Бірнеше тұрғын үй бірлестігінің қаржысы: тұрғындарға есептеуден топтық есептілікке дейін

Меншікті басқару компаниялары өсіп келе жатқан портфельде құрылыс деңгейіндегі төлемдерді, бухгалтерлік есепті және қаржылық есептілікті қалай ұйымдастыра алады.

Бір тұрғын үйдің қаржысын басқару қазірдің өзінде күрделі мәселе. Бірнеше HOA, кондоминиум қауымдастығын немесе тұрғын үй құрылыстарын басқару әртүрлі есеп айырысу ережелерін, төлем кестелерін, банк шоттарын және есеп беру талаптарын енгізеді.

Мәселе басқарушы компанияға бүкіл портфельдің нақты бейнесін бере отырып, әрбір мүліктің қаржысын анық сақтау болып табылады.

Екі құрал осы процестің әртүрлі бөліктерін қарастырады. Unitify Easybilly ғимарат деңгейіндегі төлемдерді, шот-фактураларды және тұрғындар төлемдерін автоматтандырады. Helmstead шолу, есеп беру және жоспарлау үшін бірнеше субъектілерден, валюталардан және есеп жүйелерінен қаржылық ақпаратты ортақ ортаға әкеледі.

Олар әртүрлі мақсаттарға қызмет етеді. Ешқайсысы жеке бірлестіктер үшін талап етілетін ресми бухгалтерлік есеп пен қаржылық бақылауды алмастырмайды деп болжауға болмайды.

Негізгі қорытындылар

• Әрбір HOA немесе тұрғын үй ғимаратында төлемдерді есептеу мен жинаудың әртүрлі ережелері болуы мүмкін.
• Unitify Easybilly әрбір ғимарат ережелеріне негізделген шот-фактураларды жасайды және оларды резидент қолданбасы арқылы қол жетімді етеді.
• Жылжымайтын мүлікті басқару компаниялары ғимарат деңгейіндегі есепшотты ресми есеп пен компания көлеміндегі қаржылық есеп беруден ажыратуы керек.
• Helmstead қаржылық топтарға бірнеше субъектілер мен қолданыстағы есеп жүйелері бойынша қаржылық ақпаратпен жұмыс істеуге көмектеседі.
• Өнімнің ешқайсысы да басқарушы компаниядан бар қаржылық бағдарламалық құралдан бас тартуды талап етпейді.
• Қосымша автоматтандыруды енгізбес бұрын деректер алмасу, шоттарды бөлу және қаржылық тексеру процедуралары анықталуы керек.

Бірнеше HOA бар мүлікті басқару компаниясына қандай бағдарламалық құрал қажет?

• Ай сайынғы тұрғындардың төлемдері: Негізгі талап: төлемдерді әр ғимараттың ережелеріне сәйкес есептеңіз; Шешім: Unitify Easybilly
• Резиденттік шот-фактуралар мен төлемдер: Негізгі талап: Шот-фактураларды жеткізу және қолдау көрсетілетін төлем опцияларын ұсыну; Шешім: Unitify
• Қаржылық операцияларды құру: Негізгі талап: Алымдарды, төлемдерді және бастапқы қалдықтарды қадағалау; Шешім: Unitify
• Формальды бухгалтерлік есеп: Негізгі талап: Бухгалтерлік есеп пен қажетті қаржылық есептілікті жүргізу; Шешім: Қолданыстағы бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз ету
• Ұйымдар бойынша қаржылық есеп беру: Негізгі талап: Көптеген компаниялар мен жүйелерден ақпаратты қарап шығу; Шешім: Helmstead
• Қаржылық жоспарлау: Негізгі талап: Сценарийлерді салыстыру және болашақ қаржылық нәтижелерді бағалау; Шешім: Helmstead

Бұл функцияларды сәйкес деректер алмасу процестері арқылы қосуға болады, бірақ олар бір-бірін алмастырмайды.

1. Неліктен бірнеше HOA басқару кезінде қаржы қиындайды?

Сегіз тұрғын үйге жауапты жылжымайтын мүлікті басқару компаниясын қарастырайық.

Кейбір ғимараттар бір шаршы метрге қызмет көрсету ақысын алады. Басқалары бір пәтерге белгіленген ай сайынғы соманы пайдаланады. Кейбір ғимараттар автотұрақ, ортақ пайдалану немесе қосымша қызметтер үшін бөлек ақы алады.

