Finland’s Osakehuoneistorekisteri: What Boards Must Know

The osakehuoneistorekisteri is a register kept by Maanmittauslaitos (the National Land Survey of Finland) in which the ownership and pledging of the shares of a housing company (asunto-osakeyhtiö) are recorded. For the board and the manager (isännöitsijä) it has three effects. A shareholder's right to take part in the general meeting depends on being in the register on the day before the meeting. The email addresses a shareholder has reported are stored in the register. And the company must submit certain technical and financial data to Maanmittauslaitos, to be updated at least once a year; the third paragraph of 17 a § limits the duty, so a small company is not bound automatically. The quotations are the Finnish text of the Acts, taken from the Finlex open data on 7 November 2026.

What is the osakehuoneistorekisteri?

The Housing Companies Act says that the shares of a company belong to the register:

”Yhtiön osakkeet kuuluvat huoneistotietojärjestelmästä annetussa laissa (1328/2018) tarkoitettuun osakehuoneistorekisteriin.” (Asunto-osakeyhtiölaki 2 luku 1 a §)

The register is kept by Maanmittauslaitos:

”Maanmittauslaitos kirjaa osakkeen saannon ja panttauksen sekä merkitsee muun osakkeeseen tai sen tuottamaan hallintaoikeuteen kohdistuvan rajoituksen tarkoitusta varten pidettävään rekisteriin (osakehuoneistorekisteri).” (Laki 1328/2018 4 §)

On the purpose of the system the law says:

”Huoneistotietojärjestelmä palvelee huoneiston hallintaan oikeuttavien osakkeiden vaihdannan, vakuuksien hallinnan ja näihin verrattavan toiminnan sekä yhtiön hallinnon ja sen osakkaiden tiedonsaannin tarpeita.” (Laki 1328/2018 2 §)

So the company's administration and its shareholders' access to information are named as a purpose, not only trading in shares.

Whose job is it to register ownership?

The shareholder's, that is the new owner's:

”Osakkeen saanto kirjataan osakehuoneistorekisteriin sen hakemuksesta, jolle osake on siirtynyt.” (Laki 1328/2018 5 §)

The housing company does not apply for the entry on the shareholder's behalf. The entry has legal effect:

”Osakkeen luovutus tai panttaus ei sido luovuttajan tai pantinantajan velkojia, ellei kyseistä saantoa tai panttausta ole kirjattu osakehuoneistorekisteriin.” (Laki 1328/2018 12 §)

The board need not worry about that, but it explains why shareholders and banks take the register seriously. For the board and the manager, the register matters mainly at the general meeting and in the company's own duty to submit data, both described below.

What does the register mean for the general meeting?

The entry decides who may take part in the meeting:

”Osallistumisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja on yhtiökokousta edeltävänä päivänä (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) merkittynä osakeluetteloon tai huoneistotietojärjestelmästä annetun lain 4 §:ssä tarkoitettuun osakehuoneistorekisteriin.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 7 §)

In practice: before the meeting the board should check who is in the register on the day before it. The register also plays a role in delivering the notice:

”Kirjallinen kokouskutsu on toimitettava jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa tai joka on ilmoittanut sähköpostiosoitteen tai muun tietoliikenneyhteyden kutsun toimittamista varten.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 21 §)

”Edellä 1 momentissa tarkoitetut yhteystiedot tallennetaan osakehuoneistorekisteriin osakkeenomistajan ilmoituksen perusteella.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 21 §)

So an email address that a shareholder gives is stored in the register, and the notice must be delivered to whoever has given one.

What must the company submit to Maanmittauslaitos?

Beyond the ownership of shares, the company has a duty of its own:

”Yhtiön on asetettava 13 §:n 1 momentin 3 kohdassa sekä 13 a §:n 4–7 kohdassa tarkoitetut tiedot saataville Maanmittauslaitoksen käyttämälle tekniselle rajapinnalle tai toimitettava ne Maanmittauslaitokselle sen tarjoaman käyttöliittymän kautta koneluettavassa muodossa.” (Laki 1328/2018 17 a §)

One of the listed items, point 3 of 13 § first paragraph, concerns data on the measures under the board's written statements:

”asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 3 §:n 2 momentin 2 ja 3 kohdassa tarkoitettujen selvitysten sekä 7 luvun 28 §:ssä tarkoitettujen ilmoitusten mukaisista toimenpiteistä.” (Laki 1328/2018 13 §)

In other words, the data on maintenance and alteration works that the board presents to the general meeting also end up at Maanmittauslaitos. Points 4 to 7 of 13 a § concern the company's loan and charges:

”4) siitä, jakautuuko vastuu luotosta yhtiössä osakeryhmille; 5) kunkin osakeryhmän kokonaisvastuun määrästä yhtiön lainapääomasta; 6) kunkin osakeryhmän vastattavana olevasta yhtiövastikkeen määrästä eriteltynä asunto-osakeyhtiölain 3 luvun 3 §:ssä tarkoitettuun pääomavastikkeeseen ja muuhun vastikkeeseen; sekä 7) 1–6 kohdassa tarkoitettujen tietojen päivitysajankohdasta ja päivittäjästä.” (Laki 1328/2018 13 a §)

The update interval:

”Tiedot on päivitettävä vähintään kerran vuodessa kuukauden kuluessa yhtiön asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 3 §:ssä tarkoitetun varsinaisen yhtiökokouksen päättymisestä sekä viivytyksettä mainitun lain 7 luvun 27 §:ssä tarkoitetun isännöitsijäntodistuksen pyytämiseen oikeutetun tahon tätä pyytäessä.” (Laki 1328/2018 17 a §)

That is: once a year within a month of the end of the ordinary general meeting, and also without delay when a party entitled to ask for an isännöitsijäntodistus asks for an update.

Does the duty apply to every company?

No. The third paragraph of the section limits it:

”Edellä 1 momentissa säädetty tiedonantovelvollisuus koskee yhtiötä, jossa on enintään viisi hallintakohdetta sekä yhtiötä, jonka hallintakohteet eivät ole tavanomaisen vaihdannan piirissä vain, jos sillä on 13 a §:n 4 kohdassa tarkoitettua lainaa, josta vastuu jakautuu osakeryhmille, taikka asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 27 §:ssä tarkoitetun isännöitsijäntodistuksen pyytämiseen oikeutettu taho tietojen päivittämistä pyytää.” (Laki 1328/2018 17 a §)

A company with up to five management objects, or one whose objects are not in ordinary trade, is therefore bound in only two cases: if it has a loan within 13 a § point 4 whose liability is split among share groups, or if a party entitled to ask for an isännöitsijäntodistus asks for the data to be updated. Other companies fall under the duty by the main rule. Still, read the section yourself and ask the manager or a lawyer where needed.

The first deadlines have ended

The transitional provision says when the data were to be submitted for the first time:

”Yhtiön, joka käyttää tietojen toimittamiseen Maanmittauslaitokselle sen tarjoamaa verkkoasiointipalvelua, on täytettävä 17 a §:ssä tarkoitettu tiedonantovelvollisuus 13 §:n 1 momentin 3 kohdassa tarkoitettujen tietojen osalta ensimmäisen kerran 1 päivän tammikuuta ja 30 päivän kesäkuuta 2026 välisenä aikana.” (Laki 151/2023, voimaantulosäännös; laki 1328/2018 17 a §)

”Yhtiön, joka käyttää tietojen toimittamiseen Maanmittauslaitoksen tarjoamaa rajapintapalvelua, on täytettävä 17 a §:ssä tarkoitettu tiedonantovelvollisuus 13 §:n 1 momentin 3 kohdassa tarkoitetuista tiedoista ensimmäisen kerran 1 päivän kesäkuuta 2025 ja 30 päivän kesäkuuta 2026 välisenä aikana.” (Laki 151/2023, voimaantulosäännös; laki 1328/2018 17 a §)

Both windows ended on 30 June 2026. The first windows for other data, such as loan data, are set in the same section; read them there. The transfer of old companies' share registers to Maanmittauslaitos is covered by the introduction act, but we could not confirm whether the deadline in its text was extended, so we state no date for it.

What the board and the manager can do

1. Find out whether the company falls under the duty of 17 a § according to the third paragraph.
2. Decide who submits the data and how: the technical interface or Maanmittauslaitos's web service.
3. Keep the data on maintenance and alteration works, and the basis of the maintenance statement, together in one place, so that they are ready after the meeting.
4. Put the one-month deadline from the end of the ordinary general meeting in the calendar.
5. Before the meeting, check who is in the register on the reference day, and collect the email addresses shareholders have given.

What Unitify does, and what it does not

The company submits the data to Maanmittauslaitos itself. Unitify does not connect to Maanmittauslaitos or to any other state system. It helps keep the material together: shareholders and apartments, charges and arrears per apartment and documents such as decisions and minutes in one system, so that the data you need can be found. The app interface is in English for now and is set up per project; there is no Finnish interface yet.

If you are on a board or manage several housing companies, you can start free from the Unitify page for Finland.

Sources: Laki huoneistotietojärjestelmästä 1328/2018, asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, law 1329/2018 and law 151/2023, Finlex open data; read 7 November 2026. Check the current text before you rely on this. This is not legal advice.