Financije više zajednica suvlasnika: od obračuna do izvještaja grupe

Kako tvrtke za upravljanje nekretninama mogu organizirati naknade na razini zgrade, računovodstvo i financijsko izvješćivanje u sve većem portfelju.

Upravljanje financijama jedne stambene zgrade već je složen zadatak. Upravljanje nekoliko stambenih zajednica, stambenih zajednica ili stambenih naselja uvodi različita pravila naplate, rasporede plaćanja, bankovne račune i zahtjeve za izvješćivanjem.

Izazov je održavati financije svake nekretnine jasnima, dok društvu za upravljanje daje točnu sliku cijelog portfelja.

Dva alata bave se različitim dijelovima ovog procesa. Unitify Easybilly automatizira naknade na razini zgrade, fakture i plaćanja rezidentima. Helmstead donosi financijske podatke iz više entiteta, valuta i računovodstvenih sustava u zajedničko okruženje za pregled, izvješćivanje i planiranje.

Služe različitim namjenama. Ne treba pretpostaviti da niti jedno od njih zamjenjuje formalno računovodstvo i financijske kontrole potrebne za pojedinačne udruge.

Ključni podaci za van

• Svaki HOA ili stambena zgrada može imati različita pravila za izračun i naplatu naknada.
• Unitify Easybilly generira fakture na temelju pravila svake zgrade i čini ih dostupnima putem rezidentne aplikacije.
• Tvrtke za upravljanje imovinom trebaju razlikovati naplatu na razini zgrade od formalnog računovodstva i financijskog izvješćivanja za cijelu tvrtku.
• Helmstead pomaže financijskim timovima u radu s financijskim informacijama u više entiteta i postojećih računovodstvenih sustava.
• Nijedan proizvod ne zahtijeva od društva za upravljanje da napusti sav svoj postojeći financijski softver.
• Prije uvođenja dodatne automatizacije potrebno je definirati postupke razmjene podataka, odvajanja računa i financijskog pregleda.

Kakav softver treba tvrtka za upravljanje nekretninama s više stambenih jedinica?

• Mjesečne naknade za stanare: Glavni zahtjev: Izračunajte naknade prema pravilima svake zgrade; Rješenje: Unitify Easybilly
• Dostavne fakture i plaćanja: Glavni zahtjev: Isporuka faktura i pružanje podržanih opcija plaćanja; Rješenje: Unitify
• Izgradnja financijskih operacija: Glavni zahtjev: Pratite troškove, plaćanja i početna stanja; Rješenje: Unitify
• Formalno računovodstvo: Glavni zahtjev: Održavanje računovodstvenih evidencija i potrebnih financijskih izvješća; Rješenje: Postojeći računovodstveni softver
• Financijsko izvješćivanje između entiteta: Glavni zahtjev: Pregled informacija iz više tvrtki i sustava; Rješenje: Helmstead
• Financijsko planiranje: Glavni zahtjev: Usporedite scenarije i procijenite buduće financijske ishode; Rješenje: Helmstead

Ove funkcije mogu biti povezane kroz odgovarajuće procese razmjene podataka, ali nisu međusobno zamjenjive.

1. Zašto se financije kompliciraju kada se upravlja s nekoliko stambenih jedinica?

Uzmite u obzir tvrtku za upravljanje imovinom koja je odgovorna za osam stambenih zgrada.

Neke zgrade naplaćuju naknade za održavanje po kvadratnom metru. Drugi koriste fiksni mjesečni iznos po stanu. Određene zgrade posebno naplaćuju parking, zajedničke prostorije ili dodatne usluge.

Svaka udruga također može imati vlastiti proračun, bankovni račun i obveze izvještavanja.

Društvo za upravljanje mora točno obračunavati troškove, slati račune, pratiti plaćanja i odgovarati na pitanja stanara.

U isto vrijeme, njegov financijski tim će možda morati pripremiti financijske informacije za vodstvo društva za upravljanje i za pojedinačna udruženja.

Tri različite financijske odgovornosti

Obračun zgrade. Obračun naknada za pojedine stanove i distribucija računa stanarima.

Računovodstvo zajednice. Vođenje zakonski potrebnih evidencija i izvješća za svaku HOA ili etažnu zajednicu.

Izvješćivanje društva za upravljanje. Razumijevanje financijskih rezultata, troškova i novčanih potreba poduzeća koje upravlja portfeljem.

Ove odgovornosti mogu uključivati ​​neke od istih informacija, ali ne bi se trebale kombinirati u jedan nediferencirani skup računa.

