Gérer les finances de plusieurs copropriétés : facturation et reporting

Comment les sociétés de gestion immobilière peuvent organiser les charges au niveau des immeubles, la comptabilité et les rapports financiers sur un portefeuille en croissance.

Gérer les finances d’un immeuble résidentiel est déjà une tâche complexe. La gestion de plusieurs HOA, associations de copropriétés ou développements résidentiels introduit différentes règles de facturation, échéanciers de paiement, comptes bancaires et exigences de reporting.

Le défi consiste à garder les finances de chaque propriété claires tout en donnant à la société de gestion une image précise de l'ensemble du portefeuille.

Deux outils abordent différentes parties de ce processus. Unitify Easybilly automatise les frais, les factures et les paiements des résidents au niveau du bâtiment. Helmstead rassemble les informations financières de plusieurs entités, devises et systèmes comptables dans un environnement partagé à des fins d'examen, de reporting et de planification.

Ils servent à des fins différentes. Ni l’un ni l’autre ne devrait remplacer les contrôles comptables et financiers formels requis pour les associations individuelles.

Points clés à retenir

• Chaque HOA ou immeuble résidentiel peut avoir des règles différentes pour le calcul et la perception des charges.
• Unitify Easybilly génère des factures basées sur les règles de chaque bâtiment et les met à disposition via l'application résidente.
• Les sociétés de gestion immobilière doivent distinguer la facturation au niveau du bâtiment de la comptabilité formelle et des rapports financiers à l'échelle de l'entreprise.
• Helmstead aide les équipes financières à travailler avec des informations financières sur plusieurs entités et systèmes comptables existants.
• Aucun de ces produits n'oblige une société de gestion à abandonner tous ses logiciels financiers existants.
• Les procédures d'échange de données, de séparation des comptes et de revue financière doivent être définies avant d'introduire une automatisation supplémentaire.

De quel logiciel une société de gestion immobilière avec plusieurs HOA a-t-elle besoin ?

• Frais mensuels de résidence : Exigence principale : Calculer les frais selon les règles de chaque immeuble ; Solution : Unitify Easybilly
• Factures et paiements des résidents : Exigence principale : délivrer les factures et fournir des options de paiement prises en charge ; Solution : Unitify
• Construire des opérations financières : Exigence principale : Suivre les frais, les paiements et les soldes d'ouverture ; Solution : Unitify
• Comptabilité formelle : Exigence principale : Tenir les registres comptables et les états financiers requis ; Solution : logiciel de comptabilité existant
• Informations financières entre entités : Exigence principale : Examiner les informations de plusieurs sociétés et systèmes ; Solution : Helmstead
• Planification financière : Exigence principale : Comparez les scénarios et évaluez les résultats financiers futurs ; Solution : Helmstead

Ces fonctions peuvent être reliées via des processus d'échange de données appropriés, mais elles ne sont pas interchangeables.

1. Pourquoi les finances deviennent-elles compliquées lors de la gestion de plusieurs HOA ?

Prenons l’exemple d’une société de gestion immobilière responsable de huit immeubles résidentiels.

Certains immeubles facturent des frais d’entretien au mètre carré. D'autres utilisent un montant mensuel fixe par appartement. Certains bâtiments facturent séparément le stationnement, les installations communes ou les services supplémentaires.

Chaque association peut également avoir son propre budget, compte bancaire et obligations de reporting.

La société de gestion doit calculer les charges avec précision, envoyer les factures, suivre les paiements et répondre aux questions des résidents.

Parallèlement, son équipe financière peut être amenée à préparer des informations financières destinées à la direction de la société de gestion et aux associations individuelles.

Trois responsabilités financières différentes

Facturation de l'immeuble. Calcul des charges des appartements individuels et distribution des factures aux résidents.

Comptabilité d'association. Tenir les registres et rapports légalement requis pour chaque HOA ou association de copropriété.

Reporting de la société de gestion. Comprendre la performance financière, les dépenses et les besoins de trésorerie de la société exploitant le portefeuille.

Ces responsabilités peuvent impliquer certaines des mêmes informations, mais elles ne doivent pas être combinées en un seul ensemble de comptes indifférencié.

