Carta a condóminos morosos: modelo y pasos de cobranza (CDMX)

Una carta a un condómino moroso funciona cuando forma parte de un proceso escrito de tres pasos, no como reacción aislada: un recordatorio neutral, un segundo aviso con el saldo detallado y un requerimiento final por escrito. En la Ciudad de México esas cartas, además, son el expediente que la ley pide mostrar antes de ir a la Procuraduría Social. A continuación encontrará dos modelos y los pasos. Este artículo se limita a la Ciudad de México (CDMX); los demás estados tienen su propia ley de condominio. No es asesoría legal: pida al asesor legal del condominio que revise el reglamento y las cartas.

Qué dice la ley de condominio de la CDMX sobre la cobranza

Las referencias son a la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal, texto vigente publicado por la Consejería Jurídica de la Ciudad de México (última reforma del 4 de agosto de 2023).

• Las cuotas y el esquema de cobro los fija la asamblea. La asamblea general establece las cuotas y el sistema de cobro (art. 33, fr. V), y el reglamento interno debe contener el procedimiento para cobrarlas (art. 53, fr. II).
• La administración recauda y da recibo. El administrador recauda las cuotas según los procedimientos, la periodicidad y los montos que fijó la asamblea o el reglamento, y debe otorgar recibo por cualquier pago (art. 43, fr. IX y XI).
• Hay un estado de cuenta mensual. El administrador entrega cada mes a cada condómino un estado de cuenta, con el visto bueno del comité de vigilancia, con las cuotas pendientes y una relación pormenorizada de los morosos y sus montos. Los datos personales de los condóminos quedan reservados al comité de vigilancia o a una autoridad (art. 43, fr. XII). Por eso la carta de cobranza va dirigida solo al condómino y no menciona a otros vecinos; cómo se presenta la relación de morosos en el estado de cuenta lo define el condominio con su asesor.
• Intereses moratorios, solo si se fijaron. Las cuotas no pagadas a tiempo causan intereses moratorios al tipo legal, que se hayan fijado en la asamblea o en el reglamento (art. 59). La ley añade que el interés legal no podrá exceder del nueve por ciento anual y se aplica a cada cuota por separado (art. 33, fr. V).
• Un arreglo interno antes de la Procuraduría Social. Antes de iniciar un procedimiento ante la Procuraduría Social, el administrador debe acreditar un procedimiento interno previo de mediación y conciliación, con requerimientos, pláticas, notificaciones, exhortos, invitaciones o propuestas de convenio (art. 59, último párrafo).

Pasos de cobranza, de la fecha de pago al asesor legal

Los plazos entre pasos los define cada condominio en su reglamento o por acuerdo de asamblea; la ley que citamos no los fija. Esta es una secuencia razonable:

1. Antes del vencimiento. Estado de cuenta claro, con monto, concepto y fecha, y un recordatorio unos días antes.
2. Vence la cuota. Se registra el atraso por unidad; el administrador sabe quién debe y cuánto.
3. Primera carta: recordatorio. Neutral, con el monto y cómo pagar (modelo 1).
4. Segunda carta: saldo detallado. Cuotas ordinarias y extraordinarias por separado, intereses moratorios solo si el reglamento o la asamblea los fijaron, y una propuesta de fecha o de convenio de pago.
5. Requerimiento final por escrito (modelo 2), con constancia de recibido y la fecha límite.
6. Reunión o mediación interna. Si el condómino responde, se deja constancia de lo hablado y de cualquier propuesta de convenio. Es parte del procedimiento previo que la ley pide acreditar.
7. Asesor legal. Con las cartas, los recibos y las actas, el asesor decide cómo seguir: acudir a la Procuraduría Social o preparar el estado de liquidación de adeudos para la vía ejecutiva civil.

El administrador tiene facultades generales para pleitos y cobranzas respecto de los bienes comunes, y debe iniciar los procedimientos contra quienes incumplan sus obligaciones en coordinación con el comité de vigilancia (art. 43, fr. XVII y XIX). Quién firma y cuándo es una decisión del condominio y su asesor.

Modelo 1: carta de recordatorio

[NOMBRE DEL CONDOMINIO]
Ciudad de México, a [fecha]

[Nombre del condómino]
[Unidad / domicilio]
Cuenta o unidad núm.: [____]

Asunto: Recordatorio de cuota de mantenimiento vencida

Estimado(a) [nombre]:

Nuestros registros muestran que la cuota de mantenimiento de [mes/periodo]
por $[____], con vencimiento el [fecha], no ha sido registrada. El saldo
pendiente a esta fecha es de $[____].

