Finanse wielu wspólnot: od naliczeń dla mieszkańców po raporty grupowe

Jak firmy zarządzające nieruchomościami mogą organizować opłaty na poziomie budynku, księgowość i raportowanie finansowe w ramach rosnącego portfolio.

Zarządzanie finansami jednego budynku mieszkalnego to już złożone zadanie. Zarządzanie kilkoma HOA, stowarzyszeniami mieszkaniowymi lub inwestycjami mieszkaniowymi wprowadza różne zasady rozliczeń, harmonogramy płatności, rachunki bankowe i wymagania dotyczące raportowania.

Wyzwaniem jest utrzymanie przejrzystości finansów każdej nieruchomości przy jednoczesnym zapewnieniu spółce zarządzającej dokładnego obrazu całego portfela.

Dwa narzędzia dotyczą różnych części tego procesu. Unitify Easybilly automatyzuje opłaty, faktury i płatności na poziomie budynku. Helmstead przenosi informacje finansowe z wielu podmiotów, walut i systemów księgowych do wspólnego środowiska na potrzeby przeglądu, raportowania i planowania.

Służą różnym celom. Nie należy zakładać, że żadne z nich nie zastąpi formalnej kontroli księgowej i finansowej wymaganej w przypadku poszczególnych stowarzyszeń.

Kluczowe wnioski

• Dla każdego HOA lub budynku mieszkalnego mogą obowiązywać inne zasady obliczania i pobierania opłat.
• Unitify Easybilly generuje faktury w oparciu o zasady obowiązujące w każdym budynku i udostępnia je za pośrednictwem aplikacji rezydenta.
• Firmy zarządzające nieruchomościami muszą odróżnić rozliczenia na poziomie budynku od formalnej księgowości i sprawozdawczości finansowej obejmującej całą firmę.
• Helmstead pomaga zespołom finansowym pracować z informacjami finansowymi dotyczącymi wielu podmiotów i istniejących systemów księgowych.
• Żaden produkt nie wymaga od firmy zarządzającej porzucenia całego istniejącego oprogramowania finansowego.
• Przed wprowadzeniem dodatkowej automatyzacji należy zdefiniować procedury wymiany danych, separacji kont i przeglądu finansowego.

Jakiego oprogramowania potrzebuje firma zarządzająca nieruchomościami z wieloma HOA?

• Miesięczne opłaty mieszkaniowe: Główny wymóg: Obliczanie opłat zgodnie z zasadami obowiązującymi w każdym budynku; Rozwiązanie: Unitify Easybilly
• Faktury i płatności rezydentów: Główny wymóg: Dostarczanie faktur i zapewnianie obsługiwanych opcji płatności; Rozwiązanie: Unitify
• Tworzenie operacji finansowych: Główny wymóg: Śledzenie opłat, płatności i sald początkowych; Rozwiązanie: Unitify
• Formalna księgowość: Główny wymóg: Prowadzenie ksiąg rachunkowych i wymaganych sprawozdań finansowych; Rozwiązanie: Istniejące oprogramowanie księgowe
• Sprawozdawczość finansowa między podmiotami: Główny wymóg: Przegląd informacji z wielu firm i systemów; Rozwiązanie: Helmstead
• Planowanie finansowe: Główny wymóg: Porównanie scenariuszy i ocena przyszłych wyników finansowych; Rozwiązanie: Helmstead

Funkcje te można łączyć poprzez odpowiednie procesy wymiany danych, ale nie są one zamienne.

1. Dlaczego finanse stają się skomplikowane, gdy zarządzasz kilkoma HOA?

Weźmy pod uwagę firmę zarządzającą nieruchomościami odpowiedzialną za osiem budynków mieszkalnych.

Niektóre budynki pobierają opłaty eksploatacyjne za metr kwadratowy. Inni stosują stałą miesięczną kwotę za mieszkanie. W niektórych budynkach pobierana jest odrębna opłata za parking, wspólne udogodnienia lub usługi dodatkowe.

