Finanzen mehrerer Eigentümergemeinschaften: Abrechnung und Gruppenberichte

Wie Immobilienverwaltungsunternehmen Gebühren auf Gebäudeebene, Buchhaltung und Finanzberichte in einem wachsenden Portfolio organisieren können.

Die Verwaltung der Finanzen eines einzelnen Wohngebäudes ist bereits eine komplexe Aufgabe. Die Verwaltung mehrerer Wohnungseigentümergemeinschaften, Eigentumswohnungsgemeinschaften oder Wohnsiedlungen führt zu unterschiedlichen Abrechnungsregeln, Zahlungsplänen, Bankkonten und Berichtspflichten.

Die Herausforderung besteht darin, die Finanzen jeder Immobilie übersichtlich zu halten und gleichzeitig der Verwaltungsgesellschaft ein genaues Bild des gesamten Portfolios zu vermitteln.

Zwei Tools behandeln unterschiedliche Teile dieses Prozesses. Unitify Easybilly automatisiert Gebühren, Rechnungen und Bewohnerzahlungen auf Gebäudeebene. Helmstead bringt Finanzinformationen aus mehreren Einheiten, Währungen und Buchhaltungssystemen in eine gemeinsame Umgebung zur Überprüfung, Berichterstattung und Planung.

Sie dienen unterschiedlichen Zwecken. Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass sie die für einzelne Verbände erforderlichen formellen Rechnungslegungs- und Finanzkontrollen ersetzen.

Wichtige Erkenntnisse

• Für jede Wohneigentumswohnung oder jedes Wohngebäude können unterschiedliche Regeln für die Berechnung und Erhebung von Gebühren gelten.
• Unitify Easybilly erstellt Rechnungen basierend auf den Regeln jedes Gebäudes und stellt sie über die Bewohner-App zur Verfügung.
• Immobilienverwaltungsunternehmen müssen die Abrechnung auf Gebäudeebene von der formellen Buchhaltung und der unternehmensweiten Finanzberichterstattung unterscheiden.
• Helmstead unterstützt Finanzteams bei der Arbeit mit Finanzinformationen über mehrere Unternehmen und bestehende Buchhaltungssysteme hinweg.
• Bei keinem der beiden Produkte muss eine Verwaltungsgesellschaft ihre gesamte bestehende Finanzsoftware aufgeben.
• Datenaustausch, Kontentrennung und Finanzprüfungsverfahren sollten definiert werden, bevor zusätzliche Automatisierung eingeführt wird.

Welche Software benötigt ein Immobilienverwaltungsunternehmen mit mehreren HOAs?

• Monatliche Bewohnergebühren: Hauptanforderung: Berechnen Sie die Gebühren gemäß den Vorschriften jedes Gebäudes; Lösung: Unitify Easybilly
• Insässige Rechnungen und Zahlungen: Hauptanforderung: Rechnungen ausstellen und unterstützte Zahlungsoptionen bereitstellen; Lösung: Unitify
• Aufbau von Finanzgeschäften: Hauptanforderung: Gebühren, Zahlungen und Eröffnungssalden verfolgen; Lösung: Unitify
• Formelle Buchhaltung: Hauptanforderung: Führung von Buchhaltungsunterlagen und erforderlichen Finanzberichten; Lösung: Bestehende Buchhaltungssoftware
• Entitätsübergreifende Finanzberichterstattung: Hauptanforderung: Überprüfung von Informationen aus mehreren Unternehmen und Systemen; Lösung: Helmstead
• Finanzplanung: Hauptanforderung: Szenarien vergleichen und zukünftige finanzielle Ergebnisse bewerten; Lösung: Helmstead

Diese Funktionen können durch geeignete Datenaustauschprozesse verbunden werden, sind jedoch nicht austauschbar.

1. Warum werden die Finanzen kompliziert, wenn man mehrere HOAs verwaltet?

Stellen Sie sich eine Immobilienverwaltungsgesellschaft vor, die für acht Wohngebäude verantwortlich ist.

Einige Gebäude erheben Wartungsgebühren pro Quadratmeter. Andere nutzen einen festen monatlichen Betrag pro Wohnung. In bestimmten Gebäuden werden für Parkplätze, Gemeinschaftseinrichtungen oder zusätzliche Dienstleistungen gesonderte Gebühren erhoben.

