Finance več skupnosti etažnih lastnikov: od obračuna do poročil skupine

Kako lahko podjetja za upravljanje nepremičnin organizirajo stroške na ravni zgradbe, računovodstvo in finančno poročanje v vse večjem portfelju.

Urejanje financ ene stanovanjske stavbe je že kompleksna naloga. Upravljanje več stanovanjskih hiš, etažnih skupnosti ali stanovanjskih naselij uvaja različna pravila za obračunavanje, razporede plačil, bančne račune in zahteve glede poročanja.

Izziv je ohraniti preglednost financ vsake nepremičnine, hkrati pa družbi za upravljanje omogočiti natančno sliko celotnega portfelja.

Dve orodji obravnavata različne dele tega procesa. Unitify Easybilly avtomatizira stroške na ravni zgradbe, račune in plačila stanovalcem. Helmstead prinaša finančne informacije iz več subjektov, valut in računovodskih sistemov v skupno okolje za pregled, poročanje in načrtovanje.

Služijo različnim namenom. Nobeden od njih ne bi smel nadomestiti formalnega računovodstva in finančnega nadzora, ki je potreben za posamezna združenja.

Ključni zaključki

• Vsaka HOA ali stanovanjska stavba ima lahko drugačna pravila za izračun in pobiranje stroškov.
• Unitify Easybilly ustvarja račune na podlagi pravil vsake stavbe in jih daje na voljo prek rezidenčne aplikacije.
• Podjetja za upravljanje nepremičnin morajo razlikovati obračunavanje na ravni zgradbe od uradnega računovodstva in finančnega poročanja za celotno podjetje.
• Helmstead pomaga finančnim ekipam pri delu s finančnimi informacijami v več subjektih in obstoječih računovodskih sistemih.
• Nobeden od produktov ne zahteva, da družba za upravljanje opusti vso svojo obstoječo finančno programsko opremo.
• Pred uvedbo dodatne avtomatizacije je treba opredeliti postopke izmenjave podatkov, ločevanja računov in finančnih pregledov.

Kakšno programsko opremo potrebuje podjetje za upravljanje nepremičnin z več HOA?

• Mesečne pristojbine za stanovalce: Glavna zahteva: Izračunajte pristojbine v skladu s pravili posamezne stavbe; Rešitev: Unitify Easybilly
• Rezidenčni računi in plačila: Glavna zahteva: Dostava računov in zagotavljanje podprtih možnosti plačila; Rešitev: Unitify
• Izgradnja finančnih operacij: Glavna zahteva: Sledite stroškom, plačilom in začetnim stanjem; Rešitev: Unitify
• Uradno računovodstvo: Glavna zahteva: vzdrževanje računovodskih evidenc in zahtevanih računovodskih izkazov; Rešitev: obstoječa računovodska programska oprema
• Finančno poročanje med subjekti: Glavna zahteva: pregled informacij iz več podjetij in sistemov; Rešitev: Helmstead
• Finančno načrtovanje: Glavna zahteva: Primerjajte scenarije in ocenite prihodnje finančne rezultate; Rešitev: Helmstead

Te funkcije so lahko povezane prek ustreznih procesov izmenjave podatkov, vendar niso zamenljive.

1. Zakaj postanejo finance zapletene pri upravljanju več HOA?

Razmislite o podjetju za upravljanje nepremičnin, ki je odgovorno za osem stanovanjskih stavb.

Nekatere stavbe zaračunavajo stroške vzdrževanja na kvadratni meter. Drugi uporabljajo fiksen mesečni znesek na stanovanje. Nekatere stavbe posebej zaračunavajo parkiranje, skupne prostore ali dodatne storitve.

Vsako društvo ima lahko tudi svoj proračun, bančni račun in obveznosti poročanja.

Družba za upravljanje mora natančno izračunavati stroške, pošiljati račune, spremljati plačila in odgovarjati na vprašanja stanovalcev.

Hkrati bo morda morala njegova finančna ekipa pripraviti finančne informacije za vodstvo družbe za upravljanje in za posamezna združenja.

Tri različne finančne odgovornosti

Obračun stavbe. Obračun stroškov za posamezna stanovanja in izdaja računov stanovalcem.

Računovodstvo združenja. Vzdrževanje zakonsko zahtevanih evidenc in poročil za vsako stanovanjsko hišo ali stanovanjsko skupnost.

Poročanje družbe za upravljanje. Razumevanje finančne uspešnosti, stroškov in denarnih potreb družbe, ki upravlja portfelj.

