Финансы нескольких ТСЖ: от начислений жителям до отчётности группы

Как компании по управлению недвижимостью могут организовать начисления по каждому дому, бухгалтерский учет и финансовую отчетность по растущему портфелю объектов.

Управление финансами одного жилого дома — это уже сложная задача. Управление несколькими ТСЖ, ассоциациями кондоминиумов или жилыми комплексами вводит различные правила выставления счетов, графики платежей, банковские счета и требования к отчетности.

Задача состоит в том, чтобы обеспечить прозрачность финансов каждого объекта недвижимости и предоставить управляющей компании точную картину всего портфеля.

Два инструмента предназначены для разных частей этого процесса. Unitify Easybilly автоматизирует начисления по каждому дому, выставление счетов и оплату счетов жителями. Helmstead объединяет финансовую информацию из нескольких организаций, валют и систем учета в общую среду для просмотра, отчетности и планирования.

Они служат разным целям. Ни одна из них не должна рассматриваться как замена формального бухгалтерского учета и финансового контроля, необходимого для отдельных ассоциаций.

Ключевые выводы

• В каждом ТСЖ или жилом доме могут действовать разные правила расчета и взимания платежей.
• Unitify Easybilly генерирует счета на основе правил каждого здания и делает их доступными через приложение для жителей.
• Компании по управлению недвижимостью должны отличать выставление счетов на уровне здания от формального бухгалтерского учета и финансовой отчетности всей компании.
• Helmstead помогает финансовым командам работать с финансовой информацией по нескольким организациям и существующим системам бухгалтерского учета.
• Ни один из продуктов не требует от управляющей компании отказа от всего существующего финансового программного обеспечения.
• Процедуры обмена данными, разделения счетов и финансового анализа должны быть определены до внедрения дополнительной автоматизации.

Какое программное обеспечение необходимо управляющей компании с несколькими ТСЖ?

• Ежемесячная плата за проживание: Основное требование: рассчитывайте плату в соответствии с правилами каждого здания; Решение: Unitify Easybilly
• Счета и оплату счетов жителями: Основное требование: доставлять счета и предоставлять поддерживаемые варианты оплаты; Решение: Unitify
• Построение финансовых операций: Основное требование: Отслеживание начислений, платежей и начального баланса; Решение: Unitify
• Формальный бухгалтерский учет: Основное требование: Ведение бухгалтерского учета и необходимой финансовой отчетности; Решение: существующее бухгалтерское программное обеспечение.
• Финансовая отчетность между организациями: Основное требование: анализ информации от нескольких компаний и систем; Решение: Helmstead
• Финансовое планирование: Основное требование: сравнить сценарии и оценить будущие финансовые результаты; Решение: Helmstead

Эти функции могут быть связаны посредством соответствующих процессов обмена данными, но они не являются взаимозаменяемыми.

1. Почему усложняются финансы при ведении нескольких ТСЖ?

Рассмотрим управляющую компанию, отвечающую за восемь жилых домов.

В некоторых зданиях взимается плата за обслуживание за квадратный метр. Другие используют фиксированную ежемесячную сумму за квартиру. В некоторых зданиях взимается отдельная плата за парковку, удобства общего пользования или дополнительные услуги.

Каждая ассоциация может также иметь свой собственный бюджет, банковский счет и обязательства по отчетности.

Управляющая компания должна точно рассчитывать начисления, выставлять счета, контролировать платежи и отвечать на вопросы жильцов.

В то же время финансовому отделу может потребоваться подготовить финансовую информацию для руководства управляющей компании и отдельных ассоциаций.

Три разные финансовые обязанности

Начисления по дому. Расчет платы за отдельные квартиры и выдача счетов жильцам.

Бухгалтерия ТСЖ. Ведение требуемых по закону записей и отчетов для каждого ТСЖ или ассоциации кондоминиумов.

Отчетность управляющей компании. Понимание финансовых показателей, расходов и потребностей в денежных средствах компании, управляющей портфелем.

Эти обязанности могут включать в себя часть одной и той же информации, но их не следует объединять в один недифференцированный набор счетов.

