Libro de actas de la comunidad de propietarios en España: diligenciar, contenido del acta y pérdida

Diligenciar el libro. Según el Reglamento Hipotecario, los libros de actas de las comunidades a las que se aplica la LPH deben diligenciarse necesariamente antes de su utilización. Es competente el Registrador de la Propiedad en cuyo distrito radique el inmueble; todas las hojas del libro deben estar numeradas con caracteres indelebles y el libro puede ser de hojas móviles. El Registrador practica la diligencia dentro de los cinco días siguientes a la solicitud realizada en debida forma, o de los quince días si existiere justa causa (Reglamento Hipotecario, art. 415).

Libro nuevo y libro perdido. No se diligencia un libro nuevo mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior. En caso de pérdida o extravío, puede diligenciarse uno nuevo si el presidente o el secretario afirma, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el Registrador, que se ha comunicado la desaparición o destrucción a los dueños que integran la comunidad o que se ha denunciado la sustracción (Reglamento Hipotecario, art. 415).

Qué debe contener el acta. Al menos: la fecha y el lugar de celebración; el autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la promovieron; su carácter ordinario o extraordinario y si se celebró en primera o segunda convocatoria; la relación de todos los asistentes y sus cargos, y de los propietarios representados, con sus cuotas de participación; el orden del día; y los acuerdos adoptados, con los nombres de los propietarios que votaron a favor y en contra y las cuotas que representan cuando ello sea relevante para la validez del acuerdo (LPH, art. 19.2).

Cierre, envío, corrección y custodia. Desde su cierre los acuerdos son ejecutivos, salvo que la ley prevea lo contrario (LPH, art. 19.3). El acta se remite a los propietarios conforme al procedimiento del art. 9 (LPH, art. 19.3). Los defectos o errores son subsanables si el acta expresa inequívocamente la fecha y el lugar, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos con los votos a favor y en contra y las cuotas, y está firmada por el presidente y el secretario; la subsanación debe hacerse antes de la siguiente junta, que debe ratificarla (LPH, art. 19.3). El secretario custodia los libros de actas y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (LPH, art. 19.4).

Libro de actas electrónico. Ni el art. 19 de la LPH ni el art. 415 del Reglamento Hipotecario contienen una regla sobre libros de actas electrónicos o digitales. Antes de usar un soporte distinto del libro diligenciado por el Registrador, consulte a un abogado o al Registro de la Propiedad.

En Cataluña. En Cataluña rige el Código civil de Cataluña (libro quinto), no la LPH. Los acuerdos de la junta deben transcribirse en un libro de actas que debe legalizarse en el registro de la propiedad que corresponda (Código civil de Cataluña, art. 553-28). El secretario redacta el acta, que se autoriza con las firmas del secretario y del presidente en el plazo de cinco días a contar desde el día después de la reunión, y debe redactarse al menos en catalán, o en aranés en Arán (Código civil de Cataluña, art. 553-27). Se envía a todos los propietarios en el plazo de diez días a contar desde el día después de la reunión, por correo postal o electrónico u otros medios con las mismas garantías que la convocatoria (Código civil de Cataluña, art. 553-27). El secretario custodia los libros, que deben conservarse durante treinta años mientras exista el régimen de propiedad horizontal o durante cinco años desde que se haya extinguido (Código civil de Cataluña, art. 553-28).