Konkretno, sredstva koja pripadaju HOA-ovima ili vlasnicima nekretnina možda će morati ostati pravno i operativno odvojena od vlastitih financija društva za upravljanje.

2. Unitify Easybilly: Pravila naplate za svaku zgradu na jednoj platformi

Unitify Easybilly je modul za naplatu za tvrtke za upravljanje nekretninama, HOA-ove i organizacije za upravljanje u vlasništvu investitora stambenih nekretnina.

Modul automatizira obračun redovitih zaduženja, izdaje račune i prikazuje ih stanarima u aplikaciji Unitify.

Za tvrtku koja upravlja s nekoliko zgrada, glavna prednost je mogućnost konfiguriranja različitih pravila naplate bez održavanja zasebnog procesa temeljenog na proračunskoj tablici za svaku nekretninu.

Za detaljniji uvid u to kako funkcionira proces naplate, pročitajte Property Billing Without Spreadsheet-chaos. U članku se objašnjava kako društva za upravljanje mogu uvesti postojeća stanja, konfigurirati troškove specifične za zgradu i generirati mjesečne fakture bez ponovne izrade proračunskih tablica svaki mjesec.

Kako se obračunavaju naknade za izgradnju?

Easybilly podržava nekoliko metoda:

• Po kvadratnom metru
• Po apartmanu
• Po stanovniku
• Fiksni iznos

Svaka zgrada zadržava vlastitu konfiguraciju naplate.

Na primjer, jedna zgrada može naplaćivati ​​mjesečnu naknadu za održavanje na temelju površine stana, dok druga koristi fiksnu naknadu po jedinici.

Objema se može upravljati unutar istog Unitify okruženja, s odgovarajućim pravilima koja se primjenjuju na svaku zgradu.

Kako društvo za upravljanje može migrirati postojeće zapise?

Easybilly podržava uvoz podataka o stanovima, vlasnicima i početnim stanjima iz Excela ili postojećeg sustava.

Time se smanjuje količina potrebnog ručnog ponovnog unosa prilikom odlaska s naplate temeljene na proračunskim tablicama.

Upravljački tim tada može konfigurirati pravila naplate i pripremiti ponavljajuće fakture.

Kako stanovnici primaju i plaćaju račune?

Fakture se isporučuju putem rezidentne aplikacije, gdje stanari mogu pregledati svoje troškove.

Stanovnici također mogu dobiti PDF račune s QR kodovima.

Gdje su dostupne podržane integracije plaćanja, plaćanja se mogu izvršiti izravno putem aplikacije.

Dostupni pružatelji usluga plaćanja ovise o tržištu. Unitify-ove objavljene integracije trenutno pokrivaju nekoliko zemalja, uključujući Gruziju, Kazahstan, Uzbekistan, Armeniju i Azerbajdžan.

Obradu plaćanja stoga treba provjeriti za lokaciju svake nekretnine.

Što ovo čini korisnim za više zgrada?

Upravitelj može raditi s zapisima o naplati nekoliko nekretnina bez održavanja zasebnih ručnih radnih procesa za svaku zgradu.

Stanovnici mogu vidjeti vlastite troškove, dok menadžerski timovi imaju pristup odgovarajućim podacima o naplati.

Unitify također povezuje naplatu s drugim dnevnim operacijama, uključujući zahtjeve stanovnika, komunikaciju u zgradi i održavanje.

Ovo je posebno korisno za manje tvrtke za upravljanje gdje isti zaposlenici imaju nekoliko administrativnih odgovornosti.

Zamjenjuje li Easybilly računovodstveni softver?

br.

Easybilly izračunava troškove, generira fakture i prati podatke vezane uz naplatu. Nije zamjena za službenu računovodstvenu knjigu.

Računovodstveni podaci mogu se izvesti kroz Excel ili razmijeniti pomoću podržanih formata datoteka 1C.

To su tijekovi rada koji se temelje na datotekama, a ne gotova živa, dvosmjerna računovodstvena sinkronizacija.

Najbolje za: HOA-e i tvrtke za upravljanje imovinom koje žele automatizirati naplatu za stanovnike u više zgrada, dok pravila naplate za svaku nekretninu drže zasebno.

Što uzeti u obzir: Zahtjevi za računovodstvo, zakonsko izvješćivanje i integraciju plaćanja trebaju se procijeniti neovisno.

