Quản lý tài chính nhiều chung cư: từ thu phí đến báo cáo toàn nhóm

Cách các công ty quản lý tài sản có thể tổ chức các khoản phí, báo cáo kế toán và tài chính ở cấp độ tòa nhà trên một danh mục đầu tư đang phát triển.

Quản lý tài chính của một tòa nhà dân cư vốn đã là một nhiệm vụ phức tạp. Việc quản lý một số HOA, hiệp hội chung cư hoặc phát triển khu dân cư đưa ra các quy tắc thanh toán, lịch thanh toán, tài khoản ngân hàng và yêu cầu báo cáo khác nhau.

Thách thức là giữ cho tình hình tài chính của mỗi tài sản được rõ ràng đồng thời cung cấp cho công ty quản lý một bức tranh chính xác về toàn bộ danh mục đầu tư.

Hai công cụ giải quyết các phần khác nhau của quá trình này. Unitify Easybilly tự động hóa các khoản phí, hóa đơn và khoản thanh toán của cư dân ở cấp tòa nhà. Helmstead đưa thông tin tài chính từ nhiều đơn vị, tiền tệ và hệ thống kế toán vào một môi trường chung để xem xét, báo cáo và lập kế hoạch.

Họ phục vụ các mục đích khác nhau. Không nên giả định rằng cả hai đều không thể thay thế các biện pháp kiểm soát tài chính và kế toán chính thức cần thiết cho các hiệp hội riêng lẻ.

Bài học chính

• Mỗi HOA hoặc tòa nhà dân cư có thể có những quy định khác nhau về cách tính và thu phí.
• Unitify Easybilly tạo hóa đơn dựa trên quy tắc của từng tòa nhà và cung cấp chúng thông qua ứng dụng thường trú.
• Các công ty quản lý tài sản cần phân biệt việc thanh toán ở cấp tòa nhà với kế toán chính thức và báo cáo tài chính toàn công ty.
• Helmstead giúp các nhóm tài chính làm việc với thông tin tài chính trên nhiều đơn vị và hệ thống kế toán hiện có.
• Không có sản phẩm nào yêu cầu công ty quản lý phải từ bỏ tất cả phần mềm tài chính hiện có.
• Cần xác định các thủ tục trao đổi dữ liệu, tách tài khoản và xem xét tài chính trước khi áp dụng tự động hóa bổ sung.

Công ty quản lý tài sản có nhiều HOA cần phần mềm gì?

• Phí cư trú hàng tháng: Yêu cầu chính: Tính phí theo quy định của từng tòa nhà; Giải pháp: Unitify Easybilly
• Hóa đơn và thanh toán cư trú: Yêu cầu chính: Cung cấp hóa đơn và cung cấp các tùy chọn thanh toán được hỗ trợ; Giải pháp: Unitify
• Xây dựng hoạt động tài chính: Yêu cầu chính: Theo dõi các khoản phí, khoản thanh toán và số dư đầu kỳ; Giải pháp: Unitify
• Kế toán chính thức: Yêu cầu chính: Lưu trữ hồ sơ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định; Giải pháp: Phần mềm kế toán hiện có
• Báo cáo tài chính giữa các đơn vị: Yêu cầu chính: Xem xét thông tin từ nhiều công ty và hệ thống; Giải pháp: Helmstead
• Lập kế hoạch tài chính: Yêu cầu chính: So sánh các kịch bản và đánh giá kết quả tài chính trong tương lai; Giải pháp: Helmstead

Các chức năng này có thể được kết nối thông qua các quy trình trao đổi dữ liệu phù hợp nhưng chúng không thể thay thế cho nhau.

1. Tại sao tài chính trở nên phức tạp khi quản lý nhiều HOA?

Hãy xem xét một công ty quản lý tài sản chịu trách nhiệm quản lý tám tòa nhà dân cư.

Một số tòa nhà tính phí bảo trì theo mét vuông. Những người khác sử dụng số tiền cố định hàng tháng cho mỗi căn hộ. Một số tòa nhà tính phí riêng cho bãi đậu xe, tiện nghi dùng chung hoặc các dịch vụ bổ sung.

Mỗi hiệp hội cũng có thể có ngân sách, tài khoản ngân hàng và nghĩa vụ báo cáo riêng.

