lý chung cư nhỏ có thể điều phối nhiều tòa nhà mà không cần duy trì các hệ thống riêng biệt cho mọi nhiệm vụ vận hành.
• Jupid giúp các chủ doanh nghiệp Hoa Kỳ và các LLC đủ điều kiện quản lý sổ sách kế toán, chi phí và thuế.
• Invental Partners và Feely Studio giúp các công ty quản lý thu hút khách hàng tiềm năng và giới thiệu dịch vụ của họ một cách chuyên nghiệp.
• Albato và Devstark có thể hỗ trợ các yêu cầu phát triển và tích hợp bổ sung khi khả năng nền tảng hiện tại không đủ.

Một công ty quản lý chung cư nhỏ thực sự cần những công cụ nào?

• Quản lý tòa nhà và cư dân: Unitify — Ứng dụng dành cho cư dân, bảo trì, thanh toán, thanh toán, quyền sử dụng tòa nhà và tiện nghi
• Sổ sách kế toán và thuế doanh nghiệp: Jupid — Phân loại chi phí AI, khấu trừ thuế và khai thuế
• Tìm kiếm hợp đồng quản lý mới: Invental Partners — Tạo khách hàng tiềm năng B2B, nghiên cứu khách hàng tiềm năng và các chiến dịch tiếp cận khách hàng chủ động
• Trang web công ty và xây dựng thương hiệu: Feely Studio — Thiết kế, phát triển và nhận diện hình ảnh trang web
• Tích hợp ứng dụng bên ngoài: Albato — Kết nối các ứng dụng được hỗ trợ và tự động hóa quy trình làm việc
• Phát triển phần mềm tùy chỉnh: Devstark — Phần mềm tùy chỉnh và các giải pháp kỹ thuật chuyên dụng

Những công cụ này phục vụ các mục đích khác nhau. Unitify cung cấp nền tảng hoạt động để quản lý các tòa nhà dân cư. Năm phần còn lại giải quyết các nhu cầu kinh doanh cụ thể và không nhất thiết phải được mọi công ty yêu cầu.

1. Unitify: Một nền tảng để quản lý chung cư hàng ngày

Unitify là một nền tảng tất cả trong một để quản lý các tòa nhà dân cư, chung cư và hiệp hội chủ nhà.

Trong một công ty quản lý nhỏ, một người có thể chịu trách nhiệm liên lạc với cư dân, điều phối việc sửa chữa, theo dõi hóa đơn và lập báo cáo. Khi các tác vụ này được trải rộng trên các bảng tính, ứng dụng nhắn tin và cơ sở dữ liệu riêng biệt, ngay cả công việc thường ngày cũng trở nên phức tạp không cần thiết.

Unitify kết nối các quy trình này trong một môi trường hoạt động. Nền tảng này bao gồm một ứng dụng thường trú, một bảng thông tin quản lý và một ứng dụng dành riêng cho các nhóm bảo trì.

Làm thế nào một nhóm nhỏ có thể quản lý các yêu cầu và bảo trì của cư dân?

Cư dân gửi yêu cầu thông qua ứng dụng Unitify hoặc các kênh liên lạc được hỗ trợ. Mỗi yêu cầu sẽ trở thành một phiếu có thể được phân loại, chỉ định và theo dõi.

Người quản lý xem các vấn đề còn tồn tại trong một bảng thông tin, trong khi kỹ thuật viên nhận nhiệm vụ thông qua ứng dụng của riêng họ. Hồ sơ thiết bị và lịch sử bảo trì giúp các nhóm hiểu được các vấn đề tái diễn và lên kế hoạch cho công việc tiếp theo.

Các công cụ AI của Unitify hỗ trợ phân loại yêu cầu, ưu tiên và liên lạc thường xuyên, giảm lượng công việc thủ công liên quan đến việc xử lý các yêu cầu đến.

Đối với một nhóm nhỏ quản lý nhiều tòa nhà, điều này có nghĩa là sẽ có ít tin nhắn cần chuyển tiếp hơn, ít bảng tính cần duy trì hơn và có được bức tranh rõ ràng hơn về những gì cần chú ý.

Lập hóa đơn và thanh toán có thể hoạt động trong cùng một hệ thống không?

Các công cụ thanh toán của Unitify giúp các công ty quản lý tính toán phí, tạo hóa đơn và giao cho cư dân.

Cư dân có thể xem hóa đơn của mình trong ứng dụng và thực hiện thanh toán ở những nơi có tích hợp thanh toán được hỗ trợ. Đội ngũ quản lý có thể theo dõi thông tin thanh toán cùng với các hoạt động khác của tòa nhà.

Điều này giúp các tương tác tài chính với cư dân được kết nối với hồ sơ hoạt động của tòa nhà.

Cư dân có thể làm gì khác trong một ứng dụng?

Ứng dụng cư dân Unitify cung cấp quyền truy cập vào các dịch vụ tòa nhà hàng ngày, bao gồm:

• Xây dựng thông báo và thông báo
• Yêu cầu bảo trì và cập nhật trạng thái
• Hóa đơn, thanh toán và chỉ số đồng hồ
• Thẻ khách và xe
• Đặt chỗ không gian chung
• Bỏ phiếu và khảo sát người dân
• Hỗ trợ hệ thống liên lạc nội bộ và kiểm soát truy cập

Cư dân có thể báo cáo sự cố, đặt cơ sở dùng chung hoặc nhận thông báo quan trọng mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.

Đội ngũ quản lý có thể cấu hình các dịch vụ theo nhu cầu của từng tòa nhà.

Unitify có thể kết nối với các hệ thống hiện có không?

Đúng. Unitify cung cấp API mở và hỗ trợ tích hợp với phần mềm kinh doanh bên ngoài, nhà cung cấp thanh toán và thiết bị tòa nhà.

Tùy thuộc vào dự án, công ty quản lý có thể cần kết nối hệ thống ERP hoặc kế toán hiện có, giải pháp kiểm soát truy cập, đồng hồ thông minh hoặc ứng dụng chuyên dụng khác.

Unitify hỗ trợ tích hợp thông qua các giao diện có sẵn, trong khi các kết nối cụ thể phụ thuộc vào khả năng tương thích kỹ thuật và yêu cầu triển khai. Thông tin kế toán cũng có thể được trao đổi thông qua các định dạng tệp được hỗ trợ.

Mục tiêu là duy trì một không gian làm việc hoạt động trung tâm đồng thời cho phép công ty duy trì các hệ thống bên ngoài chuyên dụng khi cần thiết.

Tốt nhất cho: Các công ty nhỏ và đang phát triển quản lý các tòa nhà dân cư, căn hộ và HOA muốn tập trung hóa hoạt động và giảm bớt công việc hành chính.

Những điều cần cân nhắc: Các phương thức thanh toán sẵn có và việc tích hợp thiết bị xây dựng tùy thuộc vào thị trường địa phương và cấu hình kỹ thuật.

Giá cả: Unitify cung cấp gói miễn phí và gói trả phí dựa trên số lượng căn hộ. Xem giá hiện tại.

2. Jupid: AI ghi sổ và thuế cho doanh nghiệp quản lý

Jupid xử lý một phần khác trong việc điều hành một công ty quản lý chung cư: tài chính và thuế của chính doanh nghiệp đó.

Một công ty quản lý các tòa nhà dân cư cũng có những chi phí riêng, bao gồm đăng ký phần mềm, thiết bị văn phòng, tiếp thị, dịch vụ chuyên nghiệp và thanh toán cho nhà thầu.

Jupid là một nền tảng kế toán hỗ trợ AI được thiết kế dành cho những người làm việc tự do ở Hoa Kỳ, chủ doanh nghiệp độc lập và LLC.

Nó kết nối với tài khoản ngân hàng, tự động phân loại các giao dịch, xác định các khoản khấu trừ thuế tiềm năng và chuẩn bị báo cáo tài chính. Các tính năng của nó bao gồm ước tính thuế hàng quý, chuẩn bị Biểu C cho người nộp thuế đủ điều kiện, dịch vụ khai thuế liên bang và tiểu bang cũng như đánh giá CPA.

Chủ doanh nghiệp cũng có thể tương tác với Jupid thông qua WhatsApp và iMessage.

Ví dụ: người quản lý chung cư độc lập điều hành một LLC có thể sử dụng Unitify để quản lý các tòa nhà và dịch vụ dành cho cư dân trong khi dựa vào Jupid để sắp xếp chi phí của chính công ty và chuẩn bị thông tin thuế.

Tốt nhất cho: Các nhà quản lý chung cư độc lập, chủ sở hữu duy nhất và chủ sở hữu LLC của Hoa Kỳ đang tìm cách tự động hóa việc ghi sổ và khai thuế doanh nghiệp.

Những điều cần cân nhắc: Jupid không phải là giải pháp thay thế cho kế toán HOA chuyên biệt, kế toán ủy thác của khách hàng hoặc thanh toán cấp tài sản. Phụ lục C không áp dụng cho mọi phân loại thuế LLC.

Giá cả: Jupid Solo có giá $50 mỗi tháng hoặc $390 mỗi năm. Gói Nhóm có giá 200 USD hàng tháng hoặc 1.560 USD hàng năm. Xem Giá Jupid.

3. Invental Partners: Tìm tòa nhà mới để quản lý

Giành được hợp đồng quản lý chung cư mới đòi hỏi một loạt kỹ năng khác với việc vận hành các tòa nhà hiện có.

Một công ty có thể cung cấp dịch vụ bảo trì và cư trú xuất sắc nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc tiếp cận các nhà phát triển, chủ sở hữu bất động sản hoặc hội đồng HOA đang tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ quản lý mới.

Invental Partners chuyên tạo khách hàng tiềm năng B2B, nghiên cứu khách hàng tiềm năng và các chiến dịch tiếp cận khách hàng chủ động.

Các dịch vụ của nó bao gồm xác định khách hàng tiềm năng, nghiên cứu những người ra quyết định, xây dựng danh sách liên hệ được nhắm mục tiêu và tiến hành tiếp cận cá nhân hóa thông qua email và LinkedIn.

Đối với một công ty quản lý chung cư, ứng dụng tiềm năng sẽ là phát triển một chiến dịch nhằm vào các chủ đầu tư khu dân cư, chủ sở hữu tài sản hoặc các tổ chức đang xem xét thay đổi nhà cung cấp dịch vụ quản lý.

Invental Partners là một chuyên gia tiếp cận B2B nói chung chứ không phải là một nền tảng tạo khách hàng tiềm năng quản lý chung cư chuyên dụng. Do đó, các chiến dịch cần phải được điều chỉnh phù hợp với thị trường và đối tượng mục tiêu của công ty.

Unitify có thể hỗ trợ giai đoạn tiếp theo của quy trình bán hàng bằng cách cung cấp cho công ty quản lý một mô hình hoạt động kỹ thuật số rõ ràng để trình diễn cho khách hàng tiềm năng.

Thay vì mô tả cách thức hoạt động của các yêu cầu bảo trì hoặc liên lạc thường trú, công ty có thể hiển thị nền tảng mà họ dự định sử dụng.

Tốt nhất cho: Các doanh nghiệp quản lý chung cư đang tìm cách mở rộng danh mục đầu tư của mình và phát triển hoạt động tiếp cận B2B có hệ thống.

4. Feely Studio: Một trang web chuyên nghiệp và hiện diện kỹ thuật số

Trang web của công ty quản lý chung cư thường là nơi đầu tiên khách hàng tiềm năng gặp phải doanh nghiệp.

Các nhà phát triển, chủ sở hữu bất động sản và hội đồng HOA muốn hiểu kinh nghiệm, dịch vụ và cách tiếp cận của công ty trước khi sắp xếp một cuộc họp.

Feely Studio cung cấp các dịch vụ nhận diện thương hiệu, thiết kế và phát triển trang web, bao gồm cả các dự án được xây dựng bằng Framer và Webflow.

Một công ty quản lý có thể làm việc với một studio để tạo một trang web giải thích các dịch vụ của mình, giới thiệu các dự án đã hoàn thành, giới thiệu đội ngũ của mình và giúp khách hàng tiềm năng dễ dàng liên hệ.

Trang web công cộng của công ty phục vụ mục đích khác với nền tảng quản lý chung cư.

Trang web giúp công ty thu hút khách hàng và truyền đạt giá trị của nó. Unitify hỗ trợ hoạt động hàng ngày của các tòa nhà sau khi chúng được quản lý.

Đây là các chức năng bổ sung và không cần phải duy trì cùng một thông tin trong nhiều cơ sở dữ liệu hoạt động.

Tốt nhất cho: Các công ty quản lý đang thiết lập sự hiện diện trên thị trường, cập nhật trang web lỗi thời hoặc chuẩn bị tiếp cận các khách hàng lớn hơn.

5. Albato: Kết nối thêm các ứng dụng kinh doanh

Duy trì hoạt động vận hành tòa nhà trên một nền tảng không có nghĩa là công ty phải từ bỏ mọi hệ thống mà họ đã sử dụng.

Một doanh nghiệp quản lý chung cư được thành lập có thể có các ứng dụng bên ngoài để bán hàng, kế toán, tiếp thị hoặc các quy trình chuyên biệt khác.

Albato là một nền tảng tích hợp và tự động hóa giúp kết nối các ứng dụng đám mây được hỗ trợ thông qua các trình kết nối dựng sẵn và quy trình làm việc có thể định cấu hình. Nó cũng cung cấp khả năng tích hợp dựa trên API.

Ví dụ: một công ty quản lý có thể muốn thông tin từ biểu mẫu yêu cầu trang web tự động tiếp cận CRM bán hàng bên ngoài hoặc các sự kiện kinh doanh nhất định để kích hoạt thông báo trong một ứng dụng khác.

Unitify đã cung cấp API mở và hỗ trợ các dự án tích hợp. Albato có thể được xem xét khi cần thêm quy trình làm việc của ứng dụng bên ngoài.

Tính khả thi của một kết nối cụ thể phụ thuộc vào API và hoạt động được mỗi hệ thống hỗ trợ. Không nên giả định sự tích hợp gốc được tạo sẵn giữa Albato và Unitify.

Trước khi thêm một công cụ tự động hóa khác, công ty nên kiểm tra xem liệu quy trình bắt buộc đã có thể được xử lý trong Unitify hay chưa.

Tốt nhất cho: Các doanh nghiệp sử dụng ứng dụng đám mây bên ngoài và cần tự động hóa bổ sung giữa các hệ thống được hỗ trợ.

6. Devstark: Phần mềm tùy chỉnh cho các yêu cầu chuyên biệt

Hầu hết các nhiệm vụ quản lý chung cư hàng ngày không yêu cầu phát triển phần mềm tùy chỉnh.

Tuy nhiên, một số công ty quản lý các tòa nhà có cơ sở hạ tầng kỹ thuật, hệ thống cũ hoặc các yêu cầu kinh doanh chuyên biệt.

Devstark phát triển phần mềm tùy chỉnh và các giải pháp kinh doanh dựa trên AI.

Đối tác phát triển có thể hữu ích khi công ty quản lý chung cư cần một giao diện chuyên biệt, kết nối với phần mềm độc quyền hoặc chức năng không thể triển khai được thông qua cấu hình tiêu chuẩn.

Ví dụ: một chủ đầu tư khu dân cư có thể đã vận hành hệ thống ERP độc quyền và cần một giải pháp kỹ thuật để trao đổi thông tin đã chọn với nền tảng quản lý chung cư của họ.

API và khả năng tích hợp của Unitify cung cấp điểm khởi đầu để đánh giá các yêu cầu đó. Đối tác phát triển có thể đánh giá xem liệu phần mềm bổ sung có cần thiết hay không và cách thực hiện kết nối.

Mục tiêu không phải là tạo ra một nền tảng quản lý chung cư khác từ đầu. Đó là để giải quyết các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt trong khi vẫn duy trì tập trung các hoạt động vận hành tòa nhà cốt lõi.

Tốt nhất cho: Các công ty quản lý và nhà phát triển có yêu cầu CNTT chuyên biệt mà cấu hình phần mềm hiện có không thể đáp ứng được.

Làm thế nào một công ty quản lý chung cư nhỏ có thể điều hành nhiều tòa nhà với ít công cụ hơn?

Hãy xem xét một công ty quản lý năm tòa nhà dân cư với một nhóm văn phòng nhỏ và một số nhà thầu bảo trì.

Trong suốt cả ngày, cư dân báo cáo các vấn đề, nhận hóa đơn, gửi chỉ số đồng hồ, yêu cầu khách ra vào và đặt các tiện ích chung. Kỹ thuật viên hoàn thành việc sửa chữa, trong khi người quản lý giám sát công việc còn tồn đọng và chuẩn bị báo cáo.

Nếu không có hệ thống tập trung, các hoạt động này có thể liên quan đến các bảng tính, ứng dụng nhắn tin, phần mềm thanh toán và hồ sơ giấy riêng biệt.

Với Unitify, quy trình công việc liên quan đến tòa nhà có thể hoạt động trong một nền tảng. Cư dân tương tác thông qua ứng dụng của họ, kỹ thuật viên nhận nhiệm vụ và người quản lý giám sát hoạt động từ bảng điều khiển trung tâm.

Các hoạt động kinh doanh khác của công ty quản lý có thể vẫn tách biệt.

Jupid có thể giúp chủ sở hữu tổ chức sổ sách kế toán kinh doanh và hồ sơ thuế đủ điều kiện của Hoa Kỳ. Invental Partners có thể hỗ trợ tìm kiếm khách hàng mới, trong khi Feely Studio có thể giúp giới thiệu trực tuyến các dịch vụ của công ty.

Nếu một hệ thống bên ngoài cần trao đổi thông tin với nền tảng vận hành, có thể đánh giá khả năng tích hợp của Unitify. Các công cụ bổ sung hoặc phát triển tùy chỉnh có thể được xem xét khi cần thiết.

Điều này tạo ra ba lĩnh vực trách nhiệm rõ ràng:

1. Điều hành các tòa nhà: Unitify quản lý các hoạt động hàng ngày của khu dân cư, cư dân, bảo trì, thanh toán và dịch vụ.
2. Điều hành và phát triển doanh nghiệp: Các nhà cung cấp chuyên môn hỗ trợ kế toán, tiếp thị và phát triển kinh doanh.
3. Kết nối các hệ thống hiện có: Các yêu cầu tích hợp được hỗ trợ và phát triển tùy chỉnh xử lý bên ngoài nền tảng cốt lõi.

Kết quả là một môi trường phần mềm đơn giản hơn với trách nhiệm rõ ràng và ít trùng lặp hơn.

Một nền tảng cho các tòa nhà, các công cụ chuyên dụng để phát triển kinh doanh

Các công ty quản lý chung cư nhỏ cần nhiều khả năng tương tự như các tổ chức lớn hơn. Họ không nhất thiết cần cùng số lượng nhân viên, phòng ban hoặc hệ thống phần mềm.

Cách tiếp cận thực tế nhất là duy trì các hoạt động vận hành tòa nhà hàng ngày cùng nhau và sử dụng các dịch vụ bổ sung cho các nhiệm vụ thực sự đòi hỏi chuyên môn khác nhau.

Unitify kết nối cư dân, nhà quản lý, kỹ thuật viên, dịch vụ tòa nhà và cơ sở hạ tầng trong một nền tảng. Các công cụ chuyên dụng có thể hỗ trợ kế toán, thu hút khách hàng, tiếp thị và các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt.

Giữ hoạt động vận hành tòa nhà ở một nơi. Kết nối hệ thống bên ngoài khi cần thiết. Dành ít thời gian hơn cho việc quản lý phần mềm và có nhiều thời gian hơn để quản lý chung cư.

Khám phá Unitify