Finanças de vários condomínios: da cobrança aos relatórios do grupo

Como as empresas de administração de propriedades podem organizar cobranças, relatórios contábeis e financeiros em nível de edifício em um portfólio crescente.

Gerenciar as finanças de um edifício residencial já é uma tarefa complexa. O gerenciamento de vários HOAs, associações de condomínios ou empreendimentos residenciais introduz diferentes regras de cobrança, cronogramas de pagamento, contas bancárias e requisitos de relatórios.

O desafio é manter as finanças de cada propriedade claras e, ao mesmo tempo, fornecer à administradora uma imagem precisa de todo o portfólio.

Duas ferramentas abordam diferentes partes deste processo. Unitify Easybilly automatiza cobranças, faturas e pagamentos de residentes no nível do edifício. Helmstead traz informações financeiras de diversas entidades, moedas e sistemas contábeis para um ambiente compartilhado para revisão, geração de relatórios e planejamento.

Eles servem a propósitos diferentes. Nenhum dos dois deve ser assumido como substituto dos controlos contabilísticos e financeiros formais exigidos para associações individuais.

Principais conclusões

• Cada HOA ou edifício residencial pode ter regras diferentes para cálculo e cobrança de encargos.
• Unitify Easybilly gera faturas com base nas regras de cada prédio e as disponibiliza através do aplicativo residente.
• As empresas de gestão de propriedades precisam distinguir a facturação ao nível do edifício da contabilidade formal e dos relatórios financeiros de toda a empresa.
• Helmstead ajuda as equipes financeiras a trabalhar com informações financeiras em várias entidades e sistemas contábeis existentes.
• Nenhum dos produtos exige que uma empresa de gestão abandone todo o seu software financeiro existente.
• Os procedimentos de troca de dados, separação de contas e análise financeira devem ser definidos antes da introdução de automatização adicional.

De que software uma empresa de administração de propriedades com vários HOAs precisa?

• Taxas mensais de residentes: Requisito principal: Calcular taxas de acordo com as regras de cada edifício; Solução: Unitify Easybilly
• Faturas e pagamentos de residentes: Requisito principal: Entregar faturas e fornecer opções de pagamento suportadas; Solução: Unitify
• Construção de operações financeiras: Principal requisito: Acompanhar encargos, pagamentos e saldos iniciais; Solução: Unitify
• Contabilidade formal: Requisito principal: Manter registros contábeis e demonstrações financeiras exigidas; Solução: software de contabilidade existente
• Relatórios financeiros entre entidades: Requisito principal: revisar informações de diversas empresas e sistemas; Solução: Helmstead
• Planejamento financeiro: Requisito principal: Comparar cenários e avaliar resultados financeiros futuros; Solução: Helmstead

Estas funções podem ser conectadas através de processos adequados de troca de dados, mas não são intercambiáveis.

1. Por que as finanças ficam complicadas ao gerenciar vários HOAs?

Considere uma empresa de administração de imóveis responsável por oito edifícios residenciais.

Alguns edifícios cobram taxas de manutenção por metro quadrado. Outros utilizam um valor fixo mensal por apartamento. Certos edifícios cobram separadamente pelo estacionamento, instalações partilhadas ou serviços adicionais.

Cada associação também pode ter o seu próprio orçamento, conta bancária e obrigações de apresentação de relatórios.

A sociedade gestora tem de calcular os encargos com precisão, enviar faturas, monitorizar os pagamentos e responder às perguntas dos residentes.

Ao mesmo tempo, a sua equipa financeira poderá necessitar de preparar informações financeiras para a liderança da sociedade gestora e para associações individuais.

Três responsabilidades financeiras diferentes

Faturamento predial. Cálculo de encargos de apartamentos individuais e distribuição de faturas aos moradores.

Contabilidade da associação. Manter os registros e relatórios legalmente exigidos para cada HOA ou associação de condomínio.

Relatórios da empresa gestora. Compreender o desempenho financeiro, as despesas e as necessidades de caixa da empresa que opera o portfólio.

