Verbale di assemblea condominiale: cosa deve contenere e chi lo firma

Il verbale è quello che resta di un'assemblea dopo che tutti sono usciti dalla stanza. Se non registra correttamente chi c'era, cosa è stato deciso e con quanti voti, la delibera che ne è nata resta esposta per trenta giorni a un'impugnazione — e a quel punto conta poco quanto la discussione fosse stata chiara.

Il Codice civile dice poco su come scriverlo, ma dice con precisione dove va conservato e in quanto tempo lo si può contestare. Su questi due punti conviene essere precisi.

Cosa dice il Codice: un obbligo di forma, non di contenuto

L'art. 1136, ultimo comma, del Codice civile è sintetico: «Delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall'amministratore». Non specifica chi lo scrive né cosa deve contenere riga per riga. Quello che impone è l'esistenza del verbale e la sua trascrizione nel registro tenuto dall'amministratore — non un foglio volante, non un allegato all'email di convocazione del giro successivo.

Sul chi firma, la disposizione più esplicita del Codice riguarda un solo caso — la partecipazione in videoconferenza — dove l'art. 66, sesto comma, delle disposizioni di attuazione stabilisce che il verbale è «redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente». È il modello che la prassi estende, sensatamente, anche alle assemblee in presenza: un segretario che scrive, un presidente che firma. Ma è un'estensione di prassi, non un obbligo che il Codice fissa per ogni assemblea.

Il registro dei verbali, uno dei tre che l'amministratore deve tenere

L'art. 1130, n. 7, impone all'amministratore di curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, insieme ad altri due registri distinti: il registro di nomina e revoca dell'amministratore e il registro di contabilità. Non sono la stessa cosa, e confonderli in un unico archivio disordinato è uno degli errori più comuni negli studi piccoli.

Nel registro dei verbali va annotato più del verbale in senso stretto: anche le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea (quando non si raggiunge il numero legale) e le brevi dichiarazioni che i condòmini hanno chiesto espressamente di mettere a verbale. Allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, quando esiste.

Cosa scriverci perché regga: una checklist di prassi, non di legge

Qui vale la pena essere onesti sui confini. Il Codice non elenca un contenuto minimo del verbale articolo per articolo. Quello che esiste è una prassi consolidata — derivata da come si difendono e si attaccano le delibere in giudizio, non da un elenco normativo — su cosa un verbale ben fatto contiene:

• Presenti e assenti, con l'indicazione di chi partecipa di persona e chi per delega.
• I millesimi rappresentati, perché è su quelli che si misura il quorum costitutivo e deliberativo.
• L'esito della votazione, punto per punto dell'ordine del giorno. Non un generico "approvato all'unanimità": ogni punto discusso ha il proprio esito, perché un'assemblea può approvare un punto e respingerne un altro nella stessa riunione.
• I nominativi dei dissenzienti. È il dato che apre e chiude l'impugnazione: chi ha votato contro (o si è astenuto) ha trenta giorni dalla delibera per impugnarla; chi era assente ha trenta giorni dalla comunicazione. Se il verbale non distingue con precisione chi era dissenziente, chi astenuto e chi assente, diventa difficile anche solo calcolare da quando decorre il termine per ciascuno.

Un verbale che salta uno di questi punti non rende la delibera nulla di per sé, ma toglie all'amministratore lo strumento con cui difenderla se qualcuno la contesta.

La videoconferenza: un caso con regole proprie

Quando l'assemblea si tiene in videoconferenza — possibile anche se il regolamento condominiale non lo prevede espressamente, con il consenso della maggioranza dei condòmini — il verbale segue una regola in più. Redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, va trasmesso all'amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità previste per la convocazione: raccomandata, PEC, fax o consegna a mano, non un'email qualunque. Dei canali di convocazione, e del perché l'email ordinaria non è tra questi, abbiamo scritto qui.

Trenta giorni, e da quando decorrono

L'art. 1137 fissa il termine per impugnare una delibera contraria alla legge o al regolamento condominiale: trenta giorni, perentori. Ma la data da cui decorrono non è la stessa per tutti.

• Per i condòmini dissenzienti o astenuti, che erano presenti, il termine decorre dalla data della deliberazione.
• Per i condòmini assenti, decorre dalla data di comunicazione della deliberazione.

È la ragione pratica per cui il verbale deve distinguere con precisione le tre categorie — presenti favorevoli, dissenzienti/astenuti, assenti — e non limitarsi a un elenco generico di partecipanti. Un verbale che confonde un astenuto con un assente sbaglia anche il calcolo di quando scade il diritto di impugnare.

In pratica: cosa deve essere pronto prima ancora di scrivere il verbale

Un verbale accurato si scrive velocemente solo se i dati di base sono già a posto quando l'assemblea inizia: chi è stato convocato e con quale canale, i millesimi di ciascuna unità, chi ha delegato chi. È lo stesso pacchetto di anagrafica di cui abbiamo parlato a proposito della convocazione, e lo stesso motivo per cui il rendiconto condominiale approvato in quella stessa seduta deve arrivare già leggibile, non da ricostruire durante la riunione.

Quello che nessuna piattaforma fa al posto tuo è la parte di giudizio: decidere come sintetizzare una discussione, cosa mettere a verbale su richiesta di un condòmino, come formulare l'esito di un punto controverso. Quello resta lavoro dell'amministratore e del segretario, seduta per seduta.

Se il tuo studio arriva alle assemblee con anagrafiche e millesimi già verificati invece di ricostruirli in riunione, prenota una demo per vedere come funziona.