Finanzas de varios condominios: de los cargos a los informes del grupo

Cómo las empresas de administración de propiedades pueden organizar los cargos a nivel de edificio, la contabilidad y los informes financieros en una cartera en crecimiento.

Gestionar las finanzas de un edificio residencial ya es una tarea compleja. La gestión de varias asociaciones de propietarios, asociaciones de condominios o desarrollos residenciales introduce diferentes reglas de facturación, calendarios de pago, cuentas bancarias y requisitos de presentación de informes.

El desafío es mantener claras las finanzas de cada propiedad y al mismo tiempo brindar a la empresa administradora una imagen precisa de toda la cartera.

Dos herramientas abordan diferentes partes de este proceso. Unitify Easybilly automatiza los cargos, facturas y pagos de residentes a nivel de edificio. Helmstead reúne información financiera de múltiples entidades, monedas y sistemas contables en un entorno compartido para revisión, generación de informes y planificación.

Sirven para diferentes propósitos. No se debe suponer que ninguno de ellos reemplaza los controles contables y financieros formales requeridos para las asociaciones individuales.

Conclusiones clave

• Cada Asociación de Propietarios o edificio residencial puede tener reglas diferentes para calcular y cobrar los cargos.
• Unitify Easybilly genera facturas basadas en las reglas de cada edificio y las pone a disposición a través de la aplicación para residentes.
• Las empresas de administración de propiedades deben distinguir la facturación a nivel de edificio de la contabilidad formal y los informes financieros de toda la empresa.
• Helmstead ayuda a los equipos financieros a trabajar con información financiera en múltiples entidades y sistemas contables existentes.
• Ninguno de los productos requiere que una sociedad gestora abandone todo su software financiero existente.
• Deberían definirse procedimientos de intercambio de datos, separación de cuentas y revisión financiera antes de introducir automatización adicional.

¿Qué software necesita una empresa de administración de propiedades con varias asociaciones de propietarios?

• Cargos mensuales de residente: Requisito principal: Calcular las tarifas de acuerdo con las reglas de cada edificio; Solución: Unitify Easybilly
• Facturas y pagos de residentes: Requisito principal: entregar facturas y proporcionar opciones de pago admitidas; Solución: Unitify
• Creación de operaciones financieras: Requisito principal: seguimiento de cargos, pagos y saldos de apertura; Solución: Unitify
• Contabilidad formal: Requisito principal: Mantener registros contables y estados financieros requeridos; Solución: software de contabilidad existente
• Informes financieros entre entidades: Requisito principal: revisar la información de múltiples empresas y sistemas; Solución: Helmstead
• Planificación financiera: Requisito principal: comparar escenarios y evaluar resultados financieros futuros; Solución: Helmstead

Estas funciones pueden estar conectadas mediante procesos de intercambio de datos adecuados, pero no son intercambiables.

1. ¿Por qué las finanzas se complican cuando se gestionan varias asociaciones de propietarios?

Considere una empresa de administración de propiedades responsable de ocho edificios residenciales.

Algunos edificios cobran tarifas de mantenimiento por metro cuadrado. Otros utilizan una cantidad fija mensual por apartamento. Ciertos edificios cobran por separado el estacionamiento, las instalaciones compartidas o los servicios adicionales.

Cada asociación también puede tener su propio presupuesto, cuenta bancaria y obligaciones de presentación de informes.

La sociedad gestora debe calcular los gastos con precisión, enviar facturas, controlar los pagos y responder a las preguntas de los residentes.

Al mismo tiempo, su equipo financiero puede necesitar preparar información financiera para los directivos de la sociedad gestora y para las asociaciones individuales.

Tres responsabilidades financieras diferentes

Facturación del edificio. Calcular los cargos de apartamentos individuales y distribuir facturas a los residentes.

Contabilidad de asociaciones. Mantener los registros e informes legalmente requeridos para cada HOA o asociación de condominios.

Informes de la empresa gestora. Comprender el rendimiento financiero, los gastos y las necesidades de efectivo de la empresa que opera la cartera.

