Finanze di più condomìni: dagli addebiti ai report di gruppo

Come le società di gestione immobiliare possono organizzare addebiti a livello di edificio, contabilità e rendicontazione finanziaria per un portafoglio in crescita.

Gestire le finanze di un edificio residenziale è già un compito complesso. La gestione di diversi HOA, associazioni condominiali o sviluppi residenziali introduce diverse regole di fatturazione, scadenze di pagamento, conti bancari e requisiti di rendicontazione.

La sfida è mantenere chiare le finanze di ogni proprietà fornendo al tempo stesso alla società di gestione un quadro accurato dell'intero portafoglio.

Due strumenti affrontano parti diverse di questo processo. Unitify Easybilly automatizza addebiti a livello di edificio, fatture e pagamenti ai residenti. Helmstead porta informazioni finanziarie da più entità, valute e sistemi contabili in un ambiente condiviso per la revisione, il reporting e la pianificazione.

Servono a scopi diversi. Nessuno dei due dovrebbe essere considerato in grado di sostituire i controlli contabili e finanziari formali richiesti per le singole associazioni.

Punti chiave

• Ogni HOA o edificio residenziale può avere regole diverse per il calcolo e la riscossione delle spese.
• Unitify Easybilly genera fatture in base alle regole di ciascun edificio e le rende disponibili tramite l'app residente.
• Le società di gestione immobiliare devono distinguere la fatturazione a livello di edificio dalla contabilità formale e dal reporting finanziario a livello aziendale.
• Helmstead aiuta i team finanziari a lavorare con informazioni finanziarie su più entità e sistemi contabili esistenti.
• Nessuno dei due prodotti richiede che una società di gestione abbandoni tutto il software finanziario esistente.
• Le procedure per lo scambio di dati, la separazione dei conti e la revisione finanziaria dovrebbero essere definite prima di introdurre ulteriore automazione.

Di quale software ha bisogno una società di gestione immobiliare con più HOA?

• Spese mensili di residenza: Requisito principale: Calcolare le tariffe secondo le regole di ciascun condominio; Soluzione: Unitify Easybilly
• Fatture e pagamenti residenti: Requisito principale: consegnare fatture e fornire opzioni di pagamento supportate; Soluzione: Unitify
• Creazione di operazioni finanziarie: Requisito principale: tenere traccia di addebiti, pagamenti e saldi di apertura; Soluzione: Unitify
• Contabilità formale: Requisito principale: mantenere le registrazioni contabili e i rendiconti finanziari richiesti; Soluzione: software di contabilità esistente
• Reporting finanziario tra entità: Requisito principale: rivedere le informazioni provenienti da più società e sistemi; Soluzione: Helmstead
• Pianificazione finanziaria: Requisito principale: confrontare gli scenari e valutare i futuri risultati finanziari; Soluzione: Helmstead

Tali funzioni possono essere collegate tramite opportuni processi di scambio dati, ma non sono intercambiabili.

1. Perché le finanze diventano complicate quando si gestiscono diversi HOA?

Consideriamo una società di gestione immobiliare responsabile di otto edifici residenziali.

Alcuni edifici addebitano spese di manutenzione al metro quadrato. Altri utilizzano un importo mensile fisso per appartamento. Alcuni edifici fanno pagare separatamente il parcheggio, i servizi condivisi o i servizi aggiuntivi.

Ciascuna associazione può inoltre avere un proprio bilancio, un conto bancario e obblighi di rendicontazione.

La società di gestione deve calcolare accuratamente le spese, inviare fatture, monitorare i pagamenti e rispondere alle domande dei residenti.

Allo stesso tempo, il team finanziario potrebbe dover preparare informazioni finanziarie per la leadership della società di gestione e per le singole associazioni.

Tre diverse responsabilità finanziarie

Fatturazione dell'edificio. Calcolo dei costi per i singoli appartamenti e distribuzione delle fatture ai residenti.

Contabilità associativa. Mantenimento dei registri e dei rapporti richiesti dalla legge per ciascuna HOA o associazione condominiale.

Report della società di gestione. Comprendere la performance finanziaria, le spese e le esigenze di liquidità della società che gestisce il portafoglio.

Queste responsabilità possono comportare alcune delle stesse informazioni, ma non dovrebbero essere combinate in un unico insieme di conti indifferenziati.

