Finansije više stambenih zajednica: od zaduženja do izveštaja grupe

Kako kompanije za upravljanje imovinom mogu da organizuju naknade na nivou zgrade, računovodstvo i finansijsko izveštavanje u rastućem portfelju.

Upravljanje finansijama jedne stambene zgrade već je složen zadatak. Upravljanje nekoliko HOA, kondominijumskih zajednica ili stambenih objekata uvodi različita pravila naplate, rasporede plaćanja, bankovne račune i zahteve za izveštavanje.

Izazov je da finansije svake imovine budu jasne, a da se kompaniji za upravljanje da tačna slika o celokupnom portfelju.

Dva alata se bave različitim delovima ovog procesa. Unitify Easybilly automatizuje naknade na nivou zgrade, fakture i plaćanja rezidentima. Helmstead donosi finansijske informacije iz više entiteta, valuta i računovodstvenih sistema u zajedničko okruženje radi pregleda, izveštavanja i planiranja.

Oni služe različitim svrhama. Ne treba pretpostaviti da ni jedno ni drugo ne zamenjuje formalne računovodstvene i finansijske kontrole potrebne za pojedinačna udruženja.

Ključni za poneti

• Svaka HOA ili stambena zgrada može imati različita pravila za obračun i naplatu naknada.
• Unitify Easybilly generiše fakture na osnovu pravila svake zgrade i čini ih dostupnim kroz aplikaciju za stanare.
• Kompanije za upravljanje imovinom treba da razlikuju naplatu na nivou zgrade od formalnog računovodstva i finansijskog izveštavanja u celoj kompaniji.
• Helmstead pomaže finansijskim timovima da rade sa finansijskim informacijama u više entiteta i postojećim računovodstvenim sistemima.
• Nijedan proizvod ne zahteva od kompanije za upravljanje da napusti sav svoj postojeći finansijski softver.
• Pre uvođenja dodatne automatizacije treba definisati procedure razmene podataka, razdvajanja računa i finansijske revizije.

Koji softver je potreban kompaniji za upravljanje imovinom sa više HOA?

• Mesečne naknade za boravak: Glavni zahtev: Izračunajte naknade u skladu sa pravilima svake zgrade; Rešenje: Unitify Easybilly
• Rezidentne fakture i plaćanja: Glavni zahtev: Isporučite fakture i obezbedite podržane opcije plaćanja; Rešenje: Unitify
• Izgradnja finansijskih operacija: Glavni zahtev: Pratite troškove, plaćanja i početna stanja; Rešenje: Unitify
• Formalno računovodstvo: Glavni zahtev: Održavanje računovodstvenih evidencija i potrebnih finansijskih izveštaja; Rešenje: Postojeći računovodstveni softver
• Finansijsko izveštavanje među entitetima: Glavni zahtev: Pregledajte informacije iz više kompanija i sistema; Rešenje: Helmstead
• Finansijsko planiranje: Glavni zahtev: Uporedite scenarije i procenite buduće finansijske ishode; Rešenje: Helmstead

Ove funkcije mogu biti povezane putem odgovarajućih procesa razmene podataka, ali nisu međusobno zamenljive.

1. Zašto finansije postaju komplikovane kada se upravlja sa nekoliko HOA?

Zamislite kompaniju za upravljanje imovinom odgovornom za osam stambenih zgrada.

Neke zgrade naplaćuju troškove održavanja po kvadratnom metru. Drugi koriste fiksni mesečni iznos po stanu. Pojedine zgrade posebno naplaćuju parking, zajedničke objekte ili dodatne usluge.

Svako udruženje takođe može imati svoj budžet, bankovni račun i obaveze izveštavanja.

Društvo za upravljanje mora tačno da obračunava troškove, da šalje fakture, prati plaćanja i odgovara na pitanja stanovnika.

Istovremeno, njegov finansijski tim će možda morati da pripremi finansijske informacije za rukovodstvo kompanije za upravljanje i za pojedinačna udruženja.

Tri različite finansijske odgovornosti

Naplata zgrade. Obračun troškova za pojedinačne stanove i podela faktura stanarima.

Računovodstvo udruženja. Održavanje zakonski propisanih evidencija i izveštaja za svaku HOA ili kondominijumsku zajednicu.

Izveštavanje kompanije za upravljanje. Razumevanje finansijskog učinka, troškova i potreba za gotovinom kompanije koja upravlja portfoliom.