Estas responsabilidades pueden involucrar parte de la misma información, pero no deben combinarse en un conjunto indiferenciado de cuentas.

En particular, es posible que los fondos pertenecientes a asociaciones de propietarios o propietarios de propiedades deban permanecer legal y operativamente separados de las propias finanzas de la sociedad gestora.

2. Unitify Easybilly: Reglas de facturación para cada edificio en una plataforma

Unitify Easybilly es un módulo de facturación para empresas de administración de propiedades, asociaciones de propietarios y organizaciones de administración propiedad de promotores de propiedades residenciales.

El módulo automatiza los cargos recurrentes, genera facturas y las pone a disposición de los residentes en la aplicación Unitify.

Para una empresa que gestiona varios edificios, la principal ventaja es poder configurar diferentes reglas de facturación sin tener que mantener un proceso separado basado en hojas de cálculo para cada propiedad.

Para ver más de cerca cómo funciona el proceso de facturación, lea Facturación de propiedades sin caos de hojas de cálculo. El artículo explica cómo las empresas de gestión pueden importar saldos existentes, configurar cargos específicos del edificio y generar facturas mensuales sin tener que reconstruir hojas de cálculo cada mes.

¿Cómo se calculan los cargos del edificio?

Easybilly admite varios métodos:

• Por metro cuadrado
• Por apartamento
• Por residente
• Una cantidad fija

Cada edificio conserva su propia configuración de facturación.

Por ejemplo, un edificio puede cobrar una tarifa de mantenimiento mensual según el área del apartamento, mientras que otro utiliza una tarifa fija por unidad.

Ambos se pueden gestionar dentro del mismo entorno Unitify, aplicando las reglas adecuadas a cada edificio.

¿Cómo puede una empresa gestora migrar registros existentes?

Easybilly admite la importación de información de apartamentos, propietarios y saldos de apertura desde Excel o un sistema existente.

Esto reduce la cantidad de reingresos manuales necesarios cuando se abandona la facturación basada en hojas de cálculo.

Luego, el equipo de gestión puede configurar las reglas de facturación y preparar facturas recurrentes.

¿Cómo reciben y pagan las facturas los residentes?

Las facturas se entregan a través de la aplicación para residentes, donde los ocupantes pueden revisar sus cargos.

Los residentes también pueden recibir facturas en PDF con códigos QR.

Cuando haya integraciones de pago compatibles disponibles, los pagos se pueden realizar directamente a través de la aplicación.

Los proveedores de pago disponibles dependen del mercado. Las integraciones publicadas por Unitify cubren actualmente varios países, incluidos Georgia, Kazajstán, Uzbekistán, Armenia y Azerbaiyán.

Por lo tanto, el procesamiento de pagos debe verificarse para la ubicación de cada propiedad.

¿Qué hace que esto sea útil para varios edificios?

Un administrador puede trabajar con los registros de facturación de varias propiedades sin mantener flujos de trabajo manuales separados para cada edificio.

Los residentes pueden ver sus propios cargos, mientras que los equipos de gestión tienen acceso a la información de facturación correspondiente.

Unitify también conecta la facturación con otras operaciones diarias, incluidas las solicitudes de los residentes, la comunicación del edificio y el mantenimiento.

Esto es particularmente útil para empresas de gestión más pequeñas donde los mismos empleados manejan varias responsabilidades administrativas.

¿Easybilly reemplaza el software de contabilidad?

No.

Easybilly calcula cargos, genera facturas y realiza un seguimiento de la información relacionada con la facturación. No reemplaza un libro de contabilidad formal.

La información contable se puede exportar a través de Excel o intercambiar utilizando formatos de archivo 1C compatibles.

Se trata de flujos de trabajo basados ​​en archivos en lugar de una sincronización contable bidireccional en vivo ya preparada.

Lo mejor para: asociaciones de propietarios y empresas de administración de propiedades que desean automatizar la facturación de los residentes en varios edificios y, al mismo tiempo, mantener separadas las reglas de cobro de cada propiedad.

Qué considerar: Los requisitos de contabilidad, informes legales y integración de pagos deben evaluarse de forma independiente.