Puede pagar mediante [transferencia SPEI a la cuenta ____ / depósito en
____ / pago con tarjeta en la app, según lo que use su condominio]. Si ya
realizó el pago, le agradecemos enviarnos fecha y comprobante para
actualizar el registro y omitir este aviso.

Si tiene alguna dificultad para pagar, comuníquese con [nombre] al
[teléfono / correo] antes del [fecha]: podemos revisar una propuesta.

Atentamente,
[Nombre y cargo]
Administración de [condominio]

Se mantiene el tono neutral y no se menciona ningún procedimiento legal en esta primera carta.

Modelo 2: requerimiento de pago

[NOMBRE DEL CONDOMINIO]
Ciudad de México, a [fecha]

[Nombre del condómino]
[Unidad / domicilio]

Asunto: Requerimiento de pago de cuotas de mantenimiento

Estimado(a) [nombre]:

En seguimiento a nuestros avisos del [fecha 1] y [fecha 2], le
informamos que a la fecha de esta carta su unidad presenta el siguiente
saldo:

  Cuotas ordinarias de [periodos]:        $[____]
  Cuotas extraordinarias de [concepto]:   $[____]
  Intereses moratorios (solo si el reglamento o la asamblea los fijaron,
  conforme al [acuerdo / artículo del reglamento]):  $[____]
  Total:                                  $[____]

Le requerimos el pago de este saldo a más tardar el [fecha], mediante
[forma de pago]. Si desea proponer un convenio de pago, podemos
reunirnos el [fecha / horas] en [lugar o enlace] para acordarlo por
escrito.

Esta carta forma parte del procedimiento interno de requerimiento y
conciliación del condominio. De no recibir respuesta, la administración
dará intervención al asesor legal del condominio.

Atentamente,
[Nombre y cargo del administrador]
Recibí: ____________  Fecha: ________

Entregue la carta contra firma de recibido o por el medio que establezca el reglamento, y guarde la copia con la constancia. No incluya amenazas ni datos de otros vecinos.

El estado de liquidación de adeudos: no es el estado de cuenta mensual

En la Ciudad de México, la ley le da fuerza de título ejecutivo en la vía ejecutiva civil al estado de liquidación de adeudos, intereses moratorios o pena convencional que se haya estipulado en la asamblea o en el reglamento, si cumple estas condiciones (art. 59):

• va suscrito por el administrador y por el presidente del comité de vigilancia;
• se acompaña de los recibos de pago correspondientes;
• se acompaña de copia certificada, por notario público o por la Procuraduría, del acta de asamblea o del reglamento interno que fijó las cuotas, los intereses y demás obligaciones.

La ley prevé que esta acción puede ejercerse cuando existan dos cuotas ordinarias o una extraordinaria pendientes de pago, con las condiciones que el propio artículo 59 establece. El estado de cuenta mensual del administrador (art. 43, fr. XII) es otro documento. Preparar y presentar el estado de liquidación es trabajo del asesor legal del condominio.

Cómo lo hace Unitify

La parte rutinaria es repetir lo mismo, a tiempo y con registro, en cada unidad. Para eso sirve la facturación de cuotas de Unitify:

• Cuotas por unidad. Se configura la cuota una vez y el saldo de cada unidad se mantiene al día, con el detalle de qué se debe y por qué.
• Recordatorios automáticos. El aviso sale antes y después del vencimiento, igual para todos, y el residente lo recibe en la app para residentes.
• Estatus de pago por unidad. La administración ve de un vistazo quién pagó y quién está atrasado, en lugar de reconstruirlo cada mes.
• Medios de pago. Los propietarios siguen pagando por SPEI como ya lo hacen, y la plataforma organiza el registro y la comunicación; los pagos con tarjeta se procesan con la integración de Stripe. Los pagos hechos fuera de la plataforma se pueden importar desde Excel y asignar a cada cuenta. Más en la página de México.
• Registro. Cada recordatorio enviado y cada pago recibido queda en la cuenta de la unidad, que es el expediente que el asesor legal necesita.

En Ande Tower, en Batumi (Georgia), la cobranza pasó de 40% a 80% en seis meses.

Lo que Unitify no es: no es contabilidad ni reemplaza a su contador, y no decide pasos legales. Los intereses, los plazos, el estado de liquidación y cualquier procedimiento ante la Procuraduría Social o los tribunales los define el condominio con su asesor legal. Para el proceso base, vea también cómo cobrar las cuotas de mantenimiento a tiempo.

Agende una demo para ver los recordatorios de cuotas y el estatus de pagos por unidad.