Pola radnog vremena upravnika za 500 stanova

„Koliko ljudi nam treba da upravljamo sa 500 stanova, ne računajući tehničko osoblje?“

Ovo pitanje često čujemo od firmi za upravljanje zgradama. Juče se ponovo pojavilo tokom jednog poziva.

Naš odgovor: otprilike pola radnog vremena jednog upravnika.

Zašto tako malo?

Tehnički posao ne nestaje. Neko i dalje popravlja lift, čisti stepenište i proverava pumpe. Ali veliki deo kancelarijskog posla svodi se na dva zadatka koji se ponavljaju: odgovaranje na pitanja stanara i pripremu računa. Pravi alati mogu da skinu sa stola upravnika značajan deo i jednog i drugog.

Komunikacija

Stanari često postavljaju ista pitanja: Kada će doći voda? Koga da zovem zbog lifta? Gde je moj račun? Svako pitanje je malo, ali zajedno oduzimaju sate.

AI konsijerž može da odgovara na rutinska pitanja u četu ili telefonom i da otvori prijavu kada nešto treba uraditi. Prijave se zatim prosleđuju pravoj osobi. Upravnik ostaje uključen tamo gde je potrebna ljudska odluka.

Obračun

Mnoge firme za upravljanje i dalje obračunavaju troškove u Excelu. To može da traje dva radna dana svakog meseca.

U Unitify-ju obračun za jednu zgradu može da traje oko 10 minuta: troškovi se obračunavaju, računi se izdaju, a stanari ih vide u aplikaciji. Upravnik troši manje vremena na pripremu računa i na odgovore gde da ih pronađu.

Šta to znači za veličinu tima

Kada rutinska komunikacija i obračun oduzimaju manje vremena, slika o potrebnom osoblju se menja:

• Oko 500 stanova: otprilike pola radnog vremena jednog upravnika.
• Oko 1.000 stanova: jedan upravnik.
• Do 4.000 stanova: potencijalno jedan upravnik uz današnje AI alate.

Ove brojke se odnose na kancelarijsko upravljanje, a ne na tehničare, čistače ili drugo osoblje na terenu. Stvarno opterećenje zavisi i od zgrada, usluga koje se pružaju i načina na koji firma organizuje posao.

Zašto je to važno za firme za upravljanje

Rast portfolija ne mora da znači zapošljavanje kancelarijskog osoblja istim tempom. Kada računi brzo stižu, a rutinska pitanja se rešavaju automatski, upravnicima ostaje više vremena za složene zahteve, koordinaciju izvođača i odluke koje utiču na iskustvo stanara.

Korisno pitanje nije samo koliko stanova tim vodi. Već koliko njegovog vremena i dalje odlazi na posao koji se ponavlja.

Želite da vidite kako bi to izgledalo za vaš portfolio? Zakažite razgovor.