Công ty quản lý phải tính phí chính xác, gửi hóa đơn, theo dõi thanh toán và giải đáp thắc mắc của cư dân.

Đồng thời, bộ phận tài chính của công ty có thể cần chuẩn bị thông tin tài chính cho lãnh đạo công ty quản lý và cho các hiệp hội cá nhân.

Ba trách nhiệm tài chính khác nhau

Thanh toán tòa nhà. Tính phí cho từng căn hộ và phân phát hóa đơn cho cư dân.

Kế toán hiệp hội. Duy trì các hồ sơ và báo cáo được yêu cầu về mặt pháp lý cho từng HOA hoặc hiệp hội chung cư.

Báo cáo công ty quản lý. Hiểu rõ kết quả hoạt động tài chính, chi phí và nhu cầu tiền mặt của công ty điều hành danh mục đầu tư.

Những trách nhiệm này có thể liên quan đến một số thông tin giống nhau, nhưng chúng không nên được kết hợp thành một nhóm tài khoản không phân biệt.

Đặc biệt, các quỹ thuộc HOA hoặc chủ sở hữu tài sản có thể cần phải tách biệt về mặt pháp lý và hoạt động với tài chính của chính công ty quản lý.

2. Unitify Easybilly: Quy tắc thanh toán cho mọi tòa nhà trên một nền tảng

Unitify Easybilly là mô-đun thanh toán dành cho các công ty quản lý tài sản, HOA và các tổ chức quản lý thuộc sở hữu của nhà phát triển bất động sản nhà ở.

Mô-đun tự động tính các khoản phí định kỳ, tạo hóa đơn và hiển thị cho cư dân trong ứng dụng Unitify.

Đối với một công ty quản lý nhiều tòa nhà, ưu điểm chính là có thể định cấu hình các quy tắc thanh toán khác nhau mà không cần duy trì quy trình dựa trên bảng tính riêng cho từng thuộc tính.

Để có cái nhìn sâu hơn về cách hoạt động của quy trình thanh toán, hãy đọc Thanh toán tài sản mà không có sự hỗn loạn trong bảng tính. Bài viết giải thích cách các công ty quản lý có thể nhập số dư hiện có, định cấu hình các khoản phí dành riêng cho tòa nhà và tạo hóa đơn hàng tháng mà không cần phải xây dựng lại bảng tính hàng tháng.

Phí xây dựng được tính như thế nào?

Easybilly hỗ trợ một số phương pháp:

• Mỗi mét vuông
• Mỗi căn hộ
• Mỗi cư dân
• Một số tiền cố định

Mỗi tòa nhà giữ lại cấu hình thanh toán riêng.

Ví dụ: một tòa nhà có thể tính phí bảo trì hàng tháng dựa trên diện tích căn hộ, trong khi tòa nhà khác sử dụng phí cố định cho mỗi căn hộ.

Cả hai đều có thể được quản lý trong cùng một môi trường Unitify, với các quy tắc phù hợp được áp dụng cho từng tòa nhà.

Công ty quản lý có thể di chuyển các hồ sơ hiện có bằng cách nào?

Easybilly hỗ trợ nhập thông tin căn hộ, chủ sở hữu và số dư đầu kỳ từ Excel hoặc hệ thống hiện có.

Điều này giúp giảm số lần nhập lại thủ công cần thiết khi chuyển khỏi thanh toán dựa trên bảng tính.

Sau đó, nhóm quản lý có thể định cấu hình quy tắc thanh toán và chuẩn bị hóa đơn định kỳ.

Cư dân nhận và thanh toán hóa đơn như thế nào?

Hóa đơn được gửi thông qua ứng dụng cư dân, nơi người cư trú có thể xem lại các khoản phí của họ.

Cư dân cũng có thể nhận hóa đơn PDF có mã QR.

Khi có sẵn các tích hợp thanh toán được hỗ trợ, thanh toán có thể được thực hiện trực tiếp thông qua ứng dụng.

Các nhà cung cấp thanh toán có sẵn phụ thuộc vào thị trường. Các tích hợp được xuất bản của Unitify hiện bao gồm một số quốc gia, bao gồm Georgia, Kazakhstan, Uzbekistan, Armenia và Azerbaijan.