Ove odgovornosti mogu uključivati neke od istih informacija, ali ih ne treba kombinovati u jedan nediferencirani skup naloga.

Konkretno, sredstva koja pripadaju HOA-ima ili vlasnicima imovine će možda morati da ostanu pravno i operativno odvojena od sopstvenih finansija kompanije za upravljanje.

2. Unitify Easybilly: Pravila naplate za svaku zgradu na jednoj platformi

Unitify Easybilly je modul za naplatu za kompanije za upravljanje imovinom, HOA-e i organizacije za upravljanje stambenim objektima.

Modul automatski obračunava redovna zaduženja, izdaje račune i prikazuje ih stanarima u aplikaciji Unitify.

Za kompaniju koja upravlja nekoliko zgrada, glavna prednost je mogućnost konfigurisanja različitih pravila naplate bez održavanja zasebnog procesa zasnovanog na tabelama za svaku imovinu.

Za bliži pogled na to kako funkcioniše proces naplate, pročitajte Obračun imovine bez haosa u tabeli. Članak objašnjava kako kompanije za upravljanje mogu da uvezu postojeća stanja, konfigurišu specifične troškove za zgradu i generišu mesečne fakture bez obnavljanja tabela svakog meseca.

Kako se obračunavaju naknade za izgradnju?

Easybilly podržava nekoliko metoda:

• Po kvadratnom metru
• Po stanu
• Po stanovniku
• Fiksni iznos

Svaka zgrada zadržava sopstvenu konfiguraciju obračuna.

Na primer, jedna zgrada može da naplaćuje mesečnu naknadu za održavanje na osnovu površine stana, dok druga koristi fiksnu naknadu po jedinici.

Oba se mogu upravljati u okviru istog okruženja Unitify, uz odgovarajuća pravila koja se primenjuju na svaku zgradu.

Kako kompanija za upravljanje može da migrira postojeće zapise?

Easybilly podržava uvoz informacija o stanovima, vlasnicima i početnim bilansima iz Excel-a ili postojećeg sistema.

Ovo smanjuje količinu potrebnog ručnog ponovnog unosa kada se udaljite od obračuna zasnovanog na tabelama.

Upravljački tim tada može da konfiguriše pravila naplate i pripremi periodične fakture.

Kako stanovnici primaju i plaćaju fakture?

Fakture se isporučuju preko rezidentne aplikacije, gde stanari mogu da pregledaju svoje troškove.

Stanovnici takođe mogu da primaju PDF račune sa KR kodovima.

Tamo gde su dostupne podržane integracije plaćanja, plaćanja se mogu izvršiti direktno preko aplikacije.

Dostupni provajderi plaćanja zavise od tržišta. Objavljene integracije Unitify trenutno pokrivaju nekoliko zemalja, uključujući Gruziju, Kazahstan, Uzbekistan, Jermeniju i Azerbejdžan.

Obrada plaćanja stoga treba da bude verifikovana za lokaciju svake imovine.

Šta ovo čini korisnim za više zgrada?

Menadžer može da radi sa evidencijom naplate nekoliko nekretnina bez održavanja zasebnih ručnih tokova rada za svaku zgradu.

Stanovnici mogu da vide svoje troškove, dok menadžerski timovi imaju pristup odgovarajućim informacijama o obračunu.

Unitify takođe povezuje naplatu sa drugim dnevnim operacijama, uključujući zahteve stanovnika, komunikaciju u zgradi i održavanje.

Ovo je posebno korisno za manje kompanije za upravljanje u kojima isti zaposleni obavljaju nekoliko administrativnih obaveza.

Da li Easybilly zamenjuje računovodstveni softver?

br.

Easybilly izračunava troškove, generiše fakture i prati informacije vezane za obračun. To nije zamena za zvaničnu računovodstvenu knjigu.

Računovodstvene informacije se mogu izvoziti kroz Excel ili razmenjivati pomoću podržanih 1C formata datoteka.

Ovo su tokovi posla zasnovani na fajlovima, a ne gotova dvosmerna sinhronizacija računovodstva uživo.

Najbolje za: HOA i kompanije za upravljanje imovinom koje žele da automatizuju naplatu stanara u više zgrada, a da pravila naplate za svaki objekat budu odvojena.

Šta treba uzeti u obzir: Zahtevi za računovodstvo, zakonom propisano izveštavanje i integraciju plaćanja treba da se procene nezavisno.

Cene: Naplata košta 0,50 USD po fakturi na Unitify besplatnim i osnovnim planovima i uključena je u Pro, prema objavljenim cenama proizvoda.

Istražite Unitify Easybilly

3. Helmstead: Finansijska jasnoća u entitetima i računovodstvenim sistemima

Kako se posao upravljanja imovinom širi, finansijska složenost može se proširiti i izvan faktura pojedinačnih zgrada.

Kompanija može upravljati nekoliko pravnih lica, upravljati poslovima na različitim tržištima ili raditi sa više od jednog računovodstvenog sistema.

Helmstead je dizajniran za organizacije koje se suočavaju sa ovom vrstom finansijske fragmentacije.

Njegov pristup je da prenese finansijske informacije iz više entiteta, banaka, dokumenata i računovodstvenih sistema u zajedničko okruženje bez potrebe da preduzeće zameni sisteme koje već koristi.

Kako Helmstead pomaže u finansiranju timova?

Helmstead se fokusira na tri povezana zadatka.

Razumevanje tekućih finansija. Objedinjavanje informacija iz različitih izvora radi podrške finansijskom pregledu i zatvaranju na kraju meseca.

Smanjenje rada koji se ponavlja. Korišćenje agenata veštačke inteligencije za pomoć u rutinskim zadacima uz zadržavanje ljudskog pregleda i odobrenja u procesu.

Planiranje budućih ishoda. Poređenje finansijskih scenarija korišćenjem dostupnih istorijskih informacija i pretpostavki.

Na primer, grupa menadžmenta koja vodi poslove u više od jedne zemlje možda će morati da pregleda finansijske informacije pripremljene u različitim računovodstvenim sistemima i valutama.

Helmstead je dizajniran da odgovori na taj širi izazov izveštavanja sa više entiteta.

Da li Helmstead zamenjuje računovodstvenu knjigu?

Njegovo objavljeno pozicioniranje naglašava rad uz postojeće računovodstvene sisteme, a ne njihovu zamjenu.

Finansijski timovi mogu pregledati informacije iz nekoliko izvora, pripremiti sažetke i procijeniti finansijske scenarije.

Osnovni računovodstveni sistemi ostaju odgovorni za sopstvene računovodstvene evidencije.

Ova razlika je važna za kompanije za upravljanje imovinom sa zasebnim računima HOA, sredstvima klijenata i formalnim obavezama izveštavanja.

Može li Helmstead konsolidovati finansije više HOA?

Helmstead opisuje mogućnosti finansijskog izveštavanja i analize sa više entiteta.

Međutim, on se ne prodaje kao specijalizovani računovodstveni softver HOA, a njegovi objavljeni materijali ne uspostavljaju podršku za knjige specifične za udruženje, računovodstvo rezervnih fondova ili statutarno izveštavanje HOA.

Grupa za upravljanje imovinom koja razmatra Helmstead treba da proveri kako će biti predstavljeni njeni postojeći entiteti, računovodstveni sistemi i strukture izveštavanja.

Takođe bi trebalo razlikovati finansijsko izveštavanje kompanije za upravljanje od zasebnih računa pojedinačnih udruženja.

Šta je sa automatizacijom i AI?

Helmstead koristi AI agente za podršku finansijskom radu, uključujući pripremu sažetaka, pregled izvornih informacija i analizu scenarija.

Timovi za ljudske finansije ostaju odgovorni za proveru izvora, pregled rezultata i odobravanje rada.

Ovo može biti korisno za organizacije koje provode dosta vremena u prikupljanju finansijskih informacija iz nekoliko sistema pre nego što pripreme izveštaje o menadžmentu.

Najbolje za: Grupe za upravljanje imovinom koje rade preko više pravnih lica ili računovodstvenih sistema i traže konsolidovani pogled na svoje poslovne finansije.

Šta treba uzeti u obzir: Računovodstveni zahtevi specifični za HOA, individualna kompatibilnost sistema, bezbednost podataka i mogućnosti izveštavanja treba da se verifikuju pomoću Helmstead pre implementacije.

Istražite Helmstead

4. Kako Unitify, računovodstveni softver i Helmstead mogu da rade zajedno?

Razmislite o grupi za upravljanje imovinom koja je odgovorna za nekoliko stambenih objekata.

Svaka zgrada ima svoje stanovnike, troškove usluga i pravila obračuna. Grupa takođe posluje preko više pravnih lica i koristi uspostavljeni računovodstveni softver.

Praktična podela odgovornosti mogla bi izgledati ovako:

• 1. Izračunajte troškove: Sistem: Unitify Easybilly; Odgovornost: Primenite pravila za svaku zgradu
• 2. Isporuka faktura: Sistem: Unitify; Odgovornost: Obezbeđivanje faktura stanarima
• 3. Zapis aktivnosti naplate: Sistem: Unitify; Odgovornost: Pratite zaduženja za zgradu i relevantne informacije o plaćanju
• 4. Održavanje finansijskih računa: Sistem: Postojeći računovodstveni softver; Odgovornost: Voditi potrebne knjige i evidenciju
• 5. Pregled finansija grupe: Sistem: Helmstead; Odgovornost: Donesite podržane finansijske informacije zajedno za analizu
• 6. Pripremite finansijske planove: Sistem: Helmstead; Odgovornost: Uporedite scenarije i podržite odluke upravljanja

Ovo je mogući operativni model, a ne potvrđena izvorna integracija između Unitify i Helmstead.

Unitify podržava računovodstvenu razmenu datoteka. Helmstead radi sa informacijama iz postojećih finansijskih sistema, ali specifičan način prenosa podataka između proizvoda zahteva tehničku verifikaciju.

Društvo za upravljanje takođe treba da potvrdi koje finansijske evidencije je dozvoljeno da se dele i u koju svrhu.

5. Šta kompanija za upravljanje sa više HOA prvo treba da automatizuje?

Ne mora svaki finansijski zadatak biti automatizovan odjednom.

Za mnoge manje kompanije za upravljanje imovinom, periodični obračun je praktična polazna tačka.

Prvo: Standardizujte naplatu na nivou zgrade

Definišite kako se obračunavaju naknade za svaku nekretninu, potvrdite podatke o stanu i vlasniku i uvezite pouzdana početna stanja.

Automatizacija ovih procesa može smanjiti ponavljanje pripreme računa.

Drugo: Olakšajte pristup informacijama o plaćanju

Omogućite stanovnicima jasne fakture i podržane opcije plaćanja.

Uverite se da menadžerski tim može da identifikuje neplaćene troškove i odgovori na pitanja o pojedinačnim linijama faktura.

Treće: Uspostavite pouzdane računovodstvene procese

Održavati potrebne računovodstvene evidencije, usaglašavanja banaka i procedure izveštavanja za svako udruženje ili pravno lice.

Automatizacija bi trebalo da sačuva razdvajanje naloga i mogućnost praćenja transakcija do njihovih izvora.

Četvrto: Poboljšajte finansijsku vidljivost u celoj organizaciji

Ako menadžment posluje sa nekoliko entiteta ili računovodstvenih sistema, procenite da li bi finansijska platforma sa više entiteta, kao što je Helmstead, pomogla njenom finansijskom timu.

Počnite sa definisanim pitanjem za izveštavanje, umesto da povezujete sve dostupne izvore podataka bez određene svrhe.

Peto: Uvesti planiranje scenarija

Kada istorijski podaci i izveštaji budu pouzdani, menadžment može da istraži buduće scenarije.

To može uključivati promene u operativnim troškovima, vremenu naplate plaćanja ili finansijske implikacije širenja na drugo tržište.

Tačni izvorni podaci i dalje su neophodni. Analizu generisanu veštačkom inteligencijom treba pregledati pre nego što donese informacije o finansijskim odlukama.

Bolji obračun za svaku zgradu, jasnije finansije za ceo posao

Upravljanje više stambenih zgrada stvara dva povezana, ali različita finansijska izazova.

Prvi je operativan: tačan obračun troškova, isporuka faktura i lakša plaćanja rezidentima.

Drugi je organizacioni: razumevanje finansijskog učinka između entiteta, sistema i tržišta.

Unitify Easybilly se bavi periodičnim obračunom imovine i finansijskim tokovima rada koji se suočavaju sa stanovnicima.

Helmstead nudi širi pristup finansijskoj vidljivosti, izveštavanju i planiranju u više entiteta i računovodstvenih sistema.

Postojeći računovodstveni softver ostaje odgovoran za formalne evidencije i kontrole koje zahteva svaka organizacija.

Cilj nije da se svaki finansijski sistem zameni jednom aplikacijom. To je da se svakom procesu da jasna odgovornost i smanji nepotreban ručni rad.

Neka obračun svake zgrade bude jasan, računi svakog entiteta pravilno razdvojeni i šira finansijska slika lakša za razumevanje.

Istražite Unitify Easybilly

Istražite Helmstead