6 أدوات لشركات إدارة العقارات الصغيرة

منصة واحدة لإدارة الممتلكات اليومية، وخمس أدوات متخصصة لمساعدة أعمالك على النمو.

إن إدارة شركة صغيرة لإدارة الممتلكات يعني التعامل مع مسؤوليات مؤسسة أكبر بكثير مع فريق أصغر. يحتاج السكان إلى إجابات، وطلبات الصيانة بحاجة إلى الاهتمام، ويجب تسليم الفواتير، ويحتاج المقاولون إلى التنسيق، ويجب ضم المباني الجديدة إلى المحفظة.

يمكن للتكنولوجيا المناسبة أن تجعل هذا الأمر قابلاً للإدارة دون تعيين موظف منفصل لكل مهمة.

تعمل Unitify على جمع عمليات المباني السكنية معًا في نظام أساسي واحد، بدءًا من التواصل مع المقيمين والصيانة ووصولاً إلى الفوترة والمدفوعات والمرافق المشتركة. تساعد خمس أدوات تكميلية في المهام خارج نطاق إدارة الممتلكات اليومية: Jupid لمسك الدفاتر والضرائب التجارية في الولايات المتحدة، Invental Partners لتوليد العملاء المحتملين، Feely Studio لتصميم مواقع الويب، Albato لعمليات التكامل الخارجية، و Devstark لتطوير البرامج المخصصة.

الفكرة بسيطة: استمر في بناء العمليات في مكان واحد وأضف الخدمات المتخصصة فقط عندما تحقق قيمة.

الوجبات الرئيسية

• توفر Unitify مساحة عمل واحدة لاتصالات المقيمين والصيانة وإعداد الفواتير والمدفوعات والوصول إلى المبنى والمرافق المشتركة.
• يمكن لفرق إدارة الممتلكات الصغيرة تنسيق مباني متعددة دون الحفاظ على أنظمة منفصلة لكل مهمة تشغيلية.
• يساعد Jupid أصحاب الأعمال والشركات ذات المسؤولية المحدودة المؤهلين في الولايات المتحدة على إدارة مسك الدفاتر والنفقات والضرائب.
• يساعد Invental Partners وFeely Studio شركات الإدارة على جذب العملاء المحتملين وتقديم خدماتهم بشكل احترافي.
• يمكن لـ Albato وDevstark دعم متطلبات التكامل والتطوير الإضافية عندما لا تكون إمكانات النظام الأساسي الحالية كافية.

ما هي الأدوات التي تحتاجها شركة إدارة الممتلكات الصغيرة بالفعل؟

• إدارة المباني والمقيمين: Unitify — تطبيق المقيمين والصيانة والفوترة والمدفوعات والوصول إلى المبنى ووسائل الراحة
• مسك الدفاتر التجارية والضرائب: Jupid — تصنيف النفقات بالذكاء الاصطناعي، والخصومات الضريبية، وإعداد الضرائب
• البحث عن عقود إدارة جديدة: Invental Partners — إنشاء عملاء محتملين في مجال B2B، والبحث عن العملاء المحتملين، والحملات الصادرة
• الموقع الإلكتروني للشركة والعلامة التجارية: Feely Studio — تصميم مواقع الويب وتطويرها والهوية المرئية
• عمليات تكامل التطبيقات الخارجية: Albato — توصيل التطبيقات المدعومة وأتمتة سير العمل
• تطوير البرامج المخصصة: Devstark — برامج مخصصة وحلول تقنية متخصصة

تخدم هذه الأدوات أغراضًا مختلفة. توفر Unitify الأساس التشغيلي لإدارة المباني السكنية. أما الخمسة الأخرى فتتناول احتياجات عمل محددة وليست بالضرورة مطلوبة من قبل كل شركة.

1. Unitify: منصة واحدة لإدارة الممتلكات اليومية

Unitify عبارة عن منصة شاملة لإدارة المباني السكنية والوحدات السكنية واتحادات أصحاب المنازل.

في شركة الإدارة الصغيرة، قد يكون شخص واحد مسؤولاً عن التواصل مع السكان وتنسيق الإصلاحات ومراقبة الفواتير وإعداد التقارير. عندما تنتشر هذه المهام عبر جداول البيانات وتطبيقات المراسلة وقواعد البيانات المنفصلة، ​​يصبح العمل الروتيني معقدًا بشكل غير ضروري.

تعمل Unitify على ربط هذه العمليات في بيئة تشغيلية واحدة. تتضمن المنصة تطبيقًا مقيمًا ولوحة تحكم إدارية وتطبيقًا مخصصًا لفرق الصيانة.

كيف يمكن لفريق صغير إدارة طلبات المقيمين والصيانة؟

يقدم المقيمون الطلبات من خلال تطبيق Unitify أو قنوات الاتصال المدعومة. يصبح كل طلب بمثابة تذكرة يمكن تصنيفها وتعيينها وتتبعها.

يرى المديرون المشكلات المعلقة في لوحة تحكم واحدة، بينما يتلقى الفنيون المهام من خلال التطبيق الخاص بهم. تساعد سجلات المعدات وتاريخ الصيانة الفرق على فهم المشكلات المتكررة والتخطيط لمزيد من العمل.

تساعد أدوات الذكاء الاصطناعي الخاصة بـ Unitify في تصنيف الطلبات وتحديد الأولويات والتواصل الروتيني، مما يقلل من حجم العمل اليدوي المتضمن في معالجة الطلبات الواردة.

بالنسبة لفريق صغير يدير العديد من المباني، يعني هذا عددًا أقل من الرسائل التي يجب إعادة توجيهها، وعددًا أقل من جداول البيانات التي يجب صيانتها، وصورة أكثر وضوحًا لما يحتاج إلى الاهتمام.

هل يمكن عمل الفواتير والمدفوعات في نفس النظام؟

تساعد أدوات الفوترة الخاصة بـ Unitify شركات الإدارة في حساب الرسوم وإنشاء الفواتير وتسليمها للمقيمين.

يمكن للمقيمين عرض فواتيرهم في التطبيق وإجراء الدفعات حيث تتوفر عمليات تكامل الدفع المدعومة. يمكن لفرق الإدارة تتبع معلومات الفواتير إلى جانب عمليات البناء الأخرى.

يؤدي هذا إلى إبقاء التفاعلات المالية مع السكان مرتبطة بالسجلات التشغيلية للمبنى.

ما الذي يمكن للمقيمين فعله أيضًا في تطبيق واحد؟

يوفر تطبيق Unitify المقيم إمكانية الوصول إلى خدمات البناء اليومية، بما في ذلك:

• إعلانات البناء والإخطارات
• طلبات الصيانة وتحديثات الحالة
• الفواتير والمدفوعات وقراءات العدادات
• تذاكر الضيف والمركبة
• حجوزات المساحة المشتركة
• التصويت المقيمين والمسوحات
• دعم أنظمة الاتصال الداخلي والتحكم في الوصول

يمكن للمقيم الإبلاغ عن مشكلة أو حجز منشأة مشتركة أو تلقي إعلان مهم دون التبديل بين التطبيقات المختلفة.

يمكن لفرق الإدارة تكوين الخدمات وفقًا لاحتياجات كل مبنى.

هل يمكن لـ Unitify الاتصال بالأنظمة الموجودة؟

نعم. توفر Unitify واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة وتدعم عمليات التكامل مع برامج الأعمال الخارجية ومقدمي خدمات الدفع ومعدات البناء.

اعتمادًا على المشروع، قد تحتاج شركة الإدارة إلى توصيل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو نظام المحاسبة الحالي، أو حل التحكم في الوصول، أو العدادات الذكية أو أي تطبيق متخصص آخر.

تدعم Unitify عمليات التكامل من خلال الواجهات المتاحة، بينما تعتمد الاتصالات المحددة على التوافق الفني ومتطلبات التنفيذ. يمكن أيضًا تبادل المعلومات المحاسبية من خلال تنسيقات الملفات المدعومة.

الهدف هو الحفاظ على مساحة عمل تشغيلية مركزية واحدة مع السماح للشركة بالاحتفاظ بأنظمة خارجية متخصصة عند الضرورة.

الأفضل لـ: الشركات الصغيرة والمتنامية التي تدير المباني السكنية والشقق السكنية والمجمعات السكنية التي ترغب في تحقيق مركزية العمليات وتقليل العمل الإداري.

ما يجب مراعاته: تعتمد طرق الدفع المتاحة وعمليات تكامل معدات البناء على السوق المحلي والتكوين الفني.

السعر: تقدم Unitify خطة مجانية وخطط مدفوعة بناءً على عدد الشقق. راجع السعر الحالي.

2. Jupid: مسك الدفاتر والضرائب باستخدام الذكاء الاصطناعي لأعمال الإدارة

يتولى Jupid جزءًا مختلفًا من إدارة شركة لإدارة العقارات: الشؤون المالية والضرائب الخاصة بالنشاط التجاري نفسه.

كما أن الشركة التي تدير المباني السكنية لها أيضًا نفقاتها الخاصة، بما في ذلك اشتراكات البرامج والمعدات المكتبية والتسويق والخدمات المهنية ومدفوعات المقاولين.

Jupid عبارة عن منصة محاسبة مدعومة بالذكاء الاصطناعي مصممة للعاملين لحسابهم الخاص وأصحاب الأعمال المستقلين والشركات ذات المسؤولية المحدودة في الولايات المتحدة.

فهو يتصل بالحسابات المصرفية، ويصنف المعاملات تلقائيًا، ويحدد التخفيضات الضريبية المحتملة، ويعد التقارير المالية. وتشمل ميزاته تقديرات ضريبية ربع سنوية، وإعداد الجدول C لدافعي الضرائب المؤهلين، وخدمات تقديم الضرائب الفيدرالية والولائية ومراجعة اتفاق السلام الشامل.

يمكن لأصحاب الأعمال أيضًا التفاعل مع Jupid من خلال WhatsApp وiMessage.

على سبيل المثال، يمكن لمدير عقارات مستقل يدير شركة ذات مسؤولية محدودة استخدام Unitify لإدارة المباني وخدمات المقيمين مع الاعتماد على Jupid لتنظيم نفقات الشركة الخاصة وإعداد المعلومات الضريبية.

الأفضل لـ: مديري العقارات المستقلين والمالكين الفرديين وأصحاب الشركات ذات المسؤولية المحدودة في الولايات المتحدة الذين يتطلعون إلى أتمتة مسك الدفاتر التجارية وإعداد الضرائب.

ما يجب مراعاته: Jupid ليس بديلاً لمحاسبة HOA المتخصصة أو محاسبة ثقة العميل أو الفواتير على مستوى الممتلكات. لا ينطبق الجدول C على كل تصنيف ضريبي لشركة ذات مسؤولية محدودة.

السعر: تبلغ تكلفة Jupid Solo 50 دولارًا شهريًا أو 390 دولارًا سنويًا. تبلغ تكلفة خطة الفريق 200 دولارًا شهريًا أو 1560 دولارًا سنويًا. راجع تسعير Jupid.

3. Invental Partners: العثور على مباني جديدة لإدارتها

يتطلب الفوز بعقود إدارة الممتلكات الجديدة مجموعة مختلفة من المهارات عن تشغيل المباني القائمة.

قد تقدم الشركة خدمات صيانة وخدمات مقيمة ممتازة ولكنها لا تزال تواجه صعوبة في الوصول إلى المطورين أو مالكي العقارات أو مجالس إدارة HOA الذين يبحثون عن مزود إدارة جديد.

Invental Partners متخصص في جذب العملاء المحتملين في مجال B2B، والبحث عن العملاء المحتملين، والحملات الخارجية.

وتشمل خدماتها تحديد العملاء المحتملين، والبحث عن صناع القرار، وإنشاء قوائم اتصال مستهدفة وإجراء تواصل شخصي عبر البريد الإلكتروني وLinkedIn.

بالنسبة لشركة إدارة العقارات، سيكون التطبيق المحتمل هو تطوير حملة تستهدف المطورين السكنيين أو مالكي العقارات أو المؤسسات التي تفكر في تغيير مزود الإدارة.

يعد Invental Partners متخصصًا عامًا في التوعية بين الشركات وليس منصة مخصصة لإدارة الممتلكات. ولذلك يجب أن تتكيف الحملات مع سوق الشركة والجمهور المستهدف.

يمكن أن تدعم Unitify المرحلة التالية من عملية المبيعات من خلال منح شركة الإدارة نموذج تشغيل رقمي واضح لعرضه على العملاء المحتملين.

بدلاً من وصف كيفية عمل طلبات الصيانة أو اتصالات المقيمين، يمكن للشركة إظهار النظام الأساسي الذي تنوي استخدامه.

الأفضل لـ: شركات إدارة العقارات التي تتطلع إلى توسيع محفظتها وتطوير التواصل المنهجي بين الشركات.

