Prestação de contas do condomínio: o que a lei exige do síndico
O síndico deve prestar contas à assembleia anualmente e quando exigidas, e a prestação de contas é aprovada na assembleia anual, junto com o orçamento e as contribuições (Código Civil, arts. 1.348 e 1.350). Quais documentos entram nela, o Código Civil não diz: isso fica com a convenção, o regimento interno e o que a assembleia exigir.
«Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.»
A obrigação. Entre as atribuições do síndico está prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas (Código Civil, art. 1.348, VIII). Ao lado dela a lista põe elaborar o orçamento da receita e da despesa de cada ano e cobrar as contribuições (Código Civil, art. 1.348, VI e VII): as contas mostram o resultado dessas duas tarefas.
Quando. O Código Civil diz «anualmente» e não diz o mês nem o número de dias: a assembleia anual é convocada na forma prevista na convenção (Código Civil, art. 1.350). Para exigir contas fora do ciclo anual, um caminho previsto no Código Civil é convocar assembleia extraordinária, o que o síndico ou um quarto dos condôminos podem fazer (Código Civil, art. 1.355). Se o síndico não convoca a assembleia anual, um quarto dos condôminos pode fazê-lo; se a assembleia não se reunir, o juiz decide a requerimento de qualquer condômino (Código Civil, art. 1.350, §§ 1º e 2º).
Quem confere. O conselho fiscal é facultativo: se existir, tem três membros eleitos pela assembleia e compete a ele dar parecer sobre as contas do síndico (Código Civil, art. 1.356). Quem aprova a prestação de contas é a assembleia (Código Civil, art. 1.350).
Se as contas não vêm. A assembleia, especialmente convocada, pode destituir o síndico que não presta contas (ou que pratica irregularidades ou não administra convenientemente o condomínio), pelo voto da maioria absoluta de seus membros (Código Civil, art. 1.349).
O que a lei não define. Nos artigos do Código Civil sobre o condomínio edilício não há lista de documentos, formato nem método contábil para a prestação de contas. A Lei 4.591/1964, na versão compilada do Planalto, traz entre as tarefas do síndico prestar contas à assembleia e guardar por cinco anos a documentação do condomínio (Lei 4.591/1964, art. 22, § 1º, alíneas f e g); o Código Civil não a revogou expressamente (Código Civil, art. 2.045), e até que ponto esses artigos valem ao lado do Código é questão para o advogado do condomínio.
Na prática, e não por exigência legal. Uma prestação de contas aceita com menos discussão costuma ter o resumo de receitas e despesas do período, o orçado ao lado do realizado, o que foi cobrado, o que foi pago e as unidades em atraso, o fundo de reserva em separado, os extratos e comprovantes e, se houver, o parecer do conselho fiscal. Combine com a assembleia o que entra nesse conjunto e registre na ata.
Assembleia eletrônica. A assembleia que aprova as contas pode ser convocada, realizada e votada por meio eletrônico, se a convenção não proibir e se os direitos de voz, de debate e de voto forem preservados (Código Civil, art. 1.354-A).
O que a Unitify faz
A Unitify não faz a contabilidade do condomínio e não substitui a conferência do síndico. No Easybilly, as cobranças e os pagamentos de cada apartamento ficam em um só registro, e a taxa condominial e a contribuição ao fundo de reserva podem aparecer como linhas próprias; pagamentos recebidos fora do app entram por importação de planilha e são conciliados com as unidades. Assim o «cobrado, pago e em aberto» da prestação de contas sai de um registro só. Dados que já estão em Excel ou em extratos podem ir à ferramenta gratuita de relatórios, que monta um rascunho para o síndico revisar.
Veja o Easybilly, a cobrança do condomínio (página em inglês)
