Cuota de administración en Colombia: quién la fija, cómo se reparte y qué pasa si no se paga
En Colombia, la cuota de administración es lo que cada propietario paga para atender las expensas comunes. La fija la asamblea general al aprobar el presupuesto anual y las cuotas, y se reparte según el coeficiente de copropiedad de cada unidad. La ley no fija un porcentaje de aumento anual: el aumento resulta del presupuesto que aprueba la asamblea.
«Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.»
La ley no fija un porcentaje. La Ley 675 no fija un aumento anual de la cuota ni la ata a un índice. Lo que dice es que la asamblea general tiene la función de aprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias (Ley 675 de 2001, art. 38, numerales 2 y 4). La cifra que verá en el presupuesto del año siguiente es entonces una decisión de su propia asamblea, no un número nacional. Desconfíe de cualquier texto que presente un aumento anual como si valiera para todos los edificios.
Quién hace qué. El administrador prepara y somete a la asamblea un presupuesto detallado de gastos e ingresos del nuevo ejercicio, incluidas las primas de seguros, y lleva bajo su responsabilidad la contabilidad (Ley 675 de 2001, art. 51, numerales 1 y 5). Cuando existe consejo de administración, el administrador le somete antes las cuentas anuales, el presupuesto y su ejecución (Ley 675 de 2001, art. 51, numeral 4). La asamblea aprueba o imprueba los estados financieros y el presupuesto, y aprueba las cuotas (Ley 675 de 2001, art. 38).
Cómo se reparte. El presupuesto da el total. Cada propietario paga su parte según el coeficiente de copropiedad de su unidad, salvo cuando las cuotas se determinen de acuerdo con los módulos de contribución que fije el reglamento (Ley 675 de 2001, art. 25, numeral 3). Los coeficientes los fija el reglamento y se calculan con el área privada construida de cada unidad frente al área privada total, salvo lo dispuesto en la ley para casos específicos (Ley 675 de 2001, art. 26).
Quién debe pagar. Los propietarios de bienes privados están obligados a contribuir al pago de las expensas necesarias, de acuerdo con el reglamento, y la obligación rige aunque el propietario no ocupe su bien privado o no haga uso efectivo de un bien o servicio común. Para las expensas comunes ordinarias existe solidaridad en el pago entre el propietario y el tenedor a cualquier título (Ley 675 de 2001, art. 29).
Cuotas extraordinarias. La asamblea también aprueba las cuotas para expensas extraordinarias. Si su cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supera cuatro veces el valor de las expensas necesarias mensuales, la decisión exige el 70 % de los coeficientes y no puede tomarse en una reunión no presencial; en una de segunda convocatoria solo si se obtiene la mayoría que exige la ley (Ley 675 de 2001, art. 46).
Mora. El retardo en el pago de las expensas causa intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente certificado por la autoridad financiera, salvo que la asamblea fije uno inferior (Ley 675 de 2001, art. 30). No damos un porcentaje aquí porque la tasa certificada cambia. Mientras dure el incumplimiento, la situación puede publicarse en el edificio, solo en lugares sin tránsito constante de visitantes, y el acta de la asamblea incluye a los propietarios en mora. Para el cobro judicial, el título ejecutivo es solamente el certificado expedido por el administrador (Ley 675 de 2001, art. 48).
Qué hace Unitify con la cuota de administración
Unitify organiza el cobro y registra los pagos por unidad, con la cartera visible en un solo lugar; los propietarios siguen pagando como hoy, por ejemplo por PSE, como explica la página de Colombia. Una herramienta gratuita de informes convierte una planilla o exportación contable que usted sube en un informe de ingresos, gastos y morosidad, útil como insumo del presupuesto. Unitify no es un libro contable: la contabilidad y el presupuesto que aprueba la asamblea siguen a cargo del administrador.
Cobro de cuotas y cartera (en inglés)
