Avviso di convocazione assemblea condominiale: fac-simile

Chi cerca un "fac-simile avviso di convocazione assemblea condominiale" ha di solito già letto le regole sui tempi e sui canali — o le sta per cercare — e vuole vedere il documento vero. Dei termini e dei canali ammessi dalla legge abbiamo scritto qui; questo post si concentra sul documento stesso: cosa scriverci, in che ordine, e cosa distingue un avviso valido da un promemoria.

Il fac-simile

CONDOMINIO [nome/indirizzo]
Amministratore: [nome, recapiti]

AVVISO DI CONVOCAZIONE ASSEMBLEA CONDOMINIALE

Ai sensi dell'art. 66 delle disposizioni per l'attuazione del Codice
civile, si comunica che l'assemblea del Condominio [nome] è convocata:

- in PRIMA CONVOCAZIONE il giorno [data] alle ore [ora],
  presso [luogo] / in videoconferenza sulla piattaforma [nome piattaforma];
- in SECONDA CONVOCAZIONE, occorrendo, il giorno [data] alle ore [ora],
  presso [luogo] / in videoconferenza sulla piattaforma [nome piattaforma].

ORDINE DEL GIORNO

1. Approvazione del verbale dell'assemblea precedente del [data].
2. Presentazione e approvazione del rendiconto condominiale dell'esercizio
   [anno] (art. 1130-bis c.c.).
3. Preventivo di spesa per [descrizione intervento] e relativa delibera.
4. Nomina/conferma dell'amministratore per l'esercizio [anno/anni].
5. Varie ed eventuali.

Si ricorda che ogni condòmino può farsi rappresentare da altra persona
mediante delega scritta, da consegnare al delegato o all'amministratore
prima dell'inizio della seduta.

DELEGA

Il/la sottoscritto/a ____________________, proprietario/a dell'unità
immobiliare int. ____________________, delega il/la sig./sig.ra
____________________ a rappresentarlo/a e a votare in sua vece
nell'assemblea sopra convocata.

Data ____________________          Firma ____________________

[Luogo], [data]                              L'amministratore
                                              ____________________

Non è un modulo da compilare meccanicamente: ogni riga corrisponde a un requisito o a una prassi che vale la pena capire prima di usarla, perché un avviso copiato senza sapere perché ogni parte c'è finisce per essere debole proprio dove serve che sia forte.

Vale la pena notare due scelte del fac-simile. La prima è che le due date — prima e seconda convocazione — stanno nello stesso avviso, non in due comunicazioni separate: è la prassi più diffusa, perché evita un secondo invio se la prima seduta va deserta, e non c'è nulla nell'art. 66 che lo vieti. La seconda è che l'ordine del giorno è numerato punto per punto: un elenco numerato non è un obbligo di legge, ma è quello che rende verificabile, punto per punto, l'esito della votazione nel verbale — il documento di cui abbiamo scritto qui.

Cosa richiede davvero l'art. 66 — e cosa no

Qui conviene essere netti su cosa è legge e cosa è consuetudine, perché confonderle è il modo più rapido per far dire al testo più di quanto dica.

Ciò che l'art. 66 richiede:

• L'ordine del giorno indicato in modo specifico. Non basta "varie ed eventuali" per un punto che comporta una spesa importante o una delibera contestabile: ogni punto va scritto in modo che un condòmino capisca di cosa si tratterà.
• Almeno cinque giorni di preavviso prima della data fissata per la prima convocazione. È un minimo, non un'indicazione di massima.
• Uno dei quattro canali ammessi: posta raccomandata, posta elettronica certificata (PEC), fax o consegna a mano. Nessun altro canale è previsto dalla norma.
• Il luogo e l'ora della riunione, o, se prevista in videoconferenza, la piattaforma elettronica e l'ora.
• La seconda convocazione, se indicata, non nello stesso giorno solare della prima (art. 66, quarto comma) — e comunque non oltre dieci giorni dalla prima, per l'art. 1136, terzo comma, del Codice civile: due regole distinte, che abbiamo separato qui.

Ciò che aggiunge la prassi, non la legge:

• La riga di delega. È comoda per chi non può partecipare, ma l'art. 66 non impone di includerla nell'avviso: è un'aggiunta pratica, non un requisito.
• Il richiamo al regolamento condominiale. Utile quando un punto all'ordine del giorno rimanda a una clausola specifica del regolamento, ma di nuovo non è imposto dalla norma sull'avviso in sé — il regolamento, quando esiste, è allegato al registro dei verbali (art. 1130, n. 7), non necessariamente all'avviso. Cosa contiene il regolamento e come si approva o si cambia lo spieghiamo in regolamento condominiale: cosa contiene e chi lo approva: se è quello l'argomento dell'assemblea, la proposta va scritta in modo specifico nell'ordine del giorno.

Una nota sul punto "varie ed eventuali": va usato per comunicazioni e aggiornamenti, non per far passare una delibera che comporta una spesa o un impegno per il condominio. Un condòmino che legge l'avviso deve poter decidere se partecipare proprio in base ai punti elencati — ed è la ragione per cui un ordine del giorno generico è il difetto più frequente negli avvisi che finiscono impugnati.

Se manca uno degli elementi richiesti dalla legge — non uno di quelli aggiunti dalla prassi — la convocazione è omessa, tardiva o incompleta, e la delibera che ne segue è annullabile su istanza dei dissenzienti o degli assenti non ritualmente convocati (art. 1137 c.c., richiamato dallo stesso art. 66).

Cosa fa l'app, e cosa resta all'avviso

Un'app per i residenti può mandare un promemoria a chiunque abita nel palazzo — non solo ai proprietari in anagrafica — nei giorni prima della riunione, e ricordare l'ordine del giorno a chi non ha ancora letto la raccomandata o la PEC. È utile, e riduce le assemblee deserte per semplice dimenticanza.

Ma resta un promemoria, non l'avviso di convocazione nel senso della legge — sul perché i quattro canali dell'art. 66 restino gli unici validi abbiamo scritto qui. Sul documento, l'utilità pratica è un'altra: partire ogni volta dallo stesso modello, con ordine del giorno numerato e le due date già coerenti fra loro, invece di riscrivere l'avviso da zero a ogni assemblea.

Se il tuo studio prepara ogni avviso da un modello ricostruito a mano, prenota una demo per vedere come si tengono anagrafica, recapiti e millesimi pronti — e si tiene traccia di chi ha ricevuto l'avviso, con quale canale e in quale data.