Prestação de contas do condomínio: o que e quando

A prestação de contas é o momento em que o síndico mostra aos condôminos o que entrou, o que saiu e o que sobrou. Quem busca "prestação de contas do condomínio modelo" costuma esperar um formulário padrão. O que existe na lei é menor e mais útil do que isso: uma obrigação, uma assembleia que aprova e consequências se a obrigação não é cumprida. O restante, o conteúdo da pasta de prestação de contas, é decidido no próprio condomínio.

A obrigação do síndico

O Código Civil lista o que compete ao síndico, e uma das atribuições é "prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas" (art. 1.348, VIII). São duas obrigações em uma frase:

• Anualmente. Sem precisar ser cobrado.
• Quando exigidas. A assembleia pode pedir as contas fora do ciclo anual.

Essa mesma lista põe ao lado dela outras duas atribuições que alimentam a prestação de contas: elaborar o orçamento da receita e da despesa de cada ano (inciso VI) e cobrar dos condôminos as contribuições e as multas devidas (inciso VII). Em outras palavras, o que o síndico presta contas é a execução do orçamento que ele mesmo propôs.

Quando: a assembleia anual

O art. 1.350 diz que o síndico convocará, anualmente, a reunião da assembleia dos condôminos, "na forma prevista na convenção", para aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger o substituto e alterar o regimento interno.

Dois detalhes importam na prática:

• A lei diz "anualmente", e não diz o mês. Não há no artigo nem um prazo em dias nem uma data. A forma de convocar e o calendário concreto vêm da convenção. Se alguém afirma que a prestação de contas "vence em março", isso é regra do condomínio, não do Código Civil.
• Se o síndico não convoca, os condôminos podem. Um quarto deles pode fazê-lo (art. 1.350, § 1º). Se a assembleia não se reunir, o juiz decide a requerimento de qualquer condômino (§ 2º).

O síndico também pode convocar assembleias extraordinárias, assim como um quarto dos condôminos (art. 1.355), o que é o caminho natural quando a assembleia exige contas fora do ciclo.

Quem confere: o conselho fiscal

O Código Civil prevê que "poderá haver" um conselho fiscal, de três membros eleitos pela assembleia por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico (art. 1.356). Como é facultativo, muitos condomínios não têm um. Quando existe, o parecer do conselho é o que dá à assembleia uma segunda leitura além da do próprio síndico, e vale a pena apresentá-lo junto com os números.

O que acontece se as contas não vêm

O art. 1.349 permite que a assembleia, especialmente convocada, destitua o síndico "que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio", pelo voto da maioria absoluta de seus membros. Para um síndico profissional ou para uma administradora que presta o serviço, é o motivo mais concreto para ter as contas sempre prontas e documentadas.

O que a lei não define

Os artigos do Código Civil sobre o condomínio edilício não trazem uma lista de documentos nem um formato para a prestação de contas. Também não há ali um prazo de antecedência para disponibilizar os números. O que a convenção e o regimento interno dizem, e o que a assembleia exigir, é o que vale.

A Lei 4.591/1964, que o Código Civil não revogou expressamente (art. 2.045), lista entre as tarefas do síndico prestar contas à assembleia e manter guardada, por cinco anos, a documentação relativa ao condomínio, para eventual verificação contábil (art. 22, § 1º, alíneas f e g). Até que ponto esses artigos se aplicam ao lado do Código é questão para o advogado do condomínio.

Uma prestação de contas que dá para conferir

Como o formato é livre, o que torna a prestação de contas aceita pela assembleia é que ela seja conferível. Um conjunto de documentos que costuma funcionar:

1. Resumo do período. Receitas e despesas do ano, em categorias que o condômino reconhece (pessoal, água e energia, manutenção, administração).
2. Orçado e realizado. O orçamento aprovado na assembleia anterior ao lado do que foi gasto, com a explicação das diferenças relevantes.
3. Arrecadação e inadimplência. Quanto foi cobrado, quanto foi pago e quais unidades estão em atraso, com o valor total em aberto.
4. Fundo de reserva, em separado. A contribuição do período, o saldo e o que foi retirado. Veja o que dizer sobre o fundo de reserva.
5. Extratos e comprovantes. Extratos bancários do período e os comprovantes das despesas, acessíveis a quem quiser conferir.
6. Parecer do conselho fiscal, se houver.
7. Pendências. Obras em andamento, contratos a renovar, ações em curso.

Combine com a assembleia, uma vez, o que entra nesse conjunto e em que formato, e registre na ata. Daí em diante o "modelo" é o que o próprio condomínio aprovou.

A assembleia pode ser eletrônica

Se a convenção não proibir, a assembleia que aprova as contas pode ser convocada, realizada e votada por meio eletrônico, desde que os direitos de voz, de debate e de voto sejam preservados (Código Civil, art. 1.354-A, incluído pela Lei 14.309/2022). A convocação precisa dizer que será eletrônica e trazer as instruções de acesso, manifestação e coleta de votos; a ata só é lavrada depois da soma e da divulgação de todos os votos; e a assembleia pode ser híbrida. Os documentos da ordem do dia, como a própria pasta de prestação de contas, podem ser disponibilizados em meio físico ou eletrônico.

Uma enquete no aplicativo não substitui isso por si só. A reunião precisa ser convocada com os requisitos da convenção e do art. 1.354-A, e a videoconferência é feita em uma plataforma à parte, como Zoom ou Meet.

Como a Unitify ajuda nessa rotina

A Unitify não faz a contabilidade do condomínio e não substitui o síndico na conferência dos números. O que ela resolve é a parte repetitiva que antecede a prestação de contas:

• No Easybilly, as cobranças, os boletos e os pagamentos de cada apartamento ficam em um só registro, e cada cobrança, como a taxa condominial e a contribuição ao fundo de reserva, pode aparecer como uma linha própria. Os pagamentos recebidos fora do app (Pix, boleto bancário) entram no registro por importação de planilha e são conciliados com as unidades. É isso que permite mostrar o que foi cobrado e a inadimplência sem juntar planilhas de fontes diferentes.
• No aplicativo do morador, os comunicados levam o convite e os documentos da assembleia a todos os moradores.
• Nas votações e enquetes, o síndico pode sondar a opinião dos condôminos sobre um item das contas antes da assembleia. A enquete orienta; a validade da assembleia continua dependendo da convenção e da lei.
• Os dados que já estão em Excel ou em extratos bancários podem ser enviados à ferramenta gratuita de relatórios para montar um primeiro rascunho do relatório, que o síndico revisa antes de apresentar.

Para ver como fica o registro de cobranças de um condomínio, veja a página do Brasil ou agende uma demonstração.