Eine halbe Verwalterstelle für 500 Wohnungen

„Wie viele Leute brauchen wir, um 500 Wohnungen zu verwalten, ohne das technische Personal?“

Diese Frage hören wir oft von Hausverwaltungen. Gestern kam sie in einem Call wieder auf.

Unsere Antwort: etwa die Hälfte der Arbeitszeit einer Verwalterin oder eines Verwalters.

Warum so wenig?

Die technische Arbeit verschwindet nicht. Jemand repariert weiterhin den Aufzug, reinigt das Treppenhaus und prüft die Pumpen. Ein Großteil der Büroarbeit besteht aber aus zwei wiederkehrenden Aufgaben: Fragen der Bewohner beantworten und Abrechnungen erstellen. Mit den richtigen Werkzeugen lässt sich bei beiden ein erheblicher Teil vom Schreibtisch der Verwaltung nehmen.

Kommunikation

Bewohner stellen immer wieder dieselben Fragen: Wann kommt das Wasser zurück? Wen rufe ich wegen des Aufzugs an? Wo ist meine Abrechnung? Jede Frage ist klein, aber zusammen kosten sie Stunden.

Ein KI-Concierge kann Routinefragen im Chat oder am Telefon beantworten und ein Ticket anlegen, wenn etwas zu tun ist. Anfragen lassen sich dann an die richtige Person weiterleiten. Die Verwaltung bleibt dort eingebunden, wo eine menschliche Entscheidung nötig ist.

Abrechnung

Viele Hausverwaltungen berechnen die Kosten noch in Excel. Das kann jeden Monat zwei Arbeitstage dauern.

In Unitify dauert die Abrechnung für ein Gebäude etwa 10 Minuten: Die Kosten werden berechnet, die Rechnungen erstellt, und die Bewohner sehen sie in der App. Die Verwaltung verbringt weniger Zeit mit der Vorbereitung von Rechnungen und mit Fragen, wo man sie findet.

Was das für die Teamgröße bedeutet

Wenn Routinekommunikation und Abrechnung weniger Zeit kosten, verändert sich der Personalbedarf:

• Rund 500 Wohnungen: etwa die halbe Arbeitszeit einer Verwaltungskraft.
• Rund 1.000 Wohnungen: eine Verwaltungskraft.
• Bis zu 4.000 Wohnungen: mit heutigen KI-Werkzeugen potenziell eine Verwaltungskraft.

Diese Zahlen beziehen sich auf die kaufmännische Verwaltung im Büro, nicht auf Haustechnik, Reinigung oder anderes Personal vor Ort. Der tatsächliche Aufwand hängt außerdem von den Gebäuden, den erbrachten Leistungen und der Arbeitsorganisation des Unternehmens ab.

Warum das für Hausverwaltungen wichtig ist

Ein wachsender Bestand muss nicht bedeuten, dass das Büroteam im gleichen Tempo wächst. Wenn Rechnungen schnell verschickt und Routinefragen automatisch beantwortet werden, bleibt mehr Zeit für schwierige Anliegen, die Koordination von Dienstleistern und Entscheidungen, die das Wohnerlebnis prägen.

Die sinnvolle Frage ist nicht nur, wie viele Wohnungen ein Team verwaltet. Sondern wie viel seiner Zeit noch in wiederholbare Arbeit fließt.

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