Finnish Housing-Company Meeting Notice and Minutes

The board of a Finnish housing company (taloyhtiö) must give notice of a general meeting (yhtiökokous) at the earliest two months and at the latest two weeks before the meeting, and the ordinary general meeting must be held within six months of the end of the financial year. The articles may lengthen the shorter notice period and shorten the longer. The notice must contain what the law requires, and minutes must be drawn up that are kept available within four weeks. The quotations are the Finnish text of the Housing Companies Act 1599/2009, taken from the Finlex open data and the Finlex page, read on 7 November 2026. We offer no ready-made template here; we go through what the law requires of the notice, the documents and the minutes.

Who calls the meeting?

”Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 18 §)

The board calls the meeting. The Act also has a fallback for situations where no notice is given:

”Jos yhtiökokousta ei kutsuta koolle, vaikka kutsu tulisi lain, yhtiöjärjestyksen tai yhtiökokouksen päätöksen mukaan toimittaa, tai jos kokouskutsusta voimassa olevia säännöksiä tai määräyksiä on olennaisesti rikottu, aluehallintoviraston tulee hallituksen jäsenen, isännöitsijän, tilintarkastajan, toiminnantarkastajan tai osakkeenomistajan hakemuksesta oikeuttaa hakija kutsumaan kokous koolle yhtiön kustannuksella.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 18 §)

How early must the notice go out?

”Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä voidaan pidentää lyhyempää määräaikaa ja lyhentää pidempää määräaikaa.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 20 §)

The window is thus between two months and two weeks. The articles can lengthen the shorter period, for example require three weeks, or shorten the longer, for example allow notice only one month before. Check the articles before you work out the last day. An example: if the meeting is held on 20 May, the notice is in time when it is delivered between 20 March and 6 May, unless the articles say otherwise.

The timing of the ordinary meeting is limited by another rule:

”Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiöjärjestyksessä ei voida määrätä muusta määräajasta.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 3 §)

With a calendar-year financial year the meeting must be held by 30 June.

What must the notice contain?

”Kokouskutsussa on mainittava yhtiön nimi, koollekutsuja, kokousaika ja -paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat sekä, missä ja milloin 22 §:ssä tarkoitetut kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 19 §)

Five things: the company's name, who calls the meeting, time and place, the matters to be handled, and the place and time at which the meeting documents are available. If the meeting deals with a change of the articles, the notice must also state the main content of the change. This follows from the next sentence of the section, which we do not quote here.

How is the notice delivered?

”Kirjallinen kokouskutsu on toimitettava jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa tai joka on ilmoittanut sähköpostiosoitteen tai muun tietoliikenneyhteyden kutsun toimittamista varten.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 21 §)

”Edellä 1 momentissa tarkoitetut yhteystiedot tallennetaan osakehuoneistorekisteriin osakkeenomistajan ilmoituksen perusteella.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 21 §)

The notice goes to every shareholder whose postal address is known or who has given an email address, and the contact details given are stored in the osakehuoneistorekisteri.

What may the meeting decide?

”Yhtiökokouksessa saadaan päättää vain asiasta, joka on mainittu kokouskutsussa tai joka yhtiöjärjestyksen mukaan on käsiteltävä kokouksessa.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 12 §)

This is in practice the most important reason to write the matters in the notice precisely. According to the section, the ordinary general meeting must in addition always decide certain matters named in section 3; they do not depend on the wording of the notice.

A shareholder can have a matter of their own put in the notice:

”Osakkeenomistajalla on oikeus saada yhtiökokoukselle tämän lain nojalla kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 6 §)

Which documents must be kept available?

”Hallituksen päätösehdotukset sekä viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus on vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 22 §)

”Nämä asiakirjat on myös viivytyksettä lähetettävä osakkeenomistajalle, joka niitä pyytää. Lähettämisestä saa periä hallituksen vahvistaman kohtuullisen maksun.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 22 §)

Participation and proxies

”Osallistumisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja on yhtiökokousta edeltävänä päivänä (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) merkittynä osakeluetteloon tai huoneistotietojärjestelmästä annetun lain 4 §:ssä tarkoitettuun osakehuoneistorekisteriin.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 7 §)

”Valtuutetun on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 8 §)

So the power of attorney is dated and covers one meeting unless it says otherwise. The Act does not here require a particular form.

The minutes

”Puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset sekä äänestysten tulokset.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 23 §)

”Puheenjohtajan ja yhden pöytäkirjan tarkastajaksi valitun on allekirjoitettava pöytäkirja. Ääniluettelo otetaan tai liitetään kokouksen pöytäkirjaan. Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 23 §)

”Pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta pidettävä yhtiön isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona osakkeenomistajien nähtävänä, ja siitä on toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkeenomistajalle.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 23 §)

The minutes contain the decisions and the results of votes, are signed by the chair and one checker, carry the voting list as an annex and must be available within four weeks. Minutes are numbered consecutively.

An extra general meeting

”Ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä, jos sitä vaativat tilintarkastaja, toiminnantarkastaja tai osakkeenomistajat, joilla on yhteensä kymmenesosa tai yhtiöjärjestyksessä määrätty pienempi osa kaikista osakkeista.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 5 §)

”Kokouskutsu on toimitettava kahden viikon kuluessa vaatimuksen saapumisesta.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 5 §)

The demand must be in writing and concern a specific matter; this follows from the second sentence of the section.

How a board can organise the meeting

1. Work out the meeting day and the delivery days of the notice from the articles.
2. Write the matters in the notice precisely, and add those that shareholders demanded in time.
3. State in the notice where and when the meeting documents are available, and keep them there for at least two weeks.
4. Check the register on the reference day and prepare the voting list.
5. Ask for dated powers of attorney and collect them as an annex to the minutes.
6. Number the minutes, have them signed and keep them available within four weeks.

What Unitify does

The decisions of the meeting are taken by the shareholders; Unitify takes no decisions and does not replace the articles. It helps around the meeting: shareholders and apartments in one place, notices to all shareholders in the resident app where you see who opened them, documents and minutes kept per company, and charges and arrears per apartment in the same system. Whether a vote cast in the app suffices under the law and the articles is for the company's lawyer to judge. The app interface is in English for now and is set up per project; there is no Finnish interface yet.

If you are on a board or manage several housing companies, you can start free from the Unitify page for Finland. You may also like our article on the maintenance statement.

Sources: asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, Finlex open data; read 7 November 2026; we have not read amendment 535/2026 itself. Check the current text and the articles before you rely on this. This is not legal advice.