Każde stowarzyszenie może mieć także własny budżet, rachunek bankowy i obowiązki sprawozdawcze.

Spółka zarządzająca musi dokładnie obliczać opłaty, wysyłać faktury, monitorować płatności i odpowiadać na pytania mieszkańców.

Jednocześnie zespół finansowy może być zmuszony do przygotowania informacji finansowych dla kierownictwa spółki zarządzającej i poszczególnych stowarzyszeń.

Trzy różne obowiązki finansowe

Rozliczanie budynków. Naliczanie opłat za poszczególne mieszkania i wydawanie faktur mieszkańcom.

Księgowość stowarzyszenia. Prowadzenie wymaganych prawnie rejestrów i raportów dla każdego HOA lub stowarzyszenia kondominium.

Raportowanie spółki zarządzającej. Zrozumienie wyników finansowych, wydatków i potrzeb gotówkowych spółki obsługującej portfel.

Obowiązki te mogą obejmować niektóre z tych samych informacji, ale nie należy ich łączyć w jeden niezróżnicowany zestaw rachunków.

W szczególności może zaistnieć potrzeba prawnego i operacyjnego oddzielenia funduszy należących do organizacji HOA lub właścicieli nieruchomości od własnych finansów spółki zarządzającej.

2. Unitify Easybilly: Zasady rozliczeń dla każdego budynku na jednej platformie

Unitify Easybilly to moduł rozliczeniowy dla firm zarządzających nieruchomościami, HOA i organizacji zarządzających będących własnością deweloperów mieszkaniowych.

Moduł automatyzuje naliczanie cyklicznych opłat, wystawia rachunki i udostępnia je mieszkańcom w aplikacji Unitify.

Dla firmy zarządzającej kilkoma budynkami główną zaletą jest możliwość skonfigurowania różnych zasad rozliczeń bez konieczności prowadzenia osobnego procesu opartego na arkuszu kalkulacyjnym dla każdej nieruchomości.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak działa proces rozliczeń, przeczytaj artykuł Rozliczenia nieruchomości bez chaosu w arkuszach kalkulacyjnych. W artykule wyjaśniono, w jaki sposób firmy zarządzające mogą importować istniejące salda, konfigurować opłaty specyficzne dla budynku i generować miesięczne faktury bez konieczności comiesięcznego przebudowywania arkuszy kalkulacyjnych.

Jak naliczane są opłaty budowlane?

Easybilly obsługuje kilka metod:

• Na metr kwadratowy
• Za mieszkanie
• Na mieszkańca
• Stała kwota

Każdy budynek zachowuje własną konfigurację rozliczeń.

Na przykład jeden budynek może pobierać miesięczną opłatę za utrzymanie na podstawie powierzchni mieszkania, podczas gdy w innym stosuje się stałą opłatę za jednostkę.

Obydwa rozwiązania mogą być zarządzane w tym samym środowisku Unitify, z zastosowaniem odpowiednich reguł dla każdego budynku.

W jaki sposób firma zarządzająca może przeprowadzić migrację istniejących rekordów?

Easybilly obsługuje import informacji o mieszkaniach, właścicielach i saldach początkowych z Excela lub istniejącego systemu.

Zmniejsza to liczbę ręcznych ponownych wpisów wymaganych w przypadku odchodzenia od rozliczeń w oparciu o arkusz kalkulacyjny.

Zespół zarządzający może następnie skonfigurować zasady rozliczeń i przygotować faktury cykliczne.

W jaki sposób mieszkańcy otrzymują i płacą faktury?

Faktury są dostarczane za pośrednictwem aplikacji dla mieszkańców, gdzie mieszkańcy mogą przeglądać swoje opłaty.

Mieszkańcy mogą także otrzymywać faktury w formacie PDF z kodami QR.

Tam, gdzie dostępne są obsługiwane integracje płatności, płatności można dokonywać bezpośrednio za pośrednictwem aplikacji.