Jeder Verein kann auch über ein eigenes Budget, ein eigenes Bankkonto und eigene Berichtspflichten verfügen.

Die Verwaltungsgesellschaft muss die Gebühren genau berechnen, Rechnungen versenden, Zahlungen überwachen und Fragen der Bewohner beantworten.

Gleichzeitig muss das Finanzteam möglicherweise Finanzinformationen für die Führung der Verwaltungsgesellschaft und einzelne Verbände vorbereiten.

Drei verschiedene finanzielle Verantwortlichkeiten

Gebäudeabrechnung. Berechnung der Nebenkosten für einzelne Wohnungen und Verteilung der Rechnungen an die Bewohner.

Vereinsbuchhaltung. Führung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen und Berichte für jede HOA oder Wohnungseigentumsgemeinschaft.

Berichterstattung der Verwaltungsgesellschaft. Verständnis der finanziellen Leistung, der Ausgaben und des Bargeldbedarfs des Unternehmens, das das Portfolio betreibt.

Diese Verantwortlichkeiten können teilweise dieselben Informationen umfassen, sie sollten jedoch nicht in einem undifferenzierten Satz von Konten zusammengefasst werden.

Insbesondere müssen die Gelder von HOAs oder Grundstückseigentümern möglicherweise rechtlich und operativ von den eigenen Finanzen der Verwaltungsgesellschaft getrennt bleiben.

2. Unitify Easybilly: Abrechnungsregeln für jedes Gebäude auf einer Plattform

Unitify Easybilly ist ein Abrechnungsmodul für Immobilienverwaltungsgesellschaften, HOAs und Verwaltungsorganisationen im Besitz von Wohnimmobilienentwicklern.

Das Modul berechnet wiederkehrende Gebühren, erstellt Rechnungen und stellt sie den Bewohnern in der Unitify-App bereit.

Für ein Unternehmen, das mehrere Gebäude verwaltet, besteht der Hauptvorteil darin, unterschiedliche Abrechnungsregeln konfigurieren zu können, ohne für jede Immobilie einen separaten, auf Tabellenkalkulationen basierenden Prozess pflegen zu müssen.

Für einen genaueren Blick auf die Funktionsweise des Abrechnungsprozesses lesen Sie Immobilienabrechnung ohne Spreadsheet-Chaos. Der Artikel erklärt, wie Verwaltungsgesellschaften bestehende Salden importieren, gebäudespezifische Gebühren konfigurieren und monatliche Rechnungen erstellen können, ohne jeden Monat Tabellenkalkulationen neu erstellen zu müssen.

Wie werden die Gebäudegebühren berechnet?

Easybilly unterstützt mehrere Methoden:

• Pro Quadratmeter
• Pro Wohnung
• Pro Bewohner
• Ein fester Betrag

Jedes Gebäude behält seine eigene Abrechnungskonfiguration.

Beispielsweise erhebt ein Gebäude möglicherweise eine monatliche Wartungsgebühr basierend auf der Wohnungsfläche, während ein anderes Gebäude eine feste Gebühr pro Einheit erhebt.

Beide können in derselben Unitify-Umgebung verwaltet werden, wobei auf jedes Gebäude die entsprechenden Regeln angewendet werden.

Wie kann eine Verwaltungsgesellschaft bestehende Datensätze migrieren?

Easybilly unterstützt den Import von Wohnungsinformationen, Eigentümern und Eröffnungssalden aus Excel oder einem vorhandenen System.

Dies reduziert den Umfang der manuellen Neueingaben, die bei der Abkehr von der tabellenbasierten Abrechnung erforderlich sind.

Das Managementteam kann dann die Abrechnungsregeln konfigurieren und wiederkehrende Rechnungen vorbereiten.

Wie erhalten und bezahlen Bewohner Rechnungen?

Rechnungen werden über die Bewohner-App übermittelt, wo Bewohner ihre Gebühren einsehen können.

Bewohner können auch PDF-Rechnungen mit QR-Codes erhalten.

Sofern unterstützte Zahlungsintegrationen verfügbar sind, können Zahlungen direkt über die App erfolgen.