En particulier, les fonds appartenant à des HOA ou à des propriétaires fonciers peuvent devoir rester juridiquement et opérationnellement séparés des propres finances de la société de gestion.

2. Unitify Easybilly : Règles de facturation pour chaque bâtiment sur une seule plateforme

Unitify Easybilly est un module de facturation destiné aux sociétés de gestion immobilière, aux HOA et aux organisations de gestion appartenant à des promoteurs immobiliers résidentiels.

Le module automatise les appels de charges récurrents, génère les factures et les met à disposition des résidents dans l’application Unitify.

Pour une entreprise gérant plusieurs bâtiments, le principal avantage est de pouvoir configurer différentes règles de facturation sans maintenir un processus distinct basé sur une feuille de calcul pour chaque propriété.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du processus de facturation, lisez Property Billing Without Spreadsheet Chaos. L'article explique comment les sociétés de gestion peuvent importer les soldes existants, configurer les frais spécifiques au bâtiment et générer des factures mensuelles sans reconstruire les feuilles de calcul chaque mois.

Comment sont calculées les charges de construction ?

Easybilly prend en charge plusieurs méthodes :

• Par mètre carré
• Par appartement
• Par résident
• Un montant fixe

Chaque bâtiment conserve sa propre configuration de facturation.

Par exemple, un immeuble peut facturer des frais d'entretien mensuels en fonction de la superficie de l'appartement, tandis qu'un autre utilise des frais fixes par unité.

Les deux peuvent être gérés au sein du même environnement Unitify, avec les règles appropriées appliquées à chaque bâtiment.

Comment une société de gestion peut-elle migrer des enregistrements existants ?

Easybilly prend en charge l'importation d'informations sur les appartements, les propriétaires et les soldes d'ouverture à partir d'Excel ou d'un système existant.

Cela réduit le nombre de nouvelles saisies manuelles nécessaires lorsque l’on abandonne la facturation basée sur une feuille de calcul.

L'équipe de gestion peut alors configurer les règles de facturation et préparer des factures récurrentes.

Comment les résidents reçoivent-ils et paient-ils les factures ?

Les factures sont envoyées via l'application résident, où les occupants peuvent consulter leurs frais.

Les résidents peuvent également recevoir des factures PDF avec des codes QR.

Lorsque des intégrations de paiement prises en charge sont disponibles, les paiements peuvent être effectués directement via l'application.

Les prestataires de paiement disponibles dépendent du marché. Les intégrations publiées par Unitify couvrent actuellement plusieurs pays, dont la Géorgie, le Kazakhstan, l'Ouzbékistan, l'Arménie et l'Azerbaïdjan.

Le traitement des paiements doit donc être vérifié pour l'emplacement de chaque propriété.

Qu'est-ce qui rend cela utile pour plusieurs bâtiments ?

Un gestionnaire peut travailler avec les enregistrements de facturation de plusieurs propriétés sans maintenir des flux de travail manuels distincts pour chaque bâtiment.

Les résidents peuvent consulter leurs propres charges, tandis que les équipes de gestion ont accès aux informations de facturation correspondantes.

Unitify connecte également la facturation à d'autres opérations quotidiennes, notamment les demandes des résidents, la communication et la maintenance du bâtiment.

Ceci est particulièrement utile pour les petites sociétés de gestion où les mêmes employés assument plusieurs responsabilités administratives.

Easybilly remplace-t-il un logiciel de comptabilité ?

Non.

Easybilly calcule les frais, génère des factures et suit les informations relatives à la facturation. Il ne remplace pas un grand livre comptable formel.

Les informations comptables peuvent être exportées via Excel ou échangées à l'aide des formats de fichiers 1C pris en charge.

Il s’agit de flux de travail basés sur des fichiers plutôt que d’une synchronisation comptable bidirectionnelle en direct et prête à l’emploi.

Idéal pour : Les HOA et les sociétés de gestion immobilière qui souhaitent automatiser la facturation des résidents dans plusieurs bâtiments tout en séparant les règles de facturation de chaque propriété.

Ce qu'il faut prendre en compte : Les exigences en matière de comptabilité, de reporting légal et d'intégration des paiements doivent être évaluées de manière indépendante.