Te odgovornosti lahko vključujejo nekatere iste informacije, vendar jih ne bi smeli združiti v en nediferenciran sklop računov.

Zlasti sredstva, ki pripadajo HOA ali lastnikom nepremičnin, bodo morda morala ostati pravno in operativno ločena od lastnih financ družbe za upravljanje.

2. Unitify Easybilly: Pravila obračunavanja za vsako zgradbo na eni platformi

Unitify Easybilly je modul za obračunavanje za podjetja za upravljanje nepremičnin, HOA in organizacije za upravljanje v lasti razvijalcev stanovanjskih nepremičnin.

Modul avtomatizira redni obračun stroškov, izdela račune in jih stanovalcem prikaže v aplikaciji Unitify.

Za podjetje, ki upravlja več stavb, je glavna prednost možnost konfiguriranja različnih pravil za zaračunavanje, ne da bi za vsako nepremičnino vzdrževali ločen postopek, ki temelji na preglednicah.

Če si želite podrobneje ogledati, kako deluje postopek zaračunavanja, preberite Property Billing Without Spreadsheet Chaos. Članek pojasnjuje, kako lahko družbe za upravljanje uvozijo obstoječa stanja, konfigurirajo stroške, specifične za zgradbo, in ustvarjajo mesečne račune, ne da bi vsak mesec znova sestavljale preglednice.

Kako se izračunajo gradbeni stroški?

Easybilly podpira več metod:

• Na kvadratni meter
• Na stanovanje
• Na prebivalca
• Fiksni znesek

Vsaka stavba ohrani svojo konfiguracijo zaračunavanja.

Na primer, ena stavba lahko zaračunava mesečno pristojbino za vzdrževanje glede na površino stanovanja, medtem ko druga uporablja fiksno pristojbino na enoto.

Oboje je mogoče upravljati v istem okolju Unitify z ustreznimi pravili, ki se uporabljajo za vsako zgradbo.

Kako lahko družba za upravljanje preseli obstoječe zapise?

Easybilly podpira uvoz podatkov o stanovanjih, lastnikih in začetnih bilancah iz Excela ali obstoječega sistema.

To zmanjša količino ročnega ponovnega vnosa, ki je potreben pri prehodu z zaračunavanja na podlagi preglednic.

Vodstvena ekipa lahko nato konfigurira pravila obračunavanja in pripravi ponavljajoče se račune.

Kako stanovalci prejemajo in plačujejo račune?

Računi so dostavljeni prek rezidenčne aplikacije, kjer lahko stanovalci pregledajo svoje stroške.

Stanovalci lahko prejmejo tudi PDF račune s QR kodami.

Kjer so na voljo podprte integracije plačil, je mogoče plačila izvesti neposredno prek aplikacije.

Razpoložljivi ponudniki plačil so odvisni od trga. Objavljene integracije Unitify trenutno pokrivajo več držav, vključno z Gruzijo, Kazahstanom, Uzbekistanom, Armenijo in Azerbajdžanom.

Obdelavo plačil je zato treba preveriti za lokacijo vsake nepremičnine.

Zakaj je to uporabno za več zgradb?

Upravitelj lahko dela z evidenco obračunov več nepremičnin, ne da bi vzdrževal ločene ročne poteke dela za vsako stavbo.

Prebivalci si lahko ogledajo svoje stroške, medtem ko imajo vodstvene ekipe dostop do ustreznih podatkov za obračun.

Unitify prav tako povezuje zaračunavanje z drugimi dnevnimi operacijami, vključno z zahtevami stanovalcev, komunikacijo v zgradbi in vzdrževanjem.

To je še posebej uporabno za manjše družbe za upravljanje, kjer isti zaposleni opravljajo več administrativnih odgovornosti.

Ali Easybilly nadomešča računovodsko programsko opremo?

št.

Easybilly izračuna stroške, ustvari račune in sledi informacijam, povezanim z obračunavanjem. Ni nadomestilo za formalno računovodsko knjigo.

Računovodske podatke je mogoče izvoziti prek Excela ali izmenjati s podprtimi formati datotek 1C.

To so poteki dela, ki temeljijo na datotekah, in ne že pripravljena dvosmerna računovodska sinhronizacija v živo.

Najboljše za: HOA in podjetja za upravljanje nepremičnin, ki želijo avtomatizirati zaračunavanje rezidentom v več stavbah, pri tem pa ohraniti ločena pravila zaračunavanja za vsako nepremičnino.

Kaj je treba upoštevati: Zahteve glede računovodstva, zakonskega poročanja in integracije plačil je treba oceniti neodvisno.

