Notice of a Swedish BRF General Meeting: Deadlines, Minutes

A Swedish housing association (BRF) must give notice of its ordinary general meeting (föreningsstämma) earliest six weeks and latest four weeks before the meeting, and the meeting must be held within six months of the end of the financial year. The articles may allow a later notice, but never later than two weeks before. This follows from Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar, chapter 6, which the housing rights act makes apply to housing associations with some exceptions. The quotations are the Swedish text of the Acts, taken from the Riksdag open data on 7 November 2026. We offer no ready-made template here; we go through what the law requires of the notice, the documents and the minutes.

Do the rules apply to a bostadsrättsförening?

Yes, with exceptions. The housing rights act says:

”Bestämmelserna om föreningsstämman i 6 kap. lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar gäller för bostadsrättsföreningar med följande undantag:” (Bostadsrättslag 9 kap. 14 §)

Some of the exceptions concern proxies and postal voting, and we return to them below. Read the association's articles as well: among other things they must say

”9. hur en föreningsstämma ska sammankallas, 10. de ärenden som ska förekomma på en ordinarie föreningsstämma,” (Bostadsrättslag 9 kap. 5 § första stycket punkt 9 och 10)

When must the ordinary meeting be held?

”Inom sex månader från utgången av varje räkenskapsår ska medlemmarna hålla en ordinarie föreningsstämma där styrelsen ska lägga fram årsredovisningen och revisionsberättelsen” (Lag 2018:672 6 kap. 9 §)

For an association whose financial year is the calendar year, that means by 30 June. With a broken financial year you count six months from its end.

How long before must the notice go out?

”En kallelse till en ordinarie föreningsstämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före föreningsstämman. I stadgarna får det bestämmas att en kallelse får utfärdas senare än enligt första stycket, dock senast två veckor före föreningsstämman.” (Lag 2018:672 6 kap. 17 §)

The window is six to four weeks, and the articles can shorten it to two weeks. Check the articles before you work out the last day. An example: if the meeting is held on 20 May, the notice is in time if issued from 8 April to 22 April, unless the articles say otherwise.

How is notice given, and what must it contain?

The way is set by the articles:

”Medlemmarna ska kallas till föreningsstämman på det sätt som har bestämts i stadgarna.” (Lag 2018:672 6 kap. 21 §)

The Act has more detailed rules on the content:

”Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för föreningsstämman.” (Lag 2018:672 6 kap. 22 §)

”I kallelsen ska även de ärenden som ska behandlas på föreningsstämman tydligt anges.” (Lag 2018:672 6 kap. 22 §)

Time, place and the matters, clearly. A matter that is not clearly stated in the notice therefore risks not being decidable. That leads to the next rule.

What if the notice is defective?

”Om en bestämmelse i denna lag eller stadgarna som rör kallelsen till en föreningsstämma eller tillhandahållande av handlingar inte har följts i något ärende, får föreningsstämman inte besluta i ärendet utan samtycke av alla medlemmar som berörs av felet.” (Lag 2018:672 6 kap. 25 §)

This is the rule that makes the deadlines matter: a matter that was noticed wrongly cannot be decided without the consent of everyone affected. The Act has exceptions for matters that the law or the articles require the meeting to take up, and for matters that follow directly from another; read the section in full.

Which documents must be available?

”Styrelsen ska hålla årsredovisningen och revisionsberättelsen och i förekommande fall koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen, eller kopior av dessa handlingar, tillgängliga för medlemmar och innehavare av förlagsandelar under minst två veckor närmast före årsstämman.” (Lag 2018:672 6 kap. 23 §)

What must the annual meeting decide?

”Vid årsstämman ska beslut fattas 1. om fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen” (Lag 2018:672 6 kap. 10 §)

”2. om dispositioner av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, 3. om ansvarsfrihet gentemot föreningen för styrelseledamöterna och i förekommande fall den verkställande direktören, och 4. i andra ärenden som föreningsstämman ska behandla enligt denna lag eller stadgarna.” (Lag 2018:672 6 kap. 10 §)

That is the minimum in the law: adopting the income statement and balance sheet, how profit or loss is disposed of, discharge from liability and the matters the articles name. Other matters the meeting must take up are stated in the Act and in the articles.

A member can have a matter of their own taken up:

”En medlem har rätt att få ett ärende behandlat vid en föreningsstämma om han eller hon skriftligen begär det hos styrelsen i sådan tid att ärendet kan tas upp i kallelsen till stämman.” (Lag 2018:672 6 kap. 15 §)

Proxies

The power of attorney must be written, dated and signed:

”Ombudet ska ha en fullmakt som är skriftlig, daterad och undertecknad av medlemmen. En fullmakt gäller högst ett år från utfärdandet.” (Lag 2018:672 6 kap. 4 §)

For a housing association further exceptions apply:

”Endast medlemmens make eller sambo eller en annan medlem får vara ombud, om inte något annat har bestämts i stadgarna.” (Bostadsrättslag 9 kap. 14 § punkt 4)

”Ingen får som ombud företräda mer än en medlem, om inte något annat har bestämts i stadgarna.” (Bostadsrättslag 9 kap. 14 § punkt 4)

Postal voting, which the economic associations act otherwise allows if the articles say so, does not apply to a BRF:

”Bestämmelserna om poströstning i 6 kap. 6 § lagen om ekonomiska föreningar gäller inte.” (Bostadsrättslag 9 kap. 14 § punkt 3)

Voting list and minutes

”Vid föreningsstämman ska det upprättas en förteckning över närvarande medlemmar, ombud och biträden, om det behövs (röstlängd).” (Lag 2018:672 6 kap. 27 §)

If a voting list has been drawn up it must be taken into or attached to the minutes. The content of the minutes:

”Ordföranden ska se till att det förs ett protokoll vid föreningsstämman. I protokollet ska det antecknas vilka beslut som föreningsstämman har fattat. Om ett beslut har fattats genom omröstning, ska det antecknas i protokollet hur omröstningen har utfallit. Har en röstlängd upprättats, ska denna tas in i eller läggas som en bilaga till protokollet. Protokollet ska undertecknas av protokollföraren. Det ska justeras av ordföranden, om denne inte har fört protokollet, och av minst en justeringsman som har utsetts av föreningsstämman.” (Lag 2018:672 6 kap. 39 §)

”Senast tre veckor efter stämman ska protokollet hållas tillgängligt hos föreningen för medlemmarna och innehavare av förlagsandelar. Protokollet ska förvaras på ett betryggande sätt.” (Lag 2018:672 6 kap. 40 §)

Extra general meeting

”En kallelse till en extra föreningsstämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast två veckor före föreningsstämman.” (Lag 2018:672 6 kap. 18 §)

Four weeks apply instead of two in four cases the section lists, among them a change of the articles. The board must call a meeting if an auditor or a tenth of those entitled to vote ask in writing, and the notice must then be issued within two weeks (6 kap. 12 §).

How a board can organise the work

1. Work out the meeting day and the last day for notice from the articles, not from memory.
2. Write the matters clearly in the notice, and add those members asked for in time.
3. Make the annual report and the auditor's report available at least two weeks before the meeting.
4. Prepare the voting list and a proxy form with date and signature.
5. Have the person who kept the minutes (protokollföraren) sign them, have the chair (if the chair did not keep them) and at least one person elected by the meeting (justeringsman) adjust them, and make them available within three weeks.

What Unitify does

The meeting's decisions are taken by the members; Unitify takes no decisions and does not replace the articles. What it helps with is the work around the meeting: members and apartments in one place, notices that go out to every member in the resident app where you see who opened them, documents and minutes kept per association, and fees and arrears per apartment in the same system. Whether a vote in the app suffices under the law and the articles is for the association's legal adviser to judge. The app interface is in English for now and is set up for each project; there is no Swedish interface yet.

If you sit on a board or manage several associations, you can start free from the Unitify page for Sweden. You may also want our walkthrough of the register of bostadsrätter.

Sources: Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar, as amended up to SFS 2025:807, and Bostadsrättslag (1991:614), as amended up to SFS 2026:847, Riksdag open data; checked 7 November 2026. Check the current wording and the association's articles before you rely on the text. This is not legal advice.