Responda a las preguntas para ver una puntuación.
Elegir o cambiar de administrador de fincas
Puntúe a cada candidato con las mismas preguntas, envíe a todos la misma solicitud de propuestas y guarde las respuestas. Es gratis y no hace falta registrarse.
Cuándo empiezan los propietarios a buscar administrador
La mayoría de las juntas de gobierno empieza la búsqueda en uno de estos cuatro momentos. En cada uno hay un primer paso que puede dar antes de comprometerse con nadie.
- 1El contrato está a punto de terminar. Busque en su propio contrato la duración y el plazo de preaviso antes de empezar. Le dicen de cuánto tiempo dispone.
- 2Las solicitudes quedan sin respuesta o cuesta seguir el dinero. Anote tres casos recientes con fechas e importes. Una búsqueda que parte de hechos es más fácil de explicar al resto de propietarios.
- 3El edificio es nuevo y el primer administrador lo eligió el promotor. Los propietarios suelen asumir la decisión en algún momento. Lea los documentos de entrega y el contrato que firmó el promotor.
- 4Cambia la junta de gobierno, o los propietarios quieren algo que el administrador no ofrece. Acuerden primero cuáles de los ocho grupos de la ficha les importan más.
Quién puede poner fin a un contrato, y en qué condiciones, depende de su redacción y de la ley. Lea las dos cosas antes de dar el preaviso.
Puntúe a los candidatos
Valore a cada candidato en todas las preguntas: sí vale 2 puntos, en parte 1 y no 0. Los grupos tienen el peso indicado, y los pesos suman 100. La puntuación sirve para comparar. No sustituye a la lectura de la oferta firmada.
Credenciales y cumplimiento
Gestión del dinero
Informes y gobierno de la comunidad
Servicio y respuesta
Preparación para la entrega
Independencia
Transparencia de precios
Pruebas
Resultado
Preguntas para un administrador de fincas
Estas son las preguntas que puntúa la ficha, agrupadas por lo que comprueban. Haga a todos los candidatos las mismas, por escrito, y guarde las respuestas.
Credenciales y cumplimiento
- ¿Tienen la empresa y la persona que llevará su edificio la licencia o el certificado que corresponda en el lugar donde está el edificio (si procede), y le dirán el número?
- ¿Cuenta con un seguro de responsabilidad civil profesional y un seguro de fidelidad (frente al fraude o la apropiación indebida), y le enseñará el certificado?
- ¿Pertenece a una asociación profesional con un código de conducta que los propietarios puedan leer?
Gestión del dinero
- ¿El dinero del edificio está en una cuenta aparte a nombre de la comunidad, sin mezclarse nunca con los fondos propios del administrador?
- ¿Pueden los propietarios ver en línea, en cualquier momento, el extracto bancario y quién debe qué?
- ¿Publica cada mes, dentro de un plazo fijo de días, un estado de ingresos y gastos para los propietarios?
- ¿Revisa las cuentas una vez al año alguien independiente del administrador?
Informes y gobierno de la comunidad
- ¿Entrega a tiempo el presupuesto y las cuentas anuales, en un formato que un propietario pueda entender?
- ¿Mantiene un archivo completo de actas y acuerdos que cualquier propietario pueda consultar?
- ¿Los documentos, las actas y los contratos están en un portal para los propietarios y la junta de gobierno, en lugar de enviarse como archivos adjuntos por correo electrónico?
- ¿Admite el voto en línea o la participación a distancia en las juntas, cuando la ley lo permite?
Servicio y respuesta
- ¿Hay un administrador asignado, con nombre y apellidos, para su edificio, y le dicen cuántos edificios o viviendas lleva esa persona?
- ¿Hay una persona de refuerzo y una vía de contacto fuera del horario habitual para avisar de tuberías rotas, averías de ascensores y cortes de luz?
- ¿Las solicitudes se registran con un número de referencia y el vecino puede ver su estado?
- ¿Se informa cada mes a la junta de gobierno de los tiempos de respuesta y de resolución?