4. Feely Studio: موقع إلكتروني احترافي وحضور رقمي

غالبًا ما يكون الموقع الإلكتروني لشركة إدارة الممتلكات هو أول مكان يتعرف فيه العميل المحتمل على الشركة.

يرغب المطورون وأصحاب العقارات ومجالس إدارة HOA في فهم خبرة الشركة وخدماتها ونهجها قبل الترتيب للاجتماع.

يوفر Feely Studio هوية العلامة التجارية وخدمات تصميم وتطوير مواقع الويب، بما في ذلك المشاريع التي تم إنشاؤها باستخدام Framer وWebflow.

يمكن لشركة الإدارة العمل مع الاستوديو لإنشاء موقع ويب يشرح خدماتها، ويقدم المشاريع المكتملة، ويقدم فريقها، ويسهل على العملاء المحتملين التواصل معهم.

يخدم الموقع الإلكتروني العام للشركة غرضًا مختلفًا عن منصة إدارة الممتلكات.

يساعد الموقع الإلكتروني الشركة على جذب العملاء وإيصال قيمتها. تدعم Unitify التشغيل اليومي للمباني بمجرد أن تصبح تحت الإدارة.

وهذه وظائف تكميلية، ولا يلزم الاحتفاظ بنفس المعلومات في قواعد بيانات تشغيلية متعددة.

الأفضل لـ: شركات الإدارة التي تعمل على ترسيخ تواجدها في السوق، أو تحديث موقع ويب قديم، أو الاستعداد للتعامل مع عملاء أكبر.

5. Albato: ربط تطبيقات الأعمال الإضافية

إن الحفاظ على عمليات البناء في منصة واحدة لا يعني أنه يجب على الشركة التخلي عن كل نظام تستخدمه بالفعل.

قد يكون لدى شركة إدارة الممتلكات القائمة تطبيقات خارجية للمبيعات أو المحاسبة أو التسويق أو غيرها من العمليات المتخصصة.

Albato عبارة عن نظام أساسي للتكامل والأتمتة يربط تطبيقات السحابة المدعومة من خلال الموصلات المعدة مسبقًا وسير العمل القابل للتكوين. كما أنه يوفر إمكانات التكامل المستندة إلى واجهة برمجة التطبيقات (API).

على سبيل المثال، قد ترغب شركة إدارة في وصول معلومات من نموذج استعلام موقع ويب إلى إدارة علاقات العملاء (CRM) للمبيعات الخارجية تلقائيًا، أو قد ترغب بعض أحداث الأعمال في تشغيل إشعارات في تطبيق آخر.

توفر Unitify بالفعل واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة وتدعم مشاريع التكامل. يمكن أخذ Albato في الاعتبار عند الحاجة إلى سير عمل إضافي للتطبيقات الخارجية.

تعتمد جدوى اتصال معين على واجهات برمجة التطبيقات والعمليات التي يدعمها كل نظام. لا ينبغي افتراض وجود تكامل أصلي جاهز بين Albato وUnitify.

قبل إضافة أداة أتمتة أخرى، يجب على الشركة التحقق مما إذا كان من الممكن بالفعل التعامل مع العملية المطلوبة داخل Unitify.

الأفضل لـ: الشركات التي تستخدم تطبيقات سحابية خارجية وتحتاج إلى أتمتة إضافية بين الأنظمة المدعومة.

6. Devstark: برنامج مخصص للمتطلبات المتخصصة

لا ينبغي أن تتطلب معظم مهام إدارة الممتلكات اليومية تطوير برامج مخصصة.

ومع ذلك، تقوم بعض الشركات بإدارة المباني ذات البنية التحتية التقنية غير العادية أو الأنظمة القديمة أو متطلبات العمل المتخصصة.

تقوم Devstark بتطوير برامج مخصصة وحلول أعمال قائمة على الذكاء الاصطناعي.

قد يكون شريك التطوير مفيدًا عندما تحتاج شركة إدارة الممتلكات إلى واجهة متخصصة، أو اتصال ببرامج خاصة أو وظائف لا يمكن تنفيذها من خلال التكوين القياسي.

على سبيل المثال، قد يقوم مطور سكني بالفعل بتشغيل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) خاص به ويحتاج إلى حل تقني لتبادل المعلومات المحددة مع منصة إدارة الممتلكات الخاصة به.