In particolare, i fondi appartenenti a HOA o proprietari di immobili potrebbero dover rimanere legalmente e operativamente separati dalle finanze della società di gestione.

2. Unitify Easybilly: regole di fatturazione per ogni edificio in un'unica piattaforma

Unitify Easybilly è un modulo di fatturazione per società di gestione immobiliare, HOA e organizzazioni di gestione di proprietà di sviluppatori di proprietà residenziali.

Il modulo automatizza gli addebiti periodici, genera le fatture e le rende disponibili ai residenti nell’app Unitify.

Per un'azienda che gestisce più edifici, il vantaggio principale è la possibilità di configurare diverse regole di fatturazione senza mantenere un processo separato basato su fogli di calcolo per ogni proprietà.

Per uno sguardo più approfondito su come funziona il processo di fatturazione, leggi Fatturazione della proprietà senza caos nei fogli di calcolo. L'articolo spiega come le società di gestione possono importare saldi esistenti, configurare addebiti specifici per l'edificio e generare fatture mensili senza dover ricostruire fogli di calcolo ogni mese.

Come vengono calcolati gli oneri condominiali?

Easybilly supporta diversi metodi:

• Al metro quadrato
• Per appartamento
• Per residente
• Un importo fisso

Ogni edificio mantiene la propria configurazione di fatturazione.

Ad esempio, un edificio potrebbe addebitare una tariffa di manutenzione mensile in base alla superficie dell'appartamento, mentre un altro utilizza una tariffa fissa per unità.

Entrambi possono essere gestiti all'interno dello stesso ambiente Unitify, con le regole appropriate applicate a ciascun edificio.

Come può una società di gestione migrare i record esistenti?

Easybilly supporta l'importazione di informazioni sugli appartamenti, proprietari e saldi di apertura da Excel o da un sistema esistente.

Ciò riduce la quantità di inserimenti manuali richiesti quando si abbandona la fatturazione basata su fogli di calcolo.

Il team di gestione può quindi configurare le regole di fatturazione e preparare fatture ricorrenti.

Come ricevono e pagano le fatture i residenti?

Le fatture vengono consegnate tramite l'app residente, dove gli occupanti possono verificare i propri addebiti.

I residenti possono anche ricevere fatture PDF con codici QR.

Laddove sono disponibili integrazioni di pagamento supportate, i pagamenti possono essere effettuati direttamente tramite l'app.

I fornitori di servizi di pagamento disponibili dipendono dal mercato. Le integrazioni pubblicate da Unitify coprono attualmente diversi paesi, tra cui Georgia, Kazakistan, Uzbekistan, Armenia e Azerbaigian.

L'elaborazione dei pagamenti dovrebbe pertanto essere verificata per l'ubicazione di ciascuna proprietà.

Cosa lo rende utile per più edifici?

Un manager può lavorare con i record di fatturazione di diverse proprietà senza mantenere flussi di lavoro manuali separati per ogni edificio.

I residenti possono visualizzare i propri addebiti, mentre i team di gestione hanno accesso alle informazioni di fatturazione corrispondenti.

Unitify collega inoltre la fatturazione con altre operazioni quotidiane, comprese le richieste dei residenti, la comunicazione dell'edificio e la manutenzione.

Ciò è particolarmente utile per le società di gestione più piccole in cui gli stessi dipendenti gestiscono diverse responsabilità amministrative.

Easybilly sostituisce il software di contabilità?

No.

Easybilly calcola gli addebiti, genera fatture e tiene traccia delle informazioni relative alla fatturazione. Non sostituisce un registro contabile formale.

Le informazioni contabili possono essere esportate tramite Excel o scambiate utilizzando i formati di file 1C supportati.

Si tratta di flussi di lavoro basati su file piuttosto che di una sincronizzazione contabile bidirezionale in tempo reale già pronta.

Ideale per: HOA e società di gestione immobiliare che desiderano automatizzare la fatturazione dei residenti su più edifici mantenendo separate le regole di addebito di ciascuna proprietà.

Cosa considerare: i requisiti contabili, di rendicontazione legale e di integrazione dei pagamenti dovrebbero essere valutati in modo indipendente.

Prezzi: La fatturazione costa $ 0,50 per fattura sui piani Unitify Gratuito e Base ed è inclusa in Pro, in base ai prezzi del prodotto pubblicati.