Әрбір бірлестіктің өз бюджеті, банктік шоты және есеп беру бойынша міндеттемелері болуы мүмкін.

Басқарушы компания төлемдерді дәл есептеп, шот-фактураларды жіберіп, төлемдерді бақылап, тұрғындардың сұрақтарына жауап беруі керек.

Сонымен бірге оның қаржылық тобына басқарушы компания басшылығы мен жеке бірлестіктер үшін қаржылық ақпаратты дайындау қажет болуы мүмкін.

Үш түрлі қаржылық жауапкершілік

Ғимаратта есеп айырысу. Жеке пәтерлер үшін төлемдерді есептеу және тұрғындарға шот-фактураларды тарату.

Бірлестік есебі. Әрбір HOA немесе кондоминиум қауымдастығы үшін заңды түрде талап етілетін жазбалар мен есептерді жүргізу.

Басқарушы компанияның есеп беруі. Портфельді басқаратын компанияның қаржылық нәтижелерін, шығыстарын және ақша қаражаттарына қойылатын талаптарын түсіну.

Бұл міндеттер бірдей ақпараттың кейбірін қамтуы мүмкін, бірақ олар бір сараланбаған шоттарға біріктірілмеуі керек.

Атап айтқанда, HOA немесе меншік иелеріне тиесілі қорлар басқарушы компанияның өз қаржысынан заңды және операциялық тұрғыдан бөлек қалуы мүмкін.

2. Unitify Easybilly: бір платформадағы әрбір ғимарат үшін есеп айырысу ережелері

Unitify Easybilly – жылжымайтын мүлікті басқару компанияларына, HOAs және тұрғын үй құрылысын салушыға тиесілі басқару ұйымдарына арналған есеп айырысу модулі.

Модуль тұрақты төлемдерді есептеуді автоматтандырады, шоттарды жасайды және оларды тұрғындарға Unitify қолданбасында көрсетеді.

Бірнеше ғимаратты басқаратын компания үшін басты артықшылық - әрбір мүлік үшін жеке электрондық кесте негізіндегі процесті сақтамай-ақ әртүрлі есеп айырысу ережелерін конфигурациялау мүмкіндігі.

Есепшот ұсыну процесінің қалай жұмыс істейтінін егжей-тегжейлі көру үшін Электрондық кесте хаосысыз жылжымайтын мүлік төлемі бөлімін оқыңыз. Мақалада басқарушы компаниялардың бар теңгерімдерді қалай импорттауы, құрылысқа қатысты төлемдерді конфигурациялау және ай сайын электрондық кестелерді қайта құрусыз ай сайынғы шот-фактураларды жасау жолдары түсіндіріледі.

Құрылыс шығындары қалай есептеледі?

Easybilly бірнеше әдістерді қолдайды:

• шаршы метрге
• Пәтерге
• Бір тұрғынға
• Белгіленген сома

Әрбір ғимарат өзінің төлем конфигурациясын сақтайды.

Мысалы, бір ғимарат пәтер ауданына байланысты ай сайынғы техникалық қызмет көрсету ақысын алуы мүмкін, ал екіншісі бір бірлік үшін белгіленген төлемді пайдаланады.

Екеуі де бірдей Unitify ортасында, әр ғимаратқа тиісті ережелерді қолдана отырып, басқаруға болады.

Басқарушы компания бар жазбаларды қалай тасымалдай алады?

Easybilly Excel бағдарламасынан немесе бұрыннан бар жүйеден пәтер туралы ақпаратты, иелері мен ашылатын баланстарды импорттауды қолдайды.

Бұл электрондық кесте негізіндегі есепшоттан бас тартқан кезде қажет қолмен қайта енгізу көлемін азайтады.

Содан кейін басқару тобы шот ұсыну ережелерін конфигурациялай алады және қайталанатын шот-фактураларды дайындай алады.

Тұрғындар шот-фактураларды қалай алады және төлейді?

Шот-фактуралар тұрғындар өздерінің төлемдерін қарай алатын резидент қолданбасы арқылы жеткізіледі.

Сондай-ақ тұрғындар QR кодтары бар PDF шот-фактураларын ала алады.

Қолдау көрсетілетін төлем интеграциялары бар жерлерде төлемдерді тікелей қолданба арқылы жасауға болады.