Do đó, việc xử lý thanh toán phải được xác minh về vị trí của từng tài sản.

Điều gì khiến tính năng này hữu ích cho nhiều tòa nhà?

Người quản lý có thể làm việc với hồ sơ thanh toán của một số thuộc tính mà không cần duy trì quy trình làm việc thủ công riêng cho từng tòa nhà.

Cư dân có thể xem các khoản phí của riêng mình, trong khi nhóm quản lý có quyền truy cập vào thông tin thanh toán tương ứng.

Unitify cũng kết nối thanh toán với các hoạt động hàng ngày khác, bao gồm các yêu cầu của cư dân, liên lạc và bảo trì tòa nhà.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty quản lý nhỏ hơn, nơi cùng một nhân viên đảm nhận một số trách nhiệm hành chính.

Easybilly có thay thế được phần mềm kế toán không?

Không.

Easybilly tính toán chi phí, tạo hóa đơn và theo dõi thông tin liên quan đến thanh toán. Nó không phải là sự thay thế cho sổ cái kế toán chính thức.

Thông tin kế toán có thể được xuất qua Excel hoặc trao đổi bằng các định dạng tệp 1C được hỗ trợ.

Đây là các quy trình công việc dựa trên tệp chứ không phải là đồng bộ hóa kế toán hai chiều, trực tiếp được tạo sẵn.

Tốt nhất cho: HOA và các công ty quản lý tài sản muốn tự động hóa việc thanh toán cho cư dân trên nhiều tòa nhà trong khi vẫn tách biệt các quy tắc tính phí của từng tài sản.

Những điều cần cân nhắc: Các yêu cầu về kế toán, báo cáo theo luật định và tích hợp thanh toán phải được đánh giá một cách độc lập.

Giá cả: Chi phí thanh toán là 0,50 USD cho mỗi hóa đơn đối với các gói Cơ bản và Miễn phí của Unitify và được bao gồm trong Pro, theo giá sản phẩm đã công bố.

Khám phá Unitify Easybilly

3. Helmstead: Sự minh bạch về tài chính giữa các đơn vị và hệ thống kế toán

Khi hoạt động kinh doanh quản lý tài sản mở rộng, sự phức tạp về tài chính có thể vượt ra ngoài các hóa đơn xây dựng riêng lẻ.

Công ty có thể điều hành một số pháp nhân, quản lý doanh nghiệp ở các thị trường khác nhau hoặc làm việc với nhiều hệ thống kế toán.

Helmstead được thiết kế dành cho các tổ chức đang gặp phải tình trạng phân tán tài chính như thế này.

Cách tiếp cận của nó là đưa thông tin tài chính từ nhiều đơn vị, ngân hàng, tài liệu và hệ thống kế toán vào một môi trường chung mà không yêu cầu doanh nghiệp phải thay thế các hệ thống mà họ đã sử dụng.

Helmstead giúp các nhóm tài chính như thế nào?

Helmstead tập trung vào ba nhiệm vụ liên quan.

Hiểu rõ tình hình tài chính hiện tại. Tập hợp thông tin từ các nguồn khác nhau để hỗ trợ việc đánh giá tài chính và kết thúc tháng.

Giảm công việc lặp đi lặp lại. Sử dụng tác nhân AI để hỗ trợ các công việc thường ngày trong khi vẫn duy trì sự đánh giá và phê duyệt của con người trong quy trình.

Lập kế hoạch cho kết quả trong tương lai. So sánh các kịch bản tài chính bằng cách sử dụng thông tin và giả định lịch sử có sẵn.

Ví dụ: một nhóm quản lý điều hành hoạt động kinh doanh ở nhiều quốc gia có thể cần xem xét thông tin tài chính được chuẩn bị bằng các hệ thống kế toán và đơn vị tiền tệ khác nhau.

Helmstead được thiết kế để giải quyết thách thức báo cáo đa thực thể rộng hơn đó.

Helmstead có thay thế sổ cái kế toán không?

Định vị được công bố của nó nhấn mạnh đến việc làm việc cùng với các hệ thống kế toán hiện có hơn là thay thế chúng.

Nhóm tài chính có thể xem xét thông tin từ nhiều nguồn, chuẩn bị tóm tắt và đánh giá các tình huống tài chính.

