Anliegen und Schadensmeldungen der Bewohner bearbeiten: Tabelle oder Software?
Kurz gesagt
Ja, eine Tabelle ist eine gute Schadensliste für ein kleines Haus, in dem eine Person alle Anrufe annimmt und dieselbe Person die Arbeit erledigt oder beauftragt. Sie reicht nicht mehr, wenn Schadensmeldungen über mehrere Kanäle eingehen, wenn mehr als eine Person sie bearbeitet oder wenn Bewohner ständig nach dem Stand ihrer Schadensmeldung fragen.
Ein Bewohner meldet ein Leck, eine ausgefallene Lampe oder ein klemmendes Schloss, und Sie notieren es. Eine Tabelle funktioniert als Liste.
Die Aufgabe: die Schadensmeldung aufnehmen, die richtige Person beauftragen, dem Bewohner sagen, was passiert, und die Schadensmeldung abschließen.
Eine Schadensliste zum Kopieren
Eine Zeile pro Schadensmeldung. Am wichtigsten sind Status und Datum der letzten Bearbeitung, denn die Liste ist nur nützlich, wenn man sieht, was noch offen ist.
| Nr. | Datum | Einheit oder Bereich | Beschreibung | Art | Zuständig | Status | Erledigt am |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 101 | 2026-10-03 | 12A | Leck unter der Küchenspüle | Dringend | Installateur | In Bearbeitung | |
| 102 | 2026-10-05 | Eingang 2 | Treppenhausbeleuchtung defekt | Normal | Elektriker | Offen | |
| 103 | 2026-10-06 | 14C | Haustürschloss klemmt | Normal | Hausmeister | Erledigt | 2026-10-08 |
In Zelle A1 eines neuen Blatts einfügen (durch Tabulator getrennt):
Nr. Datum Einheit oder Bereich Beschreibung Art Zuständig Status Erledigt am 101 2026-10-03 12A Leck unter der Küchenspüle Dringend Installateur In Bearbeitung 102 2026-10-05 Eingang 2 Treppenhausbeleuchtung defekt Normal Elektriker Offen 103 2026-10-06 14C Haustürschloss klemmt Normal Hausmeister Erledigt 2026-10-08
Verwenden Sie für Art und Status feste Listen (Dropdown) und setzen Sie einen Filter auf den Status. Eine kurze, feste Liste von Status macht die Liste durchsuchbar.
Anzeichen, dass die Tabelle nicht mehr reicht
Eine Liste hält fest, was geschehen ist. Eine Schadensmeldung bringt sie nicht voran.
- 1
Schadensmeldungen kommen von mehreren Stellen
Anrufe, Chats, Nachrichten und Zettel an der Tür muss jemand eintippen, und manche gelangen nie in die Liste.
- 2
Mehr als eine Person bearbeitet Schadensmeldungen
Wenn zwei Personen eine Liste pflegen, wird derselbe Auftrag doppelt vergeben, oder keiner übernimmt ihn.
- 3
Bewohner fragen nach dem Stand
Sieht der Bewohner den Status nicht und muss bei Ihnen nachfragen, kostet jede Schadensmeldung ein zweites Gespräch.
- 4
Aufträge brauchen Fotos, Teile und Checklisten
Ein Techniker vor Ort kann nicht mit einer Tabelle arbeiten. Fotos und Teile landen in Nachrichten und im Gedächtnis.
- 5
Dringendes und Routine vermischen sich
Ohne Art und klaren Status wartet ein Notfall in derselben Liste wie eine defekte Treppenhausbeleuchtung.
- 6
Man fragt Sie, wie lange etwas dauert
Eröffnungs- und Abschlussdaten lassen sich auch in einer Tabelle zählen, aber nur, wenn jede Schadensmeldung erfasst und jeder Abschluss eingetragen wurde.
Dieselbe Aufgabe in Unitify
Starten Sie mit dem Tarif „Kostenlos“ (0 € pro Wohneinheit und Monat). Ein Tarif, keine Testphase. Keine Karte, kein Ablaufdatum. Anliegen gehören in jedem Tarif zu den Basisfunktionen.
- 1
Ein Bewohner sendet eine Schadensmeldung
Über die Bewohner-App, oder die Disposition erfasst sie nach einem Anruf. Daraus wird ein nachverfolgbarer Vorgang.
- 2
Der Vorgang trägt die Details
Datum, Status, Adresse, Einheit und die Beschreibung des Bewohners, sortiert nach Art (normal, dringend, kostenpflichtig, Gewährleistungsfall) und nach Kategorie, von Elektrik bis Gegensprechanlage.
- 3
Ein Techniker übernimmt
Techniker haben eine eigene App mit den heutigen Aufträgen, der Route dazwischen, Fotos, Teilen und Checklisten; der Status aktualisiert sich, während die Arbeit voranschreitet.
- 4
Hausverwaltung und Bewohner sehen den Abschluss
Eine Liste zeigt alle Vorgänge in Listen-, Kalender- oder Kanban-Ansicht, mit Zuständigem und Statusverlauf von offen bis abgeschlossen. Der Bewohner verfolgt dieselbe Schadensmeldung.
Anliegen gehören in jedem Tarif zu den Basisfunktionen, Sie können also mit „Kostenlos“ starten. Die Preisseite zeigt, was Base (1 € pro Wohneinheit und Monat) und Pro (3 € pro Wohneinheit und Monat) ergänzen. Die Preise richten sich nach der aktuellen Preisseite. Alle Preise zzgl. MwSt.
Was Unitify hier nicht leistet
- Die Disposition bleibt menschlich. Jemand entscheidet weiterhin, wer einen Auftrag übernimmt; das Werkzeug verfolgt ihn.
- Die Techniker-App deckt die heutigen Aufträge, die Route, Fotos, Teile, Checklisten und Statusmeldungen ab. Ein vollständiges Field-Service-System ist sie nicht.
- Die Massenbearbeitung von Vorgängen ist der Import aus einer Datei und der Export nach Excel. Programmatischen Zugriff bietet die offene API im Tarif Pro.
- Es ist für Eigentümergemeinschaften (WEG) gebaut, ob selbst oder durch eine Hausverwaltung verwaltet, nicht für die Mietverwaltung.
Anliegen und Schadensmeldungen: Fragen
Kann ich Instandhaltungsmeldungen in Excel oder Google Sheets erfassen?
Ja. Eine Zeile pro Schadensmeldung mit Datum, Einheit, Beschreibung, Art, Zuständigem, Status und Abschlussdatum ist eine brauchbare Liste für ein kleines Haus, in dem eine Person alles bearbeitet.
Welche Spalten braucht eine Schadensliste?
Nummer, Datum, Einheit oder Bereich, Beschreibung, Art, wem sie zugewiesen ist, Status und das Datum des Abschlusses. Verwenden Sie feste Listen für Art und Status.
Wann reicht eine Schadensliste nicht mehr?
Wenn Schadensmeldungen über mehrere Kanäle eingehen, wenn mehrere Personen sie bearbeiten oder wenn Bewohner immer wieder nach dem Stand fragen. Eine Liste hält fest; sie weist nicht zu und benachrichtigt nicht.
Sehen Bewohner in Unitify den Status ihrer Schadensmeldung?
Ja. Die Schadensmeldung geht aus der Bewohner-App ein, und der Bewohner verfolgt sie bis zum Abschluss.
Kann ich die Vorgänge nach Excel exportieren?
Ja. Die Vorgangsliste lässt sich nach Excel exportieren, und Sie können Vorgänge aus einer Datei importieren.
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