Preparación para la entrega
- ¿Recibirá del promotor o del administrador anterior las zonas comunes, las llaves y los documentos técnicos mediante un acta de entrega firmada?
- ¿Hará seguimiento de los defectos y de las reclamaciones de garantía con sus plazos, y los reclamará a la constructora?
- ¿Reunirá y conservará los planos finales de obra y el expediente técnico del edificio?
- ¿Pueden los propietarios ver los defectos que se están resolviendo, con su estado?
Independencia
- ¿Declara por escrito cualquier vínculo de propiedad, financiero o familiar con el promotor, con los vendedores de las viviendas o con quienes deciden por los propietarios?
- ¿La duración del contrato se ajusta a lo que permite la ley, y pueden los propietarios ponerle fin con un preaviso y sin penalización?
- ¿Informa cuando encarga trabajos a empresas que son suyas o del promotor?
Transparencia de precios
- ¿Los honorarios están desglosados, con lo que incluyen por escrito?
- ¿Los extras y el porcentaje que se cobra por las obras importantes se indican desde el principio, sin cargos de importe indeterminado?
- ¿La subida anual está ligada a un índice o a un tope concretos, y se muestra la carga de trabajo real del año pasado para poder comparar las ofertas en igualdad de condiciones?
Pruebas
- ¿Puede dar referencias de edificios de tamaño y antigüedad parecidos, e indicar cuántos años lleva ejerciendo?
- ¿Le mostrará una demostración en directo de lo que ven realmente los propietarios y los vecinos?
- ¿Sabe, y se lo dirá, cuántos propietarios usan realmente el pago en línea y la aplicación?
Dos más para el final
- ¿Cuáles de estas respuestas va a incluir en el contrato?
- ¿A cuáles de sus clientes actuales podemos llamar?
Plantilla de solicitud de propuestas para un administrador de fincas
Una solicitud de propuestas permite comparar a todos los candidatos con los mismos criterios. Esta incluye las preguntas de la ficha, una tabla de honorarios, los pesos y una declaración de independencia. Envíe el mismo archivo al menos a tres empresas.
Por qué la ficha pregunta por el acceso en línea
Siete de las preguntas se refieren a lo que los propietarios pueden ver en línea: extractos, documentos, el estado de una solicitud, una votación. No es un argumento de venta. Un administrador que lo hace bien ahorra trabajo a la junta de gobierno, y uno que no lo hace se lo deja a ella. Las preguntas digitales empiezan desactivadas y, al activarlas, cuentan la mitad que una pregunta principal.
Unitify ofrece estas herramientas a los administradores.
Elegir un administrador de fincas: preguntas
¿A cuántas empresas debemos preguntar?
Al menos a tres. Así obtiene una horquilla de precios y ve quién responde a las preguntas difíciles. La ficha compara hasta tres candidatos a la vez.
¿Es la oferta más barata la mejor?
No por sí sola. Compare los honorarios junto con lo que incluyen, los extras, el porcentaje que se cobra por las obras importantes y la subida anual. Por eso la transparencia de precios es un grupo aparte en la puntuación.
¿Pueden los propietarios cambiar de administrador?
Normalmente deciden los propietarios, juntos, y cómo lo deciden depende de la ley del país y de los documentos que rigen el edificio. Esta página no dice quién decide en su país, con qué mayoría ni con qué preaviso. Pregunte a un abogado o a un notario, y lea su contrato.
¿Necesita un administrador una licencia o un registro?
Depende del país. Pida a cada candidato la prueba de cualquier licencia, registro o colegiación que exija su país, y compruébela con el organismo que la expide.
¿Qué pasa con las respuestas que introduzco?
Nada sale de su navegador. La puntuación se calcula en la página y solo se conserva mientras la pestaña esté abierta.
¿Es esto asesoramiento jurídico?
No. Es información general. Las leyes cambian, y su contrato y los documentos que rigen la comunidad también cuentan, así que pida a un abogado o a un notario que revise lo que vaya a hacer.
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