Dostępni dostawcy usług płatniczych zależą od rynku. Opublikowane integracje Unitify obejmują obecnie kilka krajów, w tym Gruzję, Kazachstan, Uzbekistan, Armenię i Azerbejdżan.

Dlatego przetwarzanie płatności powinno być weryfikowane dla lokalizacji każdej nieruchomości.

Co sprawia, że ​​jest to przydatne w przypadku wielu budynków?

Menedżer może pracować z dokumentacją rozliczeniową kilku nieruchomości bez konieczności wykonywania odrębnych, ręcznych procesów pracy dla każdego budynku.

Mieszkańcy mogą przeglądać swoje własne opłaty, a zespoły zarządzające mają dostęp do odpowiednich informacji rozliczeniowych.

Unitify łączy także rozliczenia z innymi codziennymi operacjami, w tym z żądaniami mieszkańców, komunikacją w budynku i konserwacją.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku mniejszych spółek zarządzających, w których ci sami pracownicy pełnią kilka obowiązków administracyjnych.

Czy Easybilly zastępuje oprogramowanie księgowe?

Nie.

Easybilly oblicza opłaty, generuje faktury i śledzi informacje związane z rozliczeniami. Nie zastępuje formalnej księgi rachunkowej.

Informacje księgowe można eksportować za pośrednictwem programu Excel lub wymieniać przy użyciu obsługiwanych formatów plików 1C.

Są to przepływy pracy oparte na plikach, a nie gotowa, dwukierunkowa synchronizacja księgowości na żywo.

Najlepsze dla: organizacji HOA i firm zarządzających nieruchomościami, które chcą zautomatyzować rozliczenia mieszkańców w wielu budynkach, zachowując jednocześnie zasady dotyczące opłat dla każdej nieruchomości oddzielnie.

Co należy wziąć pod uwagę: Wymogi dotyczące rachunkowości, sprawozdawczości ustawowej i integracji płatności należy oceniać niezależnie.

Ceny: Rozliczenie kosztuje 0,50 USD za fakturę w przypadku planów Unitify Free i Base i jest uwzględnione w wersji Pro, zgodnie z opublikowanymi cenami produktów.

Odkryj Unitify Easybilly

3. Helmstead: Przejrzystość finansowa pomiędzy podmiotami i systemami księgowymi

W miarę rozwoju działalności związanej z zarządzaniem nieruchomościami złożoność finansowa może wykraczać poza faktury za poszczególne budynki.

Firma może prowadzić kilka podmiotów prawnych, zarządzać przedsiębiorstwami na różnych rynkach lub pracować z więcej niż jednym systemem księgowym.

Helmstead jest przeznaczony dla organizacji borykających się z tego rodzaju fragmentacją finansową.

Jej podejście polega na wprowadzaniu informacji finansowych z wielu podmiotów, banków, dokumentów i systemów księgowych do wspólnego środowiska bez konieczności wymiany systemów, z których już korzysta firma.

W jaki sposób Helmstead pomaga finansować zespoły?

Helmstead skupia się na trzech powiązanych zadaniach.

Zrozumienie bieżących finansów. Gromadzenie informacji z różnych źródeł w celu wsparcia przeglądu finansowego i zamknięcia miesiąca.

Ograniczenie powtarzalnej pracy. Korzystanie z agentów AI do pomocy w rutynowych zadaniach, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli i zatwierdzenia przez człowieka w procesie.

Planowanie przyszłych wyników. Porównywanie scenariuszy finansowych z wykorzystaniem dostępnych informacji historycznych i założeń.

Na przykład grupa kierownicza prowadząca działalność w więcej niż jednym kraju może potrzebować przeglądu informacji finansowych przygotowanych w różnych systemach księgowych i walutach.

Helmstead zaprojektowano, aby sprostać szerszemu wyzwaniu związanemu z raportowaniem obejmującym wiele podmiotów.

Czy Helmstead zastępuje księgę rachunkową?

W opublikowanym stanowisku kładzie się nacisk na współpracę z istniejącymi systemami księgowymi, a nie na ich zastępowanie.

