Atender las solicitudes de reparación de los residentes: ¿hoja de cálculo o software?
En breve
Sí, una hoja de cálculo es una buena bitácora de solicitudes para un edificio pequeño donde una sola persona atiende todas las llamadas y esa misma persona hace o coordina el trabajo. Deja de servir cuando las solicitudes llegan por varios canales, cuando las atiende más de una persona o cuando los residentes siguen preguntando qué pasó con la suya.
Un residente reporta una fuga, una lámpara apagada o una cerradura descompuesta, y usted lo anota. Una hoja sirve de bitácora.
La tarea: recibir la solicitud, enviar a la persona indicada, decirle al residente qué está pasando y cerrarla.
Una bitácora de solicitudes que puede copiar
Una fila por solicitud. Las columnas que más importan son el estado y la fecha del último movimiento, porque la bitácora solo sirve si se ve qué sigue abierto.
| N.º | Fecha | Unidad o área | Descripción | Tipo | Asignado a | Estado | Cerrada el |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 101 | 2026-10-03 | 12A | Fuga bajo el fregadero de la cocina | Urgente | Plomero | En curso | |
| 102 | 2026-10-05 | Acceso 2 | No funciona la luz del vestíbulo | Normal | Electricista | Abierta | |
| 103 | 2026-10-06 | 14C | Cerradura de la puerta principal dura | Normal | Conserje | Cerrada | 2026-10-08 |
Pegue en la celda A1 de una hoja nueva (separado por tabuladores):
N.º Fecha Unidad o área Descripción Tipo Asignado a Estado Cerrada el 101 2026-10-03 12A Fuga bajo el fregadero de la cocina Urgente Plomero En curso 102 2026-10-05 Acceso 2 No funciona la luz del vestíbulo Normal Electricista Abierta 103 2026-10-06 14C Cerradura de la puerta principal dura Normal Conserje Cerrada 2026-10-08
Use una lista fija para Tipo y Estado (desplegable) y agregue un filtro por Estado. Una lista corta y fija de estados es lo que hace que la bitácora se pueda consultar.
Señales de que la hoja ya no alcanza
Una bitácora registra lo que pasó. No hace avanzar una solicitud.
- 1
Las solicitudes llegan de varios lugares
Llamadas, chats, mensajes y notas en la puerta requieren que alguien las teclee, y algunas nunca llegan a la hoja.
- 2
Más de una persona atiende solicitudes
Dos personas editando una misma bitácora llevan a que se asigne dos veces el mismo trabajo o a que nadie tome uno.
- 3
Los residentes piden una actualización
Si el residente no puede ver el estado y tiene que preguntarle a usted, cada solicitud le cuesta una segunda conversación.
- 4
Los trabajos necesitan fotos, repuestos y listas de verificación
Un técnico en campo no puede trabajar desde una hoja. Las fotos y los repuestos terminan en mensajes y en la memoria.
- 5
Lo urgente y lo rutinario se mezclan
Sin un tipo y un estado claros, una emergencia espera en la misma lista que una lámpara del vestíbulo.
- 6
Le preguntan cuánto tardan las cosas
Las fechas de apertura y cierre se pueden contar en una hoja, pero solo si cada solicitud se capturó y cada cierre quedó registrado.
Lo mismo en Unitify
Empiece con el plan Gratis (US$0 / unidad / mes). Un plan real, no una prueba. Sin tarjeta, sin vencimiento. Las solicitudes forman parte de las funciones principales de todos los planes.
- 1
El residente envía una solicitud
Desde la app de residentes, o la captura quien despacha después de una llamada. Se convierte en un ticket con seguimiento.
- 2
El ticket lleva los detalles
Fecha, estado, dirección, unidad y la descripción del propio residente, ordenados por tipo (normal, de emergencia, de pago, de garantía) y por categoría, desde electricidad hasta el interfón.
- 3
Un técnico la toma
Los técnicos tienen su propia app con los trabajos del día, la ruta entre ellos, fotos, repuestos y listas de verificación, y el estado se actualiza a medida que avanza el trabajo.
- 4
La administración y el residente ven el cierre
Una sola lista muestra todos los tickets en vista de lista, calendario o tablero kanban, con responsable y un historial de estados desde abierto hasta cerrado. El residente sigue la misma solicitud.
Las solicitudes están en las funciones principales de todos los planes, así que puede empezar en Gratis. La página de precios indica qué agregan Base (US$1 / unidad / mes) y Pro (US$3 / unidad / mes). Los precios son los de la página de precios vigente.
Lo que Unitify no hace aquí
- El despacho lo hace una persona. Alguien sigue decidiendo quién toma un trabajo; la herramienta le da seguimiento.
- La app del técnico cubre los trabajos del día, la ruta, fotos, repuestos, listas de verificación y actualizaciones de estado. No es un sistema completo de servicio en campo.
- El manejo masivo de tickets es importar desde un archivo y exportar a Excel. El acceso programático es la API abierta del plan Pro.
- Está pensada para edificios en condominio o propiedad horizontal habitados por sus propietarios, administrados por una asociación o por una administración, no para un arrendador con inquilinos.
Solicitudes de reparación: preguntas
¿Puedo llevar las solicitudes de mantenimiento en Excel o Google Sheets?
Sí. Una fila por solicitud con fecha, unidad, descripción, tipo, responsable, estado y fecha de cierre es una bitácora que funciona para un edificio pequeño con una sola persona a cargo de todo.
¿Qué columnas debe tener una bitácora de solicitudes?
Número, fecha, unidad o área, descripción, tipo, a quién está asignada, estado y la fecha en que se cerró. Use listas fijas para tipo y estado.
¿Cuándo no alcanza una bitácora de solicitudes?
Cuando las solicitudes llegan por varios canales, cuando las atienden varias personas o cuando los residentes siguen pidiendo novedades. Una bitácora registra; no asigna ni avisa.
¿Los residentes ven el estado de su solicitud en Unitify?
Sí. La solicitud entra desde la app de residentes y el residente le da seguimiento hasta el cierre.
¿Puedo exportar los tickets a Excel?
Sí. La lista de tickets se exporta a Excel, y puede importar tickets desde un archivo.
Siga leyendo
Pruébelo en un edificio
Regístrese en el plan gratuito, agregue un edificio y pase una tarea. O agende una demo si prefiere verlo primero en su propio edificio.