Cene: Zaračunavanje stane 0,50 USD na račun v paketih Unitify Free in Base in je vključeno v Pro v skladu z objavljeno ceno izdelka.

Raziščite Unitify Easybilly

3. Helmstead: Finančna jasnost v subjektih in računovodskih sistemih

Ko se podjetje za upravljanje nepremičnin širi, lahko finančna zapletenost presega posamezne račune za stavbe.

Podjetje lahko upravlja več pravnih subjektov, upravlja podjetja na različnih trgih ali deluje z več kot enim računovodskim sistemom.

Helmstead je zasnovan za organizacije, ki se soočajo s tovrstno finančno razdrobljenostjo.

Njegov pristop je prenos finančnih informacij iz več subjektov, bank, dokumentov in računovodskih sistemov v skupno okolje, ne da bi podjetje zahtevalo zamenjavo sistemov, ki jih že uporablja.

Kako Helmstead pomaga pri financiranju ekip?

Helmstead se osredotoča na tri povezane naloge.

Razumevanje trenutnih financ. Združevanje informacij iz različnih virov za podporo finančnemu pregledu in zaključku meseca.

Zmanjšanje ponavljajočega se dela. Uporaba agentov AI za pomoč pri rutinskih opravilih, medtem ko človeški pregled in odobritev ostaneta znotraj procesa.

Načrtovanje prihodnjih rezultatov. Primerjava finančnih scenarijev z uporabo razpoložljivih zgodovinskih informacij in predpostavk.

Na primer, vodstvena skupina, ki posluje v več kot eni državi, bo morda morala pregledati finančne informacije, pripravljene v različnih računovodskih sistemih in valutah.

Helmstead je zasnovan za reševanje tega širšega izziva poročanja več subjektov.

Ali Helmstead nadomesti knjigovodsko knjigo?

Njegovo objavljeno pozicioniranje poudarja delo vzporedno z obstoječimi računovodskimi sistemi, namesto da bi jih nadomestilo.

Finančne ekipe lahko pregledajo informacije iz več virov, pripravijo povzetke in ocenijo finančne scenarije.

Temeljni računovodski sistemi ostajajo odgovorni za lastne računovodske evidence.

To razlikovanje je pomembno za družbe za upravljanje nepremičnin z ločenimi računi HOA, sredstvi strank in uradnimi obveznostmi poročanja.

Ali lahko Helmstead konsolidira finance več HOA?

Helmstead opisuje zmožnosti finančnega poročanja in analize več subjektov.

Vendar se ne trži kot specializirana računovodska programska oprema HOA in njeni objavljeni materiali ne vzpostavljajo podpore za posebne poslovne knjige združenja, računovodstvo rezervnega sklada ali zakonsko predpisano poročanje HOA.

Skupina za upravljanje nepremičnin, ki razmišlja o Helmstead, bi morala preveriti, kako bi bili predstavljeni njeni obstoječi subjekti, računovodski sistemi in strukture poročanja.

Prav tako bi morala razlikovati finančno poročanje družbe za upravljanje od ločenih računovodskih izkazov posameznih združenj.

Kaj pa avtomatizacija in umetna inteligenca?

Helmstead uporablja agente AI za podporo finančnega dela, vključno s pripravo povzetkov, pregledovanjem izvornih informacij in analizo scenarijev.

Ekipe za človeške finance ostajajo odgovorne za preverjanje virov, pregled rezultatov in odobritev dela.

To je lahko koristno za organizacije, ki porabijo veliko časa za zbiranje finančnih informacij iz več sistemov, preden pripravijo poročila o upravljanju.

Najboljše za: Skupine za upravljanje nepremičnin, ki delujejo prek več pravnih oseb ali računovodskih sistemov in iščejo konsolidiran pogled na svoje poslovne finance.

Kaj je treba upoštevati: Računovodske zahteve, specifične za HOA, združljivost posameznega sistema, varnost podatkov in zmožnosti poročanja je treba pred uvedbo preveriti pri Helmstead.

Razišči Helmstead

4. Kako lahko Unitify, računovodska programska oprema in Helmstead delujejo skupaj?

Razmislite o skupini za upravljanje nepremičnin, ki je odgovorna za več stanovanjskih objektov.

Vsaka stavba ima svoje stanovalce, stroške storitev in pravila zaračunavanja. Skupina posluje tudi preko več pravnih oseb in uporablja uveljavljeno računovodsko programsko opremo.

