Answer the questions to see a score.
Choose or replace the Hausverwaltung of your WEG
Score every candidate on the same questions, send each one the same RFP, and see what the German condominium act (WEG) says about the term of an appointment and about dismissal. An Austrian section follows. The German page has the same content.
How long can a manager stay, and when can owners dismiss?
The WEG gives owners four rules to rely on, whoever named the first manager. The first three cannot be changed by agreement (§ 26(5)).
- 1Who decides. The owners decide on the appointment and the dismissal of the manager (§ 26(1)).
- 2The term. An appointment lasts at most five years, and the first appointment after the creation of condominium ownership lasts at most three years. A repeat appointment needs a new resolution, which can be passed at the earliest one year before the term ends (§ 26(2)).
- 3Dismissal. The manager can be dismissed at any time, and the contract with the manager ends at the latest six months after the dismissal (§ 26(3)).
- 4A certified manager. Owners can require the appointment of a certified manager (§ 26a), unless there are fewer than nine units, an owner is the manager and fewer than a third of the owners ask for one (§ 19(2) no. 6). A manager may call itself certified once it has passed an examination before a Chamber of Industry and Commerce (§ 26a(1)).
Score the candidates
Rate each candidate on every question: yes is 2 points, partly is 1, no is 0. The groups carry the weights shown, which add up to 100. The score helps you compare. It does not replace reading the signed offer.
In Germany, ask whether the candidate is a certified manager (zertifizierter Verwalter, § 26a WEG) and whether it will show the certificate.
Credentials and compliance
Money handling
Reporting and governance
Service and response
Handover readiness
Independence
Price transparency
Proof
Result
Questions to ask a Hausverwaltung
These are the questions the scorecard scores, grouped by what they test. Ask every candidate the same ones, in writing, and keep the answers.
Credentials and compliance
- Do the company and the person who will run your building hold the license or certificate that applies where you are (if any), and will they show you the number?
- Does it carry professional-liability and fidelity (crime) insurance, and will it show you the certificate?
- Is it a member of a professional association with a code of conduct that owners can read?
Money handling
- Is the building’s money kept in a separate account in the association’s name, never mixed with the manager’s own funds?
- Can owners see the bank statement and who owes what online, at any time?
- Does it publish a statement of income and spending to owners every month, within a fixed number of days?
- Are the accounts reviewed by someone independent of the manager once a year?
Reporting and governance
- Does it deliver the annual budget and the year-end statement on time, in a form an owner can read?
- Does it keep a complete archive of minutes and resolutions that any owner can open?
- Are documents, minutes and contracts kept in an owner and board portal instead of e-mail attachments?
- Does it support online voting or remote participation in meetings, where the law allows?
Service and response
- Is there a named manager for your building, and does it tell you how many buildings or units that person runs?
- Is there a backup person and an out-of-hours route for burst pipes, elevators and power cuts?
- Are requests logged with a reference number, and can the resident see the status?
- Are response and resolution times reported to the board every month?
Handover readiness
- Will it take over the common parts, keys and technical documents from the developer or the previous manager in a signed protocol?
- Will it track defects and warranty claims with deadlines, and chase them with the builder?
- Will it collect and keep the as-built drawings and the technical file of the building?
- Can owners see the defects being worked on, with their status?
Independence
- Does it declare in writing any ownership, financial or family link to the developer, the sellers of units or the people deciding for the owners?
- Is the contract term within what the law allows, and can the owners end it on notice without a penalty?
- Does it disclose when it gives work to companies that it or the developer owns?
Price transparency
- Is the fee itemized, with what is included written down?
- Are extras and the share charged on major works stated up front, with no open-ended add-ons?
- Is the yearly increase tied to a stated index or cap, and is last year’s real workload shown so offers can be compared like for like?
Proof
- Can it give references from buildings of a similar size and age, and say how many years it has been in business?
- Will it show you a live demo of what owners and residents actually see?
- Does it know, and tell you, how many owners actually use online payment and the app?
Two to add at the end
- Which of these answers will you put into the Verwaltervertrag?
- Which communities of our size may we call?
RFP template for a Hausverwaltung (Ausschreibung)
A request for proposal puts every candidate on the same page. This one carries the scorecard’s questions, a fee table, the weights and a declaration of independence, plus the requirements imposed by the WEG. Send the same file to at least three managers.
How to replace a Hausverwaltung
The steps follow the WEG. Start with the term and the contract.
- 1
Check the term and the contract
Find the date and term of the appointment in the resolution and in the Verwaltervertrag. The first appointment is capped at three years, later ones at five (§ 26(2)). The contract ends at the latest six months after a dismissal (§ 26(3)).
