Abrechnung ohne Excel-Chaos

Die Abrechnung ist einer jener Prozesse, die von außen betrachtet oft überschaubar wirken, im Hintergrund aber zunehmend komplex werden.

In manchen Unternehmen werden Rechnungen in einer Buchhaltungssoftware berechnet, die nur ein Spezialist wirklich versteht. In anderen hängt der gesamte Prozess weiterhin von Excel-Dateien voller Formeln, manueller Korrekturen und aus mehreren Systemen zusammenkopierter Daten ab. Buchhalter verbringen dadurch jeden Monat einen oder sogar mehrere Arbeitstage mit der Erstellung von Rechnungen. Fragt ein Bewohner, warum ein bestimmter Betrag berechnet wurde, kann die klare Antwort noch länger dauern.

Wir haben Easybilly entwickelt, um die Abrechnung zu vereinfachen, und es steht jetzt jeder Hausverwaltung oder Eigentümergemeinschaft offen, die es nutzen möchte.

Es gibt kein Abonnement und keine Gebühr pro Wohneinheit. Sie zahlen nur für die tatsächlich erstellten Rechnungen: 0,25 $ pro Rechnung. Die Abrechnung von 500 Wohnungen mit Easybilly kostet damit zum Beispiel 125 $ im Monat, verglichen mit rund 500 $ im Monat bei klassischer Preisgestaltung pro Einheit.

Easybilly erstellt übersichtliche PDF-Rechnungen mit QR-Codes, und Sie entscheiden, wie diese an die Bewohner zugestellt werden. Wir empfehlen die Bewohner-App: Jeder Bewohner erhält eine Push-Benachrichtigung, kann die Positionen einsehen und direkt aus der App mit einem Tap bezahlen.

Im Preis enthalten sind außerdem ein KI-Assistent für Bewohner, Bank- und Excel-Importe sowie Support in Ihrer Sprache.

Alles einmal einrichten

Die Grundidee hinter Easybilly ist einfach: Die Abrechnung sollte nicht jeden Monat neu aufgebaut werden müssen.

Beim Anlegen eines Gebäudes kann eine Hausverwaltung Wohnungen, Flächen, Eigentümer und weitere Daten aus einer Excel-Vorlage importieren oder manuell erfassen.

Anschließend lässt sich das System entsprechend den in diesem Gebäude geltenden Abrechnungsregeln konfigurieren. Eine Leistung kann berechnet werden:

• pro Quadratmeter
• pro Wohnung
• pro Bewohner
• als Fixbetrag
• oder nach einer anderen anwendbaren Berechnungsmethode

Hausverwaltungen können Verwaltungsgebühren, Betriebskosten, Rücklagen und weitere im Gebäude erbrachte Leistungen hinzufügen.

Zählertypen und Tarife für Betriebskosten lassen sich ebenfalls konfigurieren, sofern erforderlich. Für Unternehmen, die Betriebskosten nicht an Bewohner weiterverrechnen, können diese Schritte einfach übersprungen werden.

Bestehende Kontonummern und Salden übernehmen

Der Wechsel zu einem neuen Abrechnungssystem sollte für Bewohner keine Verwirrung schaffen.

Easybilly ermöglicht es Hausverwaltungen, bestehende Kontonummern der Bewohner aus dem bisherigen Abrechnungssystem zu importieren. Neue Kontonummern können auch automatisch generiert oder mit einem gewählten Präfix erstellt werden.

Anfangssalden lassen sich aus Excel hochladen, sodass das System abbildet, wie viel jeder Bewohner zum Zeitpunkt der Umstellung auf Easybilly schuldet.

Für ein neu fertiggestelltes Gebäude kann das Unternehmen mit einem Saldo von null starten und die Abrechnungshistorie von Grund auf aufbauen.

Monatliche Rechnungen in Minuten erstellen

Sobald Gebäude, Wohnungen und Abrechnungsregeln konfiguriert sind, wird die monatliche Abrechnung deutlich einfacher.

Eine Sachbearbeiterin wählt Gebäude und Abrechnungszeitraum, wählt die Wohnungen aus und prüft die Berechnungen. Easybilly wendet die konfigurierten Tarife und Formeln automatisch an und zeigt die Belastung für jede Leistung sowie den Gesamtbetrag pro Wohnung.

Nach einer abschließenden Prüfung können die Rechnungen für das gesamte Gebäude erstellt werden.

Statt wiederholt mit Formeln zu arbeiten, Informationen zwischen Tabellen zu kopieren und einzelne Rechnungen manuell zu erstellen, kann das Team den Hauptteil der Abrechnung in wenigen Minuten abschließen.

Rechnungen für Bewohner verständlicher machen

Mit dem Erstellen einer Rechnung ist die Abrechnung noch nicht abgeschlossen. Bewohner müssen sie auch verstehen und bezahlen.

Mit Easybilly können Bewohner die App öffnen, sehen, wie viel sie schulden, und die in der Rechnung enthaltenen Leistungen einsehen. Anschließend können sie bezahlen, ohne die Bankdaten der Hausverwaltung manuell einzugeben.

Das schafft ein deutlich einfacheres Erlebnis für Bewohner und hilft Hausverwaltungen, Zahlungen schneller einzuziehen.

Das Verwaltungsteam sieht eingehende Zahlungen im System und erkennt, welche Rechnungen bezahlt sind und welche Salden noch offen sind.

Sehen Sie sich im kurzen Video unten an, wie der Abrechnungsprozess funktioniert, testen Sie Easybilly kostenlos, oder buchen Sie eine Demo für eine persönliche Beratung.