В частности, средства, принадлежащие ТСЖ или владельцам недвижимости, возможно, должны оставаться юридически и функционально отделенными от собственных финансов управляющей компании.

2. Unitify Easybilly: правила выставления счетов для каждого здания на одной платформе

Unitify Easybilly — это модуль выставления счетов для компаний по управлению недвижимостью, ТСЖ и управляющих организаций, принадлежащих застройщикам.

Модуль автоматизирует регулярные начисления, формирует счета и показывает их жителям в приложении Unitify.

Для компании, управляющей несколькими зданиями, основным преимуществом является возможность настраивать различные правила выставления счетов без необходимости вести отдельный процесс на основе электронных таблиц для каждого объекта.

Чтобы подробнее узнать, как работает процесс выставления счетов, прочтите Выставление счетов за недвижимость без хаоса в электронных таблицах. В статье объясняется, как управляющие компании могут импортировать текущие остатки, настраивать начисления для каждого дома и генерировать ежемесячные счета без необходимости перестраивать электронные таблицы каждый месяц.

Как рассчитываются начисления по дому?

Easybilly поддерживает несколько методов:

• За квадратный метр
• За квартиру
• На одного жителя
• Фиксированная сумма

Каждое здание сохраняет свою собственную конфигурацию выставления счетов.

Например, в одном здании может взиматься ежемесячная плата за обслуживание в зависимости от площади квартиры, а в другом — фиксированная плата за квартиру.

И тем, и другим можно управлять в одной и той же среде Unitify, при этом к каждому зданию применяются соответствующие правила.

Как управляющей компании перенести существующие записи?

Easybilly поддерживает импорт информации о квартире, владельцах и входящих остатках из Excel или существующей системы.

Это уменьшает количество повторного ввода данных вручную при отказе от выставления счетов на основе электронных таблиц.

Затем команда управления может настроить правила выставления счетов и подготовить регулярные счета.

Как жильцы получают и оплачивают счета?

Счета доставляются через приложение для жителей, где жильцы могут просматривать свои расходы.

Жители также могут получать счета в формате PDF с QR-кодами.

Если доступна поддерживаемая интеграция платежей, платежи можно производить непосредственно через приложение.

Доступные платежные системы зависят от рынка. Опубликованные интеграции Unitify в настоящее время охватывают несколько стран, включая Грузию, Казахстан, Узбекистан, Армению и Азербайджан.

Поэтому доступность оплаты нужно проверять для страны, в которой находится каждый объект.

Чем это полезно для нескольких зданий?

Менеджер может работать с записями счетов нескольких объектов без необходимости вести отдельные рабочие процессы вручную для каждого здания.

Жители могут просматривать свои собственные начисления, а управляющие команды имеют доступ к соответствующей платежной информации.

Unitify также связывает выставление счетов с другими повседневными операциями, включая заявки жителей, связь и техническое обслуживание зданий.

Это особенно полезно для небольших управляющих компаний, где одни и те же сотрудники выполняют несколько административных функций.

Заменяет ли Easybilly программное обеспечение для бухгалтерского учета?

Нет.

Easybilly рассчитывает начисления, генерирует счета и отслеживает информацию, связанную с выставлением счетов. Это не замена полноценного бухгалтерского учёта.

Учетную информацию можно экспортировать через Excel или обмениваться с использованием поддерживаемых форматов файлов 1С.

Это рабочие процессы на основе файлов, а не готовая двусторонняя синхронизация учета в режиме реального времени.

Подходит для: ТСЖ и компаний по управлению недвижимостью, которые хотят автоматизировать выставление счетов жителям нескольких зданий, сохраняя при этом отдельные правила взимания платы для каждого объекта недвижимости.

Что учесть: Требования к бухгалтерскому учету, обязательной отчетности и интеграции платежей следует оценивать независимо.

Цены: Плата за каждый счет составляет 0,50 доллара США в планах Unitify Free и Base и включена в Pro в соответствии с опубликованными ценами на продукт.