Zespoły finansowe mogą przeglądać informacje z kilku źródeł, przygotowywać podsumowania i oceniać scenariusze finansowe.

Podstawowe systemy księgowe pozostają odpowiedzialne za własne zapisy księgowe.

To rozróżnienie ma znaczenie w przypadku firm zarządzających nieruchomościami posiadających oddzielne konta HOA, fundusze klientów i formalne obowiązki sprawozdawcze.

Czy Helmstead może skonsolidować finanse wielu HOA?

Helmstead opisuje możliwości raportowania i analiz finansowych obejmujących wiele podmiotów.

Jednakże nie jest ono sprzedawane jako specjalistyczne oprogramowanie księgowe HOA, a opublikowane w nim materiały nie zapewniają obsługi ksiąg specyficznych dla stowarzyszeń, rachunkowości funduszy rezerwowych ani ustawowej sprawozdawczości HOA.

Grupa zarządzająca nieruchomościami rozważająca Helmstead powinna sprawdzić, w jaki sposób będą reprezentowane jej istniejące podmioty, systemy księgowe i struktury raportowania.

Należy także odróżnić sprawozdawczość finansową spółki zarządzającej od odrębnych rachunków poszczególnych stowarzyszeń.

A co z automatyzacją i sztuczną inteligencją?

Helmstead wykorzystuje agentów AI do wspierania prac finansowych, w tym przygotowywania podsumowań, przeglądania informacji źródłowych i analizy scenariuszy.

Zespoły ds. finansów ludzkich pozostają odpowiedzialne za sprawdzanie źródeł, przeglądanie wyników i zatwierdzanie prac.

Może to być przydatne w organizacjach, które przed przygotowaniem raportów zarządczych spędzają dużo czasu na gromadzeniu informacji finansowych z kilku systemów.

Najlepsze dla: Grup zarządzających nieruchomościami działających za pośrednictwem wielu podmiotów prawnych lub systemów księgowych i poszukujących skonsolidowanego obrazu finansów swojej firmy.

Co wziąć pod uwagę: Wymagania księgowe specyficzne dla HOA, kompatybilność poszczególnych systemów, bezpieczeństwo danych i możliwości raportowania powinny zostać zweryfikowane za pomocą Helmstead przed wdrożeniem.

Odkryj Helmstead

4. Jak Unitify, oprogramowanie księgowe i Helmstead mogą ze sobą współpracować?

Weźmy pod uwagę grupę zarządzającą nieruchomościami odpowiedzialną za kilka inwestycji mieszkaniowych.

Każdy budynek ma swoich mieszkańców, opłaty eksploatacyjne i zasady rozliczeń. Grupa działa również poprzez wiele podmiotów prawnych i korzysta z uznanego oprogramowania księgowego.

Praktyczny podział obowiązków mógłby wyglądać następująco:

• 1. Oblicz opłaty: System: Unitify Easybilly; Odpowiedzialność: Stosowanie zasad dla każdego budynku
• 2. Dostarczaj faktury: System: Unitify; Zakres obowiązków: Dostarczanie faktur mieszkańcom
• 3. Rejestruj aktywność rozliczeniową: System: Unitify; Odpowiedzialność: Śledzenie opłat budowlanych i odpowiednich informacji o płatnościach
• 4. Prowadzenie rachunków finansowych: System: Istniejące oprogramowanie księgowe; Obowiązki: Prowadzenie wymaganych ksiąg i rejestrów
• 5. Przejrzyj finanse grupy: System: Helmstead; Odpowiedzialność: Gromadzenie obsługiwanych informacji finansowych w celu analizy
• 6. Przygotuj plany finansowe: System: Helmstead; Odpowiedzialność: Porównywanie scenariuszy i wspieranie decyzji zarządczych

Jest to możliwy model operacyjny, a nie potwierdzona natywna integracja pomiędzy Unitify i Helmstead.

