Responda às perguntas para ver uma pontuação.
Escolher ou trocar a administradora do seu condomínio
Avalie cada candidata com as mesmas perguntas, envie a todas o mesmo pedido de proposta e guarde as respostas. Grátis e sem cadastro.
Quando os condôminos começam a procurar uma administradora
A maioria dos conselhos começa a busca em um de quatro momentos. Cada um tem um primeiro passo que você pode dar antes de prometer qualquer coisa a alguém.
- 1O contrato está chegando ao fim. Descubra o prazo e o aviso prévio no seu próprio contrato antes de começar. Eles dizem quanto tempo você tem.
- 2Os pedidos ficam sem resposta ou o dinheiro é difícil de acompanhar. Anote três casos recentes, com datas e valores. Uma busca que parte de fatos é mais fácil de explicar aos outros condôminos.
- 3O prédio é novo e a primeira administradora foi escolhida pela incorporadora. Verifique quando e como os condôminos podem assumir essa decisão. Leia os documentos da entrega e o contrato que a incorporadora assinou.
- 4O conselho muda, ou os condôminos querem algo que a administradora não oferece. Combinem primeiro quais dos oito grupos do checklist mais importam para vocês.
Quem pode encerrar um contrato, e em que condições, depende do texto dele e da lei. Leia os dois antes de dar o aviso.
Avalie as candidatas
Avalie cada candidata em todas as perguntas: sim vale 2 pontos, em parte vale 1 e não vale 0. Os grupos têm os pesos indicados, que somam 100. A pontuação ajuda a comparar, mas não substitui a leitura da proposta assinada.
Credenciais e conformidade
Cuidado com o dinheiro
Relatórios e governança
Atendimento e resposta
Preparo para a entrega
Independência
Transparência de preço
Provas
Resultado
Perguntas para fazer a uma administradora
Estas são as perguntas que o checklist pontua, agrupadas pelo que elas testam. Faça as mesmas a todas as candidatas, por escrito, e guarde as respostas.
Credenciais e conformidade
- A empresa e a pessoa que vai cuidar do seu prédio têm a licença ou o certificado exigido no seu local (se houver) e vão mostrar o número?
- Ela tem seguro de responsabilidade civil profissional e seguro contra fraude e desvio de valores (fidelidade), e vai mostrar o certificado?
- Ela é associada a uma entidade profissional com um código de conduta que os condôminos podem ler?
Cuidado com o dinheiro
- O dinheiro do prédio fica em uma conta separada, em nome do condomínio, sem nunca se misturar com os recursos da própria administradora?
- Os condôminos conseguem ver o extrato bancário e quem deve o quê, online e a qualquer momento?
- Ela publica todo mês, para os condôminos, uma prestação de contas de receitas e despesas, dentro de um prazo fixo em dias?
- As contas são revisadas uma vez por ano por alguém independente da administradora?
Relatórios e governança
- Ela entrega o orçamento e o balanço anuais no prazo, de um jeito que um condômino consiga entender?
- Ela mantém um arquivo completo de atas e decisões que qualquer condômino pode abrir?
- Documentos, atas e contratos ficam em um portal para os condôminos e o conselho, e não em anexos de e-mail?
- Ela oferece votação online ou participação a distância nas assembleias, quando a lei permite?
Atendimento e resposta
- Há um responsável designado para o seu prédio, e ela informa quantos prédios ou unidades essa pessoa atende?
- Existe uma pessoa de reserva e um canal fora do horário comercial para cano estourado, elevador parado e falta de energia?
- Os pedidos são registrados com um número de protocolo, e o morador consegue ver o andamento?
- Os tempos de resposta e de solução são informados ao conselho todo mês?
Preparo para a entrega
- Ela vai receber da incorporadora ou da administradora anterior as áreas comuns, as chaves e os documentos técnicos, em um termo de entrega assinado?
- Ela vai acompanhar defeitos e pedidos de garantia com prazos, e cobrá-los da construtora?
- Ela vai reunir e guardar os projetos conforme executados (as built) e a documentação técnica do prédio?
- Os condôminos conseguem acompanhar o andamento da correção dos defeitos e o respectivo status?
Independência
- Ela declara por escrito qualquer vínculo societário, financeiro ou familiar com a incorporadora, com os vendedores das unidades ou com quem decide pelos condôminos?
- O prazo do contrato está dentro do que a lei permite, e os condôminos podem encerrá-lo com aviso prévio, sem multa?
- Ela informa quando contrata empresas que pertencem a ela ou à incorporadora?
Transparência de preço
- A taxa é detalhada item por item, com o que está incluído por escrito?
- Os extras e o percentual cobrado sobre obras maiores são informados desde o início, com todos os acréscimos delimitados?
- O reajuste anual está ligado a um índice ou teto declarado, e o volume real de trabalho do ano passado é mostrado para que as propostas possam ser comparadas em pé de igualdade?
Provas
- Ela apresenta referências de prédios de porte e idade parecidos e informa há quantos anos atua no mercado?
- Ela mostra uma demonstração ao vivo do que condôminos e moradores realmente veem?
- Ela sabe, e informa, quantos condôminos realmente usam o pagamento online e o aplicativo?
Duas para acrescentar no final
- Quais destas respostas vocês vão colocar no contrato?
- Para quais dos seus clientes atuais podemos ligar?
Modelo de pedido de proposta para administradora
Um pedido de proposta coloca todas as candidatas no mesmo patamar. Este traz as perguntas do checklist, uma tabela de valores, os pesos e uma declaração de independência. Envie o mesmo arquivo a pelo menos três empresas.
Por que o checklist pergunta sobre o acesso online
Sete perguntas tratam do que os condôminos conseguem ver online: extratos, documentos, o andamento de um pedido, uma votação. Isso não é argumento de venda. A administradora que faz isso bem poupa trabalho ao conselho, e a que não faz deixa o trabalho para o conselho. As perguntas digitais começam desligadas e, quando você as liga, valem metade de uma pergunta principal.
A Unitify oferece essas ferramentas às administradoras.
Escolher uma administradora: perguntas
Quantas empresas devemos consultar?
Pelo menos três. Assim você tem uma faixa de preços e vê quem responde às perguntas difíceis. O checklist compara até três lado a lado.
A menor taxa é a melhor proposta?
Não, por si só. Compare a taxa junto com o que está incluído, os extras, o percentual cobrado sobre obras maiores e o reajuste anual. Por isso a transparência de preço é um grupo à parte na pontuação.
Os condôminos podem trocar a administradora?
Em geral, quem decide são os condôminos, em conjunto, e a forma de decidir depende da lei do país e dos documentos que regem o prédio. Esta página não diz quem decide no seu país, com que maioria ou com que aviso. Pergunte a um advogado e leia o seu contrato.
A administradora precisa de licença ou de registro?
Isso depende do país. Peça a cada candidata a prova de qualquer licença, registro ou filiação que o seu país exija e confira com a entidade responsável.
O que acontece com as respostas que eu digito?
Nada sai do seu navegador. A pontuação é calculada na página e guardada só na aba.
Isto é aconselhamento jurídico?
Não. É informação geral. As leis mudam, e o seu contrato e os documentos do condomínio contam: peça a um advogado que confira o que você for fazer.
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Quer que a sua administradora trabalhe assim?
Envie esta página à administradora que você já tem, ou comece grátis com um prédio e veja você mesmo o lado do condômino.