Cijene: Naplata košta 0,50 USD po fakturi na Unitify besplatnim i osnovnim planovima i uključena je u Pro, prema objavljenim cijenama proizvoda.

Istražite Unitify Easybilly

3. Helmstead: Financijska jasnoća u svim subjektima i računovodstvenim sustavima

Kako se posao upravljanja imovinom širi, financijska složenost može nadilaziti pojedinačne račune za zgrade.

Tvrtka može voditi nekoliko pravnih subjekata, upravljati poslovima na različitim tržištima ili raditi s više od jednog računovodstvenog sustava.

Helmstead osmišljen je za organizacije koje se suočavaju s ovom vrstom financijske fragmentacije.

Njegov pristup je dovođenje financijskih informacija iz više entiteta, banaka, dokumenata i računovodstvenih sustava u zajedničko okruženje bez potrebe da tvrtka zamijeni sustave koje već koristi.

Kako Helmstead pomaže u financiranju timova?

Helmstead se fokusira na tri povezana zadatka.

Razumijevanje trenutnih financija. Objedinjavanje informacija iz različitih izvora kako bi se podržao financijski pregled i zatvaranje na kraju mjeseca.

Smanjenje ponavljajućeg rada. Korištenje AI agenata za pomoć u rutinskim zadacima uz zadržavanje ljudskog pregleda i odobrenja unutar procesa.

Planiranje budućih ishoda. Usporedba financijskih scenarija korištenjem dostupnih povijesnih informacija i pretpostavki.

Na primjer, upravljačka grupa koja posluje u više od jedne zemlje možda će morati pregledati financijske informacije pripremljene u različitim računovodstvenim sustavima i valutama.

Helmstead je dizajniran za rješavanje tog šireg izazova izvještavanja više entiteta.

Zamjenjuje li Helmstead računovodstvenu knjigu?

Njegovo objavljeno pozicioniranje naglašava rad uz postojeće računovodstvene sustave, a ne njihovu zamjenu.

Financijski timovi mogu pregledati informacije iz nekoliko izvora, pripremiti sažetke i procijeniti financijske scenarije.

Temeljni računovodstveni sustavi ostaju odgovorni za vlastitu računovodstvenu evidenciju.

Ova razlika je važna za tvrtke za upravljanje imovinom s zasebnim računima HOA, sredstvima klijenata i službenim obvezama izvješćivanja.

Može li Helmstead konsolidirati financije više HOA?

Helmstead opisuje mogućnosti financijskog izvješćivanja i analize više entiteta.

Međutim, ne prodaje se kao specijalizirani računovodstveni softver za HOA, a njegovi objavljeni materijali ne uspostavljaju podršku za poslovne knjige specifične za udruge, računovodstvo rezervnog fonda ili zakonsko izvješćivanje o HOA.

Grupa za upravljanje imovinom koja razmatra Helmstead trebala bi provjeriti kako bi njeni postojeći entiteti, računovodstveni sustavi i strukture izvještavanja bili predstavljeni.

Također treba razlikovati financijsko izvješćivanje društva za upravljanje od zasebnih računa pojedinačnih udruga.

Što je s automatizacijom i umjetnom inteligencijom?

Helmstead koristi AI agente za podršku financijskom radu, uključujući pripremu sažetaka, pregled izvora informacija i analizu scenarija.

Timovi za ljudske financije ostaju odgovorni za provjeru izvora, pregled rezultata i odobravanje rada.

Ovo može biti korisno za organizacije koje provode dosta vremena prikupljajući financijske podatke iz nekoliko sustava prije pripreme izvješća upravljanja.

Najbolje za: Grupe za upravljanje imovinom koje rade kroz više pravnih subjekata ili računovodstvenih sustava i traže konsolidirani prikaz svojih poslovnih financija.

Što treba uzeti u obzir: Računovodstveni zahtjevi specifični za HOA, individualnu kompatibilnost sustava, sigurnost podataka i mogućnosti izvješćivanja trebaju se provjeriti sa Helmstead prije implementacije.

Istražite Helmstead

4. Kako Unitify, računovodstveni softver i Helmstead mogu raditi zajedno?

Razmotrite grupu za upravljanje imovinom koja je odgovorna za nekoliko stambenih objekata.

Svaka zgrada ima svoje stanare, naknade za usluge i pravila naplate. Grupa također posluje kroz više pravnih osoba i koristi etablirani računovodstveni softver.

