Thu phí chung cư không cần vật lộn với Excel
Thu phí chung cư là một trong những công việc nhìn từ bên ngoài có vẻ dễ quản lý, nhưng phía sau lại ngày càng phức tạp.
Ở một số công ty, hóa đơn được tính trong phần mềm kế toán mà chỉ một chuyên viên hiểu được. Ở những công ty khác, toàn bộ quy trình vẫn phụ thuộc vào các file Excel đầy công thức, chỉnh sửa thủ công và dữ liệu sao chép từ nhiều hệ thống khác nhau. Kết quả là kế toán có thể mất một, thậm chí vài ngày làm việc mỗi tháng chỉ để chuẩn bị hóa đơn. Khi một cư dân hỏi vì sao mình bị tính một khoản phí cụ thể, việc tìm câu trả lời rõ ràng còn có thể mất nhiều thời gian hơn.
Chúng tôi xây dựng Easybilly để việc thu phí trở nên đơn giản hơn — và giờ đây bất kỳ công ty quản lý hay ban quản trị nào cũng có thể sử dụng.
Không có phí thuê bao, không có phí theo căn hộ. Bạn chỉ trả tiền cho những hóa đơn thực sự phát hành: 0,5 USD mỗi hóa đơn. Ví dụ, thu phí cho 500 căn hộ với Easybilly có chi phí 250 USD mỗi tháng.
Easybilly tạo ra các hóa đơn PDF rõ ràng kèm mã QR, và bạn tự quyết định cách gửi đến cư dân. Chúng tôi khuyến nghị dùng ứng dụng cư dân: mỗi cư dân nhận được thông báo đẩy, có thể xem lại các khoản phí và thanh toán ngay trong ứng dụng chỉ với một chạm.
Mức giá này còn bao gồm trợ lý AI cho cư dân, nhập dữ liệu từ ngân hàng và bảng tính, cùng hỗ trợ bằng ngôn ngữ của bạn.
Thiết lập một lần duy nhất
Ý tưởng cốt lõi của Easybilly rất đơn giản: việc thu phí không nên phải làm lại từ đầu mỗi tháng.
Khi thêm một tòa nhà, người quản lý có thể nhập danh sách căn hộ, diện tích, chủ sở hữu và các dữ liệu khác từ một mẫu Excel hoặc nhập tay.
Sau đó, hệ thống có thể được cấu hình theo đúng quy tắc tính phí áp dụng cho tòa nhà đó. Một dịch vụ có thể được tính phí:
- theo mét vuông
- theo căn hộ
- theo cư dân
- theo mức cố định
- hoặc theo một phương pháp tính khác phù hợp
Công ty quản lý có thể thêm phí quản lý vận hành, tiện ích, quỹ dự phòng và các dịch vụ khác được cung cấp trong tòa nhà.
Loại đồng hồ và biểu giá tiện ích cũng có thể được cấu hình khi cần. Với những công ty không tính phí tiện ích cho cư dân, các bước này có thể được bỏ qua.
Giữ nguyên số tài khoản và số dư hiện có
Chuyển sang một hệ thống thu phí mới không nên gây rối cho cư dân.
Easybilly cho phép công ty quản lý nhập số tài khoản hiện có của cư dân từ hệ thống thu phí cũ. Số tài khoản mới cũng có thể được tạo tự động hoặc theo một tiền tố do bạn chọn.
Số dư đầu kỳ có thể được tải lên từ Excel, giúp hệ thống phản ánh đúng số tiền mỗi cư dân đang nợ tại thời điểm công ty bắt đầu dùng Easybilly.
Với một tòa nhà mới hoàn thiện, công ty có thể bắt đầu với số dư bằng 0 và xây dựng lịch sử thu phí từ đầu.
Tạo hóa đơn hằng tháng chỉ trong vài phút
Khi tòa nhà, căn hộ và quy tắc tính phí đã được cấu hình xong, việc thu phí hằng tháng trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Người quản lý chọn tòa nhà và kỳ thu phí, chọn các căn hộ và xem lại các khoản tính toán. Easybilly tự động áp dụng biểu giá và công thức đã cấu hình, hiển thị khoản phí cho từng dịch vụ và tổng số tiền của mỗi căn hộ.
Sau bước kiểm tra cuối cùng, hóa đơn có thể được tạo cho toàn bộ tòa nhà.
Thay vì liên tục thao tác với công thức, sao chép thông tin giữa các bảng tính và chuẩn bị hóa đơn thủ công từng căn hộ, đội ngũ có thể hoàn thành toàn bộ quy trình thu phí chỉ trong vài phút.
Giúp hóa đơn dễ hiểu hơn với cư dân
Việc thu phí chưa hoàn tất khi hóa đơn được phát hành. Cư dân vẫn cần hiểu và thanh toán nó.
Với Easybilly, cư dân có thể mở ứng dụng, xem số tiền cần trả và xem lại các dịch vụ được tính trong hóa đơn. Sau đó họ có thể thanh toán mà không cần tự nhập thông tin ngân hàng của công ty quản lý.
Điều này tạo ra trải nghiệm đơn giản hơn nhiều cho cư dân và giúp công ty quản lý thu phí nhanh hơn.
Đội ngũ quản lý có thể theo dõi các khoản thanh toán đến trong hệ thống và biết rõ hóa đơn nào đã được thanh toán, số dư nào vẫn còn nợ.
Xem video ngắn dưới đây để hiểu cách quy trình thu phí hoạt động, dùng thử Easybilly miễn phí, hoặc đặt lịch demo để được tư vấn.