Các hệ thống kế toán cơ bản vẫn chịu trách nhiệm về hồ sơ kế toán của riêng mình.

Sự khác biệt này quan trọng đối với các công ty quản lý tài sản có tài khoản HOA, quỹ khách hàng và nghĩa vụ báo cáo chính thức riêng biệt.

Helmstead có thể hợp nhất tài chính của nhiều HOA không?

Helmstead mô tả khả năng phân tích và báo cáo tài chính đa thực thể.

Tuy nhiên, nó không được tiếp thị dưới dạng phần mềm kế toán HOA chuyên dụng và các tài liệu được xuất bản của nó không hỗ trợ cho sổ cái dành riêng cho hiệp hội, kế toán quỹ dự trữ hoặc báo cáo HOA theo luật định.

Nhóm quản lý tài sản đang xem xét Helmstead phải xác minh cách trình bày các thực thể, hệ thống kế toán và cấu trúc báo cáo hiện tại của mình.

Nó cũng cần phân biệt báo cáo tài chính của công ty quản lý với các tài khoản riêng biệt của các hiệp hội riêng lẻ.

Còn tự động hóa và AI thì sao?

Helmstead sử dụng tác nhân AI để hỗ trợ công việc tài chính, bao gồm chuẩn bị tóm tắt, xem xét thông tin nguồn và phân tích kịch bản.

Đội ngũ tài chính nhân sự vẫn chịu trách nhiệm kiểm tra nguồn, xem xét kết quả và phê duyệt công việc.

Điều này có thể hữu ích cho các tổ chức dành nhiều thời gian để thu thập thông tin tài chính từ một số hệ thống trước khi chuẩn bị báo cáo quản lý.

Tốt nhất cho: Các nhóm quản lý tài sản hoạt động thông qua nhiều pháp nhân hoặc hệ thống kế toán và đang tìm kiếm cái nhìn tổng hợp về tài chính doanh nghiệp của họ.

Những điều cần cân nhắc: Các yêu cầu kế toán cụ thể của HOA, khả năng tương thích của từng hệ thống, bảo mật dữ liệu và khả năng báo cáo phải được xác minh với Helmstead trước khi triển khai.

Khám phá Helmstead

4. Unitify, phần mềm kế toán và Helmstead có thể phối hợp với nhau như thế nào?

Hãy xem xét một nhóm quản lý tài sản chịu trách nhiệm phát triển một số khu dân cư.

Mỗi tòa nhà có cư dân, phí dịch vụ và quy định thanh toán riêng. Tập đoàn cũng hoạt động thông qua nhiều pháp nhân và sử dụng phần mềm kế toán đã được thiết lập.

Sự phân chia trách nhiệm thực tế có thể như thế này:

• 1. Tính cước: Hệ thống: Unitify Easybilly; Trách nhiệm: Áp dụng nội quy cho từng tòa nhà
• 2. Cung cấp hóa đơn: Hệ thống: Unitify; Trách nhiệm: Cung cấp hóa đơn cho cư dân
• 3. Ghi lại hoạt động thanh toán: Hệ thống: Unitify; Trách nhiệm: Theo dõi phí xây dựng và thông tin thanh toán liên quan
• 4. Duy trì tài khoản tài chính: Hệ thống: Phần mềm kế toán hiện có; Trách nhiệm: Lưu giữ sổ cái và hồ sơ cần thiết
• 5. Xem xét tài chính nhóm: Hệ thống: Helmstead; Trách nhiệm: Tập hợp các thông tin tài chính được hỗ trợ để phân tích
• 6. Lập kế hoạch tài chính: Hệ thống: Helmstead; Trách nhiệm: So sánh các kịch bản và hỗ trợ các quyết định quản lý

Đây là một mô hình hoạt động khả thi, không phải là sự tích hợp nguyên bản đã được xác nhận giữa Unitify và Helmstead.

Unitify hỗ trợ trao đổi file kế toán. Helmstead hoạt động với thông tin từ các hệ thống tài chính hiện có, nhưng phương pháp truyền dữ liệu cụ thể giữa các sản phẩm sẽ yêu cầu xác minh kỹ thuật.