Tarif : La facturation coûte 0,50 $ par facture sur les forfaits Unitify Free et Base et est incluse dans Pro, selon le prix publié du produit.

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3. Helmstead : Clarté financière entre les entités et les systèmes comptables

À mesure qu’une entreprise de gestion immobilière se développe, la complexité financière peut s’étendre au-delà des factures individuelles des bâtiments.

L'entreprise peut exploiter plusieurs entités juridiques, gérer des entreprises sur différents marchés ou travailler avec plusieurs systèmes comptables.

Helmstead est conçu pour les organisations confrontées à ce type de fragmentation financière.

Son approche consiste à regrouper les informations financières provenant de plusieurs entités, banques, documents et systèmes comptables dans un environnement partagé sans obliger l'entreprise à remplacer les systèmes qu'elle utilise déjà.

Comment Helmstead aide-t-il les équipes financières ?

Helmstead se concentre sur trois tâches liées.

Comprendre les finances actuelles. Rassembler des informations provenant de différentes sources pour soutenir l'examen financier et la clôture de fin de mois.

Réduire le travail répétitif. Utiliser des agents d'IA pour faciliter les tâches de routine tout en conservant l'examen et l'approbation humains au sein du processus.

Planifier les résultats futurs. Comparer des scénarios financiers à l'aide des informations et hypothèses historiques disponibles.

Par exemple, un groupe de direction exerçant des activités dans plusieurs pays peut avoir besoin d'examiner des informations financières préparées dans différents systèmes comptables et devises.

Helmstead est conçu pour relever ce défi plus large en matière de reporting multi-entités.

Helmstead remplace-t-il un grand livre comptable ?

Son positionnement publié met l’accent sur la collaboration avec les systèmes comptables existants plutôt que sur leur remplacement.

Les équipes financières peuvent examiner des informations provenant de plusieurs sources, préparer des résumés et évaluer des scénarios financiers.

Les systèmes comptables sous-jacents restent responsables de leurs propres registres comptables.

Cette distinction est importante pour les sociétés de gestion immobilière ayant des comptes HOA, des fonds de clients et des obligations formelles de reporting distincts.

Helmstead peut-il consolider les finances de plusieurs HOA ?

Helmstead décrit les capacités de reporting et d'analyse financiers multi-entités.

Cependant, il n'est pas commercialisé en tant que logiciel de comptabilité HOA spécialisé, et ses documents publiés ne prennent pas en charge les grands livres spécifiques aux associations, la comptabilité des fonds de réserve ou les rapports statutaires HOA.

Un groupe de gestion immobilière envisageant Helmstead devrait vérifier comment ses entités, systèmes comptables et structures de reporting existants seraient représentés.

Il convient également de distinguer les informations financières des sociétés de gestion des comptes séparés des associations individuelles.

Qu'en est-il de l'automatisation et de l'IA ?

Helmstead utilise des agents d'IA pour prendre en charge le travail financier, y compris la préparation de résumés, l'examen des informations sources et l'analyse de scénarios.

Les équipes des finances humaines restent chargées de vérifier les sources, d’examiner les résultats et d’approuver le travail.

Cela peut être utile pour les organisations qui passent beaucoup de temps à collecter des informations financières provenant de plusieurs systèmes avant de préparer des rapports de gestion.

Idéal pour : Les groupes de gestion immobilière opérant via plusieurs entités juridiques ou systèmes comptables et recherchant une vue consolidée de leurs finances commerciales.

Ce qu'il faut prendre en compte : Les exigences comptables spécifiques à HOA, la compatibilité des systèmes individuels, la sécurité des données et les capacités de reporting doivent être vérifiées avec Helmstead avant la mise en œuvre.

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4. Comment Unitify, le logiciel de comptabilité et Helmstead peuvent-ils travailler ensemble ?

Prenons l’exemple d’un groupe de gestion immobilière responsable de plusieurs développements résidentiels.

Chaque immeuble a ses propres résidents, ses frais de service et ses règles de facturation. Le groupe opère également à travers plusieurs entités juridiques et utilise des logiciels de comptabilité établis.