Қолжетімді төлем жеткізушілері нарыққа байланысты. Unitify жариялаған интеграциялар қазіргі уақытта Грузия, Қазақстан, Өзбекстан, Армения және Әзірбайжан сияқты бірнеше елдерді қамтиды.

Сондықтан төлемді өңдеу әрбір мүліктің орналасқан жері үшін тексерілуі керек.

Бұл бірнеше ғимараттар үшін не үшін пайдалы?

Менеджер әр ғимарат үшін жеке қолмен жұмыс процестерін сақтамай-ақ, бірнеше мүліктің есеп жазбаларымен жұмыс істей алады.

Тұрғындар өздерінің төлемдерін көре алады, ал басқару топтары сәйкес есепшот ақпаратына қол жеткізе алады.

Unitify сонымен қатар есепшотты басқа күнделікті операциялармен, соның ішінде тұрғындардың сұрауларымен, құрылыс байланысы мен техникалық қызмет көрсетумен байланыстырады.

Бұл, әсіресе, бір қызметкерлер бірнеше әкімшілік жауапкершіліктерді басқаратын кішігірім басқарушы компаниялар үшін пайдалы.

Easybilly бухгалтерлік бағдарламалық құралды алмастыра ма?

Жоқ.

Easybilly төлемдерді есептейді, шот-фактураларды жасайды және есепшотқа қатысты ақпаратты қадағалайды. Бұл ресми бухгалтерлік кітапты ауыстыру емес.

Бухгалтерлік ақпаратты Excel бағдарламасы арқылы экспорттауға немесе қолдау көрсетілетін 1С файл пішімдерін пайдаланып алмасуға болады.

Бұл дайын тірі, екі жақты бухгалтерлік синхрондаудан гөрі файлға негізделген жұмыс процестері.

Ең қолайлысы: Әр мүліктің төлем ережелерін бөлек сақтай отырып, бірнеше ғимарат бойынша тұрғындардың есепшотын автоматтандыруды қалайтын HOA және мүлікті басқару компаниялары.

Нені ескеру керек: Бухгалтерлік есеп, заңмен белгіленген есеп беру және төлемдерді біріктіру талаптары тәуелсіз бағалануы керек.

Бағасы: Unitify тегін және негізгі жоспарларындағы есеп-шот үшін $0,50 тұрады және жарияланған өнім бағасына сәйкес Pro бағдарламасына кіреді.

Unitify Easybilly зерттеңіз

3. Helmstead: Субъектілер мен бухгалтерлік есеп жүйелері бойынша қаржылық анықтық

Меншікті басқару бизнесі кеңейген сайын қаржылық күрделілік жеке құрылыс шот-фактураларынан тыс болуы мүмкін.

Компания бірнеше заңды тұлғаларды басқара алады, әртүрлі нарықтардағы бизнесті басқара алады немесе бірнеше есеп жүйесімен жұмыс істей алады.

Helmstead осындай қаржылық бөлшектенуге тап болған ұйымдарға арналған.

Оның тәсілі бизнестен бұрыннан қолданып жүрген жүйелерді ауыстыруды талап етпестен, бірнеше субъектілерден, банктерден, құжаттардан және есеп жүйелерінен қаржылық ақпаратты ортақ ортаға жеткізу болып табылады.

Helmstead командаларды қаржыландыруға қалай көмектеседі?

Helmstead үш байланысты тапсырмаға назар аударады.

Ағымдағы қаржыны түсіну. Қаржылық шолуды және айдың соңын жабуды қолдау үшін әртүрлі көздерден алынған ақпаратты біріктіру.

Қайталанатын жұмыстарды қысқарту. Процесс барысында адамның тексеруі мен мақұлдауын сақтай отырып, күнделікті тапсырмаларға көмектесу үшін AI агенттерін пайдалану.

Болашақ нәтижелерді жоспарлау. Қолда бар тарихи ақпарат пен болжамдарды пайдалана отырып, қаржылық сценарийлерді салыстыру.

Мысалы, бірнеше елде бизнес жүргізетін басқару тобына әртүрлі есеп жүйелері мен валюталарда дайындалған қаржылық ақпаратты қарап шығу қажет болуы мүмкін.

Helmstead кеңірек көп нысанды есеп беру мәселесін шешуге арналған.

Helmstead бухгалтерлік кітапты ауыстыра ма?

