Vairāku māju biedrību finanses: no rēķiniem līdz grupas pārskatiem

Kā īpašuma apsaimniekošanas uzņēmumi var organizēt ēkas līmeņa maksas, grāmatvedību un finanšu pārskatus augošā portfelī.

Vienas dzīvojamās ēkas finanšu pārvaldīšana jau ir sarežģīts uzdevums. Vairāku HOA, dzīvokļu asociāciju vai dzīvojamo māju pārvaldīšana ievieš dažādus norēķinu noteikumus, maksājumu grafikus, bankas kontus un pārskatu sniegšanas prasības.

Izaicinājums ir nodrošināt skaidras katra īpašuma finanses, vienlaikus sniedzot pārvaldības sabiedrībai precīzu priekšstatu par visu portfeli.

Divi rīki attiecas uz dažādām šī procesa daļām. Unitify Easybilly automatizē ēkas līmeņa maksas, rēķinus un iedzīvotāju maksājumus. Helmstead apvieno finanšu informāciju no vairākām vienībām, valūtām un grāmatvedības sistēmām kopīgā vidē pārskatīšanai, pārskatu sniegšanai un plānošanai.

Tie kalpo dažādiem mērķiem. Nevajadzētu pieņemt, ka tas aizstāj oficiālo grāmatvedības un finanšu kontroli, kas nepieciešama atsevišķām asociācijām.

Atslēgas līdzņemšanai

• Katrai HOA vai dzīvojamai ēkai var būt atšķirīgi noteikumi maksu aprēķināšanai un iekasēšanai.
• Unitify Easybilly ģenerē rēķinus, pamatojoties uz katras ēkas noteikumiem, un padara tos pieejamus, izmantojot rezidentu lietotni.
• Īpašuma pārvaldīšanas uzņēmumiem ir jānošķir ēkas līmeņa rēķini no formālas grāmatvedības un visa uzņēmuma finanšu pārskatu.
• Helmstead palīdz finanšu komandām strādāt ar finanšu informāciju vairākās struktūrās un esošās grāmatvedības sistēmās.
• Nevienam produktam pārvaldības sabiedrībai nav jāatsakās no visas esošās finanšu programmatūras.
• Pirms papildu automatizācijas ieviešanas jādefinē datu apmaiņas, kontu nošķiršanas un finanšu pārskatīšanas procedūras.

Kāda programmatūra ir nepieciešama īpašuma pārvaldības uzņēmumam ar vairākiem HOA?

• Ikmēneša iedzīvotāja maksas: Galvenā prasība: Aprēķināt maksas saskaņā ar katras ēkas noteikumiem; Risinājums: Unitify Easybilly
• Rezidentu rēķini un maksājumi: Galvenā prasība: Piegādāt rēķinus un nodrošināt atbalstītas apmaksas iespējas; Risinājums: Unitify
• Ēku finanšu operācijas: Galvenā prasība: Izsekot maksas, maksājumus un sākuma bilanci; Risinājums: Unitify
• Formālā grāmatvedība: Galvenā prasība: Saglabāt grāmatvedības uzskaiti un nepieciešamos finanšu pārskatus; Risinājums: esošā grāmatvedības programmatūra
• Finanšu pārskati starp uzņēmumiem: Galvenā prasība: pārskatiet informāciju no vairākiem uzņēmumiem un sistēmām; Risinājums: Helmstead
• Finanšu plānošana: Galvenā prasība: Salīdziniet scenārijus un novērtējiet nākotnes finanšu rezultātus; Risinājums: Helmstead

Šīs funkcijas var savienot, izmantojot piemērotus datu apmaiņas procesus, taču tās nav savstarpēji aizvietojamas.

1. Kāpēc finanses kļūst sarežģītas, pārvaldot vairākus HOA?

Apsveriet īpašumu pārvaldības uzņēmumu, kas atbild par astoņām dzīvojamām ēkām.

Dažas ēkas iekasē uzturēšanas maksu par kvadrātmetru. Citi izmanto fiksētu ikmēneša summu par dzīvokli. Dažas ēkas iekasē atsevišķu maksu par autostāvvietu, koplietošanas labierīcībām vai papildu pakalpojumiem.