Unitify obsługuje wymianę plików księgowych. Helmstead współpracuje z informacjami z istniejących systemów finansowych, jednak specyficzny sposób przesyłania danych pomiędzy produktami wymagałby weryfikacji technicznej.

Spółka zarządzająca powinna również potwierdzić, jaka dokumentacja finansowa może być udostępniana i w jakim celu.

5. Co powinna najpierw zautomatyzować firma zarządzająca wieloma HOA?

Nie każde zadanie finansowe trzeba od razu zautomatyzować.

Dla wielu mniejszych firm zarządzających nieruchomościami praktycznym punktem wyjścia są fakturowania cykliczne.

Po pierwsze: standaryzacja rozliczeń na poziomie budynku

Zdefiniuj sposób naliczania opłat dla każdej nieruchomości, potwierdź informacje o mieszkaniu i właścicielu oraz importuj wiarygodne salda otwarcia.

Automatyzacja tych procesów może ograniczyć powtarzalność przygotowywania faktur.

Po drugie: ułatwij dostęp do informacji o płatności

Zapewnij mieszkańcom przejrzyste faktury i obsługiwane opcje płatności.

Upewnij się, że zespół zarządzający potrafi zidentyfikować niezapłacone opłaty i odpowiedzieć na pytania dotyczące poszczególnych pozycji faktury.

Po trzecie: ustal niezawodne procesy księgowe

Utrzymuj wymagane zapisy księgowe, uzgodnienia bankowe i procedury sprawozdawcze dla każdego stowarzyszenia lub osoby prawnej.

Automatyzacja powinna zachować rozdział rachunków i możliwość śledzenia transakcji aż do ich źródeł.

Po czwarte: popraw widoczność finansów w całej organizacji

Jeśli firma zarządzająca obsługuje kilka podmiotów lub systemów księgowych, oceń, czy wielopodmiotowa platforma finansowa, taka jak Helmstead, pomogłaby jej zespołowi finansowemu.

Zacznij od zdefiniowanego pytania raportowego, zamiast łączyć każde dostępne źródło danych bez określonego celu.

Po piąte: wprowadź planowanie scenariuszy

Gdy dane historyczne i raporty będą wiarygodne, kierownictwo może zbadać przyszłe scenariusze.

Mogą one obejmować zmiany w kosztach operacyjnych, terminach pobierania płatności lub konsekwencjach finansowych ekspansji na inny rynek.

Dokładne dane źródłowe pozostają niezbędne. Analizę wygenerowaną przez sztuczną inteligencję należy poddać przeglądowi przed podjęciem decyzji finansowych.

Lepsze rozliczenia dla każdego budynku, jaśniejsze finanse dla całej firmy

Zarządzanie wieloma budynkami mieszkalnymi stwarza dwa powiązane, ale odrębne wyzwania finansowe.

Pierwszy ma charakter operacyjny: dokładne obliczanie opłat, dostarczanie faktur i ułatwianie płatności mieszkańcom.

Drugi ma charakter organizacyjny: zrozumienie wyników finansowych pomiędzy podmiotami, systemami i rynkami.

Unitify Easybilly dotyczy powtarzających się rachunków za nieruchomość i przepływów finansowych skierowanych do mieszkańców.

Helmstead oferuje szersze podejście do przejrzystości finansowej, raportowania i planowania w wielu podmiotach i systemach księgowych.

Istniejące oprogramowanie księgowe pozostaje odpowiedzialne za formalną dokumentację i kontrole wymagane przez każdą organizację.

Celem nie jest zastąpienie każdego systemu finansowego jedną aplikacją. Ma to na celu przypisanie każdemu procesowi jasnej odpowiedzialności i ograniczenie niepotrzebnej pracy ręcznej.

Zadbaj o przejrzystość rozliczeń każdego budynku, prawidłowe oddzielenie rachunków każdego podmiotu i łatwiejszy do zrozumienia szerszy obraz finansowy.

Odkryj Unitify Easybilly

Odkryj Helmstead