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3. Helmstead: Chiarezza finanziaria tra entità e sistemi contabili

Con l’espansione di un’attività di gestione immobiliare, la complessità finanziaria può estendersi oltre le fatture dei singoli edifici.

La società potrebbe gestire diverse entità giuridiche, gestire attività in mercati diversi o lavorare con più di un sistema contabile.

Helmstead è progettato per le organizzazioni che affrontano questo tipo di frammentazione finanziaria.

Il suo approccio consiste nel portare le informazioni finanziarie provenienti da più entità, banche, documenti e sistemi contabili in un ambiente condiviso senza richiedere all'azienda di sostituire i sistemi che già utilizza.

In che modo Helmstead aiuta a finanziare i team?

Helmstead si concentra su tre attività correlate.

Comprendere le finanze attuali. Raccolta di informazioni provenienti da diverse fonti per supportare la revisione finanziaria e la chiusura di fine mese.

Riduzione del lavoro ripetitivo. Utilizzo di agenti IA per assistere nelle attività di routine mantenendo la revisione e l'approvazione umane all'interno del processo.

Pianificazione dei risultati futuri. Confronto di scenari finanziari utilizzando le informazioni e le ipotesi storiche disponibili.

Ad esempio, un gruppo di gestione che opera in più di un paese potrebbe dover rivedere le informazioni finanziarie preparate in diversi sistemi contabili e valute.

Helmstead è progettato per affrontare la sfida più ampia del reporting multi-entità.

Helmstead sostituisce un libro mastro contabile?

Il suo posizionamento pubblicato enfatizza il lavoro a fianco dei sistemi contabili esistenti piuttosto che la loro sostituzione.

I team finanziari possono esaminare le informazioni provenienti da diverse fonti, preparare riepiloghi e valutare scenari finanziari.

I sistemi contabili sottostanti restano responsabili delle proprie registrazioni contabili.

Questa distinzione è importante per le società di gestione immobiliare con conti HOA separati, fondi dei clienti e obblighi di rendicontazione formale.

Helmstead può consolidare le finanze di più HOA?

Helmstead descrive le funzionalità di reporting e analisi finanziaria multi-entità.

Tuttavia, non è commercializzato come software contabile HOA specializzato e i suoi materiali pubblicati non stabiliscono il supporto per registri specifici dell'associazione, contabilità dei fondi di riserva o reporting HOA statutario.

Un gruppo di gestione immobiliare che prende in considerazione Helmstead dovrebbe verificare come sarebbero rappresentati le sue entità esistenti, i sistemi contabili e le strutture di reporting.

Dovrebbe inoltre distinguere la rendicontazione finanziaria della società di gestione dalla contabilità separata delle singole associazioni.

E che dire dell'automazione e dell'intelligenza artificiale?

Helmstead utilizza agenti AI per supportare il lavoro finanziario, inclusa la preparazione di riepiloghi, la revisione delle informazioni sulla fonte e l'analisi degli scenari.

I team finanziari umani rimangono responsabili del controllo delle fonti, della revisione dei risultati e dell’approvazione del lavoro.

Ciò può essere utile per le organizzazioni che dedicano molto tempo alla raccolta di informazioni finanziarie da diversi sistemi prima di preparare i report di gestione.

Ideale per: Gruppi di gestione immobiliare che operano attraverso più persone giuridiche o sistemi contabili e cercano una visione consolidata delle proprie finanze aziendali.

Cosa considerare: i requisiti contabili specifici dell'HOA, la compatibilità dei singoli sistemi, la sicurezza dei dati e le capacità di reporting devono essere verificati con Helmstead prima dell'implementazione.

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4. Come possono lavorare insieme Unitify, il software di contabilità e Helmstead?

Consideriamo un gruppo di gestione immobiliare responsabile di diversi sviluppi residenziali.

Ogni edificio ha i propri residenti, i propri costi di servizio e le proprie regole di fatturazione. Il gruppo opera anche attraverso più entità giuridiche e utilizza software di contabilità consolidati.