Katrai biedrībai var būt arī savs budžets, bankas konts un atskaites pienākumi.

Pārvaldības sabiedrībai ir precīzi jāaprēķina maksas, jānosūta rēķini, jāuzrauga maksājumi un jāatbild uz iedzīvotāju jautājumiem.

Tajā pašā laikā tās finanšu komandai, iespējams, būs jāsagatavo finanšu informācija pārvaldības sabiedrības vadībai un atsevišķām asociācijām.

Trīs dažādi finansiālie pienākumi

Ēku norēķini. Maksas aprēķināšana par atsevišķiem dzīvokļiem un rēķinu izsniegšana iedzīvotājiem.

Asociācijas uzskaite. Juridiski prasīto uzskaiti un pārskatu uzturēšana katrai HOA vai dzīvokļu asociācijai.

Pārvaldības uzņēmuma pārskatu sniegšana. Izpratne par portfeli pārvaldošā uzņēmuma finanšu rezultātiem, izdevumiem un naudas prasībām.

Šie pienākumi var ietvert vienu un to pašu informāciju, taču tos nevajadzētu apvienot vienā nediferencētā kontu kopā.

Jo īpaši fondiem, kas pieder HOA vai īpašumu īpašniekiem, var būt juridiski un funkcionāli jāpaliek atsevišķi no pārvaldības sabiedrības finansēm.

2. Unitify Easybilly: norēķinu noteikumi par katru ēku vienā platformā

Unitify Easybilly ir norēķinu modulis īpašumu pārvaldības uzņēmumiem, HOA un dzīvojamo īpašumu attīstītājiem piederošām pārvaldības organizācijām.

Modulis automatizē regulāro maksājumu aprēķinu, sagatavo rēķinus un parāda tos iedzīvotājiem Unitify lietotnē.

Uzņēmumam, kas pārvalda vairākas ēkas, galvenā priekšrocība ir iespēja konfigurēt dažādus norēķinu noteikumus, neuzturot atsevišķu uz izklājlapu balstītu procesu katram īpašumam.

Lai uzzinātu vairāk par norēķinu procesu, izlasiet rakstu Īpašuma norēķini bez izklājlapu haosa. Rakstā ir paskaidrots, kā pārvaldības uzņēmumi var importēt esošos atlikumus, konfigurēt ēkai raksturīgās maksas un ģenerēt ikmēneša rēķinus, katru mēnesi nepārveidojot izklājlapas.

Kā tiek aprēķināta maksa par būvniecību?

Easybilly atbalsta vairākas metodes:

• Par kvadrātmetru
• par dzīvokli
• uz vienu iedzīvotāju
• Fiksēta summa

Katra ēka saglabā savu norēķinu konfigurāciju.

Piemēram, viena ēka var iekasēt ikmēneša uzturēšanas maksu, pamatojoties uz dzīvokļa platību, savukārt cita ēka izmanto fiksētu maksu par vienību.

Abus var pārvaldīt vienā Unitify vidē, katrai ēkai piemērojot atbilstošus noteikumus.

Kā pārvaldības sabiedrība var migrēt esošos ierakstus?

Easybilly atbalsta dzīvokļa informācijas, īpašnieku un sākuma atlikumu importēšanu no Excel vai esošas sistēmas.

Tādējādi tiek samazināts manuālās atkārtotas ievadīšanas apjoms, kas nepieciešams, pārtraucot norēķinus, kas balstīti uz izklājlapām.

Pēc tam vadības komanda var konfigurēt norēķinu noteikumus un sagatavot periodiskus rēķinus.

Kā iedzīvotāji saņem un apmaksā rēķinus?

Rēķini tiek piegādāti, izmantojot rezidentu lietotni, kur iemītnieki var pārskatīt savas maksas.

Iedzīvotāji var saņemt arī PDF rēķinus ar QR kodiem.

Ja ir pieejamas atbalstītas maksājumu integrācijas, maksājumus var veikt tieši, izmantojot lietotni.