Precio: La facturación cuesta $0.50 por factura en los planes Unitify Free y Base y está incluida en Pro, según el precio publicado del producto.

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3. Helmstead: Claridad financiera entre entidades y sistemas contables

A medida que un negocio de administración de propiedades se expande, la complejidad financiera puede extenderse más allá de las facturas de edificios individuales.

La empresa puede operar varias entidades legales, gestionar negocios en diferentes mercados o trabajar con más de un sistema contable.

Helmstead está diseñado para organizaciones que enfrentan este tipo de fragmentación financiera.

Su enfoque consiste en reunir información financiera de múltiples entidades, bancos, documentos y sistemas contables en un entorno compartido sin necesidad de que la empresa reemplace los sistemas que ya utiliza.

¿Cómo ayuda Helmstead a los equipos financieros?

Helmstead se centra en tres tareas relacionadas.

Comprender las finanzas actuales. Reunir información de diferentes fuentes para respaldar la revisión financiera y el cierre de fin de mes.

Reducir el trabajo repetitivo. Usar agentes de IA para ayudar con las tareas rutinarias mientras se mantiene la revisión y aprobación humana dentro del proceso.

Planificación de resultados futuros. Comparación de escenarios financieros utilizando información y supuestos históricos disponibles.

Por ejemplo, un grupo de gestión que opera negocios en más de un país podría necesitar revisar la información financiera preparada en diferentes sistemas contables y monedas.

Helmstead está diseñado para abordar ese desafío más amplio de presentación de informes de múltiples entidades.

¿Helmstead reemplaza un libro mayor contable?

Su posicionamiento publicado enfatiza trabajar junto con los sistemas contables existentes en lugar de reemplazarlos.

Los equipos de finanzas pueden revisar información de varias fuentes, preparar resúmenes y evaluar escenarios financieros.

Los sistemas contables subyacentes siguen siendo responsables de sus propios registros contables.

Esta distinción es importante para las empresas de administración de propiedades con cuentas de HOA separadas, fondos de clientes y obligaciones formales de presentación de informes.

¿Puede Helmstead consolidar las finanzas de varias asociaciones de propietarios?

Helmstead describe las capacidades de análisis e informes financieros de múltiples entidades.

Sin embargo, no se comercializa como software de contabilidad especializado para HOA y sus materiales publicados no establecen soporte para libros de contabilidad específicos de la asociación, contabilidad de fondos de reserva o informes legales de HOA.

Un grupo de administración de propiedades que esté considerando Helmstead debe verificar cómo se representarían sus entidades, sistemas contables y estructuras de informes existentes.

También debería distinguirse la información financiera de la sociedad gestora de las cuentas separadas de las asociaciones individuales.

¿Qué pasa con la automatización y la IA?

Helmstead utiliza agentes de IA para respaldar el trabajo financiero, incluida la preparación de resúmenes, la revisión de información fuente y el análisis de escenarios.

Los equipos de finanzas humanas siguen siendo responsables de verificar las fuentes, revisar los resultados y aprobar el trabajo.

Esto puede resultar útil para organizaciones que dedican un tiempo considerable a recopilar información financiera de varios sistemas antes de preparar informes de gestión.

Mejor para: Grupos de administración de propiedades que operan a través de múltiples entidades legales o sistemas contables y que buscan una visión consolidada de las finanzas de sus negocios.

Qué considerar: Los requisitos contables específicos de HOA, la compatibilidad del sistema individual, la seguridad de los datos y las capacidades de generación de informes deben verificarse con Helmstead antes de la implementación.

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4. ¿Cómo pueden trabajar juntos Unitify, el software de contabilidad y Helmstead?

Considere un grupo de administración de propiedades responsable de varios desarrollos residenciales.

Cada edificio tiene sus propios residentes, cargos por servicios y reglas de facturación. El grupo también opera a través de múltiples entidades legales y utiliza software de contabilidad establecido.