Подробнее о Unitify Easybilly

3. Helmstead: Финансовая прозрачность между организациями и системами бухгалтерского учета

По мере расширения бизнеса по управлению недвижимостью финансовые сложности могут выходить за рамки отдельных счетов по отдельным домам.

Компания может управлять несколькими юридическими лицами, управлять бизнесом на разных рынках или работать с более чем одной системой бухгалтерского учета.

Helmstead предназначен для организаций, сталкивающихся с такой финансовой фрагментацией.

Его подход заключается в том, чтобы объединить финансовую информацию от нескольких организаций, банков, документов и систем бухгалтерского учета в общую среду, не требуя от бизнеса замены уже используемых систем.

Как Helmstead помогает финансовым командам?

Helmstead фокусируется на трех связанных задачах.

Понимание текущих финансов. Объединение информации из разных источников для поддержки финансового анализа и закрытия месяца.

Сокращение повторяющейся работы. Использование агентов искусственного интеллекта для помощи в выполнении рутинных задач, сохраняя при этом человеческий контроль и одобрение в процессе.

Планирование будущих результатов. Сравнение финансовых сценариев с использованием доступной исторической информации и предположений.

Например, группе управляющих компаний, работающей более чем в одной стране, может потребоваться проверка финансовой информации, подготовленной в разных системах бухгалтерского учета и валютах.

Helmstead предназначен для решения этой более широкой задачи отчётности по нескольким юридическим лицам.

Заменяет ли Helmstead систему бухгалтерского учёта?

Опубликованное позиционирование компании делает упор на работу вместе с существующими системами бухгалтерского учета, а не на их замену.

Финансовые команды могут просматривать информацию из нескольких источников, готовить сводки и оценивать финансовые сценарии.

Базовые системы бухгалтерского учета по-прежнему несут ответственность за собственные бухгалтерские записи.

Это различие имеет значение для компаний по управлению недвижимостью с отдельными счетами ТСЖ, средствами клиентов и формальными обязательствами по отчетности.

Может ли Helmstead консолидировать финансы нескольких ТСЖ?

Helmstead описывает возможности финансовой отчетности и анализа нескольких организаций.

Тем не менее, сервис не позиционируется как специализированное программное обеспечение для бухгалтерского учета ТСЖ, и его опубликованные материалы не подтверждают поддержку отдельных регистров ТСЖ, учета резервного фонда или установленной законом отчетности ТСЖ.

Группа управляющих компаний, рассматривающая Helmstead, должна проверить, как будут представлены ее существующие организации, системы бухгалтерского учета и структуры отчетности.

Следует также отличать финансовую отчетность управляющей компании от отдельной отчетности отдельных ассоциаций.

А как насчет автоматизации и искусственного интеллекта?

Helmstead использует агентов искусственного интеллекта для поддержки финансовой работы, включая подготовку сводок, проверку исходной информации и анализ сценариев.

Специалисты финансовых подразделений по-прежнему несут ответственность за проверку источников, анализ результатов и утверждение работы.

Это может быть полезно для организаций, которые тратят много времени на сбор финансовой информации из нескольких систем перед подготовкой управленческих отчетов.

Подходит для: групп по управлению недвижимостью, действующих через несколько юридических лиц или систем бухгалтерского учета и желающих получить консолидированное представление о финансах своего бизнеса.

Что учесть: Требования к бухгалтерскому учету, специфичные для ТСЖ, совместимость отдельных систем, безопасность данных и возможности отчетности нужно уточнить у Helmstead перед внедрением.

Подробнее о Helmstead

4. Как Unitify, бухгалтерские системы и Helmstead могут работать вместе?

Рассмотрим группу управляющих компаний, отвечающую за несколько жилых комплексов.

В каждом здании есть свои жильцы, плата за обслуживание и правила выставления счетов. Группа также действует через несколько юридических лиц и использует существующие учётные системы для бухгалтерского учета.