Pieejamie maksājumu pakalpojumu sniedzēji ir atkarīgi no tirgus. Unitify publicētās integrācijas pašlaik aptver vairākas valstis, tostarp Gruziju, Kazahstānu, Uzbekistānu, Armēniju un Azerbaidžānu.

Tāpēc maksājumu apstrāde ir jāpārbauda katra īpašuma atrašanās vietai.

Kas padara to noderīgu vairākām ēkām?

Pārvaldnieks var strādāt ar vairāku īpašumu norēķinu ierakstiem, neuzturot atsevišķas manuālas darbplūsmas katrai ēkai.

Iedzīvotāji var skatīt paši savas maksas, savukārt vadības komandām ir pieejama atbilstoša norēķinu informācija.

Unitify arī savieno norēķinus ar citām ikdienas darbībām, tostarp iedzīvotāju pieprasījumiem, ēku komunikāciju un apkopi.

Tas ir īpaši noderīgi mazākām pārvaldības sabiedrībām, kur vieni un tie paši darbinieki veic vairākus administratīvos pienākumus.

Vai Easybilly aizstāj grāmatvedības programmatūru?

Nē.

Easybilly aprēķina maksas, ģenerē rēķinus un izseko ar norēķiniem saistīto informāciju. Tas neaizstāj oficiālu grāmatvedības virsgrāmatu.

Grāmatvedības informāciju var eksportēt, izmantojot programmu Excel, vai apmainīties ar to, izmantojot atbalstītos 1C failu formātus.

Tās ir uz failiem balstītas darbplūsmas, nevis gatava reāllaika, divvirzienu grāmatvedības sinhronizācija.

Vislabākais: HOA un īpašumu pārvaldības uzņēmumiem, kas vēlas automatizēt rezidentu rēķinus vairākās ēkās, vienlaikus ievērojot katra īpašuma maksas iekasēšanas noteikumus.

Kas jāņem vērā: grāmatvedības, likumā noteiktās pārskatu sniegšanas un maksājumu integrācijas prasības ir jāizvērtē neatkarīgi.

Cenu noteikšana: Unitify bezmaksas un bāzes plānos norēķinu izmaksas ir 0,50 ASV dolāri par rēķinu, un saskaņā ar publicētajām produkta cenām tā ir iekļauta Pro programmā.

Izpētiet Unitify Easybilly

3. Helmstead: finanšu skaidrība starp vienībām un grāmatvedības sistēmām

Paplašinoties īpašuma apsaimniekošanas biznesam, finansiālā sarežģītība var pārsniegt atsevišķu ēku rēķinus.

Uzņēmums var vadīt vairākas juridiskas personas, vadīt uzņēmumus dažādos tirgos vai strādāt ar vairākām grāmatvedības sistēmām.

Helmstead ir paredzēts organizācijām, kuras saskaras ar šāda veida finanšu sadrumstalotību.

Tās pieeja ir apvienot finanšu informāciju no vairākām struktūrām, bankām, dokumentiem un grāmatvedības sistēmām kopīgā vidē, neprasot uzņēmumam aizstāt jau izmantotās sistēmas.

Kā Helmstead palīdz finansēt komandas?

Helmstead koncentrējas uz trim saistītiem uzdevumiem.

Izpratne par pašreizējām finansēm. Informācijas apkopošana no dažādiem avotiem, lai atbalstītu finanšu pārskatu un mēneša beigu slēgšanu.

Atkārtota darba samazināšana. AI aģentu izmantošana, lai palīdzētu veikt rutīnas uzdevumus, vienlaikus nodrošinot cilvēka pārraudzību un apstiprinājumu procesa ietvaros.

Nākotnes rezultātu plānošana. Finanšu scenāriju salīdzināšana, izmantojot pieejamo vēsturisko informāciju un pieņēmumus.

Piemēram, vadības grupai, kas darbojas vairāk nekā vienā valstī, var būt nepieciešams pārskatīt finanšu informāciju, kas sagatavota dažādās grāmatvedības sistēmās un valūtās.

Helmstead ir izstrādāts, lai risinātu šo plašāko vairāku entītiju pārskatu sniegšanas problēmu.

Vai Helmstead aizstāj grāmatvedības virsgrāmatu?

