График ТО и журнал обслуживания оборудования дома: таблица или программа?
Коротко
Да, таблица годится как график обслуживания и журнал подрядчиков, и для дома с несколькими системами и одним ответственным этого достаточно. Она перестаёт справляться, когда человек, знающий график, уходит, когда сроки проходят незамеченными или когда договоры, сертификаты и история каждой единицы оборудования разбросаны по почте и папкам.
Лифт, котёл, пожарная сигнализация, насосы: у каждого свой интервал обслуживания, свой подрядчик и бумага где-то в папке. Обычно начинают с таблицы: строка на единицу оборудования и дата следующего обслуживания.
Задача: знать, что нужно обслужить и когда, кто это делает и что сделали в прошлый раз.
График обслуживания, который можно скопировать
Одна строка на единицу оборудования и вид обслуживания, с датой последнего обслуживания и интервалом. Дата следующего обслуживания считается формулой, поэтому не расходится с остальными двумя.
| Оборудование | Место | Вид обслуживания | Подрядчик | Последнее ТО | Интервал (дней) | Следующее ТО | Договор или сертификат |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Пассажирский лифт | Подъезд 1 | Плановое обслуживание | Лифтовая компания | 2026-05-12 | 180 | 2026-11-08 | Договор обслуживания в папке |
| Газовый котёл | Котельная | Ежегодное обслуживание | Компания по обслуживанию котлов | 2026-03-20 | 365 | 2027-03-20 | Акт 2026 |
| Пожарная сигнализация | Все подъезды | Проверка приёмного прибора | Охранно-пожарная компания | 2026-08-01 | 90 | 2026-10-30 | Акт проверки |
| Насосы водоснабжения | Подвал | Осмотр и смазка | Слесарь | 2026-09-05 | 120 | 2027-01-03 | Нет |
Вставьте в ячейку A1 новой таблицы (с разделителем-табуляцией):
Оборудование Место Вид обслуживания Подрядчик Последнее ТО Интервал (дней) Следующее ТО Договор или сертификат Пассажирский лифт Подъезд 1 Плановое обслуживание Лифтовая компания 2026-05-12 180 =E2+F2 Договор обслуживания в папке Газовый котёл Котельная Ежегодное обслуживание Компания по обслуживанию котлов 2026-03-20 365 =E3+F3 Акт 2026 Пожарная сигнализация Все подъезды Проверка приёмного прибора Охранно-пожарная компания 2026-08-01 90 =E4+F4 Акт проверки Насосы водоснабжения Подвал Осмотр и смазка Слесарь 2026-09-05 120 =E5+F5 Нет
Следующее ТО = Последнее ТО + Интервал (=E2+F2), в формате даты. Сортируйте по «Следующее ТО» и выделяйте цветом строки, срок которых наступает в ближайшие 30 дней. Договор и сертификат каждой единицы оборудования храните в папке с её названием, а имя файла записывайте в последнюю колонку.
Признаки того, что таблицы уже мало
График хорош ровно настолько, насколько хорош человек, который в него смотрит.
- 1
График знает один человек
Если даты живут в одной голове или в одном файле, отпуск или увольнение оставляют дом без графика.
- 2
Сроки проходят незамеченными
Таблица не скажет, что пора обслуживать. Кто-то должен её открыть, отсортировать и посмотреть.
- 3
История разбросана
Договоры, сертификаты, фото и акты лежат в разных ящиках и папках, и новый подрядчик начинает с нуля.
- 4
Непонятно, кто отвечает
Фамилия в колонке — ещё не поручение: когда срок пропущен, выясняется, что задачу никому не поручали.
- 5
Поломки и обслуживание в разных списках
Поломка, о которой сообщил житель, и плановое обслуживание того же котла живут в двух местах, поэтому история оборудования никогда не видна целиком.
- 6
Гарантия заканчивается незаметно
Дату окончания гарантии, записанную в колонке примечаний, находят уже после того, как гарантия закончилась.
Та же задача в Unitify
Начните с тарифа «Бесплатно» ($0 за квартиру в месяц). Это постоянный тариф, а не пробный период. Без банковской карты и ограничения по сроку. На странице тарифов видно, на каком плане есть реестр оборудования.
- 1
Карточка на каждую единицу оборудования
Название, инженерная система, производитель, модель, серийный номер, дата установки, окончание гарантии и статус, с привязкой к дому, секции, этажу или квартире. В карточке указаны основной и дополнительный ответственные сотрудники, а оборудование можно вкладывать одно в другое, например подшипник в насос.
- 2
Договоры, инструкции и фото в карточке
Загружайте файлы в карточку и отмечайте каждый как фото, инструкцию, договор, сертификат или другое.
- 3
План обслуживания на каждую единицу
Добавьте план: задача и интервал в днях, и одной кнопкой «Создать задачу» создайте из него задачу по этому оборудованию. Дату последнего ТО экран пока не принимает, поэтому дату следующего не считает: держите её в своей таблице. Список оборудования можно загрузить из файла Excel или CSV.
- 4
Поломки в той же карточке
Заявку можно привязать к единице оборудования, а карточка показывает связанные заявки, поэтому плановое обслуживание и поломки лежат в одной истории.
На странице тарифов видно, на каком плане есть реестр оборудования: «Бесплатно» — $0 за квартиру в месяц, Base — $1, Pro — $3. Цены берутся с актуальной страницы тарифов.
Чего Unitify здесь не делает
- Unitify не напоминает о сроке ТО и пока не рассчитывает дату следующего ТО на экране. Создать задачу вовремя по-прежнему нужно вам.
- Реестра подрядчиков нет. Ответственный в карточке — сотрудник вашей организации, поэтому подрядчика укажите в тексте задачи плана или приложите договор к карточке.
- Unitify не является официальным учётом дома и не заменяет проверки, которых требует закон. Интервал — тот, что вы задаёте сами, исходя из закона и ваших договоров.
- Unitify рассчитан на дома, где живут сами собственники и которыми управляет объединение или управляющая компания.
График обслуживания: вопросы
Можно ли вести график обслуживания дома в Excel или Google Таблицах?
Да. Строка на единицу оборудования и вид обслуживания, с датой последнего выполнения, интервалом и рассчитанной датой следующего, — этого хватает для дома с несколькими системами и одним ответственным.
Что должно быть в графике обслуживания?
Оборудование, где оно находится, вид обслуживания, кто его выполняет, дата последнего выполнения, интервал в днях, дата следующего и договор или сертификат к нему.
Напоминает ли Unitify о сроке обслуживания?
Нет. План хранит задачу и интервал, а задачу из него создаёте вы. Даты следующего ТО пока держите в своей таблице.
Можно ли прикрепить к оборудованию договоры и сертификаты?
Да. Файлы лежат в карточке оборудования и отмечаются как фото, инструкция, договор, сертификат или другое.
Можно ли загрузить список оборудования?
Да, из файла Excel или CSV. Оборудование можно привязать к дому, секции, этажу или квартире.
Читайте дальше
Попробуйте на одном доме
Подключите бесплатный тариф, добавьте один дом и перенесите в него одну задачу. Или закажите демо, если сначала хотите увидеть всё на своём доме.