WEG-Verwaltungssoftware: die Checkliste

Wer eine Software für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften sucht, meint selten ein einziges Programm. Eine Verwaltung führt mehrere Prozesse gleichzeitig: Versammlung, Beschlüsse, Anliegen, Dokumente, und daneben die Rechenprozesse, die in der Regel in einer eigenen Software bleiben. Die Frage ist nicht, welche Software „alles“ kann, sondern welcher Prozess wo läuft und wie die Teile zusammenspielen.

Dieser Beitrag ist eine Prozess-Checkliste. Er nennt bewusst keine Gesetzesstellen und keine Rechtsgrundlagen: Für Fristen, Mehrheiten und Formen gelten das Gesetz und die Unterlagen Ihrer Gemeinschaft, und die prüfen Sie oder Ihre Rechtsberatung. Hier geht es darum, was die Software im Alltag tragen soll.

Eigentümerversammlung: von der Einladung bis zum Ergebnis

Prüfen Sie an jeder Software, wie sie diese Schritte trägt:

1. Einladung vorbereiten. Wer bekommt sie, und wie wissen Sie, dass sie angekommen ist? Mitteilungen mit Lesebestätigung nehmen das Nachfragen ab.
2. Tagesordnung festhalten. Welche Punkte stehen an, und wer hat sie eingebracht?
3. Abstimmen. Wie geben Eigentümer ihre Stimme ab, und wie sehen Sie die Beteiligung?
4. Ergebnis dokumentieren. Wo steht später, was beschlossen wurde?

Bei Unitify legt die Hausverwaltung eine Abstimmung oder Umfrage an, die Eigentümer stimmen in der Bewohner-App ab, und die Verwaltung sieht laufend, wie viele Einheiten bereits abgestimmt haben. Die Online-Abstimmung protokolliert die Stimmen. Sie macht eine Versammlung oder einen Beschluss nicht von sich aus rechtswirksam.

Beschlüsse: festhalten und wiederfinden

Ein Beschluss ist erst dann nützlich, wenn man ihn später findet. Fragen Sie jede Software:

• Wie landet ein Beschluss in Ihrer Dokumentation, und wer pflegt sie?
• Wie halten Sie Beschlüsse fest, die ohne Versammlung zustande kommen?
• Wie kommen neue Eigentümer an die Beschlüsse, die für sie gelten?

Was die Begriffe bedeuten, erklärt das WEG-Glossar, zum Beispiel der Umlaufbeschluss und die Beschlussfähigkeit.

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung bleiben in Ihrer Software

Der Wirtschaftsplan wird aufgestellt, die Eigentümer entscheiden darüber, am Ende steht die Jahresabrechnung: Diese Rechenprozesse bleiben in Ihrer bestehenden Software, auch wenn Sie Unitify einsetzen. Unitify ersetzt sie nicht und ist die Ebene für Eigentümer darüber: Eine Abstimmung zum Wirtschaftsplan läuft in der App, die Zahlen bleiben dort, wo Sie sie heute führen.

Für Ihre Auswahl heißt das: Fragen Sie nicht, ob eine Software alles ersetzt, sondern wie sie neben Ihrer bestehenden Lösung arbeitet. Eine Anbindung an ein bestimmtes System ist möglich und wird je System geprüft.

Anliegen und Schäden als Vorgänge

Ein Anliegen oder eine Schadensmeldung braucht Status, Frist und Zuständigkeit, sonst bleibt es ein Telefonat. Bei Unitify wird ein Anliegen als normal, dringend, kostenpflichtig oder Gewährleistungsfall erfasst, wird zum nachverfolgbaren Vorgang in der Verwaltung, und der Eigentümer sieht den Stand bis zum Abschluss.

Zählerstände und Eigentümerkommunikation

Eigentümer übermitteln ihre Zählerstände selbst in der App, innerhalb des Ablesezeitraums des Hauses. Mitteilungen erreichen die Eigentümer in der App und per E-Mail, mit Lesebestätigung. Die Bewohner-App ist zugleich das Eigentümerportal.

Datenschutz und Datenort

Für die EU liegen die Daten auf Servern in Düsseldorf. Unitify arbeitet mit DSGVO-orientierten Prozessen für Bewohner- und Eigentümerdaten. Fragen Sie jeden Anbieter, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat.

Zwölf Fragen an jede WEG-Software

1. Ist das Angebot ein Tarif oder eine Testphase?
2. Gibt es Grenzen bei Objekten und Nutzern?
3. Haben Eigentümer eigenen Zugang?
4. Wie werden Einladungen und Mitteilungen zugestellt, und sehen Sie, wer sie gelesen hat?
5. Wie läuft eine Abstimmung, und wer richtet sie ein?
6. Wo und wie werden Beschlüsse dokumentiert?
7. Wie werden Anliegen erfasst, und gibt es Status, Frist und Zuständigkeit?
8. Können Eigentümer Zählerstände selbst übermitteln?
9. Bleiben Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung in Ihrer Software, und wie arbeitet die neue Software daneben?
10. Wie kommen Ihre Daten hinein, aus Excel oder einem Export?
11. Wo liegen die Daten?
12. Was kostet jeder Schritt über den kostenlosen Umfang hinaus?

Was Unitify abdeckt, und was nicht

Unitify deckt die Eigentümerebene ab: Mitteilungen, Anliegen, Zählerstände, Abstimmungen und Umfragen, die Buchung von Gemeinschaftsflächen und digitale Besucherzugänge, alles in der Bewohner-App. Wie das für Ihr Haus aussieht, zeigen wir Ihnen an einem Ihrer Gebäude.

Die Grenzen:

• Unitify ersetzt Ihre Software für Hausgeld und Jahresabrechnung nicht.
• Die Abstimmung protokolliert Stimmen. Ob ein Beschluss wirksam ist, richtet sich nach dem Gesetz und den Unterlagen Ihrer Gemeinschaft.
• Eine eigene Videokonferenz bringt Unitify nicht mit. Zur virtuellen Versammlung lesen Sie Virtuelle Eigentümerversammlung: seit 2024 zulässig, Regel bis 2028.
• Die Abstimmung muss von der Hausverwaltung je Gebäude eingerichtet werden; Eigentümer können sie nicht selbst anlegen.
• Unitify ist für die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften gebaut, nicht für die Mietverwaltung.

Kostenlos starten mit einem Gebäude

Der Free-Tarif kostet 0 € pro Wohneinheit und Monat und ist ein Tarif, keine Testphase: keine Kreditkarte, kein Ablaufdatum, unbegrenzte Nutzer und Objekte. Er enthält die Basisfunktionen und eine Mitteilung pro Monat an Bewohner, aber keine KI-Funktionen. Alle Tarife stehen auf der Preisseite. Mehr dazu lesen Sie in Hausverwaltung Software kostenlos starten. Das Angebot für Ihren Markt finden Sie unter Unitify für Deutschland.

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