Control de morosos y recordatorios: ¿hoja de cálculo o software?
En breve
Sí, una hoja de cálculo puede llevar el control de morosos y de sus recordatorios, siempre que parta de una lista de saldos confiable y una sola persona envíe los avisos. Deja de servir cuando los saldos mismos se llevan a mano, cuando los recordatorios salen uno por uno cada mes o cuando no se puede demostrar a quién se le pidió qué y cuándo.
Alguien se atrasó con la cuota y usted necesita saber quién, cuánto y si ya se le avisó. Durante un tiempo, una hoja lo resuelve.
La tarea: ver quién está atrasado, avisarle en el momento oportuno y dejar constancia de qué se le pidió y qué prometió.
Una hoja de morosos que puede copiar
La hoja vale lo que valen los saldos que lee. Tome el saldo de su hoja de cuotas y use esta para el seguimiento: a quién se le recordó, cuándo y qué prometió.
| Unidad | Propietario | Periodo vencido más antiguo | Monto vencido | Recordatorio 1 | Recordatorio 2 | Fecha prometida | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12B | B. Propietario | 2026-09 | 45 | 2026-10-05 | 2026-10-20 | Abierto | |
| 14C | C. Propietario | 2026-08 | 280 | 2026-09-05 | 2026-10-05 | Segundo recordatorio enviado | |
| 21A | D. Propietario | 2026-10 | 95 | Nuevo |
Pegue en la celda A1 de una hoja nueva (separado por tabuladores):
Unidad Propietario Periodo vencido más antiguo Monto vencido Recordatorio 1 Recordatorio 2 Fecha prometida Estado 12B B. Propietario 2026-09 45 2026-10-05 2026-10-20 Abierto 14C C. Propietario 2026-08 280 2026-09-05 2026-10-05 Segundo recordatorio enviado 21A D. Propietario 2026-10 95 Nuevo
Agregue una columna con la fecha del último contacto y ordene por Monto vencido. Defina de antemano su propia secuencia, por ejemplo un primer aviso después del vencimiento y un segundo tras un número fijo de días, y escríbala encima de la tabla para que todos los avisos sigan la misma regla.
Señales de que la hoja ya no alcanza
Con los morosos, la hoja falla primero: lo que se pierde es dinero sin cobrar.
- 1
Los saldos no son confiables
Si el monto vencido se teclea o se copia de otro archivo, el recordatorio sale con una cifra equivocada, y el propietario discute la cifra en lugar de pagarla.
- 2
Los recordatorios se mandan uno por uno
Más de un puñado de mensajes al mes, escritos y enviados a mano, significa que la secuencia depende de su memoria y de su tarde libre.
- 3
Dos personas persiguen al mismo propietario
Sin una bitácora compartida, un integrante del consejo y la administración escriben los dos, o no escribe nadie. Cada quien supone que otro ya preguntó.
- 4
No se puede demostrar a quién se le pidió qué
Cuando un propietario dice que nadie le avisó, o el consejo pregunta por un caso, hacen falta fechas y texto. Una columna de notas libres es un registro débil.
- 5
Los propietarios no ven su saldo
Si la única forma de saber la cifra es preguntarle a usted, muchos no preguntarán hasta que el monto sea grande.
- 6
Los pagos parciales y las promesas se acumulan
Cuando una deuda tiene un plan de pagos, con varios abonos y fechas, una fila plana de la hoja no lo muestra con claridad.
Lo mismo en Unitify
Empiece con el plan Gratis (US$0 / unidad / mes). Un plan real, no una prueba. Sin tarjeta, sin vencimiento. Los morosos se desprenden de los cargos y pagos que lleva el módulo de facturación, un complemento que puede activar en cualquier plan.
- 1
Los saldos salen del registro
Unitify mantiene un saldo por unidad a partir de los cargos y pagos de su registro, así que el monto vencido no se teclea en ningún lado.
- 2
Una vista al día de quién está atrasado
La administración ve quién está atrasado en cualquier momento, en lugar de reconstruirlo al cierre del mes.
- 3
Un recordatorio para todos los atrasados
Desde el mapa del edificio crea un solo anuncio para todas las unidades con deuda. Cada unidad recibe en el texto su propio monto vencido, en la app de residentes, y usted puede programar cuándo sale. Escribe el mensaje una vez, no una por propietario.
- 4
Los propietarios ven su propio saldo
Cada propietario ve en la app sus cargos y pagos, así que le llegan menos preguntas.
La facturación es un complemento de US$0,5 por recibo, incluido en Pro (US$3 / unidad / mes). Base cuesta US$1 / unidad / mes. Los precios son los de la página de precios vigente. El módulo de facturación todavía no tiene interfaz en español: sus pantallas se muestran en inglés. Los textos que usted escribe (avisos, mensajes a residentes) quedan en español.
Lo que Unitify no hace aquí
- Unitify no emprende acciones legales. Las cartas de un abogado, las empresas de cobranza y las demandas siguen en manos de usted y de su abogado.
- No decide qué recargo o penalización puede aplicar. Eso sale de su reglamento de copropiedad o reglamento interno y de la ley local.
- Los recordatorios llegan a los propietarios que usan la app de residentes. A quienes no la tienen hay que avisarles por carta o como lo exijan sus reglas.
- Los residentes pagan en la app solo donde hay un medio de pago conectado en su mercado. Donde no lo hay, reciben el recibo en PDF y pagan fuera de la app, y el pago se registra en la unidad.
- La facturación no es un libro contable, y no hay una sincronización en vivo en ambos sentidos con un sistema contable de fábrica.
Morosos y recordatorios: preguntas
¿Puedo llevar el control de morosos y recordatorios en una hoja de cálculo?
Sí, con una hoja de seguimiento que liste la unidad, el monto vencido, la fecha de cada recordatorio, la fecha prometida y un estado. Funciona mientras los saldos vengan de una fuente confiable y una sola persona envíe los recordatorios.
¿Qué debe llevar un registro de morosos?
Unidad, propietario, periodo vencido más antiguo, monto vencido, la fecha de cada recordatorio, la fecha prometida y un estado. Las fechas importan más que las notas libres, porque quizá deba mostrarlas después.
¿Cada cuánto debo mandar recordatorios?
Defina usted la secuencia y anótela: por ejemplo un primer recordatorio poco después del vencimiento y un segundo tras un intervalo fijo. El momento adecuado depende de su reglamento de copropiedad o reglamento interno y de las reglas locales, por eso Unitify no impone uno.
¿Unitify envía recordatorios automáticamente?
No con un calendario propio. Usted inicia el recordatorio: un anuncio para todas las unidades con deuda, cada una con su monto, enviado a la app de residentes a la hora que fije. Los montos salen del registro de facturación, así que nadie los teclea.
¿Unitify cobra la deuda por mí?
No. Muestra quién está atrasado y le permite recordárselo a todos de una vez. Las acciones legales y la cobranza siguen a cargo de usted y de su abogado.
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