Yhtiökokouskutsu ja pöytäkirja: määräajat ja vaatimukset

Taloyhtiön hallituksen on toimitettava yhtiökokouskutsu aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta, ja varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiöjärjestyksessä voidaan pidentää lyhyempää ja lyhentää pidempää kutsuaikaa. Kutsussa on oltava lain vaatimat tiedot, ja kokouksesta on laadittava pöytäkirja, joka on oltava nähtävänä neljän viikon kuluessa. Lainaukset ovat asunto-osakeyhtiölain 1599/2009 tekstiä Finlexin avoimesta datasta ja Finlexin sivulta, luettu 7.11.2026. Emme tarjoa tässä valmista pohjaa; käymme läpi, mitä laki vaatii kutsulta, asiakirjoilta ja pöytäkirjalta.

Kuka kutsuu koolle?

”Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 18 §)

Hallitus kutsuu kokouksen koolle. Laki sisältää myös varajärjestelmän tilanteisiin, joissa kutsua ei toimiteta:

”Jos yhtiökokousta ei kutsuta koolle, vaikka kutsu tulisi lain, yhtiöjärjestyksen tai yhtiökokouksen päätöksen mukaan toimittaa, tai jos kokouskutsusta voimassa olevia säännöksiä tai määräyksiä on olennaisesti rikottu, aluehallintoviraston tulee hallituksen jäsenen, isännöitsijän, tilintarkastajan, toiminnantarkastajan tai osakkeenomistajan hakemuksesta oikeuttaa hakija kutsumaan kokous koolle yhtiön kustannuksella.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 18 §)

Kuinka aikaisin kutsu pitää toimittaa?

”Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä voidaan pidentää lyhyempää määräaikaa ja lyhentää pidempää määräaikaa.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 20 §)

Ikkuna on siis kahden kuukauden ja kahden viikon välillä. Yhtiöjärjestys voi pidentää lyhyempää määräaikaa, esimerkiksi vaatia kolme viikkoa, tai lyhentää pidempää, esimerkiksi sallia kutsun vasta kuukautta ennen. Tarkista siksi yhtiöjärjestys ennen kuin lasket viimeistä päivää. Esimerkki: jos kokous pidetään 20. toukokuuta, kutsu on ajallaan, kun se toimitetaan 20. maaliskuuta ja 6. toukokuuta välisenä aikana, jos yhtiöjärjestys ei sano toisin.

Varsinaisen kokouksen ajankohtaa rajaa toinen sääntö:

”Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiöjärjestyksessä ei voida määrätä muusta määräajasta.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 3 §)

Kalenterivuoden tilikaudella kokous on pidettävä viimeistään 30. kesäkuuta.

Mitä kutsussa on oltava?

”Kokouskutsussa on mainittava yhtiön nimi, koollekutsuja, kokousaika ja -paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat sekä, missä ja milloin 22 §:ssä tarkoitetut kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 19 §)

Viisi asiaa: yhtiön nimi, koollekutsuja, aika ja paikka, käsiteltävät asiat sekä paikka ja aika, jossa kokousasiakirjat ovat nähtävänä. Jos kokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen muuttamista, kutsussa on lisäksi mainittava muutoksen pääasiallinen sisältö. Tämä seuraa pykälän seuraavasta virkkeestä, jota emme lainaa tässä.

Miten kutsu toimitetaan?

”Kirjallinen kokouskutsu on toimitettava jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa tai joka on ilmoittanut sähköpostiosoitteen tai muun tietoliikenneyhteyden kutsun toimittamista varten.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 21 §)

”Edellä 1 momentissa tarkoitetut yhteystiedot tallennetaan osakehuoneistorekisteriin osakkeenomistajan ilmoituksen perusteella.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 21 §)

Kutsu menee siis jokaiselle osakkaalle, jonka postiosoite tunnetaan tai joka on ilmoittanut sähköpostin, ja ilmoitetut yhteystiedot tallennetaan osakehuoneistorekisteriin.

Mistä kokous saa päättää?

”Yhtiökokouksessa saadaan päättää vain asiasta, joka on mainittu kokouskutsussa tai joka yhtiöjärjestyksen mukaan on käsiteltävä kokouksessa.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 12 §)

Tämä on käytännössä tärkein syy kirjoittaa asiat kutsuun tarkasti. Pykälän mukaan varsinaisessa yhtiökokouksessa on lisäksi aina päätettävä tietyistä pykälässä 3 mainituista asioista; ne eivät riipu kutsun sanamuodosta.