Die verfügbaren Zahlungsanbieter hängen vom Markt ab. Die veröffentlichten Integrationen von Unitify decken derzeit mehrere Länder ab, darunter Georgien, Kasachstan, Usbekistan, Armenien und Aserbaidschan.

Daher sollte die Zahlungsabwicklung für den Standort jeder Immobilie überprüft werden.

Warum ist dies für mehrere Gebäude nützlich?

Ein Manager kann mit den Abrechnungsdatensätzen mehrerer Immobilien arbeiten, ohne für jedes Gebäude separate manuelle Arbeitsabläufe zu pflegen.

Bewohner können ihre eigenen Gebühren einsehen, während Verwaltungsteams Zugriff auf die entsprechenden Abrechnungsinformationen haben.

Unitify verbindet die Abrechnung auch mit anderen täglichen Vorgängen, einschließlich Bewohneranfragen, Gebäudekommunikation und Wartung.

Dies ist besonders nützlich für kleinere Verwaltungsgesellschaften, in denen dieselben Mitarbeiter mehrere Verwaltungsaufgaben übernehmen.

Ersetzt Easybilly Buchhaltungssoftware?

Nein.

Easybilly berechnet Gebühren, erstellt Rechnungen und verfolgt abrechnungsbezogene Informationen. Es ist kein Ersatz für ein formelles Buchhaltungsbuch.

Buchhaltungsinformationen können über Excel exportiert oder über unterstützte 1C-Dateiformate ausgetauscht werden.

Hierbei handelt es sich eher um dateibasierte Arbeitsabläufe als um eine vorgefertigte Live-Buchhaltungssynchronisierung in beide Richtungen.

Am besten geeignet für: Wohnungseigentümergemeinschaften und Immobilienverwaltungsunternehmen, die die Abrechnung von Bewohnern über mehrere Gebäude hinweg automatisieren und gleichzeitig die Gebührenregeln für jede Immobilie getrennt halten möchten.

Was zu beachten ist: Anforderungen an die Buchhaltung, gesetzliche Berichterstattung und Zahlungsintegration sollten unabhängig voneinander bewertet werden.

Preise: Die Abrechnung kostet 0,50 USD pro Rechnung bei den Unitify Free- und Base-Plänen und ist gemäß den veröffentlichten Produktpreisen im Pro enthalten.

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3. Helmstead: Finanzielle Klarheit über alle Einheiten und Buchhaltungssysteme hinweg

Wenn ein Immobilienverwaltungsunternehmen expandiert, kann die finanzielle Komplexität über einzelne Gebäuderechnungen hinausgehen.

Das Unternehmen kann mehrere juristische Personen betreiben, Geschäfte in verschiedenen Märkten verwalten oder mit mehr als einem Buchhaltungssystem arbeiten.

Helmstead ist für Organisationen konzipiert, die mit dieser Art der finanziellen Fragmentierung konfrontiert sind.

Sein Ansatz besteht darin, Finanzinformationen von mehreren Unternehmen, Banken, Dokumenten und Buchhaltungssystemen in eine gemeinsame Umgebung zu bringen, ohne dass das Unternehmen die bereits verwendeten Systeme ersetzen muss.

Wie hilft Helmstead Finanzteams?

Helmstead konzentriert sich auf drei verwandte Aufgaben.

Aktuelle Finanzen verstehen. Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen, um die Finanzüberprüfung und den Monatsabschluss zu unterstützen.

Reduzierung sich wiederholender Arbeiten. Verwendung von KI-Agenten zur Unterstützung bei Routineaufgaben, während die menschliche Überprüfung und Genehmigung im Prozess bleibt.

Planung zukünftiger Ergebnisse. Vergleich von Finanzszenarien anhand verfügbarer historischer Informationen und Annahmen.

Beispielsweise muss eine Managementgruppe, die Geschäfte in mehr als einem Land betreibt, möglicherweise Finanzinformationen überprüfen, die in verschiedenen Buchhaltungssystemen und Währungen erstellt wurden.

Helmstead wurde entwickelt, um diese umfassendere Herausforderung bei der Berichterstattung über mehrere Entitäten zu bewältigen.

Ersetzt Helmstead ein Buchhaltungsbuch?

Die veröffentlichte Positionierung legt den Schwerpunkt auf die Zusammenarbeit mit bestehenden Buchhaltungssystemen, anstatt diese zu ersetzen.

Finanzteams können Informationen aus verschiedenen Quellen prüfen, Zusammenfassungen erstellen und Finanzszenarien bewerten.

Die zugrunde liegenden Buchhaltungssysteme bleiben für ihre eigenen Buchhaltungsunterlagen verantwortlich.

Diese Unterscheidung ist für Immobilienverwaltungsgesellschaften mit separaten HOA-Konten, Kundengeldern und formellen Berichtspflichten wichtig.

Kann Helmstead die Finanzen mehrerer HOAs konsolidieren?

Helmstead beschreibt Finanzberichts- und Analysefunktionen für mehrere Unternehmen.

Es wird jedoch nicht als spezialisierte HOA-Buchhaltungssoftware vermarktet, und die veröffentlichten Materialien bieten keine Unterstützung für verbandsspezifische Hauptbücher, die Buchhaltung von Reservefonds oder die gesetzlich vorgeschriebene HOA-Berichterstattung.

Eine Immobilienverwaltungsgruppe, die Helmstead in Betracht zieht, sollte überprüfen, wie ihre bestehenden Einheiten, Buchhaltungssysteme und Berichtsstrukturen dargestellt werden.

Außerdem sollte zwischen der Finanzberichterstattung der Verwaltungsgesellschaften und den Einzelabschlüssen einzelner Verbände unterschieden werden.

Was ist mit Automatisierung und KI?

Helmstead nutzt KI-Agenten zur Unterstützung der Finanzarbeit, einschließlich der Erstellung von Zusammenfassungen, der Überprüfung von Quellinformationen und der Szenarioanalyse.

Die Personalabteilungen bleiben für die Prüfung der Quellen, die Überprüfung der Ergebnisse und die Genehmigung der Arbeit verantwortlich.

Dies kann für Unternehmen nützlich sein, die viel Zeit damit verbringen, Finanzinformationen aus mehreren Systemen zu sammeln, bevor sie Managementberichte erstellen.

Am besten geeignet für: Immobilienverwaltungsgruppen, die über mehrere juristische Personen oder Buchhaltungssysteme operieren und einen konsolidierten Überblick über ihre Geschäftsfinanzen suchen.

Was zu beachten ist: HOA-spezifische Buchhaltungsanforderungen, individuelle Systemkompatibilität, Datensicherheit und Berichtsfunktionen sollten vor der Implementierung mit Helmstead überprüft werden.

Helmstead erkunden

4. Wie können Unitify, Buchhaltungssoftware und Helmstead zusammenarbeiten?

Stellen Sie sich eine Immobilienverwaltungsgruppe vor, die für mehrere Wohnsiedlungen verantwortlich ist.

Jedes Gebäude hat seine eigenen Bewohner, Servicegebühren und Abrechnungsregeln. Darüber hinaus ist die Gruppe über mehrere juristische Personen tätig und nutzt etablierte Buchhaltungssoftware.

Eine praktische Aufgabenteilung könnte so aussehen:

• 1. Gebühren berechnen: System: Unitify Easybilly; Verantwortung: Die Regeln für jedes Gebäude anwenden
• 2. Rechnungen ausliefern: System: Unitify; Verantwortung: Stellen Sie den Bewohnern Rechnungen aus
• 3. Abrechnungsaktivität aufzeichnen: System: Unitify; Verantwortung: Verfolgen Sie die Gebäudegebühren und relevante Zahlungsinformationen
• 4. Finanzkonten pflegen: System: Vorhandene Buchhaltungssoftware; Verantwortung: Führen Sie die erforderlichen Bücher und Aufzeichnungen
• 5. Finanzen der Überprüfungsgruppe: System: Helmstead; Verantwortung: Unterstützte Finanzinformationen zur Analyse zusammenführen
• 6. Erstellen Sie Finanzpläne: System: Helmstead; Verantwortung: Vergleichen Sie Szenarien und unterstützen Sie Managemententscheidungen

Dies ist ein mögliches Betriebsmodell, keine bestätigte native Integration zwischen Unitify und Helmstead.

Unitify unterstützt den Austausch von Buchhaltungsdateien. Helmstead arbeitet mit Informationen aus bestehenden Finanzsystemen, aber die spezifische Methode der Datenübertragung zwischen den Produkten würde eine technische Überprüfung erfordern.

Eine Verwaltungsgesellschaft sollte außerdem bestätigen, welche Finanzunterlagen zu welchem ​​Zweck weitergegeben werden dürfen.

5. Was sollte eine Multi-HOA-Verwaltungsgesellschaft zuerst automatisieren?

Nicht jede Finanzaufgabe muss auf einmal automatisiert werden.

Für viele kleinere Immobilienverwaltungsunternehmen ist die wiederkehrende Abrechnung ein praktischer Ansatzpunkt.

Erstens: Standardisieren Sie die Abrechnung auf Gebäudeebene

Definieren Sie, wie Gebühren für jede Immobilie berechnet werden, bestätigen Sie Wohnungs- und Eigentümerinformationen und importieren Sie zuverlässige Eröffnungssalden.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse kann die wiederkehrende Rechnungserstellung reduziert werden.

Zweitens: Erleichtern Sie den Zugriff auf Zahlungsinformationen

Stellen Sie den Bewohnern übersichtliche Rechnungen und unterstützte Zahlungsoptionen zur Verfügung.

Stellen Sie sicher, dass das Managementteam unbezahlte Gebühren identifizieren und Fragen zu einzelnen Rechnungszeilen beantworten kann.

Drittens: Etablieren Sie verlässliche Buchhaltungsprozesse

Führen Sie die erforderlichen Buchhaltungsunterlagen, Bankabstimmungen und Meldeverfahren für jeden Verein oder jede juristische Person.

Durch die Automatisierung sollten die Trennung der Konten und die Möglichkeit, Transaktionen bis zu ihren Quellen zurückzuverfolgen, gewahrt bleiben.

Viertens: Verbessern Sie die finanzielle Transparenz im gesamten Unternehmen

Wenn das Verwaltungsunternehmen mehrere Einheiten oder Buchhaltungssysteme betreibt, prüfen Sie, ob eine Finanzplattform für mehrere Einheiten wie Helmstead seinem Finanzteam helfen würde.

Beginnen Sie mit einer definierten Berichtsfrage, anstatt jede verfügbare Datenquelle ohne einen bestimmten Zweck zu verbinden.

Fünftens: Szenarioplanung einführen

Sobald historische Daten und Berichte zuverlässig sind, kann das Management zukünftige Szenarien untersuchen.

Dazu können Änderungen der Betriebskosten, des Zeitpunkts des Zahlungseinzugs oder der finanziellen Auswirkungen einer Expansion in einen anderen Markt gehören.

Genaue Quelldaten bleiben unerlässlich. KI-generierte Analysen sollten überprüft werden, bevor sie in Finanzentscheidungen einfließen.

Bessere Abrechnung für jedes Gebäude, klarere Finanzen für das gesamte Unternehmen

Die Verwaltung mehrerer Wohngebäude stellt zwei miteinander verbundene, aber unterschiedliche finanzielle Herausforderungen dar.

Die erste ist betriebsbereit: Gebühren genau berechnen, Rechnungen ausstellen und Zahlungen für Bewohner einfacher machen.

Die zweite ist organisatorischer Natur: das Verständnis der finanziellen Leistung über Unternehmen, Systeme und Märkte hinweg.

Unitify Easybilly befasst sich mit wiederkehrenden Immobilienabrechnungen und bewohnerbezogenen Finanzabläufen.

Helmstead bietet einen umfassenderen Ansatz für finanzielle Transparenz, Berichterstattung und Planung über mehrere Einheiten und Buchhaltungssysteme hinweg.

Bestehende Buchhaltungssoftware bleibt für die formellen Aufzeichnungen und Kontrollen verantwortlich, die jede Organisation benötigt.

Das Ziel besteht nicht darin, jedes Finanzsystem durch eine Anwendung zu ersetzen. Es geht darum, jedem Prozess eine klare Verantwortung zu geben und unnötige manuelle Arbeit zu reduzieren.

Sorgen Sie dafür, dass die Abrechnungen für jedes Gebäude übersichtlich sind, dass die Konten jeder Entität ordnungsgemäß getrennt sind und dass das finanzielle Gesamtbild leichter verständlich ist.

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