- 2
Put it on the agenda
The manager calls the owners’ meeting at least once a year (§ 24(1)). If more than a quarter of the owners ask in text form, stating the purpose and reasons, the manager must call one (§ 24(2)). If there is no manager, or the manager refuses, the chair of the advisory board (Verwaltungsbeirat), his deputy or an owner authorized by resolution can call it (§ 24(3)).
- 3
Collect offers
Send the RFP to at least three managers. The advisory board supports and monitors the manager (§ 29(2)): let it lead the comparison and score the answers with the scorecard above.
- 4
Invite properly
The invitation goes out in text form, as a rule at least three weeks before the meeting (§ 24(4)). Put the appointment and the dismissal on the agenda.
- 5
Vote
The owners decide on the appointment and dismissal (§ 26(1)). Decisions are made by a majority of the votes cast, and each owner has one vote unless the Gemeinschaftsordnung provides otherwise (§ 25(1), (2)). Keep the minutes (§ 24(6)) and enter the resolutions in the Beschluss-Sammlung (§ 24(7)).
- 6
Hand over
The manager keeps the Beschluss-Sammlung (§ 24(8)), prepares the Wirtschaftsplan and the Jahresabrechnung (§ 28(1), (2)) and, after each calendar year, a Vermögensbericht that every owner receives (§ 28(4)). Every owner can ask to see the management documents (§ 18(4)). Ask the outgoing manager for all of them.
- 7
Mind the month
A resolution must be challenged in court within one month of the vote, and the challenge must be reasoned within two months (§ 45).
Austria: Wohnungseigentumsgesetz 2002
In Austria the WEG 2002 applies, and it differs from the German act. These are the rules that matter when you choose or replace a manager.
- Appointing. The community of owners can appoint a natural or legal person as manager. Name and address are entered in the land register on the basis of a deed with certified signatures (§ 19).
- Ending the contract. For an indefinite appointment, either side can end the contract with three months’ notice to the end of an accounting period (Abrechnungsperiode). For a fixed term of more than three years, either side can end it without giving reasons after three years, on the same notice (§ 21(1), (2)).
- For cause. The community can end the contract at any time for important reasons, and a court can dissolve it on an owner’s application if the manager grossly breaches duties. The manager cannot then be reappointed (§ 21(3)). These rules cannot be contracted away (§ 21(5)).
- What the manager must do. Run all payments of the community through an account that every owner can inspect (§ 20(6)), obtain at least three offers for larger maintenance works and disclose any family or business tie to a contractor (§ 20(4)), and tell any owner on request what the management contract says about fees and scope (§ 20(7)).
- A reduced fee. If the manager grossly breaches duties, the community can claim a reduction of the fee in proportion to the loss of benefit, in addition to damages (§ 20(10)).
This is general information, not legal advice. Your Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung and the Verwaltervertrag matter. Have a lawyer who knows condominium law check any step before you take it.
Why the scorecard asks about online access
Seven of the questions are about what owners can see online. That is a fair way to tell managers apart, not a requirement of the WEG. In Austria the manager must run the community’s payments through an account every owner can inspect (§ 20(6) WEG 2002); online access is the easy way to provide that access. The digital questions start switched off: switch them on if they fit your building.
Unitify gives managers these tools.
Legal sources
Every legal statement on this page comes from the text of the law itself. The quotes are in the original language.
- WEG § 18(4)
Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.
- WEG § 19(2) no. 6
die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a, es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer (§ 25 Absatz 2) verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.
- WEG § 24(1)
Die Versammlung der Wohnungseigentümer wird von dem Verwalter mindestens einmal im Jahr einberufen.
- WEG § 24(2)
wenn dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird.
- WEG § 24(3)
Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden.
- WEG § 24(4)
Die Einberufung erfolgt in Textform. Die Frist der Einberufung soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen.
- WEG § 24(6)
Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen.
- WEG § 24(7)
Es ist eine Beschluss-Sammlung zu führen.
- WEG § 24(8)
Die Beschluss-Sammlung ist von dem Verwalter zu führen.
- WEG § 25(1)
Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
- WEG § 25(2)
Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme.
- WEG § 26(1)
Über die Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer.
- WEG § 26(2)
Die Bestellung kann auf höchstens fünf Jahre vorgenommen werden, im Fall der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum aber auf höchstens drei Jahre.
- WEG § 26(2)
Die wiederholte Bestellung ist zulässig; sie bedarf eines erneuten Beschlusses der Wohnungseigentümer, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann.
- WEG § 26(3)
Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.
- WEG § 26(5)
Abweichungen von den Absätzen 1 bis 3 sind nicht zulässig.
- WEG § 26a(1)
Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt.
- WEG § 28(1)
Zu diesem Zweck hat der Verwalter jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen
- WEG § 28(2)
Zu diesem Zweck hat der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung) aufzustellen, die darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben enthält.
- WEG § 28(4)
Der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der in Absatz 1 Satz 1 bezeichneten Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält. Der Vermögensbericht ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen.
- WEG § 29(2)
Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.
- WEG § 45
Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb zweier Monate nach der Beschlussfassung begründet werden.
- WEG 2002 (Austria) § 19
Die Eigentümergemeinschaft kann eine natürliche oder juristische Person zum Verwalter bestellen.
- WEG 2002 (Austria) § 20(4)
Beabsichtigt der Verwalter den Abschluss eines Rechtsgeschäfts mit einer Person, die mit ihm durch ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis verbunden ist, so hat er die Wohnungseigentümer auf dieses Naheverhältnis hinzuweisen. Der Verwalter hat für Erhaltungsarbeiten, die über die laufende Instandhaltung hinausgehen, und für größere Verbesserungsarbeiten mindestens drei Angebote einzuholen.
- WEG 2002 (Austria) § 20(6)
Der Verwalter hat alle die Eigentümergemeinschaft betreffenden Ein- und Auszahlungen entweder über ein für jeden Wohnungseigentümer einsehbares Eigenkonto der Eigentümergemeinschaft oder über ein ebenso einsehbares Anderkonto durchzuführen.
- WEG 2002 (Austria) § 20(7)
Der Verwalter hat auf Verlangen jedem Wohnungseigentümer Auskunft über den Inhalt des Verwaltungsvertrags, besonders über die Entgeltvereinbarungen und den Umfang der vereinbarten Leistungen,
- WEG 2002 (Austria) § 20(10)
Wenn der Verwalter seine Pflichten grob verletzt, kann die Eigentümergemeinschaft – neben allfälligen Schadenersatzansprüchen – auch eine Herabsetzung des mit dem Verwalter vereinbarten Entgelts nach Maßgabe der mit dem Pflichtverstoß einhergehenden Minderung des Nutzens aus der Verwaltertätigkeit verlangen.
- WEG 2002 (Austria) § 21(1)
Wurde der Verwalter auf unbestimmte Zeit bestellt, so können sowohl die Eigentümergemeinschaft als auch der Verwalter den Verwaltungsvertrag unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zum Ende jeder Abrechnungsperiode (§ 34 Abs. 2) kündigen.
- WEG 2002 (Austria) § 21(2)
Wurde der Verwalter auf bestimmte, mehr als dreijährige Zeit bestellt, so können sowohl die Eigentümergemeinschaft als auch der Verwalter nach Ablauf von drei Jahren den Verwaltungsvertrag ohne Angabe von Gründen unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zum Ende jeder Abrechnungsperiode (§ 34 Abs. 2) kündigen.
- WEG 2002 (Austria) § 21(3)
Im Übrigen kann der Verwaltungsvertrag jederzeit aus wichtigen Gründen von der Eigentümergemeinschaft gekündigt oder bei grober Verletzung der Pflichten des Verwalters auf Antrag eines Wohnungseigentümers vom Gericht aufgelöst werden; bei Auflösung durch das Gericht ist die Wiederbestellung des Verwalters unzulässig.
- WEG 2002 (Austria) § 21(5)
Die Regelungen der vorstehenden Absätze können nicht vertraglich abbedungen werden.
Choosing a Hausverwaltung: questions
How long can a Hausverwalter be appointed for?
At most five years. The first appointment after the creation of condominium ownership is capped at three years. A repeat appointment needs a new resolution, passed at the earliest one year before the term ends (§ 26(2) WEG).
Can the owners dismiss the manager at any time?
Yes. The manager can be dismissed at any time, and the contract ends at the latest six months after the dismissal (§ 26(3) WEG). This cannot be changed by agreement (§ 26(5)).
Can the owners require a certified manager?
Yes, unless there are fewer than nine units, an owner is the manager and fewer than a third of the owners ask for one (§ 19(2) no. 6 WEG). A manager is certified once it has passed an examination before a Chamber of Industry and Commerce (§ 26a(1)).
Who calls the meeting if the manager does not?
If there is no manager, or the manager refuses without good reason, the chair of the advisory board, his deputy or an owner authorized by resolution can call it (§ 24(3) WEG). More than a quarter of the owners can require the manager to call one (§ 24(2)).
Does this apply in Austria?
The sections above describe the German WEG. Austria has its own Wohnungseigentumsgesetz 2002 with different rules on the term and termination of the contract: see the Austrian section on this page.
Is the lowest fee the best offer?
Not by itself. Compare the fee with what is included, the extras, the share charged on major works and the yearly increase. That is why price transparency is a group of its own in the score.
What happens to the answers I enter?
Nothing leaves your browser. The score is calculated on the page and kept only for the tab.
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