Tratar os chamados de manutenção dos moradores: planilha ou software?
Resposta curta
Sim, uma planilha é um bom registro de chamados para um condomínio pequeno onde uma só pessoa atende todas as ligações e faz ou organiza o serviço. Deixa de funcionar quando os chamados chegam por vários canais, quando mais de uma pessoa os trata ou quando os moradores não param de perguntar o que houve com o seu.
Um morador avisa de um vazamento, uma lâmpada queimada ou uma fechadura quebrada, e você anota. Uma planilha funciona como registro.
A tarefa: receber o chamado, mandar a pessoa certa, avisar o morador do andamento e encerrar.
Um registro de chamados para copiar
Uma linha por chamado. O que mais importa é a situação e a data da última ação, porque o registro só serve se você vê o que ainda está em aberto.
| Nº | Data | Unidade ou área | Descrição | Tipo | Atribuído a | Situação | Encerrado em |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 101 | 2026-10-03 | 101 | Vazamento sob a pia da cozinha | Urgente | Encanador | Em andamento | |
| 102 | 2026-10-05 | Bloco 2 | Luz do hall apagada | Comum | Eletricista | Aberto | |
| 103 | 2026-10-06 | 201 | Fechadura da porta de entrada dura | Comum | Zelador | Encerrado | 2026-10-08 |
Cole na célula A1 de uma planilha nova (separado por tabulações):
Nº Data Unidade ou área Descrição Tipo Atribuído a Situação Encerrado em 101 2026-10-03 101 Vazamento sob a pia da cozinha Urgente Encanador Em andamento 102 2026-10-05 Bloco 2 Luz do hall apagada Comum Eletricista Aberto 103 2026-10-06 201 Fechadura da porta de entrada dura Comum Zelador Encerrado 2026-10-08
Use uma lista fixa para Tipo e Situação (uma lista suspensa) e coloque um filtro em Situação. Uma lista curta e fixa de situações é o que deixa o registro pesquisável.
Sinais de que a planilha não basta mais
Um registro anota o que aconteceu. Não faz um chamado andar.
- 1
Os chamados chegam de vários lugares
Ligações, WhatsApp, mensagens e bilhetes na portaria precisam ser digitados por alguém, e alguns nunca chegam à planilha.
- 2
Mais de uma pessoa trata os chamados
Duas pessoas em um só registro levam ao mesmo serviço dado duas vezes, ou a um serviço que ninguém pegou.
- 3
Os moradores pedem atualização
Se o morador não vê a situação e tem de perguntar a você, cada chamado custa uma segunda conversa.
- 4
Os serviços pedem fotos, peças e checklists
Um técnico em campo não trabalha a partir de uma planilha. Fotos e peças acabam em mensagens e na memória.
- 5
Urgente e comum se misturam
Sem tipo e sem situação claros, uma emergência espera na mesma lista que a luz do hall.
- 6
Perguntam quanto tempo os serviços levam
Datas de abertura e encerramento se contam numa planilha, mas só se cada chamado foi lançado e cada encerramento registrado.
A mesma tarefa no Unitify
Comece pelo plano Grátis (US$ 0 / unidade / mês). Um plano, não um teste. Sem cartão, sem prazo de validade. Os chamados fazem parte das funcionalidades essenciais de todos os planos.
- 1
O morador envia um chamado
Pelo app do morador, ou digitado pelo atendente depois de uma ligação. Vira um chamado acompanhado.
- 2
O chamado traz os detalhes
Data, situação, endereço, unidade e a descrição do próprio morador, organizados por tipo (comum, emergência, pago, garantia) e por categoria, da elétrica ao interfone.
- 3
Um técnico assume
Os técnicos têm um app próprio com os serviços do dia, o trajeto entre eles, fotos, peças e checklists, e a situação se atualiza conforme o serviço avança.
- 4
A administradora e o morador veem encerrar
Uma só lista mostra cada chamado em visão de lista, calendário ou kanban, com responsável e histórico de situações de aberto a encerrado. O morador acompanha o mesmo chamado.
Os chamados estão nas funcionalidades essenciais de todos os planos, então você pode começar pelo Grátis. A página de preços lista o que Base (US$ 1 / unidade / mês) e Pro (US$ 3 / unidade / mês) acrescentam. Os preços seguem a página de preços, que mostra o euro sem IVA na Europa.
O que o Unitify não faz aqui
- A atribuição é humana. Alguém ainda decide quem pega um serviço; a ferramenta acompanha.
- O app dos técnicos cobre os serviços do dia, o trajeto, fotos, peças, checklists e atualizações de situação. Não é um sistema completo de gestão de serviços em campo.
- O tratamento em massa de chamados é importação de arquivo e exportação para Excel. O acesso por programa é a API aberta, no plano Pro.
- É feito para condomínios residenciais geridos por síndico ou administradora, não para um locador com inquilinos.
Chamados de manutenção: perguntas
Posso controlar os pedidos de manutenção no Excel ou no Google Sheets?
Sim. Uma linha por chamado com data, unidade, descrição, tipo, responsável, situação e data de encerramento é um registro viável para um condomínio pequeno em que uma pessoa cuida de tudo.
Que colunas um registro de chamados deve ter?
Número, data, unidade ou área, descrição, tipo, a quem foi atribuído, situação e a data de encerramento. Use listas fixas para tipo e situação.
Quando um registro de chamados não basta?
Quando os chamados chegam por vários canais, quando várias pessoas os tratam ou quando os moradores pedem atualizações o tempo todo. Um registro anota; não encaminha nem avisa.
No Unitify o morador vê a situação do chamado?
Sim. O chamado entra pelo app do morador e ele o acompanha até o encerramento.
Posso exportar os chamados para o Excel?
Sim. A lista de chamados é exportável para Excel e você pode importar chamados de um arquivo.
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