Практическое разделение обязанностей может выглядеть следующим образом:

• 1. Рассчитать начисления: Система: Unitify Easybilly; Обязанности: Применять правила для каждого здания.
• 2. Доставка счетов: Система: Unitify; Обязанности: Выдача счетов жильцам.
• 3. Учёт начислений и оплат: Система: Unitify; Обязанности: Отслеживание начислений по дому и соответствующей платежной информации.
• 4. Ведение финансовой отчетности: Система: Существующее бухгалтерское программное обеспечение; Обязанности: Ведение необходимых бухгалтерских книг и записей.
• 5. Анализ финансов группы: Система: Helmstead; Обязанности: Собрать подтверждённую финансовую информацию для анализа.
• 6. Подготовьте финансовые планы: Система: Helmstead; Обязанности: Сравнивать сценарии и поддерживать управленческие решения.

Это возможная операционная модель, а не подтвержденная встроенная интеграция между Unitify и Helmstead.

Unitify поддерживает обмен файлами учета. Helmstead работает с информацией из существующих финансовых систем, но конкретный метод передачи данных между продуктами потребует технической проверки.

Управляющая компания также должна подтвердить, какие финансовые записи разрешены для совместного использования и с какой целью.

5. Что в первую очередь должна автоматизировать компания, управляющая несколькими ТСЖ?

Не каждую финансовую задачу необходимо автоматизировать сразу.

Для многих небольших компаний по управлению недвижимостью регулярное выставление счетов является практической отправной точкой.

Первое: стандартизировать выставление счетов на уровне здания

Определите, как рассчитываются начисления для каждого объекта недвижимости, подтвердите информацию о квартире и владельце, а также импортируйте надежные входящие остатки.

Автоматизация этих процессов может сократить повторяющуюся подготовку счетов.

Второе: упростите доступ к платежной информации

Предоставляйте жильцам понятные счета и поддерживаемые варианты оплаты.

Убедитесь, что управляющая команда может выявить неоплаченные начисления и ответить на вопросы об отдельных строках счетов.

Третье: Установите надежные процессы бухгалтерского учета

Ведение необходимых бухгалтерских записей, банковских выверок и процедур отчетности для каждой ассоциации или юридического лица.

Автоматизация должна сохранить разделение счетов и возможность отслеживать транзакции до их источников.

Четвертое: улучшить финансовую прозрачность во всей организации

Если управляющая компания работает через несколько юридических лиц или системами бухгалтерского учета, оцените, поможет ли платформа для отчётности по нескольким юридическим лицам, такая как Helmstead, её финансовой команде.

Начните с определенного вопроса для отчетности, а не связывайте каждый доступный источник данных без конкретной цели.

Пятое: внедрить сценарное планирование

Как только исторические данные и отчетность станут надежными, руководство сможет изучить будущие сценарии.

Они могут включать изменения в операционных расходах, сроках сбора платежей или финансовых последствиях выхода на другой рынок.

Точные исходные данные по-прежнему имеют важное значение. Анализ, созданный ИИ, следует проанализировать, прежде чем он будет использоваться для принятия финансовых решений.

Понятные начисления по каждому дому и прозрачные финансы всего бизнеса

Управление несколькими жилыми домами создает две связанные, но разные финансовые проблемы.

Первая — операционная: точный расчет сборов, доставка счетов и упрощение оплаты счетов жителями.

Вторая — организационная: понимание финансовых показателей всех организаций, систем и рынков.

Unitify Easybilly касается повторяющихся счетов за недвижимость и финансовых рабочих процессов, ориентированных на жителей.

Helmstead предлагает более широкий подход к финансовой прозрачности, отчетности и планированию для нескольких организаций и систем учета.

Существующее бухгалтерское программное обеспечение по-прежнему отвечает за формальный учет и контроль, необходимые каждой организации.

Цель не состоит в том, чтобы заменить каждую финансовую систему одним приложением. Это значит дать каждому процессу четкую ответственность и сократить ненужную ручную работу.

Поддерживайте понятные начисления по каждому дому, раздельный учёт организаций и прозрачную финансовую картину всего бизнеса.

Подробнее о Unitify Easybilly

Подробнее о Helmstead