Оның жарияланған позициясы бар есеп жүйелерін ауыстыруға емес, олармен қатар жұмыс істеуге баса назар аударады.

Қаржы топтары ақпаратты бірнеше көздерден қарап, қорытындыларды дайындап, қаржылық сценарийлерді бағалай алады.

Негізгі есеп жүйелері өздерінің бухгалтерлік жазбалары үшін жауапты болып қалады.

Бұл ерекшелік жеке HOA шоттары, клиенттік қорлары және ресми есеп беру міндеттемелері бар мүлікті басқару компаниялары үшін маңызды.

Helmstead бірнеше HOA қаржысын біріктіре ала ма?

Helmstead көп ұйымдық қаржылық есеп беру және талдау мүмкіндіктерін сипаттайды.

Дегенмен, ол арнайы HOA бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз ету ретінде сатылмайды және оның жарияланған материалдары қауымдастыққа арналған кітаптарды, резервтік қорларды есепке алуды немесе заңды HOA есептілігін қамтамасыз етпейді.

Helmstead қарастыратын мүлікті басқару тобы оның бар нысандарының, есеп жүйелері мен есеп беру құрылымдарының қалай ұсынылатынын тексеруі керек.

Ол сондай-ақ басқарушы-компанияның қаржылық есептілігін жеке бірлестіктердің жеке шоттарынан ажыратуы керек.

Автоматтандыру және AI туралы не деуге болады?

Helmstead қаржылық жұмысты қолдау үшін AI агенттерін пайдаланады, соның ішінде қорытындыларды дайындау, бастапқы ақпаратты қарау және сценарийді талдау.

Адамдық қаржыландыру топтары көздерді тексеруге, нәтижелерді қарауға және жұмысты бекітуге жауапты болып қалады.

Бұл басқару есептерін дайындамас бұрын бірнеше жүйеден қаржылық ақпаратты жинауға көп уақыт жұмсайтын ұйымдар үшін пайдалы болуы мүмкін.

Ең жақсысы: Бірнеше заңды тұлғалар немесе есеп жүйелері арқылы жұмыс істейтін және олардың бизнес қаржысының шоғырландырылған көрінісін іздейтін мүлікті басқару топтары.

Нені ескеру керек: HOA-ға тән есеп талаптары, жүйенің жеке үйлесімділігі, деректер қауіпсіздігі және есеп беру мүмкіндіктері жүзеге асырылмас бұрын Helmstead арқылы тексерілуі керек.

Helmstead зерттеңіз

4. Unitify, бухгалтерлік бағдарламалық құрал және Helmstead қалай бірге жұмыс істей алады?

Бірнеше тұрғын үй құрылысына жауапты мүлікті басқару тобын қарастырыңыз.

Әрбір ғимараттың өз тұрғындары, қызмет көрсету ақысы және есеп айырысу ережелері бар. Топ сонымен қатар бірнеше заңды тұлғалар арқылы жұмыс істейді және белгіленген бухгалтерлік бағдарламалық құралды пайдаланады.

Тәжірибелік жауапкершілікті бөлу келесідей болуы мүмкін:

• 1. Алымдарды есептеңіз: Жүйе: Unitify Easybilly; Жауапкершілік: Әрбір ғимарат үшін ережелерді қолдану
• 2. Шот-фактураларды жеткізу: Жүйе: Unitify; Жауапкершілік: Тұрғындарға шот-фактураларды ұсыну
• 3. Есепшот ұсыну әрекетін жазу: Жүйе: Unitify; Жауапкершілік: Құрылыс төлемдерін және тиісті төлем ақпаратын қадағалау
• 4. Қаржылық есептерді жүргізу: Жүйе: Қолданыстағы бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз ету; Жауапкершілік: Қажетті кітаптар мен жазбаларды жүргізу
• 5. Шолу тобының қаржысы: Жүйе: Helmstead; Жауапкершілік: Қолдау көрсетілетін қаржылық ақпаратты талдау үшін біріктіріңіз
• 6. Қаржылық жоспарларды дайындаңыз: Жүйе: Helmstead; Жауапкершілік: Сценарийлерді салыстыру және басқару шешімдерін қолдау

Бұл Unitify және Helmstead арасындағы расталған жергілікті интеграция емес, ықтимал операциялық үлгі.

