Administrador de propiedad horizontal en Colombia: funciones, nombramiento y responsabilidad

Quién lo nombra. La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponden a un administrador designado por la asamblea general de propietarios, salvo donde exista consejo de administración, que lo elige para el período que prevea el reglamento (Ley 675 de 2001, art. 50). Entre las funciones de la asamblea están nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente, para períodos determinados, y fijarle su remuneración (Ley 675 de 2001, art. 38, numeral 1). La ley no da una cifra de remuneración. Para firmar el contrato de vinculación del administrador actúa como representante legal el presidente del consejo de administración o, si no existe, el presidente de la asamblea (Ley 675 de 2001, art. 50, parágrafo 1).

Asamblea y cuentas. El administrador convoca la asamblea ordinaria o extraordinaria y le somete el inventario y balance general del ejercicio anterior y un presupuesto detallado de gastos e ingresos del nuevo ejercicio, incluidas las primas de seguros (Ley 675 de 2001, art. 51, numeral 1). Prepara y somete a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la asamblea, el presupuesto y su ejecución (Ley 675 de 2001, art. 51, numeral 4), y lleva bajo su responsabilidad la contabilidad del edificio o conjunto (Ley 675 de 2001, art. 51, numeral 5).

Libros y comunicación. Lleva, directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atiende la correspondencia relativa al edificio o conjunto (Ley 675 de 2001, art. 51, numeral 2). Pone en conocimiento de propietarios y residentes las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hay (Ley 675 de 2001, art. 51, numeral 3). Cada vez que cambia el tenedor o propietario de un bien privado, expide el paz y salvo de cuentas con la administración (Ley 675 de 2001, art. 51, numeral 13).

Bienes comunes y representación. Cuida y vigila los bienes comunes y ejecuta los actos de administración, conservación y disposición de acuerdo con las facultades y restricciones que fije el reglamento (Ley 675 de 2001, art. 51, numeral 7). Representa judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y puede conceder poderes especiales (Ley 675 de 2001, art. 51, numeral 10).

Cobro de cuotas. Cobra y recauda, directamente o a través de apoderados, las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas y cualquier obligación pecuniaria de propietarios u ocupantes, e inicia oportunamente el cobro judicial, sin necesidad de autorización alguna (Ley 675 de 2001, art. 51, numeral 8). En el proceso ejecutivo por expensas, el título ejecutivo es solamente el certificado expedido por el administrador, sin ningún requisito ni procedimiento adicional (Ley 675 de 2001, art. 48).

Responsabilidad e idoneidad. Los administradores responden por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros, y la ley presume la culpa leve en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento (Ley 675 de 2001, art. 50). En conjuntos residenciales y en edificios y conjuntos de uso mixto y comercial, quien ejerza la administración, directamente o por encargo de una persona jurídica contratada, debe acreditar idoneidad en los términos del reglamento que expida el Gobierno Nacional (Ley 675 de 2001, art. 50, parágrafo 2). Esta ficha no describe ese reglamento: consúltelo antes de designar o contratar.

Administrador provisional. Mientras el órgano competente no elija administrador, ejerce como tal el propietario inicial, y su gestión cesa cuando se hayan construido y enajenado bienes privados que representen por lo menos el 51 % de los coeficientes de copropiedad (Ley 675 de 2001, art. 52).