Une répartition pratique des responsabilités pourrait ressembler à ceci :

• 1. Calculer les frais : Système : Unitify Easybilly ; Responsabilité : Appliquer les règles pour chaque bâtiment
• 2. Livrer les factures : Système : Unitify ; Responsabilité : Fournir les factures aux résidents
• 3. Enregistrer l'activité de facturation : Système : Unitify ; Responsabilité : Suivre les charges de l’immeuble et les informations de paiement pertinentes
• 4. Tenir les comptes financiers : Système : Logiciel de comptabilité existant ; Responsabilité : Tenir les grands livres et les registres requis
• 5. Examiner les finances du groupe : Système : Helmstead ; Responsabilité : Rassembler les informations financières prises en charge pour analyse
• 6. Préparer les plans financiers : Système : Helmstead ; Responsabilité : Comparer les scénarios et soutenir les décisions de gestion

Il s'agit d'un modèle opérationnel possible, et non d'une intégration native confirmée entre Unitify et Helmstead.

Unitify prend en charge l'échange de fichiers comptables. Helmstead fonctionne avec des informations provenant de systèmes financiers existants, mais la méthode spécifique de transfert de données entre les produits nécessiterait une vérification technique.

Une société de gestion doit également confirmer quels documents financiers peuvent être partagés et dans quel but.

5. Que doit automatiser en premier une société de gestion multi-HOA ?

Toutes les tâches financières ne doivent pas nécessairement être automatisées en même temps.

Pour de nombreuses petites sociétés de gestion immobilière, la facturation récurrente est un point de départ pratique.

Premièrement : normaliser la facturation au niveau du bâtiment

Définissez la manière dont les frais sont calculés pour chaque propriété, confirmez les informations sur l'appartement et le propriétaire et importez les soldes d'ouverture fiables.

L'automatisation de ces processus peut réduire la préparation répétitive des factures.

Deuxièmement : Rendre les informations de paiement plus faciles d'accès

Fournissez aux résidents des factures claires et des options de paiement prises en charge.

Assurez-vous que l'équipe de direction peut identifier les frais impayés et répondre aux questions sur les lignes de facture individuelles.

Troisième : Établir des processus comptables fiables

Tenir à jour les documents comptables, les rapprochements bancaires et les procédures de reporting requis pour chaque association ou entité juridique.

L'automatisation doit préserver la séparation des comptes et la capacité de retracer les transactions jusqu'à leurs sources.

Quatrième : Améliorer la visibilité financière dans l'ensemble de l'organisation

Si l'entreprise de gestion exploite plusieurs entités ou systèmes comptables, évaluez si une plateforme financière multi-entités telle que Helmstead pourrait aider son équipe financière.

Commencez par une question de reporting définie, plutôt que de connecter toutes les sources de données disponibles sans objectif spécifique.

Cinquième : Introduire la planification de scénarios

Une fois les données historiques et les rapports fiables, la direction peut explorer des scénarios futurs.

Ceux-ci peuvent inclure des changements dans les coûts d’exploitation, le calendrier de recouvrement des paiements ou les implications financières de l’expansion sur un autre marché.

Des données sources précises restent essentielles. L’analyse générée par l’IA doit être examinée avant d’éclairer les décisions financières.

Une meilleure facturation pour chaque bâtiment, des finances plus claires pour l'ensemble de l'entreprise

La gestion de plusieurs immeubles résidentiels crée deux défis financiers liés mais distincts.

Le premier est opérationnel : calculer avec précision les charges, délivrer les factures et faciliter les paiements des résidents.

Le deuxième est organisationnel : comprendre la performance financière des entités, des systèmes et des marchés.

Unitify Easybilly traite de la facturation immobilière récurrente et des flux de travail financiers destinés aux résidents.

Helmstead offre une approche plus large de la visibilité financière, du reporting et de la planification dans plusieurs entités et systèmes comptables.

Le logiciel de comptabilité existant reste responsable des enregistrements et des contrôles formels requis par chaque organisation.

L’objectif n’est pas de remplacer chaque système financier par une seule application. Il s’agit de donner à chaque processus une responsabilité claire et de réduire le travail manuel inutile.

Gardez la facturation de chaque bâtiment claire, les comptes de chaque entité correctement séparés et la situation financière dans son ensemble plus facile à comprendre.

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