Una divisione pratica delle responsabilità potrebbe assomigliare a questa:

-1. Calcola addebiti: Sistema: Unitify Easybilly; Responsabilità: Applicare le regole per ogni edificio -2. Consegna fatture: Sistema: Unitify; Responsabilità: Fornire fatture ai residenti

• 3. Registra attività di fatturazione: Sistema: Unitify; Responsabilità: tenere traccia delle oneri dell’edificio e delle informazioni di pagamento pertinenti -4. Mantenere i conti finanziari: Sistema: software di contabilità esistente; Responsabilità: conservare i registri e i registri richiesti
• 5. Esamina le finanze del gruppo: Sistema: Helmstead; Responsabilità: riunire le informazioni finanziarie supportate per l'analisi -6. Preparare piani finanziari: Sistema: Helmstead; Responsabilità: confrontare gli scenari e supportare le decisioni di gestione

Si tratta di un possibile modello operativo, non di un'integrazione nativa confermata tra Unitify e Helmstead.

Unitify supporta lo scambio di file contabili. Helmstead funziona con le informazioni provenienti dai sistemi finanziari esistenti, ma il metodo specifico di trasferimento dei dati tra i prodotti richiederebbe una verifica tecnica.

Una società di gestione dovrebbe inoltre confermare quali documenti finanziari possono essere condivisi e per quale scopo.

5. Cosa dovrebbe automatizzare prima una società di gestione multi-HOA?

Non tutte le attività finanziarie devono essere automatizzate contemporaneamente.

Per molte società di gestione immobiliare più piccole, la fatturazione ricorrente è un punto di partenza pratico.

Primo: standardizzare la fatturazione a livello di edificio

Definisci come vengono calcolate le spese per ciascuna proprietà, conferma le informazioni sull'appartamento e sul proprietario e importa saldi di apertura affidabili.

L'automazione di questi processi può ridurre la preparazione ripetitiva delle fatture.

Secondo: semplificare l'accesso alle informazioni di pagamento

Fornisci ai residenti fatture chiare e opzioni di pagamento supportate.

Assicurarsi che il team di gestione possa identificare gli addebiti non pagati e rispondere alle domande sulle singole righe della fattura.

Terzo: stabilire processi contabili affidabili

Mantenere le registrazioni contabili, le riconciliazioni bancarie e le procedure di rendicontazione richieste per ciascuna associazione o entità giuridica.

L’automazione dovrebbe preservare la separazione dei conti e la capacità di risalire alle fonti delle transazioni.

Quarto: migliorare la visibilità finanziaria all'interno dell'organizzazione

Se l'azienda di gestione gestisce diverse entità o sistemi contabili, valuta se una piattaforma finanziaria multi-entità come Helmstead aiuterebbe il suo team finanziario.

Inizia con una domanda di reporting definita, anziché collegare tutte le origini dati disponibili senza uno scopo specifico.

Quinto: introdurre la pianificazione degli scenari

Una volta che i dati storici e i report sono affidabili, il management può esplorare scenari futuri.

Questi potrebbero includere cambiamenti nei costi operativi, nei tempi di riscossione dei pagamenti o nelle implicazioni finanziarie dell’espansione in un altro mercato.

I dati di origine accurati rimangono essenziali. L’analisi generata dall’intelligenza artificiale dovrebbe essere rivista prima di orientare le decisioni finanziarie.

Fatturazione migliore per ogni edificio, finanze più chiare per l'intera azienda

La gestione di più edifici residenziali crea due sfide finanziarie connesse ma distinte.

Il primo è operativo: calcolare con precisione le spese, consegnare le fatture e facilitare i pagamenti ai residenti.

Il secondo è organizzativo: comprendere la performance finanziaria tra entità, sistemi e mercati.

Unitify Easybilly risolve la fatturazione ricorrente delle proprietà e i flussi di lavoro finanziari rivolti ai residenti.

Helmstead offre un approccio più ampio alla visibilità finanziaria, al reporting e alla pianificazione tra più entità e sistemi contabili.

Il software contabile esistente rimane responsabile delle registrazioni e dei controlli formali richiesti da ciascuna organizzazione.

L’obiettivo non è sostituire ogni sistema finanziario con un’unica applicazione. Si tratta di attribuire a ciascun processo una responsabilità chiara e di ridurre il lavoro manuale non necessario.

Mantieni chiara la fatturazione di ogni edificio, i conti di ciascuna entità adeguatamente separati e il quadro finanziario più ampio più facile da comprendere.

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