Gestire le segnalazioni dei condòmini: foglio di calcolo o software?
In breve
Sì, un foglio di calcolo è un ottimo registro delle segnalazioni per un condominio piccolo dove una sola persona riceve ogni chiamata e fa o organizza il lavoro. Smette di funzionare quando le segnalazioni arrivano da più canali, quando le gestisce più di una persona o quando i condòmini continuano a chiedere che fine ha fatto la loro.
Un condòmino segnala una perdita, una luce spenta o una serratura rotta e tu lo annoti. Un foglio funziona come registro.
L’attività: ricevere la segnalazione, mandare la persona giusta, dire al condòmino cosa succede e chiuderla.
Un registro delle segnalazioni da copiare
Una riga per segnalazione. Contano soprattutto lo stato e la data dell’ultimo intervento, perché il registro serve solo se vedi cosa è ancora aperto.
| N. | Data | Unità o area | Descrizione | Tipo | Assegnata a | Stato | Chiusa il |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 101 | 2026-10-03 | Int. 1 | Perdita sotto il lavello | Urgente | Idraulico | In corso | |
| 102 | 2026-10-05 | Scala 2 | Luce dell’androne spenta | Ordinaria | Elettricista | Aperta | |
| 103 | 2026-10-06 | Int. 3 | Serratura del portone dura | Ordinaria | Portiere | Chiusa | 2026-10-08 |
Incolla nella cella A1 di un nuovo foglio (separato da tabulazioni):
N. Data Unità o area Descrizione Tipo Assegnata a Stato Chiusa il 101 2026-10-03 Int. 1 Perdita sotto il lavello Urgente Idraulico In corso 102 2026-10-05 Scala 2 Luce dell’androne spenta Ordinaria Elettricista Aperta 103 2026-10-06 Int. 3 Serratura del portone dura Ordinaria Portiere Chiusa 2026-10-08
Usa un elenco fisso per Tipo e Stato (un menu a tendina) e aggiungi un filtro su Stato. Un elenco breve e fisso di stati è ciò che rende il registro ricercabile.
Segnali che il foglio non basta più
Un registro annota ciò che è successo. Non fa avanzare una segnalazione.
- 1
Le segnalazioni arrivano da più posti
Telefonate, chat, messaggi e biglietti sul portone vanno tutti digitati da qualcuno, e alcuni non arrivano mai nel foglio.
- 2
Le gestisce più di una persona
Due persone su un solo registro portano allo stesso lavoro assegnato due volte, o a un lavoro che nessuno ha preso.
- 3
I condòmini chiedono aggiornamenti
Se il condòmino non vede lo stato e deve chiederlo a te, ogni segnalazione ti costa una seconda conversazione.
- 4
I lavori richiedono foto, ricambi e liste di controllo
Un tecnico sul campo non può lavorare da un foglio. Foto e ricambi finiscono nei messaggi e nella memoria.
- 5
Urgente e ordinario si mescolano
Senza un tipo e uno stato chiari, un’emergenza aspetta nello stesso elenco di una luce dell’androne.
- 6
Ti chiedono quanto ci mettono i lavori
Date di apertura e chiusura si contano in un foglio, ma solo se ogni segnalazione è stata inserita e ogni chiusura registrata.
La stessa attività in Unitify
Parti dal piano Gratis (0 € / unità / mese). Un piano vero, non una prova. Nessuna carta, nessuna scadenza. Le segnalazioni fanno parte delle funzioni principali di ogni piano.
- 1
Il condòmino invia una segnalazione
Dall’app del condòmino, oppure inserita dall’operatore dopo una telefonata. Diventa un ticket tracciato.
- 2
Il ticket porta i dettagli
Data, stato, indirizzo, unità e la descrizione del condòmino, ordinati per tipo (ordinaria, emergenza, a pagamento, in garanzia) e per categoria, dall’elettrico al citofono.
- 3
Un tecnico la prende in carico
I tecnici hanno una propria app con i lavori del giorno, il percorso tra l’uno e l’altro, foto, ricambi e liste di controllo, e lo stato si aggiorna mentre il lavoro avanza.
- 4
L’amministratore e il condòmino la vedono chiudersi
Un solo elenco mostra ogni ticket in vista elenco, calendario o kanban, con un assegnatario e la cronologia degli stati da aperto a chiuso. Il condòmino segue la stessa segnalazione.
Le segnalazioni sono nelle funzioni principali di ogni piano, quindi puoi partire dal piano Gratis. La pagina dei prezzi elenca cosa aggiungono Base (1 € / unità / mese) e Pro (3 € / unità / mese). Tutti i prezzi IVA esclusa. L’app non ha ancora l’interfaccia in italiano; i testi che scrivi (avvisi, risposte, segnalazioni) restano in italiano.
Cosa Unitify non fa qui
- L’assegnazione è umana. Qualcuno decide comunque chi prende un lavoro; lo strumento lo traccia.
- L’app dei tecnici copre i lavori del giorno, il percorso, foto, ricambi, liste di controllo e aggiornamenti di stato. Non è un sistema completo di gestione degli interventi.
- La gestione di molti ticket insieme è importazione da file ed esportazione in Excel. L’accesso da programma è l’API aperta, nel piano Pro.
- È pensato per condomini di proprietari-residenti gestiti da un amministratore o direttamente dai condòmini, non per un locatore che incassa l’affitto dagli inquilini.
Segnalazioni: domande
Posso tenere le richieste di manutenzione in Excel o Google Sheets?
Sì. Una riga per segnalazione con data, unità, descrizione, tipo, assegnatario, stato e data di chiusura è un registro utilizzabile per un condominio piccolo dove una persona gestisce tutto.
Quali colonne deve avere un registro delle segnalazioni?
Numero, data, unità o area, descrizione, tipo, a chi è assegnata, stato e data di chiusura. Usa elenchi fissi per tipo e stato.
Quando un registro non basta?
Quando le segnalazioni arrivano da più canali, quando le gestiscono più persone o quando i condòmini chiedono sempre aggiornamenti. Un registro annota; non smista e non avvisa.
In Unitify il condòmino vede lo stato della segnalazione?
Sì. La segnalazione parte dall’app del condòmino e il condòmino la segue fino alla chiusura.
Posso esportare i ticket in Excel?
Sì. L’elenco dei ticket si esporta in Excel e puoi importare ticket da un file.
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