Cuota de administración: presupuesto y fondo de imprevistos

Cada año, los propietarios de una propiedad horizontal en Colombia preguntan lo mismo: ¿cuánto sube la cuota de administración y quién lo decidió? La respuesta corta es que decide la asamblea, a partir de un presupuesto que prepara el administrador. Esta guía sigue la Ley 675 de 2001. Es información general, no asesoría jurídica: el reglamento de propiedad horizontal puede agregar reglas, y la ley se verificó el 2 de octubre de 2026.

La ley no fija un porcentaje

La Ley 675 no fija un aumento anual de la cuota ni la ata a un índice. Lo que dice la ley es que la asamblea general tiene la función de aprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos y «las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias» (art. 38, numerales 2 y 4). La cifra que verá en el presupuesto del año siguiente es entonces una decisión de su propia asamblea, no un número nacional. Desconfíe de cualquier artículo que presente «el aumento de 2026» como si valiera para todos los edificios.

Quién hace qué

• Administrador: prepara y somete a la asamblea un presupuesto detallado de gastos e ingresos del nuevo ejercicio, incluidas las primas de seguros, junto con el balance del año anterior (art. 51, numeral 1). Lleva bajo su responsabilidad la contabilidad del edificio (art. 51, numeral 5).
• Consejo de administración (cuando existe, art. 53): recibe del administrador, para su consideración, las cuentas anuales, el presupuesto y su ejecución antes de la asamblea (art. 51, numeral 4).
• Asamblea general: aprueba o imprueba los estados financieros y el presupuesto, y aprueba las cuotas (art. 38).
• Revisor fiscal: obligatorio en conjuntos comerciales o mixtos (art. 56); en los residenciales, si la asamblea lo elige. Revise el reglamento para sus funciones exactas.

El presupuesto va normalmente en el orden del día de la asamblea ordinaria, que el administrador convoca con no menos de 15 días calendario. Vea Convocatoria a asamblea de propiedad horizontal: plazos, quórum y modelo.

Cómo se calcula la cuota de cada propietario

El presupuesto da el total. Cada propietario paga su parte según el coeficiente de copropiedad de su unidad, «salvo cuando estas se determinen de acuerdo con los módulos de contribución» que fije el reglamento (art. 25, numeral 3). Los coeficientes los fija el reglamento y se calculan con el área privada construida de cada unidad frente al área privada total, salvo lo dispuesto en la ley para casos específicos (arts. 25 y 26). La obligación de pagar rige aunque el propietario no ocupe su unidad o no use un servicio común (art. 29, parágrafo 2).

Fondo de imprevistos

El artículo 35 obliga a la persona jurídica a constituir un fondo para obligaciones o expensas imprevistas. En términos prácticos:

• Se forma con un recargo no inferior al 1 % sobre el presupuesto anual de gastos comunes, y con los demás ingresos que decida la asamblea.
• La asamblea puede suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el 50 % del presupuesto ordinario de gastos del año.
• El administrador puede disponer del fondo con aprobación de la asamblea en su caso y según el reglamento; la asamblea autoriza cualquier erogación con cargo a él (art. 38, numeral 11).
• Las cuotas extraordinarias adicionales a ese recargo solo pueden aprobarse cuando el fondo es insuficiente.
• El fondo es potestativo en edificios de vivienda de interés social o prioritario (VIS o VIP) de cinco unidades o menos.

Si prepara el presupuesto, ponga el recargo (no inferior al 1 %) como una línea aparte y registre el saldo del fondo frente al límite del 50 %.

Cuotas extraordinarias

Una cuota extraordinaria cuyo total, en la vigencia presupuestal, supere cuatro veces el valor de las expensas necesarias mensuales exige la mayoría calificada del 70 % de los coeficientes (art. 46, numeral 2). Según el parágrafo del artículo 46, esa decisión no puede tomarse en una reunión no presencial, ni en una de segunda convocatoria, «salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por esta ley». En edificios y conjuntos de vivienda, la Corte Constitucional (sentencias C-522 y C-738 de 2002) entendió que el voto por coeficiente aplica a las decisiones de contenido económico, como esta.

Mora

El retardo en el pago de las expensas causa intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente certificado por la autoridad financiera, salvo que la asamblea, con el quórum del reglamento, fije uno inferior (art. 30). Mientras dure el incumplimiento puede publicarse en el edificio, solo en lugares sin tránsito constante de visitantes, y el acta de la asamblea incluye a los propietarios en mora. La convocatoria a la asamblea también los relaciona (art. 39, parágrafo 2). No damos un porcentaje aquí porque la tasa certificada cambia.

Lista para el presupuesto

PRESUPUESTO ANUAL [año] — [NOMBRE DEL CONJUNTO]
1. Ingresos previstos: cuotas ordinarias (total por coeficientes), otros
2. Gastos de administración: nómina, vigilancia, aseo, servicios comunes
3. Mantenimiento y reparaciones previstos
4. Seguros (primas)
5. Honorarios: administrador, revisor fiscal
6. Fondo de imprevistos: recargo no inferior al 1 % sobre el presupuesto
   anual de gastos comunes; saldo disponible vs. 50 % del presupuesto ordinario
7. Cartera: valor en mora a la fecha y plan de recaudo
8. Cuota ordinaria por unidad (coeficiente o módulo de contribución)
9. Comparativo con el año anterior y ejecución presupuestal
Aprobación: asamblea [fecha], acta No. [__]

Qué hace Unitify

• Cobro de cuotas de administración por unidad, con la cartera visible en un solo lugar; los propietarios siguen pagando como hoy, por ejemplo por PSE, como explica la página de Colombia.
• Insumo para el presupuesto: la herramienta gratuita de informes convierte una planilla o exportación contable que usted sube en un informe de ingresos, gastos y morosidad. Unitify no es un libro contable: la contabilidad y el presupuesto aprobado por la asamblea siguen siendo trabajo del administrador.
• Avisos y encuestas para explicar la propuesta a los propietarios antes de la asamblea. Una encuesta en la app no reemplaza la aprobación de la asamblea.

Vea Unitify en Colombia, cobro de cuotas y software propiedad horizontal: la cartera al día.

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