Công ty quản lý cũng nên xác nhận hồ sơ tài chính nào được phép chia sẻ và vì mục đích gì.

5. Công ty quản lý đa HOA nên tự động hóa cái gì trước tiên?

Không phải mọi nhiệm vụ tài chính đều cần được tự động hóa cùng một lúc.

Đối với nhiều công ty quản lý tài sản nhỏ hơn, việc thanh toán định kỳ là điểm khởi đầu thực tế.

Thứ nhất: Chuẩn hóa hóa đơn cấp tòa nhà

Xác định cách tính phí cho từng tài sản, xác nhận thông tin căn hộ và chủ sở hữu, đồng thời nhập số dư đầu kỳ đáng tin cậy.

Tự động hóa các quy trình này có thể làm giảm việc chuẩn bị hóa đơn lặp đi lặp lại.

Thứ hai: Giúp thông tin thanh toán dễ dàng truy cập hơn

Cung cấp cho cư dân hóa đơn rõ ràng và các tùy chọn thanh toán được hỗ trợ.

Đảm bảo đội ngũ quản lý có thể xác định các khoản phí chưa thanh toán và trả lời các câu hỏi về từng dòng hóa đơn.

Thứ ba: Thiết lập quy trình kế toán đáng tin cậy

Duy trì các hồ sơ kế toán, đối chiếu ngân hàng và thủ tục báo cáo cần thiết cho từng hiệp hội hoặc pháp nhân.

Tự động hóa sẽ đảm bảo sự tách biệt giữa các tài khoản và khả năng truy tìm nguồn gốc của các giao dịch.

Thứ tư: Cải thiện khả năng hiển thị tài chính trong toàn tổ chức

Nếu doanh nghiệp quản lý vận hành một số đơn vị hoặc hệ thống kế toán, hãy đánh giá xem liệu nền tảng tài chính đa đơn vị như Helmstead có giúp ích cho nhóm tài chính của doanh nghiệp đó hay không.

Bắt đầu bằng một câu hỏi báo cáo xác định, thay vì kết nối mọi nguồn dữ liệu có sẵn mà không có mục đích cụ thể.

Thứ năm: Giới thiệu kịch bản quy hoạch

Khi dữ liệu và báo cáo lịch sử đáng tin cậy, ban quản lý có thể khám phá các kịch bản trong tương lai.

Chúng có thể bao gồm những thay đổi về chi phí hoạt động, thời gian thu thanh toán hoặc những tác động tài chính của việc mở rộng sang thị trường khác.

Dữ liệu nguồn chính xác vẫn cần thiết. Phân tích do AI tạo ra cần được xem xét trước khi đưa ra các quyết định tài chính.

Thanh toán tốt hơn cho mọi tòa nhà, tài chính rõ ràng hơn cho toàn bộ doanh nghiệp

Việc quản lý nhiều tòa nhà dân cư tạo ra hai thách thức tài chính có mối liên hệ nhưng khác biệt.

Đầu tiên là về mặt vận hành: tính toán phí chính xác, gửi hóa đơn và thanh toán cho người dân dễ dàng hơn.

Thứ hai là về mặt tổ chức: hiểu biết về hiệu quả tài chính của các đơn vị, hệ thống và thị trường.

Unitify Easybilly giải quyết các quy trình thanh toán tài sản định kỳ và quy trình tài chính dành cho cư dân.

Helmstead cung cấp cách tiếp cận rộng hơn về khả năng hiển thị, báo cáo và lập kế hoạch tài chính trên nhiều đơn vị và hệ thống kế toán.

Phần mềm kế toán hiện tại vẫn chịu trách nhiệm về các hồ sơ và kiểm soát chính thức theo yêu cầu của mỗi tổ chức.

Mục tiêu không phải là thay thế mọi hệ thống tài chính bằng một ứng dụng. Đó là giao cho mỗi quy trình một trách nhiệm rõ ràng và giảm bớt công việc thủ công không cần thiết.

Giữ cho việc thanh toán của mỗi tòa nhà luôn rõ ràng, các tài khoản của từng thực thể được phân tách hợp lý và bức tranh tài chính lớn hơn sẽ dễ hiểu hơn.

Khám phá Unitify Easybilly

Khám phá Helmstead