Mitteilungen an Bewohner versenden: Tabelle oder Software?
Kurz gesagt
Ja, Sie können Mitteilungen aus Ihrem eigenen E-Mail-Programm oder Messenger versenden und ein Protokoll in einer Tabelle führen, und für ein kleines Haus mit aktueller Kontaktliste genügt das. Es reicht nicht mehr, wenn die Kontaktliste veraltet ist, wenn Sie nicht sagen können, wen eine Mitteilung erreicht hat, oder wenn Sie so oft Mitteilungen versenden, dass das Versenden selbst zur Aufgabe wird.
Wasser wird abgestellt, im Treppenhaus wird gearbeitet, ein Versammlungstermin steht fest. Sie informieren die Bewohner und möchten festhalten, dass Sie es getan haben. Eine Tabelle und ein Verteiler erledigen das in einem kleinen Haus.
Die Aufgabe: jeden Bewohner erreichen, der Bescheid wissen muss, und wissen, wen die Mitteilung nicht erreicht hat.
Ein Mitteilungsprotokoll zum Kopieren
Eine Zeile pro Mitteilung. Der Sinn des Protokolls liegt in den letzten beiden Spalten: für wen die Mitteilung gedacht war und wer sie bestätigt oder gelesen hat.
| Datum | Titel | Empfänger | Kanal | Versendet von | Zugestellt an | Gelesen oder bestätigt | Nachfassen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-10-02 | Wasser abgestellt wegen Rohrreparatur | Eingang 1 | Hausverwaltung | 38 von 40 | Nicht erfasst | Erinnerung am Vortag | |
| 2026-10-08 | Termin der Eigentümerversammlung | Alle Einheiten | Aushang und E-Mail | Hausverwaltung | Alle | Antworten per E-Mail | Vollmachtsformulare |
| 2026-10-12 | Terminplan der Dacharbeiten | Alle Einheiten | Hausverwaltung | Alle | Nicht erfasst | Fotos nach den Arbeiten |
In Zelle A1 eines neuen Blatts einfügen (durch Tabulator getrennt):
Datum Titel Empfänger Kanal Versendet von Zugestellt an Gelesen oder bestätigt Nachfassen 2026-10-02 Wasser abgestellt wegen Rohrreparatur Eingang 1 E-Mail Hausverwaltung 38 von 40 Nicht erfasst Erinnerung am Vortag 2026-10-08 Termin der Eigentümerversammlung Alle Einheiten Aushang und E-Mail Hausverwaltung Alle Antworten per E-Mail Vollmachtsformulare 2026-10-12 Terminplan der Dacharbeiten Alle Einheiten E-Mail Hausverwaltung Alle Nicht erfasst Fotos nach den Arbeiten
Führen Sie auf einem eigenen Blatt eine Zeile pro Einheit mit den aktuellen Kontaktdaten und aktualisieren Sie sie, wenn eine Einheit den Eigentümer wechselt. Das Protokoll ist nur so gut wie diese Liste.
Anzeichen, dass die Tabelle nicht mehr reicht
Senden ist leicht. Zu wissen, dass es angekommen ist, ist schwer.
- 1
Die Kontaktliste ist immer ein wenig falsch
Einheiten wechseln den Eigentümer, Menschen ändern ihre Adresse. Eine veraltete Liste bedeutet, dass jemand eine wichtige Mitteilung verpasst.
- 2
Sie wissen nicht, wen sie erreicht hat
Eine gesendete E-Mail ist keine gelesene E-Mail. Ein Protokoll mit „Nicht erfasst“ in der Spalte für das Lesen hilft nicht, wenn jemand sagt, er sei nie informiert worden.
- 3
Mitteilungen gehen von Hand über mehrere Kanäle raus
E-Mail, Aushang und Chat brauchen jeweils denselben Text, getrennt veröffentlicht, und die Fassungen laufen auseinander.
- 4
Bewohner fragen: „Gab es eine Mitteilung?“
Gibt es keinen zentralen Ort, an dem Bewohner frühere Mitteilungen sehen, beantworten Sie dieselbe Frage immer wieder.
- 5
Sie versenden jede Woche Mitteilungen
In diesem Takt ist es eine wiederkehrende Aufgabe mit Kosten, jede zu schreiben, zu adressieren und zu protokollieren.