Praktična podjela odgovornosti mogla bi izgledati ovako:

• 1. Izračunajte troškove: Sustav: Unitify Easybilly; Odgovornost: Primijeniti pravila za svaku zgradu
• 2. Isporuka računa: Sustav: Unitify; Odgovornost: Izdavanje faktura stanovnicima
• 3. Zabilježite aktivnost naplate: Sustav: Unitify; Odgovornost: Pratite troškove izgradnje i relevantne informacije o plaćanju
• 4. Održavanje financijskih računa: Sustav: Postojeći računovodstveni softver; Odgovornost: Vođenje potrebnih knjiga i evidencija
• 5. Pregledajte financije grupe: Sustav: Helmstead; Odgovornost: Skupite podržane financijske informacije za analizu
• 6. Pripremite financijske planove: Sustav: Helmstead; Odgovornost: Usporedite scenarije i podržite odluke menadžmenta

Ovo je mogući operativni model, a ne potvrđena izvorna integracija između Unitify i Helmstead.

Unitify podržava razmjenu računovodstvenih datoteka. Helmstead radi s informacijama iz postojećih financijskih sustava, ali specifična metoda prijenosa podataka između proizvoda zahtijeva tehničku provjeru.

Društvo za upravljanje također treba potvrditi koje je financijske evidencije dopušteno dijeliti i u koju svrhu.

5. Što bi društvo za upravljanje multi-HOA prvo trebalo automatizirati?

Ne treba svaki financijski zadatak odjednom automatizirati.

Za mnoge manje tvrtke za upravljanje imovinom, periodično naplaćivanje je praktična početna točka.

Prvo: standardizirajte naplatu na razini zgrade

Definirajte kako se obračunavaju naknade za svaku nekretninu, potvrdite podatke o stanu i vlasniku i uvezite pouzdana početna stanja.

Automatizacija ovih procesa može smanjiti ponavljanje pripreme računa.

Drugo: Olakšajte pristup informacijama o plaćanju

Omogućite stanovnicima jasne fakture i podržane opcije plaćanja.

Osigurajte da upravljački tim može identificirati neplaćene troškove i odgovoriti na pitanja o pojedinačnim redovima računa.

Treće: Uspostavite pouzdane računovodstvene procese

Održavati potrebne računovodstvene evidencije, bankovna usklađenja i postupke izvješćivanja za svaku udrugu ili pravnu osobu.

Automatizacija bi trebala sačuvati odvajanje računa i mogućnost praćenja transakcija do njihovih izvora.

Četvrto: Poboljšajte financijsku vidljivost u cijeloj organizaciji

Ako poslovni menadžment upravlja s nekoliko entiteta ili računovodstvenih sustava, procijenite bi li financijska platforma s više entiteta kao što je Helmstead pomogla njegovom financijskom timu.

Započnite s definiranim pitanjem za izvješćivanje, umjesto povezivanja svih dostupnih izvora podataka bez posebne svrhe.

Peto: Uvedite planiranje scenarija

Nakon što su povijesni podaci i izvješća pouzdani, menadžment može istražiti buduće scenarije.

To može uključivati ​​promjene u operativnim troškovima, vremenu naplate plaćanja ili financijskim implikacijama širenja na drugo tržište.

Točni izvorni podaci i dalje su bitni. Analize generirane umjetnom inteligencijom trebale bi se pregledati prije nego se na temelju njih donesu financijske odluke.

Bolja naplata za svaku zgradu, jasnije financije za cijeli posao

Upravljanje više stambenih zgrada stvara dva povezana, ali različita financijska izazova.

Prvi je operativni: točan izračun naknada, isporuka računa i olakšavanje rezidentnih plaćanja.

Drugi je organizacijski: razumijevanje financijske uspješnosti svih entiteta, sustava i tržišta.

Unitify Easybilly rješava ponavljajuće naplate imovine i financijske tijekove rada s kojima se suočavaju stanovnici.

Helmstead nudi širi pristup financijskoj vidljivosti, izvješćivanju i planiranju u više subjekata i računovodstvenih sustava.

Postojeći računovodstveni softver ostaje odgovoran za formalne evidencije i kontrole koje zahtijeva svaka organizacija.

Cilj nije zamijeniti svaki financijski sustav jednom aplikacijom. To je dati svakom procesu jasnu odgovornost i smanjiti nepotreban ručni rad.

Neka naplata svake zgrade bude jasna, računi svakog entiteta pravilno odvojeni i šira financijska slika lakša za razumijevanje.

Istražite Unitify Easybilly

Istražite Helmstead