Osakas voi saada oman asiansa kutsuun:

”Osakkeenomistajalla on oikeus saada yhtiökokoukselle tämän lain nojalla kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 6 §)

Mitkä asiakirjat on pidettävä nähtävänä?

”Hallituksen päätösehdotukset sekä viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus on vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 22 §)

”Nämä asiakirjat on myös viivytyksettä lähetettävä osakkeenomistajalle, joka niitä pyytää. Lähettämisestä saa periä hallituksen vahvistaman kohtuullisen maksun.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 22 §)

Osallistuminen ja valtakirja

”Osallistumisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja on yhtiökokousta edeltävänä päivänä (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) merkittynä osakeluetteloon tai huoneistotietojärjestelmästä annetun lain 4 §:ssä tarkoitettuun osakehuoneistorekisteriin.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 7 §)

”Valtuutetun on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 8 §)

Valtakirja on siis päivätty ja koskee yhtä kokousta, jollei toisin ilmene. Laki ei tässä kohdassa vaadi tiettyä lomaketta.

Pöytäkirja

”Puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset sekä äänestysten tulokset.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 23 §)

”Puheenjohtajan ja yhden pöytäkirjan tarkastajaksi valitun on allekirjoitettava pöytäkirja. Ääniluettelo otetaan tai liitetään kokouksen pöytäkirjaan. Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 23 §)

”Pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta pidettävä yhtiön isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona osakkeenomistajien nähtävänä, ja siitä on toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkeenomistajalle.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 23 §)

Pöytäkirja sisältää päätökset ja äänestystulokset, sen allekirjoittavat puheenjohtaja ja yksi tarkastaja, ääniluettelo liitetään siihen, ja se on oltava nähtävänä neljän viikon kuluessa. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti.

Ylimääräinen yhtiökokous

”Ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä, jos sitä vaativat tilintarkastaja, toiminnantarkastaja tai osakkeenomistajat, joilla on yhteensä kymmenesosa tai yhtiöjärjestyksessä määrätty pienempi osa kaikista osakkeista.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 5 §)

”Kokouskutsu on toimitettava kahden viikon kuluessa vaatimuksen saapumisesta.” (Asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 5 §)

Vaatimuksen on oltava kirjallinen ja koskettava tiettyä asiaa; tämä seuraa pykälän toisesta virkkeestä.

Näin hallitus voi hoitaa kokousjärjestelyt

1. Laskekaa kokouspäivä ja kutsun toimituspäivät yhtiöjärjestyksestä.
2. Kirjoittakaa asiat kutsuun tarkasti ja lisätkää ne, joita osakkaat ovat ajoissa vaatineet.
3. Merkitkää kutsuun, missä ja milloin kokousasiakirjat ovat nähtävänä, ja pitäkää ne siellä vähintään kaksi viikkoa.
4. Tarkistakaa täsmäytyspäivänä rekisterin tilanne ja valmistelkaa ääniluettelo.
5. Pyytäkää valtakirjat päivättyinä ja kootkaa ne pöytäkirjan liitteeksi.
6. Numeroikaa pöytäkirja, saattakaa se allekirjoitettavaksi ja pitäkää se nähtävänä neljän viikon kuluessa.

Mitä Unitify tekee

Kokouksen päätökset tekevät osakkaat; Unitify ei tee päätöksiä eikä korvaa yhtiöjärjestystä. Unitify auttaa kokouksen ympärillä: osakkaat ja huoneistot yhdessä paikassa, kutsut ja ilmoitukset kaikille osakkaille asukassovelluksessa, jossa näet, kuka ne on avannut, asiakirjat ja pöytäkirjat yhtiökohtaisesti koottuina sekä vastikkeet ja maksamattomat erät huoneistoittain samassa järjestelmässä. Se, riittääkö sovelluksessa annettu ääni lain ja yhtiöjärjestyksen mukaan, on yhtiön lakimiehen arvioitava. Sovelluksen käyttöliittymä on toistaiseksi englanniksi ja se määritetään projektikohtaisesti; suomenkielistä käyttöliittymää ei vielä ole.

Jos olet hallituksessa tai isännöit useampaa taloyhtiötä, voit aloittaa ilmaiseksi Unitifyn Suomi-sivulta. Lue myös kunnossapitoselvityksestä.

Lähteet: asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, Finlexin avoin data; luettu 7.11.2026; muutosta 535/2026 itseään emme ole lukeneet. Tarkista ajantasainen teksti ja yhtiöjärjestys ennen kuin luotat tähän. Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa.