Syndic bénévole : le rôle et les outils
Un syndic bénévole est, dans l’usage, un copropriétaire qui gère son immeuble lui-même, sans être un professionnel rémunéré pour cela. C’est le cas de beaucoup de petites copropriétés : trois, six, douze lots, où quelqu’un « s’en occupe » parce qu’il faut bien que quelqu’un s’en occupe. On le distingue du syndic professionnel et du syndic coopératif, une autre forme d’organisation que cette page ne détaille pas. Cette page décrit le travail et propose des outils ; elle ne donne pas le détail de ce que la loi demande (voir plus bas).
Ce que le rôle représente au quotidien
Ce qui suit est ce que le travail contient en pratique, pas une liste d’obligations légales.
- Recevoir les demandes des copropriétaires et des occupants : fuite, ampoule du hall, porte d’entrée, interphone, bruit.
- Appeler les prestataires, comparer des devis, suivre les interventions et vérifier qu’elles sont faites.
- Préparer l’AG : fixer la date, rédiger l’ordre du jour, envoyer la convocation, tenir la feuille de présence, rédiger le procès-verbal.
- Suivre l’argent : appels de fonds, charges, paiements reçus, relances, fonds de travaux, factures des fournisseurs.
- Garder les documents : règlement de copropriété, procès-verbaux, contrats, assurances, carnet d’entretien.
- Informer les copropriétaires : coupures, travaux, décisions.
Les sujets à vérifier avant de s’engager
Ces sujets sont encadrés par la loi et par le règlement de copropriété : à vérifier dans les textes et dans votre règlement.
- L’AG (assemblée générale) : comment elle est convoquée, avec quels documents, quelles règles de présence, quelle majorité pour quelle décision, comment fonctionnent les pouvoirs.
- Les comptes : comment le budget est voté, comment les appels de fonds sont répartis (tantièmes), comment les comptes sont tenus et présentés.
- L’argent de la copropriété : où il est déposé et qui y a accès.
- Les contrats et les assurances : lesquels existent, lesquels sont à renouveler.
- Les documents à conserver et à transmettre à un successeur.
- Votre rôle dans le temps : pour quelle durée vous le prenez, comment on vous remplace.
Un professionnel du droit, un notaire, l’ADIL de votre département ou une association de copropriétaires peut vous donner la liste à jour. Pour lire les textes, voir le texte de la loi de 1965 sur la copropriété sur Légifrance, et les fiches de Service-Public.fr sur le syndic de copropriété et le conseil syndical.
Trois fiches à imprimer
Ces fiches sont des supports de travail neutres, avec des champs à remplir ; elles ne remplacent ni un livre de comptes ni un document exigé.
Calendrier de l’année
CALENDRIER DE L’ANNÉE DU SYNDIC BÉNÉVOLE
[Fiche de travail. Complétez les dates avec votre règlement et un professionnel ; supprimez cette ligne.]
Copropriété : [nom, adresse] Exercice : du [__/__] au [__/__]
Syndic bénévole : [nom, lot] Conseil syndical : [noms]
AVANT L’AG
[ ] Date, heure, lieu ou visio choisis : [__/__/____] Pour le : [____]
[ ] Budget prévisionnel préparé : Pour le : [____]
[ ] Comptes de l’exercice rassemblés : Pour le : [____]
[ ] Ordre du jour rédigé, résolutions : Pour le : [____]
[ ] Convocation envoyée (mode et délai à confirmer) : Pour le : [____]
[ ] Pouvoirs et feuille de présence imprimés : Pour le : [____]
APRÈS L’AG
[ ] Procès-verbal rédigé et relu : Pour le : [____]
[ ] Procès-verbal envoyé (mode et délai à confirmer) : Pour le : [____]
[ ] Appels de fonds de l’exercice envoyés : Pour le : [____]
[ ] Décisions de travaux lancées : Pour le : [____]
TOUTE L’ANNÉE
[ ] Demandes suivies (voir le registre)
[ ] Paiements pointés chaque mois
[ ] Relances envoyées
[ ] Carnet d’entretien mis à jour
[ ] Contrats et assurances vérifiés avant leur échéance : [dates]
POINTS À CONFIRMER AVEC UN PROFESSIONNEL
[______________________________________________]
Registre des demandes et des interventions
REGISTRE DES DEMANDES ET DES INTERVENTIONS
Copropriété : [nom] Année : [____]
N° Date De qui (lot) Demande Prestataire Devis (€) Fait le Clos
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À reporter au carnet d’entretien : [______________________]
Suivi des appels de fonds par copropriétaire
SUIVI DES APPELS DE FONDS ET DES PAIEMENTS
Copropriété : [nom] Exercice : [____]
Lot Copropriétaire Tantièmes Appel 1 Payé le Appel 2 Payé le Reste dû
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___ ________________ __________ ________ € _________ ________ € _________ _______ €
___ ________________ __________ ________ € _________ ________ € _________ _______ €
___ ________________ __________ ________ € _________ ________ € _________ _______ €
___ ________________ __________ ________ € _________ ________ € _________ _______ €
___ ________________ __________ ________ € _________ ________ € _________ _______ €
___ ________________ __________ ________ € _________ ________ € _________ _______ €
Fonds de travaux : montant appelé [________ €] Reçu [________ €]
Relances envoyées : [dates et lots]
La répartition entre lots suit le règlement de copropriété : reportez ici les tantièmes qu’il indique.
