Sameie Meeting (Årsmøte): Deadlines, Notice, Minutes

People search for "sameiermøte", but the law calls it årsmøte. The ordinary annual meeting of a sameie shall be held every year by the end of June, and the board shall give notice of at least eight and at most twenty days. In a borettslag the meeting is called generalforsamling, and the deadlines for the meeting and the notice are the same; the deadline for sending out the accounts differs (a week in a sameie, eight days in a borettslag). This follows from the Condominium Act (eierseksjonsloven, §§ 40 to 53) and from chapter 7 of the Cooperative Housing Act (burettslagslova). The burettslagslova is published in Nynorsk, so its quotations are in Nynorsk; the others are in Bokmål. The quotations are the text of the Acts, taken from Lovdata on 7 November 2026. We offer no ready-made template; we go through what the law requires.

Sameiermøte or årsmøte?

In everyday speech many say sameiermøte. In the Condominium Act the word is årsmøte, and that is the word to use in the notice and in the minutes. The annual meeting is the highest body of the sameie:

«Årsmøtet har den øverste myndigheten i sameiet.» (Eierseksjonsloven § 40)

What you call the meeting in everyday speech is a matter of its own; the Act's deadlines and requirements apply to the årsmøte.

When must the ordinary annual meeting be held?

«Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av juni.» (Eierseksjonsloven § 41 første ledd)

The board has one task before the notice:

«Styret skal på forhånd varsle seksjonseierne om dato for møtet og om siste frist for å innlevere saker som ønskes behandlet.» (Eierseksjonsloven § 41 første ledd)

The Act's words are "in advance"; how long before, that paragraph does not say.

The owners can demand that the meeting is held physically:

«Årsmøtet skal gjennomføres som fysisk møte dersom minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det.» (Eierseksjonsloven § 41 andre ledd)

Notice: deadline and form

«Styret innkaller årsmøtet med et varsel som skal være på minst åtte og høyst tjue dager.» (Eierseksjonsloven § 43 første ledd)

An example: if the meeting is held on 12 June, the notice must go out no later than 4 June and no earlier than 23 May. Check the articles for other requirements first.

On the form:

«Innkallingen skjer skriftlig.» (Eierseksjonsloven § 43 tredje ledd)

«Som skriftlig regnes også elektronisk kommunikasjon.» (Eierseksjonsloven § 43 tredje ledd)

«Seksjonseiere som ikke selv bruker bruksenheten, har i alle tilfeller krav på skriftlig innkalling.» (Eierseksjonsloven § 43 tredje ledd)

What the notice must contain

«Innkallingen skal tydelig angi de sakene årsmøtet skal behandle.» (Eierseksjonsloven § 43 fjerde ledd)

«Skal årsmøtet kunne behandle et forslag som etter loven eller vedtektene må vedtas med minst to tredjedels flertall av de avgitte stemmene, må hovedinnholdet være angitt i innkallingen.» (Eierseksjonsloven § 43 fjerde ledd)

«Saker som en seksjonseier ønsker behandlet i det ordinære årsmøtet, skal nevnes i innkallingen når styret har mottatt krav om det før fristen etter § 41.» (Eierseksjonsloven § 43 femte ledd)

Why does the agenda matter? Because as a main rule the meeting can only decide what has been announced:

«Bortsett fra saker som skal behandles av ordinært årsmøte etter § 44 annet ledd, kan årsmøtet bare ta beslutning om saker som er angitt i innkallingen til møtet i samsvar med § 43 fjerde ledd.» (Eierseksjonsloven § 45 første ledd)

«Hvis alle seksjonseierne er til stede på årsmøtet og stemmer for det, kan årsmøtet også ta beslutning i saker som ikke står i innkallingen.» (Eierseksjonsloven § 45 første ledd)

Apart from the matters § 44 second paragraph points out, the meeting can thus only decide matters in the notice, unless all owners are present and vote for it.