توفر واجهة برمجة التطبيقات (API) وقدرات التكامل الخاصة بـ Unitify نقطة بداية لتقييم هذه المتطلبات. يمكن لشريك التطوير تقييم ما إذا كانت البرامج الإضافية ضرورية وكيف يمكن تنفيذ الاتصال.

الهدف ليس إنشاء منصة أخرى لإدارة الممتلكات من الصفر. إنه لمعالجة المتطلبات الفنية الاستثنائية مع الحفاظ على مركزية عمليات البناء الأساسية.

الأفضل لـ: شركات الإدارة والمطورين ذوي متطلبات تكنولوجيا المعلومات المتخصصة التي لا يمكن تلبيتها من خلال تكوين البرامج الحالية.

كيف يمكن لشركة صغيرة لإدارة الممتلكات إدارة العديد من المباني باستخدام عدد أقل من الأدوات؟

لنأخذ على سبيل المثال شركة تدير خمسة مباني سكنية مع فريق مكتب صغير والعديد من مقاولي الصيانة.

على مدار اليوم، يقوم السكان بالإبلاغ عن المشكلات، واستلام الفواتير، وتقديم قراءات العدادات، وطلب وصول الضيوف وحجز المرافق المشتركة. يقوم الفنيون بإكمال الإصلاحات، بينما يقوم المديرون بمراقبة العمل المتميز وإعداد التقارير.

وبدون نظام مركزي، قد تتضمن هذه الأنشطة جداول بيانات منفصلة وتطبيقات مراسلة وبرامج إعداد فواتير وسجلات ورقية.

باستخدام Unitify، يمكن أن تعمل مسارات العمل المتعلقة بالبناء ضمن نظام أساسي واحد. يتفاعل المقيمون من خلال تطبيقاتهم، ويتلقى الفنيون المهام، ويراقب المديرون العمليات من لوحة معلومات مركزية.

يمكن أن تظل الأنشطة التجارية الأخرى لشركة الإدارة منفصلة.

يمكن لـ Jupid مساعدة المالك في تنظيم مسك الدفاتر التجارية والإقرارات الضريبية المؤهلة في الولايات المتحدة. يمكن لـ Invental Partners دعم البحث عن عملاء جدد، بينما يمكن لـ Feely Studio المساعدة في تقديم خدمات الشركة عبر الإنترنت.

إذا احتاج نظام خارجي إلى تبادل المعلومات مع النظام الأساسي التشغيلي، فيمكن تقييم قدرات التكامل الخاصة بـ Unitify. يمكن النظر في أدوات إضافية أو تطوير مخصص عند الضرورة.

وهذا يخلق ثلاثة مجالات واضحة للمسؤولية:

1. المباني الجارية: تدير Unitify العمليات السكنية اليومية والمقيمين والصيانة والفواتير والخدمات.
2. إدارة الأعمال وتنميتها: يدعم مقدمو الخدمات المتخصصون المحاسبة والتسويق وتطوير الأعمال.
3. توصيل الأنظمة الحالية: عمليات التكامل المدعومة ومتطلبات التعامل مع التطوير المخصص خارج النظام الأساسي الأساسي.

والنتيجة هي بيئة برمجية أبسط مع مسؤوليات واضحة وتكرار أقل.

منصة واحدة للمباني، أدوات متخصصة لنمو الأعمال

تحتاج شركات إدارة الممتلكات الصغيرة إلى العديد من الإمكانات نفسها التي تحتاجها المؤسسات الأكبر حجمًا. ولا يحتاجون بالضرورة إلى نفس العدد من الموظفين أو الأقسام أو أنظمة البرمجيات.

النهج الأكثر عملية هو الحفاظ على عمليات البناء اليومية معًا واستخدام الخدمات التكميلية للمهام التي تتطلب حقًا خبرات مختلفة.

تعمل Unitify على ربط المقيمين والمديرين والفنيين وخدمات البناء والبنية التحتية في منصة واحدة. يمكن للأدوات المتخصصة أن تدعم المحاسبة واكتساب العملاء والتسويق والمتطلبات الفنية الاستثنائية.

حافظ على عمليات البناء في مكان واحد. ربط الأنظمة الخارجية عند الحاجة. اقضِ وقتًا أقل في إدارة البرامج ووقتًا أطول في إدارة الممتلكات.

استكشف Unitify