Unitify бухгалтерлік файл алмасуды қолдайды. Helmstead бар қаржы жүйелеріндегі ақпаратпен жұмыс істейді, бірақ өнімдер арасында деректерді тасымалдаудың арнайы әдісі техникалық тексеруді қажет етеді.

Басқарушы компания сондай-ақ қандай қаржылық жазбаларды бөлісуге және қандай мақсатта рұқсат етілгенін растауы керек.

5. Көп HOA басқарушы компания алдымен нені автоматтандыруы керек?

Әрбір қаржылық тапсырманы бірден автоматтандыру қажет емес.

Көптеген кішігірім меншікті басқару компаниялары үшін қайталанатын есеп айырысу практикалық бастау нүктесі болып табылады.

Бірінші: ғимарат деңгейіндегі есепшотты стандарттау

Әрбір жылжымайтын мүлік үшін алымдар қалай есептелетінін анықтаңыз, пәтер мен иесі туралы ақпаратты растаңыз және сенімді бастапқы қалдықтарды импорттаңыз.

Бұл процестерді автоматтандыру қайталанатын шот-фактураны дайындауды азайтуы мүмкін.

Екінші: Төлем ақпаратына қол жеткізуді жеңілдетіңіз

Тұрғындарға нақты шот-фактураларды және қолдау көрсетілетін төлем опцияларын ұсыныңыз.

Басқару тобының төленбеген төлемдерді анықтай алатынына және жеке шот-фактура жолдары туралы сұрақтарға жауап бере алатынына көз жеткізіңіз.

Үшінші: сенімді бухгалтерлік процестерді орнату

Әрбір қауымдастық немесе заңды тұлға үшін талап етілетін бухгалтерлік есептерді, банктік салыстыруларды және есеп беру рәсімдерін жүргізу.

Автоматтандыру шоттарды бөлуді және транзакцияларды олардың көздеріне дейін қадағалау мүмкіндігін сақтауы керек.

Төртінші: Ұйым бойынша қаржылық көріністі жақсарту

Егер басқару бизнесі бірнеше ұйымды немесе есеп жүйесін басқаратын болса, Helmstead сияқты көп ұйымдық қаржылық платформа оның қаржы тобына көмектесетінін бағалаңыз.

Әрбір қолжетімді деректер көзін белгілі бір мақсатсыз қосудың орнына, анықталған есеп беру сұрағынан бастаңыз.

Бесінші: сценарийді жоспарлауды енгізу

Тарихи деректер мен есеп сенімді болғаннан кейін, басшылық болашақ сценарийлерді зерттей алады.

Олар операциялық шығындардағы өзгерістерді, төлемдерді жинау мерзімдерін немесе басқа нарыққа кеңеюдің қаржылық салдарын қамтуы мүмкін.

Дәл бастапқы деректер маңызды болып қала береді. AI жасаған талдау қаржылық шешімдер туралы хабардар етпес бұрын қайта қаралуы керек.

Әрбір ғимарат үшін жақсы есепшот, бүкіл бизнес үшін нақтырақ қаржы

Бірнеше тұрғын үйді басқару екі байланысты, бірақ бөлек қаржылық қиындықтарды тудырады.

Біріншісі жұмыс істейді: төлемдерді дәл есептеу, шот-фактураларды жеткізу және резиденттердің төлемдерін жеңілдету.

Екіншісі ұйымдастырушылық: субъектілер, жүйелер және нарықтар арасындағы қаржылық нәтижелерді түсіну.

Unitify Easybilly қайталанатын мүлік шоттарын және резидентке қатысты қаржылық жұмыс процестерін қарастырады.

Helmstead қаржылық көріну, есеп беру және көптеген нысандар мен есеп жүйелері бойынша жоспарлауға кеңірек көзқарасты ұсынады.

Қолданыстағы бухгалтерлік бағдарламалық құрал әрбір ұйым талап ететін ресми жазбалар мен бақылауларға жауапты болып қалады.

Мақсат әрбір қаржы жүйесін бір қосымшамен алмастыру емес. Ол әрбір процеске нақты жауапкершілік жүктеп, қажетсіз қол жұмысын азайту болып табылады.

Әр ғимараттың есепшотын анық, әрбір ұйымның шоттары дұрыс бөлінген және үлкен қаржылық көріністі түсіну оңайырақ болсын.

Unitify Easybilly зерттеңіз

Helmstead зерттеңіз