Tās publicētajā pozicionējumā ir uzsvērts darbs līdzās esošajām grāmatvedības sistēmām, nevis to aizstāšana.

Finanšu komandas var pārskatīt informāciju no vairākiem avotiem, sagatavot kopsavilkumus un novērtēt finanšu scenārijus.

Pamatā esošās grāmatvedības sistēmas joprojām ir atbildīgas par saviem grāmatvedības ierakstiem.

Šī atšķirība ir svarīga īpašuma pārvaldības uzņēmumiem ar atsevišķiem HOA kontiem, klientu līdzekļiem un formāliem ziņošanas pienākumiem.

Vai Helmstead var konsolidēt vairāku HOA finanses?

Helmstead apraksta vairāku uzņēmumu finanšu pārskatu un analīzes iespējas.

Tomēr tā netiek tirgota kā specializēta HOA grāmatvedības programmatūra, un tās publicētie materiāli nesniedz atbalstu asociācijai specifiskām virsgrāmatām, rezerves fondu uzskaitei vai likumā noteiktajam HOA pārskatiem.

Īpašuma pārvaldības grupai, kas apsver Helmstead, ir jāpārbauda, ​​kā būtu pārstāvētas tās esošās vienības, grāmatvedības sistēmas un pārskatu struktūras.

Tajā arī jānošķir pārvaldības sabiedrības finanšu pārskati no atsevišķu asociāciju atsevišķiem pārskatiem.

Kā ar automatizāciju un AI?

Helmstead izmanto AI aģentus, lai atbalstītu finanšu darbu, tostarp sagatavotu kopsavilkumus, pārskatītu avota informāciju un scenāriju analīzi.

Cilvēku finanšu komandas joprojām ir atbildīgas par avotu pārbaudi, rezultātu pārskatīšanu un darba apstiprināšanu.

Tas var būt noderīgi organizācijām, kuras pirms vadības ziņojumu sagatavošanas pavada daudz laika, apkopojot finanšu informāciju no vairākām sistēmām.

Vislabākais: Īpašumu pārvaldības grupas, kas darbojas, izmantojot vairākas juridiskas personas vai grāmatvedības sistēmas un meklē konsolidētu skatījumu uz savām uzņēmējdarbības finansēm.

Kas jāņem vērā: HOA specifiskās grāmatvedības prasības, atsevišķu sistēmu savietojamība, datu drošība un ziņošanas iespējas pirms ieviešanas ir jāpārbauda ar Helmstead.

Izpētiet Helmstead

4. Kā Unitify, grāmatvedības programmatūra un Helmstead var sadarboties?

Apsveriet iespēju izveidot īpašumu pārvaldības grupu, kas ir atbildīga par vairākām dzīvojamo māju būvēm.

Katrai ēkai ir savi iedzīvotāji, apkalpošanas maksa un norēķinu noteikumi. Grupa darbojas arī ar vairāku juridisku personu starpniecību un izmanto izveidoto grāmatvedības programmatūru.

Praktisks pienākumu sadalījums varētu izskatīties šādi:

-1. Aprēķināt maksas: Sistēma: Unitify Easybilly; Atbildība: Piemērot noteikumus katrai ēkai -2. Piegādāt rēķinus: Sistēma: Unitify; Atbildība: Izsniedziet iedzīvotājiem rēķinus -3. Reģistrēt norēķinu darbību: Sistēma: Unitify; Atbildība: Izsekot sliežu ceļa būvniecības maksas un attiecīgo maksājumu informāciju -4. Uzturēt finanšu kontus: Sistēma: Esošā grāmatvedības programmatūra; Atbildība: Saglabāt nepieciešamās virsgrāmatas un ierakstus -5. Pārskatīt grupas finanses: Sistēma: Helmstead; Atbildība: apkopojiet atbalstīto finanšu informāciju analīzei -6. Sagatavot finanšu plānus: Sistēma: Helmstead; Atbildība: Salīdziniet scenārijus un atbalstiet vadības lēmumus

Šis ir iespējamais darbības modelis, nevis apstiprināta vietējā integrācija starp Unitify un Helmstead.

