Ejerforening General Meeting: Agenda, Notice, Minutes

The ordinary general meeting of a Danish ejerforening (owners' association) shall be held every year at the latest 6 months after the end of the financial year, and the board calls it in writing with at least 4 and at most 8 weeks' notice. The notice must state time and place and the agenda, and the agenda has eleven fixed items. This is in the model articles for ejerforeninger (executive order no. 1738 of 29 November 2020, Bilag 1), which apply unless the ejerforening has validly departed from them (section 5, stk. 2, of the Condominium Act). The quotations are the text, taken from Retsinformation on 7 November 2026. We offer no ready-made template here; we go through what the model articles require of agenda, notice, proxy and minutes.

Do the model articles apply to you?

They apply as a starting point:

«Normalvedtægtens bestemmelser er gældende, medmindre de er fraveget ved gyldig beslutning.» (Ejerlejlighedsloven § 5, stk. 2)

If the ejerforening has special articles that depart, read them first. The model articles say of themselves:

«Denne vedtægt regulerer forholdene i ejerforeningen medmindre andet er vedtaget i særvedtægt, jf. ejerlejlighedslovens § 5.» (Normalvedtægten § 1, stk. 1)

The general meeting is the highest body:

«Generalforsamlingen er ejerforeningens øverste myndighed.» (Normalvedtægten § 2)

When is the ordinary general meeting held?

«Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest 6 måneder efter udløbet af ejerforeningens regnskabsår.» (Normalvedtægten § 9, stk. 1)

With the calendar year as the financial year the deadline is 30 June; if you have another financial year, count six months from its end. The financial year is normally the calendar year, but it can be changed:

«Ejerforeningens regnskabsår er kalenderåret, medmindre generalforsamlingen med simpelt flertal beslutter andet.» (Normalvedtægten § 21, stk. 1)

Notice: deadline and form

«Den ordinære generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 4 ugers og højst 8 ugers varsel.» (Normalvedtægten § 9, stk. 2)

«Årsregnskab og budget gøres tilgængeligt sammen med indkaldelsen eller senest 1 uge før generalforsamlingen.» (Normalvedtægten § 9, stk. 2)

«Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen samt dagsordenen.» (Normalvedtægten § 9, stk. 3)

An example: if the general meeting is held on 20 May, the notice must go out no later than 22 April (4 weeks before) and no earlier than 25 March (8 weeks before). That is counting by the words of the model articles; check the ejerforening's articles before you work out the last day.

In writing can be digital:

«Al kommunikation mellem ejerforeningen og ejerne, herunder indkaldelse til generalforsamling, fremsendelse af fuldmagter og forslag, udsendelse af referater og påkrav, kan ske digitalt ved e-mail eller andet almindeligt anerkendt elektronisk medie.» (Normalvedtægten § 17, stk. 1)

«Ejerne har pligt til at orientere ejerforeningens bestyrelse eller en eventuel administrator om den elektroniske adresse, der kan bruges til kommunikation med ejeren.» (Normalvedtægten § 17, stk. 2)

«Ejere, som er fritaget fra modtagelse af digital post fra det offentlige, kan mod fremvisning af dokumentation herfor, blive fritaget for den i stk. 1 angivne kommunikationsform.» (Normalvedtægten § 17, stk. 3)

The agenda

The model articles set a minimum:

«Dagsorden for denne skal omfatte mindst følgende punkter:» (Normalvedtægten § 9, stk. 1)

The items are, in order:

1. «Valg af dirigent og referent.»
2. «Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år.»
3. «Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse.»
4. «Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse.»
5. «Forslag efter § 10.»
6. «Forelæggelse af budget til godkendelse.»
7. «Valg af formand for bestyrelsen i lige år.»
8. «Valg af andre medlemmer til bestyrelsen.»
9. «Valg af eventuelle suppleanter til bestyrelsen.»
10. «Valg af revisor.»
11. «Eventuelt.»