- 6
Eine Mitteilung muss den richtigen Teil des Hauses erreichen
Für einen Eingang oder ein Stockwerk braucht es jeweils eine Liste, die von Hand aktuell gehalten wird.
Dieselbe Aufgabe in Unitify
Starten Sie mit dem Tarif „Kostenlos“ (0 € pro Wohneinheit und Monat). Ein Tarif, keine Testphase. Keine Karte, kein Ablaufdatum. Eine Mitteilung pro Monat an Bewohner.
- 1
Eine Mitteilung schreiben
Ausfälle, Arbeiten, Versammlungen: Sie schreiben die Mitteilung einmal, für das Haus.
- 2
Sie erreicht die Bewohner in der App
Jeder Bewohner, der dem Haus in der App beigetreten ist, erhält sie als Push-Benachrichtigung und im Mitteilungsfeed der App.
- 3
Sehen, wen sie nicht erreicht
Vor dem Senden zeigt Unitify, wie viele Einheiten sie in der App erhalten, und lässt Sie die Liste der Einheiten herunterladen, in denen niemand in der App ist, damit Sie wissen, wen Sie per Post oder Aushang erreichen müssen.
Mitteilungen im Tarif „Kostenlos“. Eine Mitteilung pro Monat an Bewohner. Base (1 € pro Wohneinheit und Monat) ergänzt unbegrenzte Mitteilungen. Die Preise richten sich nach der aktuellen Preisseite. Alle Preise zzgl. MwSt.
Was Unitify hier nicht leistet
- Unitify zeigt der Hausverwaltung nicht, wer eine Mitteilung geöffnet hat. Ob eine Mitteilung als förmliche Bekanntgabe gilt und wie sie zugestellt werden muss, hängt von Gesetz, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung (in Österreich: Wohnungseigentumsvertrag) ab, und das Werkzeug entscheidet das nicht.
- Bewohner müssen dem Haus in der App beigetreten sein, um Mitteilungen dort zu sehen. Wer das nicht getan hat, muss weiterhin so erreicht werden, wie Ihre Regeln es verlangen.
- Eine Mitteilung pro Monat an Bewohner. Wenn Sie mehr versenden, gehören unbegrenzte Mitteilungen zu Base.
- Es ist für Eigentümergemeinschaften (WEG) gebaut, ob selbst oder durch eine Hausverwaltung verwaltet, nicht für die Mietverwaltung.
Mitteilungen an Bewohner: Fragen
Kann ich Mitteilungen an Bewohner per Tabelle und E-Mail versenden?
Ja. Führen Sie eine Kontaktliste pro Einheit, versenden Sie aus Ihrem eigenen E-Mail-Programm und protokollieren Sie jede Mitteilung mit Empfängern und Datum. Für ein kleines Haus mit aktueller Liste funktioniert das.
Was gehört in ein Mitteilungsprotokoll?
Datum, Titel, Empfänger, Kanal, wer sie versendet hat, an wen sie zugestellt wurde, wer sie gelesen oder bestätigt hat und das Nachfassen. Die letzten beiden sind die, auf die es später ankommt.
Woher weiß ich, dass eine Mitteilung die Bewohner erreicht hat?
Allein per E-Mail wissen Sie es nicht, und Unitify zeigt es der Hausverwaltung auch nicht. Es zeigt, wer die Mitteilung in der App erhält und welche Einheiten niemanden in der App haben.
Wie viele Mitteilungen kann ich im Tarif Kostenlos versenden?
Der Tarif Kostenlos enthält eine Mitteilung pro Monat an Bewohner. Unbegrenzte Mitteilungen beginnen im Tarif Base. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.
Ist eine Mitteilung in der App eine förmliche Bekanntgabe?
Das hängt von Gesetz, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung ab. Das Werkzeug stellt die Mitteilung zu und verfolgt sie; es entscheidet nicht, ob sie eine rechtliche Anforderung erfüllt.
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Probieren Sie es an einem Haus aus
Melden Sie sich für den kostenlosen Tarif an, legen Sie ein Haus an und übertragen Sie eine Aufgabe. Oder buchen Sie eine Demo, wenn Sie es zuerst an Ihrem eigenen Haus sehen möchten.