Estas responsabilidades podem envolver algumas das mesmas informações, mas não devem ser combinadas num conjunto indiferenciado de contas.

Em particular, os fundos pertencentes a HOAs ou proprietários podem precisar permanecer legal e operacionalmente separados das próprias finanças da sociedade gestora.

2. Unitify Easybilly: Regras de cobrança para cada edifício em uma plataforma

Unitify Easybilly é um módulo de faturamento para empresas de administração de propriedades, HOAs e organizações de administração de propriedades residenciais.

O módulo automatiza cobranças recorrentes, gera faturas e as disponibiliza aos moradores no aplicativo Unitify.

Para uma empresa que administra vários edifícios, a principal vantagem é poder configurar diferentes regras de cobrança sem manter um processo separado em planilhas para cada propriedade.

Para ver mais de perto como funciona o processo de cobrança, leia Faturamento de propriedade sem caos na planilha. O artigo explica como as empresas gestoras podem importar saldos existentes, configurar encargos específicos do edifício e gerar faturas mensais sem reconstruir planilhas todos os meses.

Como são calculados os encargos de construção?

Easybilly oferece suporte a vários métodos:

• Por metro quadrado
• Por apartamento
• Por residente
• Um valor fixo

Cada edifício mantém sua própria configuração de faturamento.

Por exemplo, um edifício pode cobrar uma taxa de manutenção mensal com base na área do apartamento, enquanto outro utiliza uma taxa fixa por unidade.

Ambos podem ser gerenciados dentro do mesmo ambiente Unitify, com as regras apropriadas aplicadas a cada edifício.

Como uma empresa gestora pode migrar registros existentes?

Easybilly suporta a importação de informações de apartamentos, proprietários e saldos iniciais do Excel ou de um sistema existente.

Isso reduz a quantidade de reinserção manual necessária ao abandonar o faturamento baseado em planilhas.

A equipe de gestão pode então configurar as regras de cobrança e preparar faturas recorrentes.

Como os residentes recebem e pagam as faturas?

As faturas são entregues através da aplicação residente, onde os ocupantes podem consultar os seus encargos.

Os residentes também podem receber faturas em PDF com códigos QR.

Onde estiverem disponíveis integrações de pagamento suportadas, os pagamentos podem ser feitos diretamente através do aplicativo.

Os provedores de pagamento disponíveis dependem do mercado. As integrações publicadas do Unitify cobrem atualmente vários países, incluindo Geórgia, Cazaquistão, Uzbequistão, Armênia e Azerbaijão.

O processamento de pagamentos deve, portanto, ser verificado para a localização de cada imóvel.

O que torna isso útil para vários edifícios?

Um gerente pode trabalhar com os registros de cobrança de diversas propriedades sem manter fluxos de trabalho manuais separados para cada edifício.

Os residentes podem visualizar os seus próprios encargos, enquanto as equipas de gestão têm acesso às informações de faturação correspondentes.

Unitify também conecta o faturamento com outras operações diárias, incluindo solicitações de residentes, comunicação predial e manutenção.

Isto é particularmente útil para pequenas empresas de gestão, onde os mesmos funcionários assumem diversas responsabilidades administrativas.

O Easybilly substitui o software de contabilidade?

Não.

Easybilly calcula cobranças, gera faturas e rastreia informações relacionadas ao faturamento. Não é um substituto para um livro contábil formal.

As informações contábeis podem ser exportadas através do Excel ou trocadas usando formatos de arquivo 1C suportados.

Esses são fluxos de trabalho baseados em arquivos, em vez de uma sincronização contábil bidirecional e ao vivo pronta para uso.

Ideal para: HOAs e empresas de administração de propriedades que desejam automatizar o faturamento dos residentes em vários edifícios, mantendo as regras de cobrança de cada propriedade separadas.

O que considerar: Os requisitos de contabilidade, relatórios legais e integração de pagamentos devem ser avaliados de forma independente.

Preço: O faturamento custa US$ 0,50 por fatura nos planos Unitify Gratuito e Básico e está incluído no Pro, de acordo com o preço publicado do produto.

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3. Helmstead: Clareza financeira entre entidades e sistemas contábeis

À medida que um negócio de gestão de propriedades se expande, a complexidade financeira pode ir além das faturas de construção individuais.

A empresa pode operar diversas pessoas jurídicas, administrar negócios em diferentes mercados ou trabalhar com mais de um sistema contábil.

Helmstead foi desenvolvido para organizações que enfrentam esse tipo de fragmentação financeira.

A sua abordagem consiste em trazer informações financeiras de múltiplas entidades, bancos, documentos e sistemas contabilísticos para um ambiente partilhado sem exigir que a empresa substitua os sistemas que já utiliza.

Como o Helmstead ajuda as equipes financeiras?

Helmstead concentra-se em três tarefas relacionadas.

Compreender as finanças atuais. Reunir informações de diferentes fontes para apoiar a revisão financeira e o fechamento do mês.

Reduzindo o trabalho repetitivo. Usando agentes de IA para auxiliar nas tarefas rotineiras, mantendo a revisão e a aprovação humanas dentro do processo.

Planejamento de resultados futuros. Comparação de cenários financeiros usando informações e premissas históricas disponíveis.

Por exemplo, um grupo de gestão que opera negócios em mais de um país poderá necessitar de rever informação financeira preparada em diferentes sistemas contabilísticos e moedas.

O Helmstead foi projetado para enfrentar esse desafio mais amplo de relatórios multientidades.

Helmstead substitui um livro contábil?

O seu posicionamento publicado enfatiza o trabalho em conjunto com os sistemas contabilísticos existentes, em vez de os substituir.

As equipes financeiras podem revisar informações de diversas fontes, preparar resumos e avaliar cenários financeiros.

Os sistemas contabilísticos subjacentes continuam a ser responsáveis ​​pelos seus próprios registos contabilísticos.

Esta distinção é importante para empresas de gestão de propriedades com contas HOA separadas, fundos de clientes e obrigações formais de relatórios.

O Helmstead pode consolidar as finanças de vários HOAs?

Helmstead descreve relatórios financeiros e recursos de análise de várias entidades.

No entanto, ele não é comercializado como software de contabilidade HOA especializado e seus materiais publicados não estabelecem suporte para livros-razão específicos da associação, contabilidade de fundos de reserva ou relatórios legais de HOA.

Um grupo de gestão de propriedades que considere Helmstead deve verificar como as suas entidades, sistemas contabilísticos e estruturas de reporte existentes seriam representados.

Deverá também distinguir os relatórios financeiros das sociedades gestoras das contas separadas das associações individuais.

E quanto à automação e IA?

Helmstead usa agentes de IA para apoiar o trabalho financeiro, incluindo preparação de resumos, revisão de informações de origem e análise de cenário.

As equipes de finanças humanas continuam responsáveis ​​por verificar as fontes, analisar os resultados e aprovar o trabalho.

Isto pode ser útil para organizações que gastam um tempo considerável reunindo informações financeiras de vários sistemas antes de preparar relatórios de gestão.

Ideal para: Grupos de administração de propriedades que operam por meio de diversas entidades legais ou sistemas contábeis e buscam uma visão consolidada das finanças de seus negócios.

O que considerar: Os requisitos de contabilidade específicos do HOA, a compatibilidade do sistema individual, a segurança dos dados e os recursos de relatórios devem ser verificados com Helmstead antes da implementação.

Explorar Helmstead

4. Como o Unitify, o software de contabilidade e o Helmstead podem trabalhar juntos?

Considere um grupo de administração de propriedades responsável por vários empreendimentos residenciais.

Cada prédio tem seus próprios moradores, taxas de serviço e regras de cobrança. O grupo também opera por meio de diversas entidades legais e utiliza software de contabilidade estabelecido.

Uma divisão prática de responsabilidades poderia ser assim:

• 1. Calcular encargos: Sistema: Unitify Easybilly; Responsabilidade: Aplicar as regras para cada edifício
• 2. Entregar faturas: Sistema: Unitify; Responsabilidade: Fornecer faturas aos residentes
• 3. Registrar atividade de faturamento: Sistema: Unitify; Responsabilidade: Rastrear encargos do condomínio e informações de pagamento relevantes
• 4. Manter contas financeiras: Sistema: Software de contabilidade existente; Responsabilidade: Manter os livros e registros necessários
• 5. Revise as finanças do grupo: Sistema: Helmstead; Responsabilidade: Reunir informações financeiras apoiadas para análise
• 6. Elaborar planos financeiros: Sistema: Helmstead; Responsabilidade: Comparar cenários e apoiar decisões de gestão

Este é um modelo operacional possível, não uma integração nativa confirmada entre Unitify e Helmstead.

Unitify oferece suporte à troca de arquivos de contabilidade. Helmstead trabalha com informações de sistemas financeiros existentes, mas o método específico de transferência de dados entre os produtos exigiria verificação técnica.

Uma sociedade gestora também deve confirmar quais os registos financeiros que podem ser partilhados e com que finalidade.

5. O que uma empresa de gerenciamento multi-HOA deve automatizar primeiro?

Nem todas as tarefas financeiras precisam ser automatizadas de uma só vez.

Para muitas pequenas empresas de gestão de propriedades, a faturação recorrente é um ponto de partida prático.

Primeiro: padronize o faturamento no nível do edifício

Defina como os encargos são calculados para cada propriedade, confirme as informações do apartamento e do proprietário e importe saldos iniciais confiáveis.

Automatizar esses processos pode reduzir a preparação repetitiva de faturas.

Segundo: Facilite o acesso às informações de pagamento

Forneça aos residentes faturas claras e opções de pagamento compatíveis.

Certifique-se de que a equipe de gerenciamento possa identificar cobranças não pagas e responder a perguntas sobre linhas de fatura individuais.

Terceiro: Estabeleça processos contábeis confiáveis

Manter os registros contábeis, reconciliações bancárias e procedimentos de relatórios necessários para cada associação ou entidade legal.

A automação deve preservar a separação de contas e a capacidade de rastrear as transações até às suas fontes.

Quarto: Melhorar a visibilidade financeira em toda a organização

Se o negócio de gestão opera várias entidades ou sistemas contábeis, avalie se uma plataforma financeira multientidade como Helmstead ajudaria sua equipe financeira.

Comece com uma pergunta de relatório definida, em vez de conectar todas as fontes de dados disponíveis sem uma finalidade específica.

Quinto: Introduzir o planejamento de cenário

Uma vez que os dados históricos e os relatórios sejam confiáveis, a gestão pode explorar cenários futuros.

Estas podem incluir alterações nos custos operacionais, no calendário de cobrança de pagamentos ou nas implicações financeiras da expansão para outro mercado.

Dados de origem precisos continuam sendo essenciais. A análise gerada pela IA deve ser revista antes de informar as decisões financeiras.

Melhor faturamento para cada edifício, finanças mais claras para todo o negócio

A gestão de vários edifícios residenciais cria dois desafios financeiros interligados, mas distintos.

A primeira é operacional: calcular os encargos com precisão, entregar as faturas e facilitar o pagamento dos residentes.

A segunda é organizacional: compreender o desempenho financeiro entre entidades, sistemas e mercados.

Unitify Easybilly aborda o faturamento recorrente de propriedades e fluxos de trabalho financeiros voltados para os residentes.

Helmstead oferece uma abordagem mais ampla para visibilidade financeira, relatórios e planejamento em diversas entidades e sistemas contábeis.

O software de contabilidade existente continua responsável pelos registros e controles formais exigidos por cada organização.

O objetivo não é substituir todos os sistemas financeiros por uma aplicação. É dar a cada processo uma responsabilidade clara e reduzir o trabalho manual desnecessário.

Mantenha o faturamento de cada edifício claro, as contas de cada entidade devidamente separadas e o quadro financeiro geral mais fácil de entender.

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