Praktična delitev odgovornosti bi lahko izgledala takole:

• 1. Izračunajte stroške: Sistem: Unitify Easybilly; Odgovornost: Uporabite pravila za vsako stavbo
• 2. Dostava računov: Sistem: Unitify; Odgovornost: Zagotavljanje računov stanovalcem
• 3. Evidentiranje obračunske dejavnosti: Sistem: Unitify; Odgovornost: spremljajte stroške gradnje in ustrezne informacije o plačilu
• 4. Vzdrževanje finančnih računov: Sistem: Obstoječa računovodska programska oprema; Odgovornost: Vodenje potrebnih knjig in evidenc
• 5. Pregled financ skupine: Sistem: Helmstead; Odgovornost: Združite podprte finančne informacije za analizo
• 6. Pripravite finančne načrte: Sistem: Helmstead; Odgovornost: Primerjava scenarijev in podpora odločitvam vodstva

To je možni model delovanja, ne potrjena izvorna integracija med Unitify in Helmstead.

Unitify podpira izmenjavo računovodskih datotek. Helmstead deluje z informacijami iz obstoječih finančnih sistemov, vendar bi posebna metoda prenosa podatkov med produkti zahtevala tehnično preverjanje.

Družba za upravljanje mora tudi potrditi, katere finančne evidence je dovoljeno deliti in za kakšen namen.

5. Kaj bi moralo podjetje za upravljanje z več HOA najprej avtomatizirati?

Vsake finančne naloge ni treba avtomatizirati naenkrat.

Za mnoga manjša podjetja za upravljanje nepremičnin je ponavljajoče se obračunavanje praktično izhodišče.

Prvič: standardizirajte zaračunavanje na ravni zgradbe

Določite način izračuna stroškov za vsako nepremičnino, potrdite podatke o stanovanju in lastniku ter uvozite zanesljiva začetna stanja.

Avtomatizacija teh procesov lahko zmanjša ponavljajočo se pripravo računov.

Drugič: olajšajte dostop do podatkov o plačilu

Stanovalcem zagotovite jasne račune in podprte možnosti plačila.

Zagotovite, da lahko vodstvena ekipa prepozna neplačane stroške in odgovori na vprašanja o posameznih vrsticah računa.

Tretjič: Vzpostavite zanesljive računovodske procese

Vodite zahtevane računovodske evidence, bančne uskladitve in postopke poročanja za vsako združenje ali pravno osebo.

Avtomatizacija mora ohraniti ločevanje računov in možnost sledenja transakcij nazaj do njihovih virov.

Četrtič: izboljšajte finančno vidljivost v celotni organizaciji

Če podjetje za upravljanje upravlja več subjektov ali računovodskih sistemov, ocenite, ali bi finančna platforma z več subjekti, kot je Helmstead, pomagala njegovi finančni skupini.

Začnite z definiranim vprašanjem za poročanje, namesto da povezujete vse razpoložljive vire podatkov brez določenega namena.

Petič: uvedite načrtovanje scenarijev

Ko so pretekli podatki in poročila zanesljivi, lahko vodstvo razišče prihodnje scenarije.

To lahko vključuje spremembe v operativnih stroških, času zbiranja plačil ali finančnih posledicah širitve na drug trg.

Natančni izvorni podatki so še vedno bistveni. Analizo, ustvarjeno z umetno inteligenco, je treba pregledati, preden se na podlagi nje informirajo o finančnih odločitvah.

Boljše obračunavanje za vsako zgradbo, jasnejše finance za celotno podjetje

Upravljanje več stanovanjskih stavb ustvarja dva povezana, a različna finančna izziva.

Prvi je operativni: natančen izračun stroškov, dostava računov in olajšanje rezidenčnih plačil.

Drugi je organizacijski: razumevanje finančne uspešnosti v subjektih, sistemih in trgih.

Unitify Easybilly obravnava ponavljajoče se zaračunavanje nepremičnin in finančne poteke dela, s katerimi se soočajo stanovalci.

Helmstead ponuja širši pristop k finančni preglednosti, poročanju in načrtovanju v več subjektih in računovodskih sistemih.

Obstoječa računovodska programska oprema ostaja odgovorna za formalne evidence in kontrole, ki jih zahteva vsaka organizacija.

Cilj ni nadomestiti vsakega finančnega sistema z eno aplikacijo. Vsakemu procesu je treba dati jasno odgovornost in zmanjšati nepotrebno ročno delo.

Zaračunavanje vsake stavbe naj bo jasno, računi vsakega subjekta ustrezno ločeni in širša finančna slika lažja za razumevanje.

Raziščite Unitify Easybilly

Razišči Helmstead