Ce que cette page ne dit pas
Elle ne liste pas les obligations du syndic, ni les délais, ni les majorités, ni les règles de tenue des comptes, ni celles de l’assurance ou de la conservation des documents. Nous n’avons pas encore vérifié ces règles dans le texte officiel ; nous les ajouterons ici, citées mot à mot, dès que ce sera fait. D’ici là, vérifiez-les sur Légifrance ou auprès de l’ADIL de votre département.
Les outils : papier, tableur, ou un outil dédié
Pour une toute petite copropriété, les trois fiches et un tableur suffisent souvent. Un outil dédié devient utile quand les demandes se perdent dans plusieurs boîtes mail, quand les copropriétaires demandent « où en est ma demande ? », ou quand il faut prouver qu’un avis a été lu.
Dans Unitify, chaque demande devient un ticket avec son statut, son adresse et son responsable (suivi des demandes), les avis arrivent aux copropriétaires dans l’application résident, disponible en français, avec accusés de lecture, et les votes sont enregistrés dans l’application. L’outil enregistre les votes ; leur validité dépend de la loi et de votre règlement de copropriété, que le syndic doit vérifier. Unitify n’est pas un logiciel de comptabilité de copropriété et n’affirme rien sur la façon dont les comptes doivent être tenus en France.
Le plan Free est à 0 € HT par appartement et par mois, sans carte bancaire ni limite de durée, avec utilisateurs et immeubles illimités. Les plans Base et Pro sont à 1 € et 3 € HT. Voir la page des tarifs et la page France.
Voir aussi : Convocation d’AG de copropriété : modèles, Règlement de copropriété : lire et modifier et État des lieux : modèle.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?
Dans l’usage, c’est un copropriétaire qui assure lui-même la gestion de son immeuble sans être un professionnel rémunéré à ce titre. On le distingue du syndic professionnel, qui en fait son métier, et du syndic coopératif, une autre forme d’organisation que cette page ne détaille pas. Les règles exactes de chaque cas sont fixées par la loi et par le règlement de copropriété.
Quelles sont les obligations d’un syndic bénévole ?
Cette page ne les énumère pas. Elle liste en revanche les sujets à vérifier avant de s’engager (AG, comptes, contrats, assurance, documents) et ce que le travail représente au quotidien. Les obligations elles-mêmes sont à vérifier à la source (voir plus bas).
Existe-t-il un logiciel gratuit pour un syndic bénévole ?
Le plan Free d’Unitify est gratuit, sans carte bancaire ni limite de durée, avec utilisateurs et immeubles illimités : demandes, communication avec les copropriétaires et application en français. Ce n’est pas un logiciel de comptabilité de copropriété, et nous n’affirmons rien sur la façon dont les comptes doivent être tenus en France.
Faut-il un outil pour une petite copropriété ?
Pas obligatoirement : pour trois ou quatre copropriétaires, un tableur et les fiches de cette page peuvent suffire. Un outil devient utile quand les demandes, les relances et les messages se perdent dans plusieurs boîtes mail et groupes de discussion.
Comment convoquer l’AG quand on est syndic bénévole ?
Notre page sur la convocation donne un modèle de lettre, une grille d’ordre du jour, un pouvoir et une feuille de présence. Le délai et le mode d’envoi y sont à vérifier.