(Normalvedtægten § 9, stk. 1, items 1 to 11)

The wording is "at least", so the ejerforening can add items. But it cannot take a binding decision on items outside the agenda:

«Der kan ikke træffes bindende beslutning om punkter, der ikke er optaget på dagsordenen, medmindre alle ejere er til stede og samtykker.» (Normalvedtægten § 10, stk. 4)

Proposals from the owners

«Bestyrelsen og enhver ejer i foreningen har ret til at få et konkret angivet emne behandlet på den ordinære generalforsamling.» (Normalvedtægten § 10, stk. 1)

«Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være bestyrelsens formand i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen.» (Normalvedtægten § 10, stk. 2)

«Forslag inkl. nødvendige bilag mv. skal gøres tilgængelige for ejerne senest 1 uge før generalforsamlingen.» (Normalvedtægten § 10, stk. 2)

In the example with a general meeting on 20 May, proposals must thus reach the chair of the board no later than 29 April and be made available to the owners no later than 13 May.

Extraordinary general meeting

«Ekstraordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 2 ugers varsel.» (Normalvedtægten § 11, stk. 2)

«Indkaldelsen skal angive tid og sted for den ekstraordinære generalforsamling samt dagsordenen og nødvendige bilag.» (Normalvedtægten § 11, stk. 3)

The owners can demand one themselves:

«Det til behandling af et konkret angivet emne begæres af mindst ¼ af ejerne i ejerforeningen efter fordelingstal eller antal.» (Normalvedtægten § 11, stk. 1, nr. 2)

Voting right and proxy

«Enhver ejer i ejerforeningen har stemmeret på generalforsamlingen.» (Normalvedtægten § 12, stk. 2)

«Stemmeretten kan desuden udøves af en myndig person eller ejerforeningens bestyrelse, som ejeren har givet skriftlig fuldmagt.» (Normalvedtægten § 12, stk. 2)

«En ejer kan kun afgive én stemme pr. afstemning i henhold til fuldmagt fra en anden ejer.» (Normalvedtægten § 12, stk. 2)

The proxy must thus be written, and an owner can cast only one vote on a proxy from another owner per ballot. In the text we have read there is no ready-made proxy form; a practical proxy states the owner's name and apartment, who votes, and which general meeting it applies to.

Chair and minutes

«Generalforsamlingen vælger selv sin dirigent, der ikke behøver at være ejer af en ejerlejlighed i ejerforeningen.» (Normalvedtægten § 13, stk. 1)

«Der udarbejdes referat af mødet med gengivelse af beslutninger og væsentlige drøftelser.» (Normalvedtægten § 13, stk. 2)

«Referatet underskrives af dirigenten og formanden for bestyrelsen og gøres tilgængeligt for ejerne senest 4 uger efter generalforsamlingens afholdelse.» (Normalvedtægten § 13, stk. 2)

The signatories are thus the chair of the meeting and the chair of the board. And the accounts have their own endorsement:

«Det af generalforsamlingen godkendte regnskab forsynes med dirigentens påtegning om, at regnskabet er fremlagt og godkendt på generalforsamlingen.» (Normalvedtægten § 21, stk. 3)

Decisions are as a starting point taken by simple majority:

«Generalforsamlingen træffer beslutninger med simpelt flertal efter fordelingstal, medmindre andet følger af ejerlejlighedsloven eller denne normalvedtægts §§ 4-6.» (Normalvedtægten § 3)

What Unitify does

The decisions are taken by the owners; Unitify takes none and does not replace the articles. What we help with is the work around the general meeting: apartments and owners in one place, notices to owners in the resident app, accounts and minutes kept per ejerforening and an overview of charges and payments per apartment. Whether a vote in the app is enough under the law and the articles is for the ejerforening's legal adviser to judge. The app interface is in English for now and is set up for each project; there is no Danish interface yet. Unitify does not connect to any public register or system.

If you sit on a board or manage several ejerforeninger, you can start free on Unitify's page for Denmark. You can also read about the maintenance plan in an ejerforening.

Sources: Lov om ejerlejligheder (Act no. 908 of 18 June 2020) and Bekendtgørelse om normalvedtægt for ejerforeninger (executive order no. 1738 of 29 November 2020), Retsinformation, checked 7 November 2026. Check the current wording and the ejerforening's articles before relying on the text. This is not legal advice.