Documents before the meeting

«Årsberetning, regnskap og eventuell revisjonsberetning skal senest en uke før ordinært årsmøte sendes ut til alle seksjonseiere med kjent adresse.» (Eierseksjonsloven § 44 tredje ledd)

The accounts shall also be presented at the meeting itself:

«Styret skal legge frem regnskapet for det forrige kalenderåret på det ordinære årsmøtet.» (Eierseksjonsloven § 64 første ledd)

Proxy and who can attend

«En seksjonseier kan møte ved fullmektig.» (Eierseksjonsloven § 46 tredje ledd)

«Fullmakten kan når som helst tilbakekalles.» (Eierseksjonsloven § 46 tredje ledd)

The text we have read sets no particular form for the proxy; a written one with name, date and meeting is a practical choice, not a legal requirement.

Minutes of the meeting

«Møtelederen har ansvar for at det føres protokoll over alle saker som behandles, og alle beslutninger som tas på årsmøtet.» (Eierseksjonsloven § 53)

«Møtelederen og minst én seksjonseier som utpekes av årsmøtet blant dem som deltar, skal signere protokollen.» (Eierseksjonsloven § 53)

«Protokollen skal til enhver tid holdes tilgjengelig for seksjonseierne.» (Eierseksjonsloven § 53)

The chair of the meeting is the chair of the board unless the meeting elects another (§ 47). The minutes are thus signed by the chair of the meeting and at least one owner whom the meeting has appointed among the participants.

Borettslag: generalforsamling

In a borettslag the rules are in chapter 7 of the Cooperative Housing Act. The deadline and the notice are the same:

«Laget skal halde ordinær generalforsamling innan utgangen av juni kvart år.» (Burettslagslova § 7-4 første ledd)

«Innkallinga skal vere send minst åtte og høgst tjue dagar før møtet skal haldast.» (Burettslagslova § 7-6 første ledd)

«Alle andelseigarar med kjend adresse skal ha skriftleg innkalling.» (Burettslagslova § 7-6 tredje ledd)

«Generalforsamlinga kan ikkje gjere vedtak i andre saker enn dei som er nemnde i innkallinga, om ikkje alle andelseigarane i laget samtykkjer, og ikkje anna følgjer av særleg lovføresegn.» (Burettslagslova § 7-8 første punktum)

«At saka ikkje er nemnd i innkallinga, hindrar likevel ikkje at» (Burettslagslova § 7-8 andre punktum)

«den ordinære generalforsamlinga avgjer saker som etter lova eller vedtektene skal takast opp på kvar ordinær generalforsamling,» (Burettslagslova § 7-8 andre punktum, punkt 1)

The Act's list has more items; read all of § 7-8. The deadline for the documents differs from the sameie's:

«Årsrekneskapen, eventuell årsmelding og revisjonsmeldinga skal seinast åtte dagar før generalforsamlinga sendast til alle andelseigarar med kjend adresse.» (Burettslagslova § 7-4 tredje ledd)

Proxy and minutes are almost the same, with one difference about the proxy:

«Ingen kan vere fullmektig for meir enn ein andelseigar, men der fleire eig ein andel saman, kan dei ha sams fullmektig.» (Burettslagslova § 7-3 første ledd)

«Protokollen skal signerast av møteleiaren og minst ein andelseigar som generalforsamlinga skal velje mellom dei som deltek.» (Burettslagslova § 7-9 andre ledd)

Extraordinary annual meeting

«Ekstraordinært årsmøte skal holdes når styret finner det nødvendig, eller når minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet.» (Eierseksjonsloven § 42 første punktum)

The notice can be shorter, but never shorter than three days (§ 43 first paragraph).

What Unitify does

The owners take the decisions; Unitify takes none and does not replace the articles. We help with the work around the meeting: sections and owners in one place, notices in the resident app, accounts and minutes kept per sameie or borettslag, and charges and payments per apartment. Whether a vote in the app is enough under the law and the articles is for a legal adviser to judge. The app interface is in English for now and is set up for each project; there is no Norwegian interface yet. Unitify does not connect to any public register or system.

If you sit on a board or manage several sameier, you can start free on Unitify's page for Norway. See also our piece on a forretningsfører in a borettslag or sameie.

Sources: Lov om eierseksjoner (eierseksjonsloven) and Lov om burettslag (burettslagslova), Lovdata, last amended by LOV-2025-12-19-114 from 1 January 2026; checked 7 November 2026. Check the current wording and the articles before relying on the text. This is not legal advice.