Una división práctica de responsabilidades podría verse así:

• 1. Calcular cargos: Sistema: Unitify Easybilly; Responsabilidad: Aplicar las normas para cada edificio.
• 2. Entregar facturas: Sistema: Unitify; Responsabilidad: Proporcionar facturas a los residentes.
• 3. Registro de actividad de facturación: Sistema: Unitify; Responsabilidad: realice un seguimiento de los cargos del edificio y la información de pago relevante
• 4. Mantener cuentas financieras: Sistema: Software de contabilidad existente; Responsabilidad: Mantener los libros de contabilidad y registros requeridos.
• 5. Finanzas del grupo de revisión: Sistema: Helmstead; Responsabilidad: Reunir información financiera respaldada para su análisis.
• 6. Preparar planes financieros: Sistema: Helmstead; Responsabilidad: Comparar escenarios y apoyar las decisiones de gestión.

Este es un posible modelo operativo, no una integración nativa confirmada entre Unitify y Helmstead.

Unitify admite el intercambio de archivos contables. Helmstead trabaja con información de sistemas financieros existentes, pero el método específico de transferencia de datos entre los productos requeriría verificación técnica.

Una empresa de gestión también debe confirmar qué registros financieros pueden compartirse y con qué propósito.

5. ¿Qué debería automatizar primero una empresa de gestión de múltiples HOA?

No es necesario automatizar todas las tareas financieras a la vez.

Para muchas empresas de administración de propiedades más pequeñas, la facturación recurrente es un punto de partida práctico.

Primero: estandarizar la facturación a nivel de edificio

Defina cómo se calculan los cargos para cada propiedad, confirme la información del apartamento y del propietario e importe saldos iniciales confiables.

La automatización de estos procesos puede reducir la preparación repetitiva de facturas.

Segundo: Facilitar el acceso a la información de pago

Proporcione a los residentes facturas claras y opciones de pago compatibles.

Asegúrese de que el equipo de administración pueda identificar los cargos impagos y responder preguntas sobre líneas de facturas individuales.

Tercero: Establecer procesos contables confiables

Mantener los registros contables, conciliaciones bancarias y procedimientos de presentación de informes requeridos para cada asociación o entidad legal.

La automatización debería preservar la separación de cuentas y la capacidad de rastrear las transacciones hasta sus fuentes.

Cuarto: Mejorar la visibilidad financiera en toda la organización

Si la empresa de gestión opera varias entidades o sistemas contables, evalúe si una plataforma financiera de múltiples entidades como Helmstead ayudaría a su equipo financiero.

Comience con una pregunta de informe definida, en lugar de conectar todas las fuentes de datos disponibles sin un propósito específico.

Quinto: Introducir la planificación de escenarios

Una vez que los datos históricos y los informes sean confiables, la gerencia podrá explorar escenarios futuros.

Estos podrían incluir cambios en los costos operativos, el momento del cobro de pagos o las implicaciones financieras de expandirse a otro mercado.

Las fuentes de datos precisas siguen siendo esenciales. El análisis generado por la IA debe revisarse antes de que sirva de base para las decisiones financieras.

Mejor facturación para cada edificio, finanzas más claras para todo el negocio

La gestión de múltiples edificios residenciales crea dos desafíos financieros conectados pero distintos.

El primero es operativo: calcular los cargos con precisión, entregar facturas y facilitar los pagos a los residentes.

El segundo es organizacional: comprender el desempeño financiero de todas las entidades, sistemas y mercados.

Unitify Easybilly aborda la facturación recurrente de propiedades y los flujos de trabajo financieros de cara a los residentes.

Helmstead ofrece un enfoque más amplio para la visibilidad, la generación de informes y la planificación financiera en múltiples entidades y sistemas contables.

El software de contabilidad existente sigue siendo responsable de los registros y controles formales requeridos por cada organización.

El objetivo no es reemplazar todos los sistemas financieros con una sola aplicación. Se trata de darle a cada proceso una responsabilidad clara y reducir el trabajo manual innecesario.

Mantenga clara la facturación de cada edificio, las cuentas de cada entidad separadas adecuadamente y el panorama financiero más amplio sea más fácil de entender.

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