Unitify atbalsta grāmatvedības failu apmaiņu. Helmstead strādā ar informāciju no esošajām finanšu sistēmām, taču īpašajai datu pārsūtīšanas metodei starp produktiem būtu nepieciešama tehniska pārbaude.

Pārvaldības sabiedrībai ir arī jāapstiprina, kuri finanšu ieraksti ir atļauti koplietot un kādam nolūkam.

5. Kas vairāku HOA pārvaldības uzņēmumam vispirms jāautomatizē?

Ne katrs finanšu uzdevums ir jāautomatizē uzreiz.

Daudzām mazākām nekustamo īpašumu pārvaldīšanas kompānijām periodiski rēķini ir praktisks sākumpunkts.

Pirmkārt: standartizējiet ēkas līmeņa norēķinus

Definējiet, kā katram īpašumam tiek aprēķinātas maksas, apstipriniet informāciju par dzīvokli un īpašnieku un importējiet uzticamus sākuma atlikumus.

Šo procesu automatizācija var samazināt atkārtotu rēķinu sagatavošanu.

Otrkārt: padariet maksājumu informāciju vieglāk pieejamu

Nodrošiniet iedzīvotājiem skaidrus rēķinus un atbalstītas norēķinu iespējas.

Pārliecinieties, ka vadības komanda var identificēt nesamaksātās izmaksas un atbildēt uz jautājumiem par atsevišķām rēķinu rindām.

Treškārt: izveidojiet uzticamus grāmatvedības procesus

Saglabāt katrai biedrībai vai juridiskai personai nepieciešamo grāmatvedības uzskaiti, banku saskaņošanas un atskaišu sniegšanas kārtību.

Automatizācijai jāsaglabā kontu nošķiršana un iespēja izsekot darījumiem līdz to avotiem.

Ceturtkārt: uzlabojiet finanšu redzamību visā organizācijā

Ja pārvaldības bizness pārvalda vairākas vienības vai grāmatvedības sistēmas, novērtējiet, vai daudzu uzņēmumu finanšu platforma, piemēram, Helmstead, varētu palīdzēt tās finanšu komandai.

Sāciet ar definētu pārskatu jautājumu, nevis savienojiet visus pieejamos datu avotus bez konkrēta mērķa.

Piektkārt: ieviest scenāriju plānošanu

Kad vēsturiskie dati un ziņojumi ir uzticami, vadība var izpētīt nākotnes scenārijus.

Tās var ietvert izmaiņas darbības izmaksās, maksājumu iekasēšanas laiku vai finansiālās sekas, ko rada paplašināšanās citā tirgū.

Precīzi avota dati joprojām ir būtiski. AI radītā analīze ir jāpārskata, pirms tā sniedz informāciju par finanšu lēmumiem.

Labāki rēķini par katru ēku, skaidrākas finanses visam uzņēmumam

Vairāku dzīvojamo ēku pārvaldīšana rada divas saistītas, bet atšķirīgas finansiālas problēmas.

Pirmā ir operatīva: precīza izmaksu aprēķināšana, rēķinu piegāde un rezidentu maksājumu atvieglošana.

Otrais ir organizatoriskais: izpratne par finansiālo sniegumu dažādās struktūrās, sistēmās un tirgos.

Unitify Easybilly attiecas uz periodiskiem īpašuma rēķiniem un ar rezidentiem saistītām finanšu darbplūsmām.

Helmstead piedāvā plašāku pieeju finanšu pārskatāmībai, ziņošanai un plānošanai vairākās struktūrās un grāmatvedības sistēmās.

Esošā grāmatvedības programmatūra joprojām ir atbildīga par formālajiem ierakstiem un kontrolēm, ko pieprasa katra organizācija.

Mērķis nav aizstāt katru finanšu sistēmu ar vienu pieteikumu. Tas nozīmē, ka katram procesam ir jāuzliek skaidra atbildība un jāsamazina nevajadzīgs roku darbs.

Saglabājiet skaidrus katras ēkas norēķinus, katra uzņēmuma kontus pareizi nošķirtu un plašāku finanšu attēlu saprotamāk.

Izpētiet Unitify Easybilly

Izpētiet Helmstead