Convocazione assemblea condominiale: preavviso e termini

La convocazione assemblea condominiale (l'atto con cui l'amministratore chiama i condòmini alla riunione) segue regole precise fissate dall'art. 66 delle disposizioni per l'attuazione del Codice civile, non un uso o una prassi di studio. Sbagliare l'avviso non è un dettaglio: una convocazione omessa, tardiva o incompleta rende la delibera annullabile su istanza dei dissenzienti o degli assenti non ritualmente convocati.

Cosa deve contenere l'avviso

L'avviso di convocazione deve contenere l'indicazione specifica dell'ordine del giorno. Non basta un generico "varie ed eventuali": ogni punto che l'assemblea dovrà discutere e deliberare va indicato, perché un condòmino deve poter capire, leggendo l'avviso, di cosa si parlerà e se conviene parteciparvi.

Deve inoltre indicare il luogo e l'ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, la piattaforma elettronica su cui si terrà e l'ora.

Cinque giorni, non uno di meno

L'avviso deve essere comunicato agli aventi diritto almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. È un minimo, non un'indicazione di massima: l'amministratore che manda l'avviso il quarto giorno prima espone la delibera a un'impugnazione.

La seconda convocazione, se serve, non può tenersi nello stesso giorno solare della prima.

Come si conta il preavviso

Sul preavviso l'art. 66 disp. att. dice una cosa sola: l'avviso «deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione».

In quella frase si leggono con certezza tre cose.

• È un minimo. Il testo dice «almeno».
• Si conta rispetto alla prima convocazione. La data di riferimento è quella fissata per l'adunanza in prima convocazione, non quella della seconda.
• Riguarda l'avviso che raggiunge gli aventi diritto, con uno dei quattro canali indicati sotto.

Conta il momento in cui l'avviso è arrivato agli aventi diritto, non quello in cui è partito: l'invio va pianificato in modo che l'avviso arrivi almeno cinque giorni prima della prima convocazione. Con la raccomandata bisogna quindi mettere in conto i tempi di consegna. L'art. 66 non spiega invece il calcolo giorno per giorno (se il giorno della comunicazione e quello della riunione rientrano nel conteggio, i cosiddetti «termini liberi»). Non aggiungiamo regole che il testo non contiene: in pratica conviene lasciare margine, perché un avviso arrivato con una settimana di anticipo non apre discussioni sul calcolo, uno arrivato al limite sì.

I canali ammessi: quattro, non di più

La legge elenca in modo tassativo i canali con cui l'avviso può essere comunicato: posta raccomandata, posta elettronica certificata (PEC), fax o consegna a mano. Una email ordinaria non è tra questi. È un punto su cui vale la pena essere precisi, perché è facile confonderlo: uno studio può benissimo mandare un promemoria via email o via app ai condòmini, come cortesia in più, ma quello non è l'avviso di convocazione nel senso della legge. La convocazione valida resta quella fatta tramite uno dei quattro canali previsti, e un promemoria informale non la sostituisce né la rende superflua.

Partecipazione in videoconferenza

Anche se il regolamento condominiale non lo prevede espressamente, l'assemblea può svolgersi in videoconferenza con il consenso della maggioranza dei condòmini. In questo caso il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, va trasmesso all'amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità previste per la convocazione, cioè di nuovo uno dei quattro canali sopra, non una email qualunque.

Le altre guide sulla convocazione

La convocazione si capisce meglio leggendo queste guide insieme.

• il documento stesso: avviso di convocazione assemblea condominiale: fac-simile, con l'ordine del giorno numerato e la delega;
• le date e i numeri: seconda convocazione: quorum costitutivo e deliberativo;
• la riunione a distanza: assemblea condominiale online: quando è valida e come convocarla;
• ciò che si scrive dopo: verbale di assemblea condominiale;
• quando l'ordine del giorno è approvare il rendiconto o cambiare il regolamento: bilancio condominiale: preventivo, consuntivo e rendiconto e regolamento condominiale: cosa contiene e chi lo approva.

La definizione in poche righe è nel glossario del condominio.

La parte pratica: cosa deve essere pronto prima dell'avviso

Rispettare questi termini dipende da un lavoro che comincia prima dell'avviso stesso. Uno studio che amministra più condomìni deve tenere aggiornata, per ogni condominio, l'anagrafica dei condòmini: chi è proprietario oggi, il suo recapito PEC o l'indirizzo per la raccomandata, e sapere con certezza a chi e come è stato inviato l'avviso per ogni singola assemblea, perché è quella tracciabilità a difendere la delibera se qualcuno la contesta.

Alla convocazione si affianca la preparazione del rendiconto condominiale che l'assemblea dovrà approvare: i numeri dell'anno vanno chiusi e resi leggibili prima della riunione, non ricostruiti la sera prima. Una piattaforma che tiene aggiornati quote e pagamenti durante tutto l'anno, condòmino per condòmino, arriva alla convocazione con il pacchetto già pronto invece di doverlo assemblare da fatture sparse.

Cosa fa Unitify, e cosa non fa

Unitify tiene l'anagrafica dei condòmini e dei loro recapiti aggiornata, registra chi è stato notificato e come per ogni assemblea, e prepara il pacchetto del rendiconto condominiale che l'ordine del giorno dovrà mettere in approvazione. Non è il canale legale di convocazione: l'avviso valido resta quello mandato per raccomandata, PEC, fax o consegna a mano, come prevede l'art. 66. Una piattaforma può tenere in ordine i dati e la documentazione che rendono quell'invio corretto e verificabile; non può sostituirlo.

Se il tuo studio gestisce più condomìni e vuole smettere di ricostruire anagrafiche e rendiconti a ogni convocazione, prenota una demo per vedere come funziona in pratica.